Les congés font le bonheur des salariés. Par contre, leur gestion est tellement complexe qu'ils peuvent faire transpirer les services Ressources Humaines. Pour éviter le claquage, il est possible de s'équiper d'un logiciel. Toutefois, avant de penser à son équipement, il est essentiel d'avoir toutes les clés en main pour bien le choisir. Dans ce guide, notre expert vous aide à muscler vos méthodes et vous donne les clés pour mener votre projet de dématérialisation des congés et absences.

1. CHALLENGE PME
30 jours pour choisir votre logiciel
de congés et absences

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On les attend avec impatience, on les collecte
avec attention, on les consomme avec plaisir…
Les congés sont certainement la période que les
salariés préfèrent.
Leur gestion, en revanche, a tendance à donner
des courbatures aux services des Ressources
Humaines. Entre Arthur qui demande toutes
les semaines combien de jours de congés
il a accumulé, Carole qui n’a toujours pas fourni
son justificatif d’arrêt maladie…
On peut vite se laisser envahir par les demandes
papiers, crouler sous les mails et s’y perdre
dans ses saisies sur ses fichiers Excel.
Le mot du coach
Tristan Goguillot
Chef de Produit Figgo
Le suivi des congés est une tâche tellement
pénible qu’il est naturel de vouloir en automatiser
la gestion. Toutefois, choisir un logiciel de gestion
des congés nécessite de l’endurance et demande
de la préparation pour éviter les claquages.
Ce guide pratique contient des méthodes,
des outils et des conseils pour vous aider
à répondre aux enjeux de votre entreprise,
convaincre votre direction et satisfaire vos
collaborateurs. En d’autres termes, à choisir
le logiciel de congés et absences qui vous
convient.

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Ludovic Fabregas
Joueur de l’équipe de France de Handball
« Ayez confiance en vous, en votre équipe, en votre staff.
La force collective est la plus importante et la plus belle des forces. »
SEMAINE 1
Sélectionnez votre équipe

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Impliquer d’entrée la direction
Vos processus ne vous semblent plus correspondre
à votre entreprise. Partagez votre ressenti avec
votre direction. Obtenez son aval pour lancer
un projet exploratoire (vous n’en êtes pas encore
à solliciter un budget).
Utilisez des termes positifs pour argumenter
votre demande (recherche de gain de temps,
de productivité, d’économies financières…)
et donnez des exemples concrets :
•• je souhaite diviser par 3 le temps
de traitement des congés pour me libérer
du temps au profit du plan de formation
des collaborateurs,
•• je désire donner plus d’autonomie
aux managers pour une meilleure gestion
de la productivité des équipes,
•• je veux limiter le nombre de saisies pour réduire
le nombre d’erreurs sur les bulletins
de paie des collaborateurs…
Donnez les grandes lignes de votre projet
(état des lieux, enquête de satisfaction des
collaborateurs, recherche d’outils…) et sollicitez
les ressources correspondantes : quelques heures
du DAF pour réaliser une étude d’impact financier,
une heure du DSI pour élaborer les pré-requis
techniques de la mise en place d’un logiciel, deux
heures de la journée d’un panel de collaborateurs
pour réaliser un atelier collaboratif…
Rappelez à votre direction qu’il s’agit ici de faciliter
la vie de tous les collaborateurs, pas seulement
celle du département RH, et que vous aurez besoin
de soutien.
Évoquez les bonnes pratiques d’autres
entreprises comme celles de la société Ulule
qui a réussi à diviser par 5 le temps passé à la
gestion des congés. Leurs équipes sont devenues
autonomes sur les demandes, les validations
et le planning des congés.
La gestion des congés impacte l’intégralité des collaborateurs et doit être réfléchie de manière collégiale.
Sélectionnez votre « DREAM TEAM » au sein de votre entreprise pour mener à bien votre projet.
Terminées les saisies sous Excel, les impressions
et le circuit interminable de validation.
Plus de ressaisie, ni de calcul et de contrôles
manuels des soldes non plus pour leur DRH Claire
qui envoie désormais toutes les informations
en paie en un clic.
SEMAINE 1 - Sélectionnez votre équipe

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Consultez les départements
informatique et financier
Constituer un groupe de travail
Tout comme la direction, les responsables
des services informatique et financier sont
des personnes clés dans la construction de votre
projet.
En les impliquant dès le départ, vous leur donnez
l’opportunité de valoriser leurs expertises tout
en prenant en compte leurs besoins (reporting,
contraintes techniques…).
Sollicitez un groupe de 3 à 6 collaborateurs
dans votre projet dans l’objectif de créer un
groupe représentatif d’utilisateurs finaux.
Veillez à mobiliser aussi bien des managers que
des collaborateurs. Ils vous aideront à évaluer
vos méthodes actuelles et vous guideront dans
le choix de votre futur outil.
Exemple de panel permanent et représentatif :
Gestionnaire de paie, manager, DRH,
2 à 3 collaborateurs représentatifs des différentes
typologies de congés (employé à temps partiel,
cadre, agent de maîtrise…)
SEMAINE 1 - Sélectionnez votre équipe

6. « La volonté de gagner ne signifie rien sans la volonté de se préparer. »
Juma Ikangaa
Gagnant du marathon de New-York 1989
SEMAINE 2
Échauffez-vous

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TÉLÉCHARGER
Vous commencez à vous échauffer ?
Retrouvez le programme complet de votre coach de gestion des congés
dans ce guide pratique.