Chuyên Đề Lớp Bồi Dưỡng Theo Tiêu Chuẩn Chức Danh Nghề Nghiệp Bác Sĩ. “Thời gian là một thuộc tính của tự nhiện, nó đặc trưng cho trật tự và mức độ của các quá trình”. Nói dễ hiểu hơn, thời gian là một khái niệm cho ra biết trận tự của các diễn biến. Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có sau. Nó cũng cho phép ta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các sự kiện đó. Thứ tự của các quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quả mà ta thấy hằng ngày. Quan hệ nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọng của thời gian mà chỉ do nó mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một chiều nhất định.

1. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
BỘ Y TẾ
VIỆN Y TẾ CÔNG CỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LỚP BỒI DƯỠNG THEO TIÊU CHUẨN
CHỨC DANH NGHỀ NGHIỆP BÁC SĨ (HẠNG III)
CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ LÀM
VIỆC NHÓM
Học viên: Vũ Thanh Long
Thời gian đào tạo: 30/11/2019 đến 19/01/2020
Đơn vị công tác: Trung tâm kiểm dịch y tế quốc tế TP.HCM
Thành phố Hồ Chí Minh – 2020

2. Viết thuê đề tài giá rẻ trọn gói - KB Zalo/Tele : 0973.287.149
Luanvanmaster.com – Cần Kham Thảo - Kết bạn Zalo/Tele : 0973.287.149
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................................1
NỘI DUNG............................................................................................................................2
1. Kỹ năng quản lý thời gian..................................................................................................2
1.1. Thời gian là gì? ...............................................................................................................2
1.2. Quản lý thời gian ............................................................................................................2
1.2.1. Khái quát - tầm quan trọng .........................................................................................2
1.2.2. Lợi ích của việc quản lí thời gian ................................................................................3
1.3. Kĩ năng quản lí thời gian ................................................................................................4
1.3.1. Mục tiêu cần đạt...........................................................................................................4
1.3.2. Lập kế hoạch quản lí thời gian.....................................................................................4
1.3.2.1. Xây dựng kế hoạch ...................................................................................................5
1.3.2.2. Tránh lãng phí thời gian............................................................................................6
1.3.2.3. Luôn đảm bảo tiến độ công việc...............................................................................6
2. Kỹ năng làm việc nhóm.....................................................................................................7
2.1. Nhóm là gì ......................................................................................................................7
2.2. Hình thành và phát triển nhóm .......................................................................................8
2.3. Những nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng làm theo việc nhóm......................................9
2.3.1. Kỹ năng tổ chức công việc ..........................................................................................9
2.3.2. Kỹ năng tổ chức:..........................................................................................................9
2.3.3. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân ...........................................................................10
2.4. Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm:.............................................................11
KẾT LUẬN..........................................................................................................................14
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................15

3. 1
LỜI MỞ ĐẦU
Tất cả chúng ta không phân biệt giầ hay trẻ, giàu hay nghèo, màu da, sắc tộc
đểu có 24 giờ mỗi ngày. Nhưng trong thực tế lại có người thành công, người thất
bại, có người tạo ra nhiều giá trị cho bản thân và xã hội, nhưng cũng có người chẳng
làm được gì. Một trong những điều then chốt tạo ra sự khác biệt cơ bản này là cách
quản lý thời gian của mỗi người. Thời hiện đại, nhiều người luôn phải tự hỏi “Gía
mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt”? Họ luôn phải đối mặt với thứ gọi là “Hạn
chót” cũng như các vấn đề gọi là hạn chót.
Người ta thường nói “Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì hãy đi
cùng nhau”, điều này chứng tỏ tầm quan trọng và ý nghĩa của làm việc nhóm. làm
nhóm đang là xu hướng của mọi công ty, doanh nghiệp khi giúp thu lại nhiều thành
công trong công việc.
Đối với các doanh nghiệp hiện nay, họ chú trọng nguồn nhân lực có khả năng
quản lý thời gian của bản thân đồng thời có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Điều
này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp tiết kiệm được nhiều
thời gian cũng như công sức. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian và làm việc
nhóm một cách hiệu quả? Tiểu luận “Kỹ năng quản lý thời gian và làm việc nhóm”
sẽ tìm hiểu câu trả lời cho câu hỏi trên.

