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Logos per Innova S@lute2017

Publié dans : Santé & Médecine
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  1. 1. con il supporto incondizionato di Premio Innovazione S@lute 2017 Documentazione di progetto della soluzione: LogOs® Logistica Ospedaliera Integrata La somministrazione del farmaco informatizzata INDICE 1. Descrizione del progetto; 2. Obiettivi del progetto e benefici attesi; 3. Partnership fra erogatore del servizio ed Azienda Sanitaria; 4. Descrizione della tecnologia adottata; 5. Risultati ottenuti.
  2. 2. con il supporto incondizionato di 1. DESCRIZIONE DEL PROGETTO Il progetto descritto nel presente elaborato si inserisce all’interno di un modello di logistica sanitaria integrata denominato LogOs®. Tale modello è finalizzato al miglioramento continuo dei processi di logistica sanitaria in un’ottica di massima sicurezza per il paziente e di razionalizzazione dei costi globali d’esercizio. Le soluzioni a cui si ispira tale modello di logistica sanitaria fanno riferimento ad una nuova architettura della logistica sanitaria implementata in partnership con le Aziende Sanitarie utilizzatrici. Nel mondo sanitario è noto che la frammentazione dei processi di acquisto, stoccaggio, gestione e distribuzione dei farmaci, porta con sé una moltiplicazione di inefficienze operative e di sperperi (scaduti, dispersi, ammanchi, rischio di furti, ecc.). Il modello logistico di Log-Os prevede la razionalizzazione di tutti i processi logistici, gestionali ed operativi mediante il proprio sistema informativo centrale integrato, operante in logica paperless, che comprende: • data Center Informatico con annesso sistema di disaster recovery remoto, nativamente strutturato con architettura tecnica specificatamente ideata per i servizi di Pubblica Utilità, realizzato in partnership con TIM nel rispetto dei più severi standard di sicurezza informatica; • hub logistico e centro servizi centralizzati; • gestione dell’intera filiera logistica a partire dagli acquisti; • gestione della distribuzione al singolo armadio di reparto; • sistemi ed attrezzature per attuare la prescrizione digitalizzata e la somministrazione con identificazione certa del paziente tramite braccialetto digitale; • dematerializzazione dei documenti con consultazione on line ed archivio informatizzato degli originali cartacei; • replicabilità delle soluzioni logistiche adottate anche in altre Aziende Sanitarie con garanzia di adattamento e personalizzazioni. Le suddette attività sono integrate perfettamente in un unico pacchetto software all’avanguardia per contenuti e tecnologie applicate, espandibile a qualsiasi nuova tecnologia, grazie al quale viene preservata sia la unitarietà della gestione ERP per il gestore logistico, che l’integrazione diretta con i sistemi informatici contabili e sanitari delle diverse Aziende Sanitarie. Nel caso specifico dell’Unità Operativa di Cardiologia dell’Ospedale Civile Ss. Giovanni e Paolo di Venezia (afferente all’Azienda Unità Locale Socio-Sanitaria n. 3 Serenissima della Regione Veneto) è stata adottata una soluzione logistica informatizzata per la gestione del farmaco che parte dalla prescrizione ed arriva fino alla somministrazione al paziente, avvalendosi di applicativi software affidabili e moderni dispositivi tecnologici come armadi robotizzati e carrelli informatizzati forniti da produttori hardware e software di comprovata esperienza (sistema Buster di GPI). L’informatizzazione delle terapie, garantisce la piena tracciabilità di tutte le operazioni di prescrizione e somministrazione ed assicura la minimizzazione del rischio clinico. Tale sistema permette inoltre una gestione efficiente dei farmaci con rilevanti benefici dal punto di vista economico ed organizzativo.
  3. 3. con il supporto incondizionato di Figura 1 – Organizzazione del sistema 2. OBIETTIVI DEL PROGETTO E BENEFICI ATTESI Di seguito vengono elencati gli obiettivi del progetto ed i relativi benefici attesi: 1 Riduzione del tempo impiegato da parte del personale infermieristico per la gestione della logistica di reparto; 2 Riduzione di errori sia in fase di prescrizione che di somministrazione della terapia; 3 Sicurezza e garanzia del rispetto delle norme nella conservazione e movimentazione dei prodotti farmaceutici anche allo scopo di minimizzare i rischi per gli operatori di reparto addetti alla gestione logistica; 4 Condivisione di know how, obiettivi aziendali e risorse coinvolgendo il personale infermieristico e gli operatori socio sanitari in aspetti gestionali strategici; 5 Razionalizzazione delle scorte e dei consumi di beni farmaceutici; 6 Riduzione di scaduti ed ammanchi di merce (i c.d. dispersi, furti o sprechi vari); 7 Creazione di procedure e standard operativi per la gestione del flusso logistico di reparto; 8 Monitoraggio sistematico dei flussi logistici di reparto e completa tracciabilità del farmaco.
