Surat ini memberikan panduan singkat tentang 5 jenis surat formal dalam bahasa Inggris, yaitu inquiry letter, complaint letter, appointment letter, postpone letter, dan condolence letter beserta contoh penulisan masing-masing surat."

1. CARA SIMPEL UNTUK MENULIS
SURAT/EMAIL DALAM BENTUK:
1. INQUIRY LETTER
2. COMPLAINT LETTER
3. APPOINTMENT LETTER
4. POSTPONE LETTER
5. CONDOLENCE LETTER
ENGLISH FOR CORRESPONDENCE
(PART II)

2. Inquiry letter digunakan untuk menjelaskan apa yang diinginkan penulis. Surat ini
harus mengandung permintaan terhadap sesuatu dan alasan mengapa penulis
meminta hal tersebut.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Subject Heading
(biasanya berisi
permintaan tentang
buku, brosur, website,
atau pertanyaan tentang
sebuah produk)
Penutup mencakup
ucapan terimakasih
kepada perusahaan atau
orang yang dituju
Paragraf pertama
biasanya berisi tentang
apa yang penulis inginkan
atau minta
Pada paragraf kedua penulis
harus mencantumkan
alasan mengapa penulis
menghubungi perusahaan
tersebut (alasan)
Pada bagian terakhir
penulis harus mampu
membuat kesan yang
baik. Dengan
menggunakan bahasa
yang sopan

3. Lestari Villas
Munduk Village, Buleleng Regency
Phone: 0362 7777
Email: lestari_vv@ymail.com
January 29, 2011
Hi-fashion Garment Ltd
Unit 398
Shek Kip Mei Industrial Estate
Dear Sir or Madam,
Request for catalogue
Please send us your current catalogue.
Your company has given us an interesting recommendation that make our Manager interested with your product. As we
read the advertisement, the high quality, the proportional price, and good delivery make us very interested in importing a
range 100% cotton clotha.
We are looking forward to hearing from you.
Yours,
Komang Tri Darma,
GM

4. Complaint Letter digunakan untuk menunjukan atau mengekspresikan sesuatu ketika customer
merasakan situasi, keadaan, atau jasa yang kurang memuaskan. Complaint Letter tidak selalu negatif.
Terkadang Complaint Letter juga mengandung beberapa saran yang baik untuk perusahaan.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Gunakan nada yang
bersahabat agar tidak
terjadi ketersinggungan
antara kedua belah pihak
Surat ini harus ditulis
dengan jelas agar mudah
dimengerti oleh pembaca
Surat ini juga harus
mampu menampilkan
penampilan yang baik,
grammar yang baik, dan
menghindari salah
penulisan
Harus memberi
pernyataan yang baik dan
sopan untuk memberi
saran kepada perusahaan
untuk kebaikan yang
akan datang
Harus mengandung
fakta-fakta yang
didukung dengan alasan
yang logis

5. Holy Villas
Captown Streets, South Carolina, USA
Email: holyv@yahoo.com
Phone: 005 12345
March 24, 2011
Natural Fruit Company
Stamford Streets, California, USA
Email: nfc@ymail.com
Phone: 002 34567
Dear Sir or Madam,
We are writing to inform you that we have received the fruits in precisely time. But after we checked, there are some fruits
that we have not got yet, namely, mango and bananas. It makes our Restaurant could not use the fruits in the menu. It
may damage our reputation because we could not serve what the guest ordered. Also it can make our guest go to the
other restaurant. Please send the fruits as soon as. We hope this problem will not happen again in the future to avoid many
appointments.
We are looking forward to hearing from you as soon as.
Sincerely,
Komang Tri Darma,
Purchasing Manager

6. Appointment Letter digunakan untuk membuat sebuah perjanjian antara satu perusahaan dengan
perusahaan lain atau antara satu orang dengan orang lain.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Tutup surat ini dengan
menyatakan terimakasih
dan berikan alamat serta
kontak informasi penulis
Surat ini harus diawali
dengan salutation, nama
penerima, dan
hari/tanggal
Body surat harus
mencantumkan
persetujuan terhadap
perjanjian yang telah
dibuat sebelumnya
beserta alasan-alasannya

