Jussi Lahdenniemen tekemän Tappio -kirjapito-ohjelman koulutusmateriaali ART360 -hankkeelle. Koulutusmateriaalissa käydään läpi ohjelman toiminnot painottaen kuvataiteilijoille tärkeitä asioita.

1. Tappio Kirjanpitoa ilmaisohjelmalla Jussi Lahdenniemi, Aprikoodi Oy 19.2.2010

2. Päivän ohjelma Aiheen esittely ja Tappion käyttöönotto Tilikartan käsittely ja tilinavaukset Tiliöintien tekeminen Arvonlisävero Tilinpäätös ja uusi tilikausi Aikaa on runsaasti Oman kirjanpidon tekeminen ohessa mahdollista

3. Mikä on Tappio? Hankkiudutaan alkuun

4. Mikä on Tappio? ”Tappio on yksinkertainen, ilmainen, suomenkielinen kirjanpito-ohjelma [...]. Toisin kuin nimestä voisi päätellä, sillä voi hoitaa niin tappiollisten kuin voittoa tuottavienkin yhdistysten, järjestöjen ja yritysten kirjanpidon.” Tukee kahdenkertaista kirjanpitoa http://www.iki.fi/jlahd/tappio/

5. Tappio Tavoitteena yksinkertaisuus Tekijä on IT-alan ammattilainen, mutta kirjanpidon amatööri Tappiota ei ole suunniteltu täysin kokemattomalle tietokoneenkäyttäjälle Kirjanpidon käytännöt saattavat erota merkittävästikin totutuista Viimeisin versio jo yli viisi vuotta vanha Uusi versio tekeillä

6. Tappion asentaminen Tappion asennusohjelman saa ohjelman WWW-sivuilta, http://www.iki.fi/jlahd/tappio/ Tappio käynnistetään työpöydältä ja Start-valikosta löytyvistä kuvakkeista Esimerkkitilikausi asentuu Tappion kanssa samaan paikkaan, yleensä kansioonC:rogram Filesappio

7. Harjoitus Asenna Tappio Käynnistä ohjelma

8. Tilikausi ja tilikartta Kirjanpidon aloittaminen

9. Yleiset käytännöt Tilikausi = dokumentti Vertaa vaikkapa Word-dokumenttiin Tilikausi avataan käsiteltäväksi Tilikautta muokataan kun se on auki Tilikausi tallennetaan tiedostoon Tilikauden tiedot ja raportit on esitetty välilehtinä Varmuuskopiointi on syytä muistaa Kopioi tilikausitiedosto esimerkiksi muistitikulle Ohjelma sisältää käyttöohjeet (F1 tai valikko)

10. Tilikauden luonti Tilikausi luodaan tyhjänä tai vanhan pohjalta Tilikausimallin käyttö = vanhan tilikauden pohjalta luonti Tilikauden otsikko näytetään raporteissa otsikkona Yleensä sama kuin kohdeyhteisön nimi Uusin Tappio ei osaa tehdä tilinavauksia automaattisesti ”Tee tilinavaukset tiedostosta” tarkoittaa siis vain tilikartan kopiointia

11. Tilikartta Tilikartta on hierarkkinen luettelo tileistä Tase/vastaavaa: firman varat Tase/vastattavaa: firman velat Tulos: tilikauden aktiviteetit Hierarkia näkyy raporteissa välisummina Numerottomat tilit vain tätä varten Tappion mukana tulee esimerkkitilikartta Valmiita tilikarttamalleja on saatavilla WWW-sivuilta Esimerkiksi Vesa Linja-ahon tekemä tilikartta taiteilijan tmi:lle

12. Harjoitus Lataa Taiteilijan toiminimen tilikartta WWW:stä Käynnistä Tappio Luo uusi tilikausi käyttäen pohjana lataamaasi tilikarttamallia Määrittele haluamasi otsikko ja alku- ja loppupäivämäärät Muokkaa tilikarttaa: Poista tililtä ”140 Käteis- ja pankkivarat” numero Lisää tälle tilille alatilit ”140 Kassa” sekä ”141 Pankkitili” Tallenna luomasi tilikausi

