Jørgen Ålbæk - Lederen som facilitator

1. Lederen som facilitator
Opgave,
mål og mig
Formål, succeskriterier,
leverancer og rammer
samt plan
Mennesker
At deltagerne engageres mht. præferencer,
relationer, kontekst, læringsstile m.m.
Miljø
At skabe det passende fysiske
og psykiske miljø for mødet
Metode
At benytte de bedst egnede
faciliteringsmetoder
Procesdesign
At designe processen før, under og efter samt sikre
god vekselvirkning mellem ro og fart, gruppe og
individ, pauser og hårdt arbejde

2. Opgave, mål og mig
Formål - hvorfor er vi her?
• Hvilken mening, værdi og vision er bærende?
Hvad skal vi stå med når vi er færdige?
• Konkrete produkter og dokumentation?
Mål- og forventningsafklaring
• Forventninger til rammer, form, proces etc.
• Hvordan måler vi succes – på kort og lag sigt?
• Tid, ressourcer, forudsætninger, kontekst m.m.
Roller og ansvar
• Hvilke præferencer og forcer?
• Hvilken rolle vil jeg påtage mig?
• Hvilke roller skal andre have?
• Hvordan skal samspillet være?
Husk
• At starte med at se på opgaven og formålet når
du designer eller iscenesætter processer – først
derefter bør du vælge hvordan du konkret vil
iscenesætte
• At gennemtænke hvilket formål de enkelte
delelementer i iscenesættelsen spiller. Det er
vigtigt at helheden fremstår gennemtænkt
• At din forståelse af egen stil, repertoire og
spændvidde bør være afgørende for dit valg af
iscenesættelse. Du skal føle dig godt tilpas i den
givne situation
• At iscenesættelse ikke er til for at slippe nemt
udenom. Som facilitator er processen dit ansvar

3. Mennesker
Hvem skal med?
• Deltagere: antal, alder, køn, repræsentationer
m.m.
• Kan nogen undværes?
• Hvem mangler for at få optimal synergi og for at
vi kan tage væsentlige beslutninger?
Gruppens sammensætning?
• Status: fagligheder, erfaring, niveauer, hierarki
• Præferencer/typologier
• Læringsstile og intelligenser
• Følelser og reaktionsmønstre
• Ny gruppe el. sammentømret team
Kultur og stil i organisationen
• Værdier, traditioner, erfaring med emnet m.m.
Husk
• At investere tid og ressourcer før sessionen i at
få mest muligt at vide om deltagerne i
processen
• At interessere dig for de menneskelige
referencer, interaktioner, stemninger og følelser
• At præferencer, foretrukne læringsstile eller
umiddelbare sindsstemninger spiller ind ift. hvad
vi som individer har brug for i iscenesættelsen af
en seance
• At deltagernes motivation er altafgørende!
Stimuler denne ved at aktivere deltagerne og
sikre interaktioner med andre og at de får lov
til at prøve af

4. Miljø
Hvilke rumlige forhold skaberprocesmiljøet?
• Omgivelser: inde el. ude
• Rummet: størrelse, gulv, vægge, vinduer
• Indhold/indretning: teknik, møblement og
faciliteter
Hvilke hjælpemidler skal der anvendes?
• PowerPoints, flips, tavler, notesbøger,
klistermærker, “uniformer”, design af navneskilte
etc.
Hvordan får vi sanserne i spil i processen?
• Lyd/akustik, musik
• Traktering
• Indeklima, vinduer, temperatur m.m.
• Farver, kunst, inspiration
• Lyskilder
Husk
• At rummet gerne må forstyrre og skabe
nysgerrighed. Farver, visualisering, lys og musik
kan skabe et inspirerende miljø
• Altid at score billige point på at rammerne er i
orden. Få gør det - men det virker!
• Altid at tjekke forplejning, hvordan det tekniske
udstyr virker, og hvem der kan hjælpe.
• At det er utjekket at komme i sidste øjeblik og
forbudt at komme for sent!
• ikke at overlade den rumlige stemning til
tilfældighederne. Et rum er først klar når der er
frisk kaffe, materialer er uddelt, et synligt
program ophængt, og du er klar til at byde
velkommen og være ”på”

5. Procesdesig
Planlæg processen
• Hvad skal der ske før, under og efter?
• Stemninger, tempo/energi, refleksion/intimitet,
gruppe- og individinteraktion, konkrete og
abstrakte elementer
Tid og timing
• Tænk flow, tid og timing
• Tænk i ’inbetweens’, temposkift og pauser
Roller og ansvar
• Andres rolle og egen som leder og facilitator?
• Skal org. deltage aktivt – evt. eksterne?
Hvilke materialer understøtter processen?
• Logbøger til notater, handouts
• Materialer: Brownpaper, tuscher, sakse, papkort
Husk
• At procesdesign og drejebog ikke kun skal
omhandle det der sker “under”. Læring og
adfærdsændring sker også før, efter og efter
efter. Tænk hele forløbet igennem og design
hele processen
• At lave en smidig dagsorden med luft og plads
til fleksibilitet og kreativitet. Husk skift eller
afbræk min. hvert 45. minut – mere kan hverken
hjerne eller krop klare
• At tænke i andet end de ekspertfaglige dele af
et forløb. Tænk pauser, relationer, videndeling
m.m. ind i din proces
• At detailforberede din iscenesættelse – men giv
slip, spil efter gehør og improviser, når det går i
gang