4. 2
NỘI DUNG
1. Kỹ năng quản lý thời gian
1.1. Thời gian là gì?
Một trong ba thứ quan trọng trong đời mà một khi nó đã ra đi thì không bao
giờ lấy lại được đó là: Thời gian. Vậy thời gian là gì mà nó quan trọng? Đây là một
câu hỏi mà khi nhắc đến thì ta khó có thể mà trả lời được, bởi khái niệm của nó rất
đa dạng và nhiều hàm nghĩa.
“Thời gian là một thuộc tính của tự nhiện, nó đặc trưng cho trật tự và mức độ
của các quá trình”. Nói dễ hiểu hơn, thời gian là một khái niệm cho ra biết trận tự
của các diễn biến. Giữa hai sự kiện A và B, sự kiện nào có trước, sự kiện nào có
sau. Nó cũng cho phép ta có một đại lượng để đo khoảng đo khoảng trống giữa các
sự kiện đó. Thứ tự của các quá trình cũng là quá trình của quan hệ nhân – quả mà ta
thấy hằng ngày. Quan hệ nhân – quả là một tính chất cơ bản và hết sức quan trọng
của thời gian mà chỉ do nó mà những biến đổi theo thời gian chỉ xảy ra theo một
chiều nhất định.
Bên cạnh đó, thời gian còn là một khái niệm triết học, chỉ sự biến đổi nhanh
hay chậm, kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định. Thời gian cho mỗi người là như
nhau và chúng ta không có thể cất giữ hoặc níu kéo.
1.2. Quản lý thời gian
1.2.1. Khái quát - tầm quan trọng
Quản lí thời gian hay nói cụ thể hơn là việc đưa ra những lựa chọn. Vì có
nhiều hoạt động trong một quỹ thời gian nhất định, nên việc lựa chọn đúng đắn sẽ
mang lại kết quả cao hơn, và ngược lại, lựa chọn sai lầm khiến bạn vừa mất thời
gian vừa mất công sức. Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi sẽ khiến bạn dễ
dàng hơn nhiều khi bạn biết sử dụng hệ thống được thiết kế cẩn thận, giúp bạn sắp
xếp và đưa ra những quyết định quản lí thời gian hiệu quả hơn. Thói quen của mỗi
cá nhân như danh sách việc phải làm, ưu tiên và lập kế hoạch công việc được tự họ
đúc kết ra, khi bạn biết kết hợp những thói quen này thành một hệ thống bạn sẽ thấy
được một kết quả thật sự vượt trội.
Đã bao nhiêu lần bạn nói rằng: “Giá mà thời gian trong ngày dài hơn thì tốt”

5. 3
Bạn luôn phải đối mặt với những thời gian chót và nhiều vấn đề cần phải giải
quyết. Lúc nào cũng phải làm cho kịp thời hạn, phải giải quyết cho xong các vấn đề
và lúc nào cũng có các đòi hỏi đặt ra trên quỹ đạo thời gian của mình.
Nhưng thành thật mà nói rằng nhiều người trong chúng ta đã phải công nhận
rằng chúng ta chưa bao giờ dành thời gian để suy nghĩ về cách thức sử dụng thời
gian của mình sao cho tốt hơn. Chúng ta làm việc này theo những kiểu nhất định
chúng ta tìm cách để đương đầu với công việc hằng ngày và tự bằng lòng với mọi
việc diễn ra như chúng là vốn thế.
Trong số các nguồn lực mà nhà quản lí có thể sử dụng thì thời gian là thứ quý
giá nhất và cũng là thứ khó nhất để sử dụng sao cho tốt. Khi thời gian trôi đi vô ích
thì nó sẽ chẳng quay lại được. Có thể chắc chắn một điều là nếu bạn không quản lí
và kiểm soát được thời gian của chính mình, bạn sẽ thấy khó khăn hơn trong việc
quản lí và kiểm soát các thứ khác.
Quản lí thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và
đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.
1.2.2. Lợi ích của việc quản lí thời gian
Quản lí thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, kĩ năng, công cụ và hệ
thống kết hợp cùng nhau nhằm giúp bạn thu lại nhiều hơn lượng thời gian mà bạn
đã bỏ ra nhằm mục tiêu “cải thiện chất lượng cuộc sống”.
Thời gian luôn là thứ bạn cần để thực hiện công việc, đạt mục tiêu đặt ra,
dành thời gian cho những người bạn yêu thương, tận hưởng tất cả những gì cuộc đời
mang lại cho bạn. Benjamin Franklin đã từng nói “Bạn có yêu cuộc sống không?
Nếu có thì đừng lãng phí thời gian, vì thời gian chính là những viên gạch xây nên
cuộc sống này.”
Thời gian là một nguồn tài nguyên có một không hai, bởi ai cũng nhận được
một khoảng thời gian như nhau. Một khi thời gian đã qua đi thì nó sẽ mất đi mãi
mãi và bạn không có thể lấy lại được. Một điều bạn CÓ THỂ làm với thời gian của
mình là hãy thay đổi cách sử dụng nó. Áp dụng các kĩ thuật quản lí thời gian chuyên
nghiệp và hiệu quả sẽ giúp bạn:
- Sử dụng thời gian để đạt được những gì bạn muốn
- Cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều ít tốn công sức hơn
- Dành thời gian cho những điều bạn muốn và coi trọng