13. Tilikartta Tilikartasta voi myös poistaa tilejä Tilien siirtely ei valitettavasti ole mahdollista

14. Päiväkirja Tilitapahtumien syöttö

15. Päiväkirjanäkymä Tilitapahtumien kirjaus tehdään päiväkirjassa Tapahtumalle määritellään numero, päivämäärä, selite sekä vähintään kaksi tiliöintiä Tappio ei pakota tositenumeroinnille mitään järjestystä Suositus: Tee tilinavaukset numerolla nolla ja aloita varsinaisten tositteiden numerointi ykkösestä Päivämäärän on syytä olla tilikauden alku- ja loppupäivämäärän välissä Ohjelma tarkastaa tämän, ja varoittaa, jos näin ei ole

16. Päiväkirjanäkymä Selite ei ole pakollinen Tiliöintiruudukon alin rivi näyttää debet- ja kredit-sarakkeiden summien erotuksen Valmiissa tilitapahtumassa tämän on oltava 0,00 Epätasapainoiset tilitapahtumat näytetään päiväkirjassa kolmen huutomerkin kera Kun uusi tilitapahtuma hyväksytään, Tappio avaa syöttöikkunan automaattisesti uudelleen Helpottaa peräkkäisten tilitapahtumien syöttämistä

17. Harjoitus Tee tilinavaukset tilikauteesi Käytä tositenumeroa nolla Päivämäärä on sama kuin tilikauden alkupäivämäärä Selitteeksi käynee ”Tilinavaus” Tiliöintiruudukkoon tulee kirjata kaikki tasetilit, joiden alkusaldo eroaa nollasta Kirjaa ainakin kassa- ja pankkitilien saldot Tallenna tilikausi

18. Tilitapahtumien syöttö ilman hiirtä Hiiren käyttö tapahtumia syötettäessä on hidasta Lisäksi Tappiossa on ALV-toiminnallisuudessa yksi virhe, joka tulee esiin vain hiirtä käytettäessä Kannattaa opetella näppäimistön käyttö Tab (sarkainnäppäin) siirtyy kenttien välillä Tiliöintiruudukossa enter siirtyy seuraavalle riville Tiliöintiruudukossa ctrl+enter hyväksyy tositteen

19. Tilitapahtumien syöttö ilman hiirtä Esimerkki: syötetään uusi tilitapahtuma Insert (avataan tapahtumansyöttöikkuna) Tappio ehdottaa automaattisesti seuraavaa tositenumeroa ”13.”, 2, Tab (helmikuun kolmastoista, siirrytään selitteeseen) Sopiva selite, sitten Tab (tiliöintiruudukkoon) ”141”, Tab (muistamme pankkitilin numeron ulkoa) ”40”, Enter (40 euroa tilille, ja seuraava rivi) ”Muut tu” (Tappio ehdottaa oikeaa tiliä 301 Muut tulot) Kredit-sarake on jo oikein Ctrl+Enter (hyväksytään tosite)

20. Harjoitus Syötä kaksi enemmän tai vähemmän keksittyä tilitapahtumaa käyttäen vain näppäimistöä Tallenna tilikausi

21. Raportit Tietoja paperille

22. Raportit Pääkirja-, Tuloslaskelma- ja Tase-välilehdet ovat pelkkiä raportteja Valitettavasti raportit saa vain koko tilikaudelta Tuloslaskelma ja tase eivät valitettavasti suoraan sovellu viralliseen tilinpäätökseen Mukana kaikki tiliryhmät ja kaikki ei-nollasaldoiset tilit Vertailutiedot edelliseen tilikauteen puuttuvat Taseessa tilikauden tuloksen pitäisi olla osa omaa pääomaa, nyt se tulee erikseen Vastaavaa-puolen viimeiseksi riviksi Virallinen versio raporteista on siis tilinpäätöstä varten kirjoitettava puhtaaksi jollakin toisella ohjelmalla (Word, Excel)

23. Tulostaminen Kullakin välilehdellä tiedot saa tulostettua Sivu-valikon Tulosta-valinnalla Sivun asetukset –valinnalla saa määriteltyä marginaalit Pääkirja, Tuloslaskelma ja Tase ovat identtisiä ruudulla näkyvän version kanssa Tilikartta ja Päiväkirja tulostetaan siistimmässä muodossa kuin ruudulla näkyvä muokattava versio

24. Arvonlisävero ALV

25. Tappio ja arvonlisävero Tappio tukee ainoastaan ns. nettokirjauksia Tilikartassa tileille määritellään ALV-tyyppi Myynti: Tilille kirjataan arvonlisäveronalaiset myynnit. Jokaiselle käytetylle verokannalle on oma myyntitili (mahd. useampi). Osto: Tilille kirjataan arvonlisäveronalaiset ostot. Jokaiselle käytetylle verokannalle on oma ostotili (mahd. useampi). Velat: Myyntitapahtumaan liittyvä ALV kirjataan velkatilille. Jokaiselle käytetylle verokannalle on oltava täsmälleen yksi velkatili. Saamiset: Ostotapahtumaan liittyvä ALV kirjataan saamistilille. Saamistilejä on oltava täsmälleen yksi. Tilitettävät: ALV-laskelmaa tehtäessä tilitettävä ALV siirretään tänne. Tilitystilejä on myös täsmälleen yksi.