7. Puri Alam Bali Villas
Assitant Manager
Dear Mr Thomas,
Subject: Appointment Letter
This letter is in response to the telephonic conversation we had last Saturday regarding our business meeting. I am writing
to confirm our appointment that we made over the telephone on 15th February 2012 at 6:00 pm in your office.
I am preparing for the meeting and I will be there for the meeting in your office on 15th February 2012 at 6:00 pm. Please go
through the meeting agenda once and suggest for any changes if required.
Please read all the enclosed documents and get all the information required so that we can make our meeting much more
productive.
If you have any doubt or question in related to our appointment, feel free to contact me at 087762110185 or drop me email
at dreamer_andy@yahoo.com.
I am looking forward for our meeting.
Yours truly,
Andi Ariasa Kadek

8. Postpone letter digunakan untuk membatalkan perjanjian atau persetujuan yang telah dibuat. Misalnya
membatalkan sebuah pertemuan tertentu.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Sama dengan surat-surat
lain, surat ini juga harus
mencantumkan
salutation (nama, alamat,
hari, tanggal)
Di akhir surat penulis
harus mencantumkan
permintaan maaf atas
pembatalan yang terjadi
Body surat harus
mencantumkan semua
fakta dan alasan mengapa
persetujuan, perjanjian,
atau pertemuan harus
dibatalkan

9. Puri Alam Bali Villas
Assitant Manager
Dear Mr Thomas,
Subject: Postpone Letter
I wish to inform you that we will not be able to have our meeting at 11.00 am on Monday, May 6th. This is
because the new policy has been announced by our office which does not allow employees to travel for the
upcoming three months. We will have to commence our business either through email or phone from now
on. I am confident that this new policy will not effect my performance on any level and you will recieve the
best quality service.
Sincerely,
Andi Ariasa Kadek

10. Condolence Letter digunakan untuk menunjukan rasa simpati terhadap seseorang. Menulis surat ini
harus berdasarkan hati, dari hati, agar pembaca mampu menangkap maksud penulis dengan tepat disaat
pembaca mengalami kejadian yang kurang beruntung. Penulis juga bisa menggunakan beberapa puisi di
dalam surat ini untuk menimbulkan kesan yang mendalam.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
Akhiri surat dengan
menggunakan kata yang
menunjukan rasa simpati,
seperti; I hope, I wish,
expression of sympathy
Cantumkan nama penulis
serta rasa simpati penulis
Tawarkan bantuan
kepada si penerima,
namun pastikan bahwa
bantuan tersebut adalah
bantuan yang spesifik
Ungkapkan kembali
kenangan-kenangan di
masa lampau kepada
pembaca/ si penerima
Sebutkan salah satu
kenangan yang paling
tidak bisa dilupakan

11. Komang Tri Darma
Secretary
Cempaka Art Foundation
Gajah Mada Streets, Gianyar, Bali
February 3, 2011
Mr. Putra
Klenting Art Foundation Leader
Singaraja City, Buleleng, Bali
Phone: 009 0034
Dear Mr. Putra,
Please accept my sincere condolence for sudden loss of your wife Suci two days ago. It’s difficult to imagine that you had
been shocking by the sudden loss. I still remember last week, she taugh my student a new dance in Gianyar. Not only you
will lost your lovely wife, but also you will lost a smart Traditional Artist. As you know, Suci and I had become an Art Partner
since 1999. I have a lot of memories with her. Suci is a smart and powerful dancer. She is also a famous dancer. She will be a
legend of dancer in Bali. Shortly, Suci is a smart, powerful, and famous dancer who has a good inner character as well.
Please let me know if can help with anything at all. I wish you get a new lesson from this problem, and you will be stronger
in the future.
Sincere Condolences,
Komang Tri Darma,
Secretary

12. Keep joining us in English Cafe and We’ll Get You Addicted to
English !