6. 4
- Tìm được sự cân bằng, hoàn thiện và hài lòng nhiều hơn
- Tập trung thời gian và sức lực đối với những việc quan trọng nhất đối với
bạn
- Hoàn thành công việc, giảm lo lắng, không bị ngập đầu vào những áp lực
công việc.
- Trở thành một nhà quản lí thời gian giỏi trong mọi lĩnh vực cuộc sống
- Giải quyết công việc theo thứ tự ưu tiên
- Tránh được cạm bẫy thời gian
- Thấy trước các cơ hội
- Tự chủ hơn trong công việc
- Tránh xung đột thời gian
- Thoải mái trong cuộc sống
- Đánh giá được tiến độ công việc
- Sử dụng hiệu quả thời gian và nhìu lợi ích khác
1.3. Kĩ năng quản lí thời gian
1.3.1. Mục tiêu cần đạt
Để quản lí tốt thời gian, bạn cần đề ra các mục tiêu mà mình cần đạt được,
chẳng hạn như:
- Nhận diện các cách gia tăng hiệu suất và hiệu quả thông qua việc quản lí thời
gian tốt hơn.
- Phân biệt được sự khác nhau giữa các đòi hỏi đối với quỹ thời gian của bạn
và xác định ưu tiên của chính bạn
- Biến nhiều mục tiêu của bản thân thành hiện thực hơn bằng cách sử dụng
thời gian hiệu quả hơn.
- Phân tích các vấn đề liên quan đến việc quản lí thời gian và đưa ra cách giải
quyết chúng.
1.3.2. Lập kế hoạch quản lí thời gian
Quản lí thời gian một cách khoa học, đặt ra các kế hoạch cụ thể, tránh sự trì
trệ, duy trì các mục tiêu và và thực hiện kĩ năng tổ chức tốt bạn sẽ được tôn trọng và
được đánh giá cao trong nghề nghiệp. Thành công chỉ đến với những người biết
chăm chỉ và quản lí tốt thời gian của mình một cách hiệu quả.

