1. Langhoff Promotion A/S har samlet sine 40
medarbejdere i Danmark og Filippinerne i et
virtuelt samarbejde baseret på IBM SmartCloud
for Social Business. Kreativitet og videndeling
blomstrer i det nye virtuelle fællesskab, hvor al
kommunikation centrerer sig om opgaverne i
stedet for hver enkelt medarbejder. Succesen
i Danmark har fået branchens største globale
netværksorganisation, IPPAG til at implemen-
tere værktøjet blandt potentielt 1.500
medarbejdere i 25 lande.
Langhoff Promotion A/S er blandt de førende
udbydere af reklameartikler og firmagaver i
Danmark. Virksomheden udvikler og leverer
kreative kampagneløsninger på tværs af mange
lande. Der er pt. 20 medarbejdere i Danmark
fordelt på tre lokationer og 20 medarbejdere i
Filippinerne, som udvikler tilsvarende
promotionløsninger til det filippinske marked.
Med medarbejdere og samarbejdspartnere
over hele verden er markedsmulighederne
store. Men udfordringerne opstår, når man ikke
deler kontor og arbejder i forskellige tidszoner.
”Det er svært at skabe en fællesskabsfølelse,
når man sidder meget spredt. Derfor efterlyste
vi en løsning, der kunne integrere mennesker
langt bedre end e-mails. Vi havde brug for at
involvere vores medarbejdere dér, hvor de er,
uanset om det er Vejle eller Manila. For når vi
som organisation arbejder som én enhed på
trods af geografiske skel og forskellige tids-
zoner, så kan vi skabe endnu større værdi,”
siger Søren Langhoff, direktør i Langhoff
Promotion A/S, der fra start havde en idé om,
at virksomheden ville få størst nytte af et socialt
samarbejdsværktøj.
Socialt samarbejdsværktøj
samler kunder, partnere og
kolleger fra hele verden
Udfordring?
Langhoff Promotion A/S har 40 medarbejdere i
Danmark og Filippinerne og efterlyste en
løsning, der kan integrere mennesker langt
bedre end e-mails. Kommunikation omkring
projekter, opgaver og dokumenter skulle samles
ét sted.

2. ”Et socialt samarbejdsværktøj skaber åbenhed
og synlighed, hvilket er forudsætningen for at
idégenerere og videndele på tværs af opgaver
og lande. Vores ERP- og CRM-system skulle
bindes bedre sammen på tværs af landene, og
vores projekter, opgaver og dokumenter skulle
samles ét sted,” siger han.
Unik kundeadgang
Det er afgørende for Langhoff Promotion, at
værktøjet kan anvendes både internt og
eksternt, så virksomheden kan dele informa-
tioner og historikken på projekter med kunder
og andre samarbejdspartnere. Den første
løsning, virksomheden valgte, var for besværlig
at få ekstern adgang til. Derfor valgte Langhoff
Promotion IBM SmartCloud for Social Business,
der som en cloudløsning tilbyder den fornødne
fleksibilitet.
”Alle opgaver og al kommunikation relateret til
et projekt er samlet i et fællesskab, som kunden
også har adgang til. Det betyder, at vi bev-
arer al historik ét centralt sted og bevæger os
væk fra, at vigtig information ligger i isolerede
e-mails eller filer på en lokal computer. Arbe-
jder vi sammen med et reklamebureau om en
kundeopgave, får de også adgang. Jeg ser
sådan på det, at vi er passionerede mennesker,
der løser kundernes udfordringer. Jo mere
inspiration og viden, vi kan hente hos hinanden,
jo bedre. Når vi deler, bliver vi stærkere - det er
grundtanken,” siger Søren Langhoff.
Vi tager små skridt
Forandringsprocessen er første skridt på vejen
til at blive en ’social business’. Det var Søren
Langhoff fuldt ud klar over, inden han kastede
sig over samarbejdsværktøjet.
“Det er helt nyt – og alligevel virker det hele
meget bekendt. De unge medarbejdere er
begejstrede for arbejdsmetoderne i det sociale
samarbejdsværktøj, hvor vi driver al kunde-
og projektkommunikation hen i stedet for at
sende et utal af e-mails. Den ældre og meget
rutinerede del af medarbejderstaben er også
bekendt med sociale medier, så det er på ingen
måde fremmed for dem. Alligevel kræver det tid
at ændre processer, som man har arbejdet med
i 20 år. Derfor er vi bevidste om en glidende
Løsning?
IBM SmartCloud for Social Business. Et virtuelt
fællesskab, som centrerer sig om opgaver og aktiviteter
i stedet for hver enkelt medarbejder i projektet. Bygger
på grundtanken i sociale medier, nemlig hurtig og nem
videndeling. Løsningen er enestående på markedet,
fordi den giver kunder og andre samarbejdspartnere
ekstern adgang til de oprettede fællesskab. Desuden
fandt Langhoff Promotion A/S, at brugergrænsefladen
er mere intuitiv end konkurrenternes.
Hvad er IBM SmartCloud for Social Business?
• IBM SmartCloud for Social Business er et socialt
sam-arbejdsværktøj for professionelle, som centrerer sig
om opgaver i stedet for hver enkelt medarbejder
• Værktøjet er en cloudbaseret løsning, hvilket overflødiggør
it-installation
• Al kommunikation, dokumenter, mails, chatting,
• videomøder, projektledelse, samt kontakter og kalender
samles i én løsning med én brugergrænseflade
• Det er nemt at deltage som kunde eller gæst i fælles-
skaberne, så alle har adgang til samme informationer og
historik

3. overgang. Vi slipper ikke e-mails helt, men det
vigtigste er, at alle medarbejdere sagtens kan
forstå værdien i, at vi tager udgangspunkt i
opgaven i stedet for hver enkelt medarbejder,”
siger Søren Langhoff.
Langhoff Promotion er så tilfredse med IBM-
løsningen, at Søren Langhoff, som er bestyrelses-
formand i den globale netværksorganisation for
promotionvirksomheder, IPPAG, (International
Partnership for Premiums and Gifts), har foran-
lediget, at IBM SmartCloud for Social Business er
blevet rullet ud blandt 25 virksomheder og med
potentielt 1.500 netværkskolleger i IPPAG-regi.
.
Hvordan fungerer IBM SmartCloud for Social Business?
• Brugere opretter fællesskaber, hvor de deler aktiviteter,
dokumenter, etc. Brugere kan arbejde i samme filer
• Med kun én konto har brugere fuldt overblik over alle
aktiviteter, uanset hvor mange sociale fællesskaber, de har
adgang til
• Brugere modtager notifikationer, hver gang der sker
ændringer eller kommer nyt indhold
• Da løsningen er cloudbaseret, har brugere adgang til
løsningen via alle mobile enheder, bl.a. smartphones og
tabletsIBM
Resultat?
Rette informationer kommer hurtigt til rette
medarbejdere, som bruger mindre tid på deres
mailboks. Derudover bidrager løsningen til større
fællesskabsfølelse på tværs af Danmark og
Filippinerne, bedre styring på projekter og mere
videndeling og idégenerering.