  4. 4. con il supporto incondizionato di 3. PARTNERSHIP FRA EROGATORE DEL SERVIZIO ED AZIENDA SANITARIA Il progetto è stato implementato in un’ottica di partnership fra la divisione LogOs della Zanardo Servizi Logistici Spa ed il personale dell’U.O. di Cardiologia dell’Ospedale Ss. Giovanni e Paolo di Venezia (afferente all’Azienda Unità Locale Socio-Sanitaria n. 3 Serenissima della Regione Veneto). LogOs-Zanardo ha messo a disposizione il proprio know how maturato negli anni nella gestione logistica di prodotti sanitari e non sanitari di varie Aziende Sanitarie della Regione Veneto (ospedali di Dolo, Mirano, Mestre, Venezia, Castelfranco Veneto, Montebelluna, Conegliano, Vittorio Veneto, ecc.) alle quali vengono garantiti livelli di servizio elevati in un’ottica di collaborazione reciproca. Il personale dell’U.O. di Cardiologia, sotto la Direzione del dott. Grassi, ha inoltre ampiamente favorito l’implementazione e l’avvio del progetto garantendo una preziosissima collaborazione per la gestione di tutti quegli aspetti sanitari necessari per la buona riuscita del progetto. GPI Spa è stato il provider tecnologico del progetto fornendo ed installando il sistema di armadi robotizzati e carrelli informatizzati denominato Buster™. 4. DESCRIZIONE DELLA TECNOLOGIA ADOTTATA La soluzione logistica implementata per la gestione informatizzata del farmaco utilizza i seguenti tre livelli di tecnologia: SOFTWARE L’applicazione software adottata, sicura, modulare e scalabile, gestisce informaticamente tutti i processi clinici e logistici del farmaco quali prescrizioni terapeutiche e somministrazioni in modo sicuro e preciso, abbattendo il rischio clinico. Viene utilizzata un’architettura di tipo web su tre livelli (Database, Application Server e User Interface), usufruibile mediante un browser web di qualsiasi sistema operativo (Windows, Mac, ecc.), particolarmente user friendly. Figura 2 - Interfacce utente Tale modulo software è integrato con gli armadi robotizzati installati in reparto, permettendo di gestire, in maniera intelligente ed economicamente vantaggiosa, le scorte di farmaci.
  5. 5. con il supporto incondizionato di ARMADIO ROBOTIZZATO Per lo stoccaggio dei farmaci in reparto viene utilizzato un sofisticato armadio robotizzato. Tale distributore automatico di farmaci consente al personale infermieristico di espletare le proprie attività in un ambiente informatizzato, sicuro, di facile utilizzo e dove ogni operazione effettuata ed ogni movimento del farmaco viene rigorosamente tracciato e registrato. Figura 3 – Armadio robotizzato Ogni armadio è basato su due componenti principali: • un braccio elettromeccanico che movimenta e dispone i prodotti all’interno del distributore; • un lettore interno di codice a barre a matrice che consente al sistema di identificare automaticamente le singole confezioni caricate attraverso la lettura dei codici a barre riportati nelle etichette delle confezioni. Vengono quindi garantiti: l’accesso controllato ai prodotti tramite procedure di riconoscimento (nome utente/password e altri sistemi di autenticazione sicura); la registrazione di tutte le operazioni effettuate dagli utenti; l’identificazione sicura dei prodotti caricati ed erogati tramite procedure completamente automatiche; l’affidabilità dei dati forniti relativamente alle quantità e ai tempi di permanenza dei farmaci in giacenza all’interno dei suddetti sistemi; l’automazione delle operazioni di prelievo e consegna, sulla base di elaborazioni del fabbisogno farmaceutico del reparto, derivante dall’integrazione con il software di prescrizione e somministrazione; la tracciabilità di ogni singola operazione; l’ottimizzazione delle scorte e degli indici di rotazione dei prodotti farmaceutici; l’integrazione all’interno del processo logistico di approvvigionamento, consentendo la misurazione dell’efficacia del processo stesso attraverso una verifica automatica, sistematica e sicura dei prodotti ricevuti rispetto ai prodotti richiesti (picking list).
