gestion de programas

1. Gestión de Programas,
Portafolio y Proyectos
Luis Gabriel Quejada Diaz
Ingeniero de sistemas

2. Definición
• La tendencia dinámica y la excesiva presión por alcanzar los
retos organizacionales nos obligan ser muy eficientes en la
operación del negocio. Buscamos formas más rápidas de
lograr resultados a través de estrategias innovadoras y
competitivas. En este ambiente resulta crítico utilizar
enfoques para gestionar eficazmente programas, que de
acuerdo al PMBOK son: “conjunto de proyectos y actividades
con objetivos de negocio y presupuestos comunes”.

3. Concepto
• Suele incluir desde la estructuración de ideas en proyectos
hasta la generación y análisis de sus beneficios. Sólo hasta
hace pocos años comenzó la investigación más formal sobre
cómo medir beneficios reales, aunque hay poca experiencia
documentada. Los beneficios que busca un programa no se
logran con la administración de proyectos aislados. El éxito de
programas como por ejemplo: el lanzamiento de un nuevo
producto o la apertura de operaciones en un nuevo país, es
algo muy complejo de evaluar y gestionar. Su impacto muchas
veces representa el éxito o la desaparición de una empresa.

4. Faces
• Identificación de programas: definir los beneficios que se
pretende de un programa.
• Estructuración de programas: definir estrategias, enfoques
de solución y requerimientos a cubrir. Evaluar posibilidades
desde un punto de vista estándar, sustentado en “datos
duros”, ponderando por ejemplo aspectos como: expectativas
de los interesados, proceso del proyecto, calidad, beneficios
financieros, innovación y aprendizaje. Existen ya varios
modelos en el mercado.

5. Faces
• Gestión de portafolio y beneficios: establecer procesos
disciplinados y homólogos para monitorear y controlar el
portafolio de proyectos y programas, así como
dar seguimiento a la correcta implantación de los beneficios
generados en la operación de la organización. Es iluso pensar
que bajo el contexto cambiante, una estrategia corporativa
pueda mantenerse intacta más de 6 meses.
• Cierre: verificar y comunicar los beneficios reales que el
programa obtuvo así como buscar espacios de reflexión para
generar un aprendizaje organizacional que apoye la mejora
continua del proceso y de las estrategias corporativas.

6. Faces
Cada fase es un proceso que requiere de suficiente patrocinio,
tiempo y prioridad para que tenga posibilidades de éxito.
Desafortunadamente, existe la mala práctica, muy común por
cierto, de considerar que por que estamos activos o por que
gastamos, generamos valor. Nada más alejado de la realidad. Los
recursos son tan escasos y la competencia tan ruda, que más vale
aprender a gestionar eficientemente nuestro tiempo, nuestros
recursos y las oportunidades que estos turbulentos tiempos nos
presentan.

7. El principal reto
Consiste en establecer un proceso práctico que realmente se
aplique para evaluar el portafolio de programas y proyectos con
información precisa y veraz que realmente permita a la
organización tomar decisiones sobre la asignación de sus escasos
recursos en programas nuevos, en continuar proyectos ya
autorizados, o en ajustar lo avanzado buscando el objetivo
último de generar valor.