Studiedag Door de bomen terug het bos (2010) - Verslag werksessie 2

1. Verslag studiedag Door de bomen terug het
bos Bibliotheek Tweebronnen Leuven –
26/10/2010
Werksessie 2 Ken je partners en doe er iets mee.
Moderator Over het belang van partners zoeken om competenties te delen, samen
Hugo Verdurmen te werken met volwassenenonderwijs en met verschillende
gemeentediensten .
Als voorzet lichten collega’s van HaBoBIB, Hamme, Rupelbib,
Zwevegem, Balen, Roeselare enkele aandachtspunten toe die in hun
analyse en aanpak essentieel blijken.
HaBoBIB Vanaf 2011 wonen en werken de bibliotheek van
Liesbet Vandeheyning, Haacht/Boortmeerbeek en het Centrum voor Basiseducatie geïntegreerd
educatief medewerker samen. Het gemeenschappelijk open leercentrum staat centraal in de
CBE Leuven/Hageland toekomstige samenwerking.
1. Het belang je partner te kennen
De samenwerking tussen Open School Haacht en de HaBoBIB is
organisch gegroeid. Er waren al jarenlang contacten tussen de twee
organisaties.
• Open School maakt al lang gebruik van de
uitleendiensten en bibliotheekruimte
• De twee organisaties huizen samen in één van de
vestigingsplaatsen
• Rondleidingen met de cursisten worden jaarlijks
georganiseerd
• Open School zetelt in de raad van advies van de
bibliotheek
• Open School biedt ICT cursussen aan in de bibliotheek
Het is belangrijk om te weten dat je dezelfde visie hebt, dat je neus
in dezelfde richting wijst.
2. Degelijke voorbereiding
Zelfs als de eerste voorwaarde vervuld is, blijft een zeer degelijke,
intensieve voorbereiding nodig. Het is niet evident dat twee
verschillende organisaties met eigen doelstellingen, visie,
bedrijfscultuur, personeel met andere competenties, financiële
middelen met daarin prioriteiten … gaan samenwerken.
Op voorhand is het nodig om bij al deze elementen stil te staan en
de eventuele knelpunten in te schatten en te bespreken. Wij hebben
dat gedaan tijdens verschillende visieworkshops onder deskundige
begeleiding.
3. Knelpunten bespreekbaar maken
In dit proces zijn we begeleid door LOCUS en Stef Steyaert. Het
proces vroeg een serieuze tijdsinvestering, maar leidde wel tot een
aantal knelpunten naar de toekomst toe.
• Hoe omgaan met het verschil in tijdsinvestering en
1

2. middelen?
• Hoe bewaak je dat de samenwerking voor beide
organisaties een meerwaarde biedt?
• Hoe betrek je de andere collega’s in het project dat
vooral door een kerngroep wordt opgevolgd?
• Welke ‘andere partners heb je nodig voor de
vooropgestelde doelen?
• Hoe communiceer je de samenwerking naar de
bevolking?
• Opvolging bouw, infrastructuur, gemeenschappelijke
ruimten
• Hoe regel je de samenwerking op juridisch vlak?
4. Competenties op elkaar afstemmen
Het project kan slechts zijn doel bereiken als alle collega’s erachter
staan, als het door het ganse team van beide organisaties gedragen
wordt.
Veranderingen brengen onzekerheden mee. Het is belangrijk om de
nodige competenties in kaart te brengen, een analyse te maken van
de reeds aanwezige competenties en te werken aan de
competenties die we nog niet beheersen
Voorbeeld
Een bibliotheekwerker moet aan informatiebemiddeling doen.
Hiervoor moet hij o.a. vragen kunnen triëren. Wil de
bibliotheekgebruiker een onmiddellijk antwoord? Wil hij de
volgende keer zelf de weg vinden naar het antwoord via boek of
internet? Heeft hij eerder een vraag naar het volgen van een cursus?
Om dit adequaat te doen, moet de bibliotheekmedewerker opgeleid
worden.
Aan de andere kant zijn de educatieve medewerkers van Open
School niet opgeleid om een ruimere doelgroep te bedienen. Als er
in een openleercentrum ook mensen terecht kunnen met een hoger
opleidingsniveau, zullen de vragen ook complexer zijn. De
afbakening ” tot hoever je wil gaan” in de begeleiding moet
uitgeklaard worden.
5. Coördinatie van het randgebeuren
Idealiter blijft de samenwerking niet beperkt tot de samenwerking
tussen de HaBoBIB en Open School. De nieuwe bib moet een
bruisend centrum worden waar mensen naast de klassieke uitleen
terecht kunnen met heel wat vragen, kunnen werken in een OCR
(Open Computerruimte) met of zonder begeleiding, kunnen
doorverwezen worden naar cursussen in het zelfde gebouw (bij
Open School) of elders. Ook andere partners moeten op termijn
aangesproken worden. We denken aan de gemeente,
seniorenorganisaties, vormingsinstellingen, centra voor
volwassenenonderwijs... Ook zij kunnen een taak vervullen in dit
geheel.
Voor de coördinatie hiervan moeten er middelen en tijd vrijgemaakt
worden.
2

