1. APLICACIONES DE INFORMÁTICA EMPRESARIAL
INTEGRANTES:
ANGIE LIZETH VASQUEZ RAMIREZ
ANDREA DEL PILAR ARIAS PEÑA
ITFIP
TECNICOS EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS
2017
2. QUE ES UN ERP(Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales)
Son Sistemas de Información que permiten a través de su manejo la integración
de unidades de negocios asociados al objeto social de la empresa que permiten
la toma de decisiones y el control y registro de sus actividades y bienes.
La implementación de esta herramienta en la Compañía EQUIPEL INGENIERIA
SAS es importante para la planeación de las actividades que se desarrollan
teniendo en cuenta los valores estadísticos (Estados Financieros, indicadores,
presupuesto, inventarios) para la toma de decisiones y la evaluación de los
procesos que intervienen en cada una de las Áreas de la Compañía.
3. Los Módulos que componen un Sistema de Información entre los mas
importantes son los siguientes:
● Módulo de Gestión Financiera
● Módulo de Logística
● Módulo de Control Interno
● Módulo Comercial y Mercadeo
● Módulo de Recursos Humanos
Estos módulos se pueden clasificar en 3 categorías:
1. Módulos básicos: Son imprescindibles en el funcionamiento de cualquier
ERP
2. Módulos opcionales: Módulos que aportan nuevas funcionalidades al ERP
3. Módulos Verticales: Aquel desarrollado a la medida de un Sector Empresarial
de la Economía.
4. Para la implementación de un ERP en una Compañía se deben tener en cuenta
los siguientes requisitos normativos que permiten definir el tiempo y objetivo de
este proceso:
1. Compromiso de la Alta Dirección
2. Gestión de Proyectos (objetivos, recursos, plan de trabajo)
3. Gestión del cambio Organizacional
4. Equipo de Implementación de Calidad.
5. Exactitud de los datos
6. Amplia educación y formación
7. Evaluación de las medidas de rendimiento
8. Cuestiones Multi-sitio
5. El éxito de implementar este sistema en la compañía depende del liderazgo y
dirección que ejerza la Gerencia en el cronograma de inicio e implementación del
ERP.
Teniendo en cuenta además de asignar el presupuesto necesario, seleccionar el
equipo de trabajo idóneo, sensibilizar y socializar a sus colaboradores y mandos
medios de los beneficios y ventajas de la implementación del programa
Los lineamientos para la evaluación del sistema se realizan a través de comités
de seguimiento en los cuales se establecen unos cronogramas de actividades
junto con la creación de indicadores de gestión que permitan evaluar y analizar
los avances en la implementación y capacitación del personal de colaboradores
que intervienen en este proceso.
6. VENTAJAS DE IMPLEMENTACIÓN DEL ERP EN LA COMPAÑÍA
1. Integración de las Áreas para interpretación de la información para la toma
de decisiones.
2. Diseño de estrategias comerciales sobre nuestra competencia.
3. Información en la nube, en tiempo real
4. Incorporación de mejores procesos en diseño y resultados
DESVENTAJAS
1. Presupuesto para compra y proceso de implementación del mismo.
2. Exige capacitación al personal y asignación de presupuesto para nuevos
cargos en caso que lo exija su implementación.
3. Cambios en la estructura de toma de decisiones debido que es una empresa
pyme.
7. SISTEMA CRM(customer relationship management) Software para la administración de la relación con los clientes
El sistema CRM es un software relacionado con gente, procesos y tecnologia que
nos sirve para direccionar en nuestra base de datos más controlada y actualizada
para la optimización de ventas y competir en el mercado.
El software SIESA CRM nos permite manejar informacion transaccional y no
transaccional centralizando en la productividad de las operaciones diarias.
Por lo tanto es necesario esta implementación de este CRM en la empresa como
necesidad prioritaria para el manejo y control de nuestra base de datos de
nuestros clientes llevando sus registros diarios de forma segura.