6. Metode
Starter og slut og energi undervejs
• ‘Openers’ og ‘closers’
• ‘Icebreakers’ og ‘energizers’
Håndtér værtskabet?
• Etablering af kontakten
• Teametablering og relationsskabelse
• Brug dig selv, din humor og udstråling
• Påklædning, sprog og stemmeleje
Håndtering af modstand og styring af dialog
• Konflikthåndtering
• Spørgeteknik
• Præsentationsteknikker
• Feedbackmetoder
• Beslutningsprocesser
Afrunding, opsamling og evaluering
Husk
• At lytte og stil gode spørgsmål, håndtér konflikter
og modstand, præsentér og styr dialogen, skift
tempo og ændre form undervejs
• At bruge dine værktøjer til at åbne dialoger, lukke
diskussioner, skabe energi og gennemføre
refleksionsøvelser
• At folde værtsrollen ud og sikre, at deltagerne
”stempler ind” og ”tjekker ud” ved at samle op og
perspektivere
• At være fleksibel ift. indhold og struktur – og at
beslutninger sommetider først bliver taget, lige
inden dagen slutter
• halvdelen af den gode facilitering ikke har noget
med det ekspertfaglige at gøre – men også
tilpasningsevne, menneskekundskab og det at
skabe en god atmosfære.

7. Eks. på metoder til udvælgelse/prioritering
Designelement Beskrivelse Formål Opmærksomhed
Sorteringsmetode:
Den firkantede
Placer i ideerne ud fra to
akser. F.eks.: ”Let at løfte
opgaven” og ”Stor effekt for
målgruppen”. Nogle ideer
kvalificeres og udvikles, så de
kan flyttes op i højre hjørne
Sortering af idéer ud fra to
kriterier. Givermulighed for at
udvikle idéerne mod de to
alternativer.
Husk to kriterier på akserne
f.eks. unikhed og pris,
effekt og modstand i org.,
el. sandsynlighed og
konsekvens
Sorteringsmetode:
De tre søjler
Placer ideerne vilkårligt i de
tre søjler. Derefter ombyttes
kortene to og to, sådan at
antallet af kort i den enkelte
søjle altid er uændret.
Flytningen foretages i stilhed.
Prioritering af idéer ud fra
fælles intuition
Drøft kun placering hvis et
kort flyttes frem og tilbage
flere gange
Sorteringsmetode:
Idekrigen
Placer ideerne i søjlen til
venstre. Derefter holdes
ideerne op imod nogle
kriterier. Nogle ideer
kasseres, fordi de ikke kan
leve op til kriterierne.
Sortering af idéer ud fra flere
kriterier. Givermulighed for at
udvikle idéerne mod de to
alternativer.
Fastlæg opdelingen inden
du stiller spørgsmålet og
definerer opgaveteksten
Sorteringsmetoder:
Prikafstemning
Alle deltagere får en spritpen
og får f.eks. Lov til at afsætte
3 prikker i alt, ved det tre
idéer som de synes er de
bedste. De idéer der får flest
prikker er højest prioriteret.
Prioritering af idéer ud fra
fælles intuition
Der kan anvendes pen,
post-its, papkort osv. Afpas
antallet pr. deltager med
deltagerantallet
Ide Ide
IdeIde
Ide
Ide
Ide
Ide Ide
IdeIde
Ide
Ide
Ide
Ide IdeIde
Ide
Ide Ide
IdeIde
Ide IdeKriterier
Den firkantede Placer ideerne ud fra to akser.
F.eks.: ”Implemen-terbarhed”
og ”Effekt”. Når ideer udvikles
og kvalificeres flyttes de op i
højre hjørne
Udvælgelse af idéer pga. to
kriterier. Giver mulighed for
at stille idéerne op imod
hinanden
De tre søjler Placer ideerne tilfældigt i
søjlerne. Byt kortene to og
to, sådan at antallet af kort i
søjlerne er uændret. Husk:
stilhed
Ideerne prioriteres ud fra
fælles intuition.
Sorteringskriteriet kan
f.eks. være: ”Forslag, der
understøtter vores strategi”
Systematisering med
papkort
Deltagernes svar på
papkort, rubriceres på
væggen i enten søjler eller
vha. ’overskrifts papkort’ i
en anden farve.
At input fra deltagerne
systematiseres ift. teori,
kriterier, områder, emner
osv.
Prikafstemning og ’multi
voting’
Deltagerne afsætter hver 3
mærker ved de tre idéer
som de synes er bedst.
Hermed prioriteres der
Ide Ide
IdeIde
Ide
Ide
Ide
Ide
1 2 3