26. Kaavio ALV-toiminnallisuudesta MYYNTI OSTO Kauppahinta ALV Kauppahinta ALV Myyntitili Ostotili Velkatili Saamistili LASKELMA + Jos velkoja enemmän 0 Jos saamisia enemmän Velkatili Saamistili Tilitettävät

27. Arvonlisäverollinen myynti Tilitapahtumaikkunassa on kaksi ALV-nappia ”ALV nt.” laskee arvonlisäveron nettohinnasta (ALV 0%) ”ALV br.” laskee arvonlisäveron bruttohinnasta (ALV sis.) Aluksi kassa- tai pankkitilille kauppasumma mieltymysten mukaan arvonlisäverollisena tai arvonlisäverottomana Vastatiliksi valitaan oikea myyntitili Sitten napsautetaan oikeaa ALV-nappia Kannattaa mieluummin käyttää pikanäppäimiä ALT+n tai ALT+b Tappio kirjaa ALV:n osuuden oikealle velkatilille Nettokirjauksessa debet-tilin summaa kasvatetaan ALV:n osuudella Bruttokirjausta tehtäessä myyntitilin summaa vähennetään

28. Harjoitus Lisää tilitapahtuma, jossa myyt taideteoksen kahdeksan prosentin verokannan mukaan Yritys X ostaa taideteoksen sovittuun verottomaan hintaan Käytä nettokirjausta Yritys maksaa pankkitilille Lisää toinen tapahtuma Yksityishenkilö ostaa taideteoksen hintalapun ilmoittamaan verolliseen hintaan Käytä bruttokirjausta Saat maksun käteisenä (kassaan)

29. Myynti useammalla verokannalla Esimerkki: myydään yhdellä kuitilla kirja (ALV 8%) ja lahjapakkaus kirjalle (ALV 22%) Koko kauppasumma kassa- tai pankkitilille Vastatiliksi ensimmäinen myyntitili (8%) Korjataan kredit-sarakkeesta summa kirjan hinnan suuruiseksi Napsautetaan ”ALV br.” tai ”ALV nt.” Seuraavaksi tiliksi toinen myyntitili (22%) Kredit-sarakkeen pitäisi nyt näyttää oikeaa summaa Napsautetaan taas ”ALV br.” tai ”ALV nt.” ALV-napit koskevat riviä, eivät koko tilitapahtumaa

30. Bonusharjoitus Lisää tilikarttaan seuraavat tilit: 302 Myynti 22% (tyyppi: Myynti, 22%) 213 ALV-velka 22% (tyyppi: Velka, 22%) Vaihda tilin 211 nimeksi ”ALV-velka 8%” Lisää edellisen esimerkin mukainen myynti (8%:n kannan tuote ja esimerkiksi 22%:n kannan lahjapakkaus) Käytä nettokirjausta Lisää toinen vastaava myynti Käytä bruttokirjausta

31. Arvonlisäverollinen osto Periaate sama kuin ostossakin Koska debet-puoli kirjataan ensin, pieniä eroja Aluksi oikean verokannan ostotilille kauppasumma mieltymysten mukaan arvonlisäverollisena tai arvonlisäverottomana Sitten napsautetaan jompaa kumpaa ALV-nappia Lopuksi kirjataan vastatiliksi kassa- tai pankkitili Useampi verokanta samalla tositteella vastaavasti ALV-saamiset-tilille tulee useampi kirjaus Kassa- tai pankkitili vasta viimeiseksi kaikkien ostotilien ja ALV-saamiskirjausten jälkeen

32. Harjoitus Lisää tilitapahtuma Ostat 8%:n alaisen tuotteen Käytä nettokirjausta Lisää toinen tilitapahtuma Ostat 22%:n alaisen tuotteen tai palvelun Käytä bruttokirjausta