8. Beneficios de CRM
optimización de ventas
mejora la competitividad de la empresa en el mercado
brinda mayor control interno en la base de datos de nuestros clientes
información correcta y actualizada
predicción en la proyección de ventas.
gestión de oportunidades de negocio.
9. Módulos de siesa CRM
Módulo de administración de clientes: permite la gestión de los clientes
prospectos y potenciales permitiendo el control de las tareas asignadas como
visitas, llamadas, correos electrónicos de los clientes que tenga sicronizacion con
un sistema ERP.
Modulo de ventas: nos permite registrar pedidos, ventas, oportunidades de
negocio, cotizaciones, facturas, realizando también seguimiento en los pedidos y
facturas de nuestros clientes.
Módulo de Autoservicio: nos brinda la configuración de “carrito de compras”
para nuestros clientes permitiendo que gestionen sus pedidos de forma
automática.
10. Gestión de servicio al cliente: El módulo de Servicio al cliente de Pedidos Online le permite configurar un
módulo un sitio donde podrá registrar las preguntas, quejas, reclamos y solicitudes de sus clientes y darles el
trámite que corresponda al interior de su empresa, con escalamiento multinivel, envió de alertas y
notificaciones así como la integración con el sistema de pedidos para que se le realice la trazabilidad
completa a sus pedidos entregados.
Capturador de Pedidos WEB: Pedidos Online le permite la captura de pedidos a través de su navegador,
integrando directamente con su ERP las Listas de precios, los productos, los clientes, las zonas de ventas,
los comerciales y permitiéndole la configuración fácil de su sistema de pedidos sin las tediosas labores de
configuración del ERP, Pedidos Online le hace la tarea Fácil a sus vendedores, olvídese de pedirles que
llenen campos obligatorios como centros de operación, centros de costos y otros en el pedido, Pedidos
Online le garantiza que siempre vayan llenos y con la información relevante para su empresa.
Capturador de pedidos en Móvil: Pedidos Online integrado a su ERP le permite la captura de pedidos
desde un dispositivo móvil tipo Tablet o Smartphone, sincronizarlo a ERP directamente, con la lista de
precios del sistema ERP de cada una de las sucursales de sus clientes y el listado de productos de sus
clientes, en Pedidos Online desarrollamos este módulo permitiéndole realizar la toma de Pedidos OFFLINE,
sin Internet en su dispositivo móvil , lo cual reduce el consumo de datos y también le permite a sus
vendedores capturar los pedidos en cualquier lugar por alejado que sea.
11. IMPLEMENTACIÓN DE UN BSC
1. Vincula los indicadores y estrategias hacia la nueva misión y visión de la
Compañía.
2. Permite la elaboración e implementación del Plan Estratégico de cada una de
las Áreas de la compañía.
3. Exige el compromiso y responsabilidad de la Gerencia y mandos medios en
el seguimiento y cumplimiento de los indicadores que conlleva al objetivo
general de la Compañía.
La Compañía tendrá las estrategias que permitan involucrar a sus colaboradores
con la creación de este herramienta y su implementación partiendo de la base de
hacer una compañía organizada, con proyección y competitiva.
12. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
el sistema de gestión documental permiten en nuestra compañía la administración
y correcta trazabilidad de los documentos que permiten el registro diario de la
actividad económica de la organización.
los criterios que se tienen en cuenta para la implementación de una sgd son:
1.mejorar los procesos de transparencia eficacia y eficiencia en el modelo de
gestión de archivo.
2. cumplir con los requisitos normativos que exige la correcta administración de
los documentos archivados.
13. 3.actualizar los procedimientos de manejo, control y administración de los
documentos
4. salvaguardar la memoria historia documental de la compañía preservando la
forma, conservar y custodia de los documentos
14. ventajas de la implementación
1. acceso instantáneo a toda la documentación
2. reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo
3. control total sobre la documentacion e informacion
4. fácil y rápida distribución o envío de documentos
15. desventajas
1. factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una
inversión monetaria importante
2. no cumplir con la normatividad establecida para esta labor y están abocados
a una sanción por parte de los entes de control
3. las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos
sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad
están debajo del nivel aceptable.