  6. 6. con il supporto incondizionato di CARRELLO INFORMATIZZATO Per la fase di somministrazione dei farmaci a paziente viene utilizzato un carrello informatizzato dotato di un PC integrato (collegato al sistema informativo ospedaliero) e di vani ad accesso controllato (previa autenticazione) per conservare le sole confezioni farmaceutiche necessarie per l’espletamento del piano di somministrazione delle terapie. Figura 4 - Carrello informatizzato Tutte le operazioni di riconoscimento del paziente e somministrazione vengono effettuate a bordo letto utilizzando appositi dispositivi mobili collegati alla rete Wireless della struttura ospedaliera secondo lo schema logico/fisico presentato nella successiva figura 6. Figura 6 - Il Sistema di prescrizione e somministrazione
  7. 7. con il supporto incondizionato di ASSISTENZA E FORMAZIONE Di fondamentale importanza sia in fase di avvio del progetto che nel corso della normale erogazione del servizio logistico è l’assistenza e la formazione continua erogata da LogOs-Zanardo all’Azienda Sanitaria. Si tratta di una serie di servizi fortemente personalizzati che riguardano: - Servizio di Backoffice & Customer Care con il quale vengono fornite informazioni dettagliate e tempestive in merito allo stato di evasione delle richieste, alle tempistiche di arrivo dei prodotti, alla documentazione in archivio, ecc.; - Servizio di Help Desk informatico di 1 e 2 livello; - Servizio di Pronto Intervento per urgenze ed emergenze con reperibilità h 24 7x7 per farmaci “sensibili”e/o salvavita; - Servizi di formazione tecnico/logistica ed informatica; - Servizi di manutenzione ed assistenza tecnica ordinaria, straordinaria, evolutiva e normativa. 5. RISULTATI OTTENUTI Il progetto, avviato nel corso del 2015, è oggi a pieno regime. Di seguito i principali risultati ottenuti in relazione agli obiettivi prefissati: 1 Si è notevolmente ridotto il tempo impiegato dagli operatori in reparto per le seguenti attività logistiche ripetitive, grazie all’automazione del processo: • analisi dei fabbisogni; • generazione delle richieste di approvvigionamento; • carico dei magazzini di reparto e verifica della corrispondenza tra quanto ordinato e quanto ricevuto; • controllo dei lotti e delle date di scadenza; • preparazione dei farmaci necessari per l’effettuazione delle somministrazioni. 2 Sono stati riscontrati sostanziali benefici nella gestione del rischio clinico legato alla prescrizione e alla somministrazione delle terapie farmacologiche, grazie a: • riduzione significativa degli errori nella fase di prescrizione grazie alle funzioni di veicolazione della scelta del farmaco da parte del medico; • riduzione degli errori legati all’interpretazione e alla trascrizione delle terapie; • drastica riduzione degli errori nella fase di distribuzione e somministrazione grazie alla rilevazione certa del paziente e del farmaco prescritto. 3 L’innovazione tecnologica conseguita all’installazione degli armadi di reparto robotizzati e dei carrelli informatizzati, la costante manutenzione degli stessi, nonché il supporto continuo garantito dagli specialisti di LogOs-Zanardo in materia di sicurezza e trattamento dei prodotti farmaceutici ha assicurato la certezza del rispetto delle norme nella conservazione e movimentazione dei prodotti farmaceutici all’interno del reparto ospedaliero;
  8. 8. con il supporto incondizionato di 4 Il personale infermieristico e gli operatori socio sanitari che operano nel reparto dell’U.O. di Cardiologia sono oggi mediamente più attenti a tutta una serie di aspetti tecnico-gestionali non prettamente clinici, ma comunque determinanti per la buona riuscita del processo di assistenza e cura dei pazienti; 5 Le scorte di reparto hanno riscontrato una riduzione pari a circa il 30% ed anche i consumi sono stati razionalizzati; 6 Gli scaduti sono oggi completamente registrati e quantificabili e la percezione di maggiore controllo ha permesso una sensibile riduzione degli ammanchi di merce; 7 Sono state codificate in partnership LogOs-Azienda Sanitaria una serie di procedure operative per la gestione della logistica di reparto che vengono costantemente aggiornate; 8 Grazie alla garanzia di completa tracciabilità informatica dei farmaci ed alla creazione di una apposita piattaforma informatica, gli utenti appositamente abilitati effettuano il monitoraggio in tempo reale di tutto il processo logistico, dall’arrivo del prodotto in magazzino fino alla consegna all’Unità Operativa di destinazione, per spingersi fino al paziente oggetto della cura. I dati messi a disposizione dal sistema permettono inoltre di: • controllare in tempo reale le giacenze sia a livello di magazzino che a livello di reparto; • elaborare accurate statistiche su giacenze e movimentazioni; • effettuare proiezioni su consumi e fabbisogni; • verificare l’appropriatezza delle prescrizioni; • aggiornare il proprio prontuario farmaceutico di reparto. Ma i risultati sopra descritti non sono fini a sé stessi. L’importante innovazione tecnologica, derivante dall’attivazione del progetto di distribuzione informatizzata dei farmaci in reparto, ha infatti contribuito in modo importante a portare gli esiti di salute dell’U.O. di Cardiologia dell’Ospedale Civile Ss. Giovanni e Paolo di Venezia ad un livello di assoluta eccellenza. Il reparto diretto dal dott. Grassi si è infatti collocato al terzo posto fra tutte le strutture italiane che possono vantare il minor tasso di mortalità entro i primi 30 giorni da un infarto o un ictus (rapporto stilato dall’Agenas), distinguendosi in particolare per un bassissimo tasso di mortalità entro i primi 30 giorni da infarto miocardico acuto (2,07% a fronte di una media italiana del 9,03), nonché per una ridottissima percentuale di decessi a 30 giorni per scompenso cardiaco (6,03% contro una media italiana dell’11,08) ed una elevata quota di infartuati trattati entro due giorni con la procedura salvavita dell’angioplastica percutanea (58,16% contro il 43,32 di media). È pertanto questo il caso di un progetto di innovazione realizzato che crea salute per i cittadini!

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