33. Eri verokannat samalla ostotilillä Normaalisti tilille ”Ostot x %” kirjataan sellaisten tarvikkeiden ostot, jotka muuntuvat sitten myytäväksi Esimerkiksi koneet, laitteet tai palvelut kirjataan omille tileilleen, ei ostotileille Samalle tilille saattaa tulla ostoja eri verokannoilla Jos tilin tyypiksi määritellään ”Osto” ja jokin tietty veroprosentti, menee muiden verokantojen käsittely hankalaksi Tällaisille tileille jätetään ALV-tyypiksi ”Ei” Tällöin Tappio kysyy ALV-nappia painettaessa prosentin erikseen

34. Harjoitus Kirjaa tapahtuma, jossa ostat koneen tai kalustoa Debet-tili siis ”110 Koneet ja kalusto” ALV-prosentti 22 Kirjaa tapahtuma, jossa ostat opaskirjan Debet-tili vaikkapa ”111 Pienhankinnat” ALV-prosentti 8

35. ALV-laskelma ALV-laskelma tehdään kerran per ALV-tilityskausi Esim. kerran kuukaudessa tai kerran vuodessa Valikosta Päiväkirja/Tee ALV-laskelma Laskelma vähentää kertyneet saamiset veloista Vaihtoehto 1: velkoja enemmän kuin saamisia Erotus siirretään tilitettävien arvonlisäverojen tilille Velat ja saamiset nollataan Vaihtoehto 2: saamisia enemmän kuin velkoja Tilitettävää ei ole, tilitettävät-tilin saldo ei muutu Saamistilin saldosta vähennetään velat Velat nollataan

36. ALV-laskelma Laskelma on tehtävä silloin, kun ALV-kauden kaikki muut tositteet on kirjattu Tappioon Muutoin jotakin jää laskelmasta pois, ja näitä ei huomioida myöhemmissä laskelmissa Tehtyäsi laskelman tulosta se tositteeksi kirjanpitoosi (ja muista tiliöidä laskelma!) Paperin avulla on helppo maksaa oikea summa oikeana päivänä ALV-tilitykset tehdään ”kaksi kuukautta myöhässä” Tappio ehdottaa laskelmakaudeksi aina yhtä kuukautta viimeisimmän kirjauksen mukaan Vuosilaskelmassa muista muuttaa päivämäärät

37. ALV-laskelma Laskelman tiedot käyvät sellaisenaan verottajalle tehtävään raporttiin

38. Harjoitus Harjoittele arvonlisäverotoiminnallisuutta ja ALV-laskelman tekoa Lisää ALV-kirjauksia (myyntejä, ostoja) yksitellen ja tee jokaisen kirjauksen jälkeen ALV-laskelma Tiliöi laskelma, mutta älä tallenna tilitapahtumaa Näin voit jatkaa harjoitusta ja seurata miten laskelma muuttuu Lopuksi tallenna tilitapahtuma Siten, että tallennushetkellä velkoja on enemmän kuin saamisia Lisää vielä tapahtuma, jossa tilität veron Oikeasti tämä on tietysti seuraavan tilikauden puolella, mutta harjoitusmielessä tehdään väärälle kaudelle

39. Tilinpäätös ja seuraava tilikausi Tilikauden lopuksi

40. Tilinpäätös Tilinpäätökseen ei ole automatiikkaa Kirjaukset ja laskelmat tehtävä käsin Poistot Siirtovelat ja –saamiset Tilinpäätösvientien jälkeen tulosta raportit Tase ja tuloslaskelma täytyy kirjoittaa puhtaaksi Tilikauden tulos oman pääoman alle taseessa Vertailuluvut edelliseen tilikauteen

41. Seuraavan tilikauden aloittaminen Kuten ensimmäisenkin tilikauden aloitus Käytä pohjana edellistä tilikautta – tällöin saat tilikartan identtisenä Tilinavaukset voi tehdä suoraan taseraportin perusteella Kullekin tasetilille kirjataan suoraan edellisen vuoden taseen näyttämä summa Lisäksi ”Edellisten tilikausien voitto/tappio”-tilin saldoon lisätään (vähennetään) kuluneen tilikauden voitto (tappio)

42. Tässä tämä oli Tee vuoden 2009 kirjanpitosi ajan tasalle Kysy kaikki kysymykset, jotka tulevat mieleen Allekirjoittaneelta voi kysellä epäselviä asioita myös myöhemmin sähköpostitse jussi.lahdenniemi@iki.fi Kiitos osanotosta!