3. Bib Hamme Leerpunt in de bib
Lutgard Van den Bogaert,
bibliothecaris In Hamme stelt de bib haar infrastructuur ter beschikking voor cursussen
van het Centrum voor basiseducatie. Geïnteresseerden kunnen in de bib
terecht voor info over alle Leerpuntcursussen. Een aparte ruimte in de
bib werd hiervoor omgevormd tot Leerpuntloket, waar in alle rust
cursussen overlopen kunnen worden en persoonsgegevens van
kandidaten genoteerd. Tijdens de cursussen wordt regelmatig gewerkt
met documentatiemateriaal uit de bibliotheekcollectie, zodat de
cursisten nieuwsgierig worden naar wat een bib te bieden heeft.
Aandachtspunten
1. Doelpubliek vinden.
2. Mensen haken gemakkelijk af.
3. Tijd vrijmaken voor een cursus is niet gemakkelijk voor
werkende mensen.
4. Communicatie tussen basiseducatie en andere instellingen.
5. Geschikte infrastructuur en technische middelen.
Rupelbib Samenwerking Rupelbibliotheken met Vormingplus en CBE
(Niel-Rumst-Boom-
Hemiksem/Schelle) 1. Zin en nut van samenwerking ‘Rupelbib’
Pascal Spur, 1. Spontaan tot stand gekomen informeel onder collega’s;
Bibliotheek Niel dan in officieel samenwerkingsverband gegoten
2. Meerwaarde voor alle 4 bibliotheken
3. Vergroot draagvlak voor kleine bibliotheken
4. Gemeenschappelijke noden in de Rupelbib- gemeenten
5. Directe link naar beleid: Rupelcomité,
vertegenwoordiging van de schepenen van cultuur van
de Rupelbib- gemeenten
2. Vrijwilligerswerking (Computerestafette)
1. Laagdrempeligheid van het project
2. Burgerparticipatie
3. Vrijwilligers vormen sleutelrol in het succes van het
project
3. Opleiding en begeleiding
1. Voor de vrijwilligers worden niet aan hun lot
overgelaten, goed draagvlak creëren
2. Ontwikkelen cursusmateriaal
3. Ondersteuning door Vormingplus voor vrijwilligers en
bibliotheken
4. Bovenlokale ondersteuning
1. Rol van LOCUS om partners te helpen zoeken
2. Openen van deuren op hoger (beleids)niveau
contactpersonen die men anders niet/moeilijk bereikt:
wie spreek je aan, welke partners hebben
complementaire competenties in huis
3

4. 5. Evenwichtige taakverdeling : win-win situatie
1. Rond de tafel zitten en elkaars werking leren kennen
2. Bekijken wie voor welke meerwaarde kan zorgen binnen
het project
3. Rol en taakverdeling van iedere partner omschrijven
(bib – Vormingplus – Basiseducatie)
4. Iedere partner vindt zich terug in de taakverdeling.
Samenwerking De samenwerking heeft geleerd dat het cruciaal is rekening te houden
CBE/Rupelbib met elkaars functioneren en elkaars agenda.
Katrien Heylen,
stafmedewerker CBE-
1/ een werk van investeren : vooraf, tijdens en na
Open school Mechelen
• interne investering stafmedewerker(s)
• interne investering vanuit de lesgever
• iedere partner moet beseffen dat dit een grote tijdsinvestering
vraagt
• het is goed om dan een voortrekker als LOCUS te hebben
2/ de grootsheid van de vraag inschatten
• hoeveel uren worden er gevraagd – welke spreiding – welke
tijdsspanne vooraleer er uitgevoerd moet worden
• wie is er bij betrokken – in welk groter geheel kadert de vraag
• iedere partner heeft een eigen timing en agenda, de vraag moet
dus tijdig gesteld worden
• vaak discrepantie tussen de uren die de partner vraagt en de
uren die CBE relevant vindt
3/ hoe meer zielen hoe meer vreugd ?
• de partners hun eigenheid kennen, hun doelstelling kennen om
tot een consistent aanbod te komen. Dit ook durven vragen aan
de partners die samen rond de tafel zitten
• ervaring van alle partners aan tafel is vereist
4/ de weg van de financiering kennen
• welke mogelijkheden zijn er om aanbod te laten financieren
• waar kan je daarvoor terecht ?
5/ de cursist is het uitgangspunt
BIC Het bibliotheekfiliaal van Mariekerke kreeg vorig jaar een nieuwe
Ina Van den Broeck, bestemming als Buurtinformatiecentrum (BIC). Deze heroriëntering ging
coördinator BIC samen met de beslissing van het gemeentebestuur van Bornem om het
gemeentehuis in Mariekerke te sluiten, maar tegelijkertijd ook het
4

5. tanende bibliotheekfiliaal een nieuwe invulling te geven. Met een lokaal
informatie- en ontmoetingscentrum wil het bestuur de gemeentelijke
dienstverlening bundelen en het sociaal weefsel in de deelgemeente te
versterken. Een testcase voor andere deelgemeenten van Bornem.
Het Buurtinformatiecentrum wil een plek zijn waar de bewoners van
Mariekerke elkaar kunnen ontmoeten bij een kop koffie of één of andere
activiteit. Ze kunnen er terecht voor administratieve vragen en sociale
zaken. Kranten en tijdschriften lezen of boeken lenen. Of een cursus
volgen om mee te zijn met nieuwe digitale media. Op
woensdagnamiddag wordt het internetcafé, the place to be voor de
Mariekerkse jeugd.
Aandachtspunten
1. sleutelfiguren
2. digitaal
3. vrijwilligers
4. vuilzakken
5. eieren
b bus Zwevegem De bbus van Zwevegem is een voorbeeld van ‘geïntegreerde
Ine D’Haene, dienstverlening’. De bus brengt zowel de bibliotheek als de
coordinator bus gemeentelijke dienstverlening naar de inwoners van de Zwevegemse
deelgemeenten. Ze heeft een zelfuitleensysteem aan boord en een online
verbinding met de gemeentediensten, zodat de inwoners er naast
bibliotheekmaterialen ook documenten, tickets, grabbelpassen,
vuilniszakken kunnen afhalen. De bbus rijdt sinds april 2010 met
halteplaatsen op dorpspleinen, aan scholen en rust –en
verzorgingstehuizen www.zwevegem.be/over-zwevegem/Bibus
Leerpunten en aanbevelingen:
1. Naar mensen toe (flexibiliteit in locatie & moment)
Gemeente & bib aanwezig in alle dorpskernen, bij alle scholen &
instellingen
Vast rittenschema – fysieke toegankelijkheid
doelgroepgericht aanbod (afspraken met scholen & instellingen)
2. 1 aanspreekpunt (gemeente- OCMW – bib- cultuur- jeugd-
milieu …)
bus = minimaal 1 stap verder
kom je beloftes na! Start klein en groei!
3. Ontmoeting & spontaan persoonlijk contact
4. Mogelijke valkuil = techniek (online verbinding / voertuig
pannes)
5. Multifunctioneel personeel, met verankering in de
“thuis”diensten
5

6. Balen 1 + 1 = 3. In Balen werden bibliotheek en gemeenschapscentrum samen
Igor Geubbelmans, het Vrijetijdscentrum De Kruierie, dat zich wil profileren als hét
cultuurbeleidscoördinator informatiecentrum zijn in Balen. De gemeenschappelijke balie is het
kloppend hart van het vrijetijdscentrum. Aan de balie wordt de
eerstelijnsinfo gegeven, de back office kan ingeroepen worden voor
meer gedetailleerde informatie.
Leerpunten en aanbevelingen
1. Geduld & bewust van blijvende inspanning (= aandachtspunt)
a. Voortdurend opvolgen is noodzakelijk
b. Het up-to-date houden van de achterliggende database
is niet eenvoudig
c. Controle (steekproeven) + bijsturen waar nodig
d. Voortdurend herinneren aan afspraken, … + mensen
blijven warm houden voor het informatiepunt
2. Het warm water is (meestal) al uitgevonden
a. Vlaamse infolijn
b. Systeem wordt verder uitgedacht en ontwikkeld op
Vlaams niveau: dieper uitgewerkt + letten op
“compatibel zijn” (geen dingen doen waar je achteraf
spijt van krijgt en die mogelijk meer werk opleveren dan
nodig zou zijn)
c. Indien nodig: temporiseren van project
3. Voldoende tijd nemen
a. Iedereen moet op zelfde golflengte geraken
b. Vormingen organiseren
c. Testfases
d. ICT ontwikkelingen (nieuwe site, nieuwe systemen, …)
4. Werken met een projectbeheerder
a. Iemand moet het overzicht bewaren
b. Iemand moet ervoor zorgen dat de neuzen van de
verschillende partners in dezelfde richting staan
c. Iemand moet de diensten bij elkaar roepen indien nodig
d. Iemand moet ‘op de vingers kunnen tikken’ = mandaat!
5. Engagement van iedereen & interne communicatie
a. Niet enkel van alle baliemedewerkers, maar ook van ICT,
informatie, schepencollege, back-office, …
b. Iedereen moet zich bewust zijn van belang van goede en
juiste werking en hieraan continu willen meewerken
voor verbetering
c. Wijzigingen consequent doorvoeren in systeem
d. Voortdurend intern communiceren (bv. bij problemen,
aanpassingen, …)
e. Hete patat niet doorschuiven naar andere balie
Bib en Kenniscentrum Met de bouw van een nieuwe bib zal de focus nog meer liggen op een
6

7. Roeselare nauwe samenwerking met het onderwijs. Roeselare bouwt de netwerken
Gino Dehullu, en de projecten vanuit de bibliotheek uit op basis van de 5 kernwaarden
directeur uit de strategische beleidsnota van de stad: kwaliteit, openheid,
engagement en enthousiasme, respect en samenwerking. Dit
verwachten wij dan ook van de partners.
1. kwaliteit: als stad/bib staan wij voor een kwalitatieve aanpak en
een kwalitatief product. Ook de dienstverlening moet kwalitatief
uitgebouwd zijn. Dit houdt ook in dat medewerkers de nodige
opleiding moeten krijgen.
2. openheid: alle betrokken partners uit het project/netwerk
werken met de nodige openheid ten aanzien van elkaar. Dit
betekent dat iedere partner ‘de kaarten op tafel gooit’ en de
achterpoortjes gesloten houdt
3. engagement en enthousiasme: wie deel uitmaakt van het
netwerk/project doet dit met het nodige engagement en
enthousiasme en dit voor de volle 100%
4. respect: alle partners hebben respect voor elkaars eigenheid en
werkwijzen. Het is belangrijk elkaars gevoeligheden te kennen
en te respecteren.
5. samenwerking: het project/netwerk wordt samen gerealiseerd
en uitgedragen met een gedeelde verantwoordelijkheid
De beginletters vormen het woord koers (dat de stad ook gebruikt om
de beleidsplanning te communiceren).
Discussie • Bij samenwerkingsverbanden botst je vaak op de grenzen van
‘territoria’. Het is zaak om op het kruispunt van verschillende
samenwerkingsverbanden gemeenschappelijke projecten te
zoeken en te realiseren.
• Projecten of samenwerken is al te vaak een surplus, gebeurt wat
in de marge van de reguliere werking. Kunnen we ons deze
houding wel blijven permitteren in de huidige context van
besparingen? Is samenwerken dan niet noodzakelijk?
• De bibliotheek van Oostende werkt nauw samen met
verschillende partners: VormingPlus, Basiseducatie, Open
School, LINC, …. Dit resulteert in een duidelijke wisselwerking:
iedere partner bereikt op die manier mensen die hij normaal
niet zou bereiken.
• Vaak wordt er voor de eigen brokken gevochten door
organisaties die dezelfde ideeën hebben, terwijl we nog meer
als partners zouden moeten handelen.
Vraag: Wie doet wat in een samenwerkingsverband? Hoe groot is de
flexibiliteit in de taakafspraken?
• BIC (Mariekerke): flexibiliteit is eigenlijk onbeperkt. Er werd een
draaiboek opgesteld en een opsomming van een aantal
veelvoorkomende vragen. Per permanentie is een persoon
aanwezig die steeds probeert het begin van een antwoord te
geven en doorverwijst naar een ‘specialist’.
• Roeselare: is van plan om bibpunten samen te voegen met de
7

8. dienst bevolking. De bib is uiteindelijk geen verzameling boeken
meer, maar een basisvoorziening waar mensen terecht kunnen
met hun vragen, de bib als een hybride informatiepunt.
Vraag: In een wereld van informatievoorzieningen zou de bib een
voortrekker moeten zijn. Wat is nodig om deze omslag mogelijk te
maken?
• Bibliotheekfunctie koppelen aan de maatschappelijke
doelstellingen van de gemeente. Je wagonnetje koppelen aan de
projecten van partners.
• Prioriteiten leggen, keuzes maken.
• Buiten de bibliotheekmuren treden.
• Medewerkers zijn een kritische succesfactor om een omslag
mogelijk te maken. Zij moeten betrokken worden bij het verhaal
en de nodige vaardigheden kunnen ontwikkelen.
1. Denk goed na over de doelstellingen en wat je wil bereiken als je
Besluit zaken opzet met andere partners.
2. Kies doelbewust je partners.
3. Ga flexibel om met agenda’s.
4. Duid iemand aan die verantwoordelijk is voor het project.
5. Als je als bib een voortrekkersrol wil spelen moet je hier ook
expertise verwerven en je werking opentrekken naar partners.
Een breed denkkader kan al een stap vooruit betekenen.
6. De medewerkers beschikken (nog) niet over de nodige
deskundigheid.
7. Als je een rol als informatiebemiddelaar wil spelen, hang dan je
karretje aan een bestaande trein en kies ook hier doelbewust
(hang niet aan alles je karretje.
8