7. 5
Việc quản lí thời gian cũng là quản lí chính bạn. Do vậy, hãy lên kế hoạch tỉ
mỉ, duy trì được mục tiêu của mình và sử dụng thời gian một cách hữu hiệu nhất.
Sau đây là một số cách thường được ủng hộ nhiều nhất:
1.3.2.1. Xây dựng kế hoạch
a. Lên danh sách việc làm
Lập ra một danh sách ghi lại những việc cần làm và biến chúng trở thành thói
quen thường ngày của bạn, bao gồm những mục khẩn cấp và không khẩn cấp. Với
danh sách đó, bạn sẽ không quên hoặc bỏ lỡ bất cứ việc gì. Nhớ hãy luôn mang
danh sách này bên mình, bạn có thể lưu trong một số thiết bị cầm tay như di động
hay sổ kế hoạch làm việc. Điều quan trọng là bạn nên cụ thể hóa các vấn đề, chương
trình dài hơi hay trước mắt thành từng bước chi tiết, cụ thể, tránh ghi chung chung,
đại khái.
b. Phân bố thời gian hợp lí
Phân bố thời gian hợp lí, bao gồm một khung thời gian đã dự tính trước cho
các hoạt động hay kì hạn mà bạn phải hoàn thành công việc. Nếu trình tự làm việc
của bạn không vấn đề gì thì bạn có thể hoàn thành công việc trong khoảng thời gian
nhanh hơn dự kiến. Trong thời gian làm những việc không quan trọng lắm, bạn có
thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm các việc khác như đọc sách, lướt net tìm kiếm
thông tin…
c. Đặt kì hạn và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra những điểm đáo hạn cho công việc mình, cần phải suy nghĩ, tính
toán hết sức thực tiền và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kì hạn. Bất cứ
việc gì cũng phải dành một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành. Bạn đã bao
giờ để ý rằng mình có thể giải quyết công việc một cách nhanh chóng khi có kế
hoạch cụ thể chưa? Đã bao giờ bạn phải đoc báo cấp tốc hay là đưa ra quyết định
công việc trước kì nghỉ hoặc là vội vàng hoàn thành nhiệm vụ được giao? Mặc dù
chúng ta có xu hướng làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực công việc nhưng nó lại làm
bạn mệt mỏi và căng thẳng. Dù rằng trong chúng ta ai cũng đều có trăm công nhìn
việc phải làm và chịu chung áp lực. Nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và
chuyên nghiệp hóa hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch làm
việc của mình. Hãy đặt ra lịch làm việc cụ thể để công việc của bạn trở nên chuyên
nghiệp hơn và tránh lãng phí thời gian.

8. 6
1.3.2.2. Tránh lãng phí thời gian
a. Tận dụng thời gian theo cách thông minh nhất
Chỉ gửi và nhận mail vào những giờ cố định trong ngày và dùng hộp thư voice mail
để nhận các cuộc gọi thay vì mất vài tiếng gián đoạn đi đang làm việc. Nếu có thể
thì đừng bao giờ xem tới hai lần một mẩu giấy hay một đoạn mail bất kì. Đừng bao
giờ mở mail khi bạn không có thời gian thực hiện các thao tác như xóa, lưu, trả lời
hay chuyển tiếp cho ai…
b. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà cả với các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu
trong máy tính, trong tài khoản email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất
nhiều người mất thời gian để tìm kiếm những thông tin dữ liệu đã bị mất trong máy
tính của họ. Về điều này bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi tiếng của Benjamin
Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả mọi thứ phải có một cho riêng
của nó”.
c. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa thì hãy chắc rằng cánh cửa luôn luôn đóng để tránh sự
phân tâm và giữ sự tập trung. Nếu cứ thi hành “chính sách mở cửa” với tất cả mọi
người thì có lúc bạn sẽ không cònđủ thời gian để nghe những câu hỏi cũng như thắc
mắc của họ. Nếu có ai đó tới ngay chỗ bạn lúc bạn đang bận thì đừng ngần ngại đề
nghị với họ quay lại gặp bạn vào lúc khác hay để lời nhắn ngay cửa để tránh sự làm
phiền.
1.3.2.3. Luôn đảm bảo tiến độ công việc
a. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn luôn mong muốn công việc bạn đảm nhận được hoàn tất
đúng hạn mà không có bất kì trì hoãn nào. Tất nhiên với họ, bạn cũng có suy nghĩ
này. Vì thế hãy cố gắng, hãy lập ra những khoản thời gian dư thừa trong mục thời
gian đã được lên kế hoạch để có thể xoay sở, xử lí linh hoạt được trở ngại bất ngờ.
Ví dụ bạn có ngày thuyết trình thì phải đảm bảo mọi việc đã được hoàn thành trước
đó hai đến ba ngày.
b. Tránh những bước đi không cần thiết
Nếu bạn giao nhiệm vụ cho người khác thì hãy để tự họ hành động, đừng can thiệp
vào trừ khi bạn có nhiệm vụ giám sát người đó. Trong cuộc sống có không ít người

9. 7
đã phí thời gian vàng ngọc của mình để ngồi nghe hay đọc bản báo cáo của người
khác. Nếu nghiên cứu đó ảnh hưởng tới công việc trong ngày, buối thuyết trình hay
các mục tiêu nghề nghiệp của mình, bạn chỉ nên thể hiện quan tâm của mình qua
thông qua một cuộc nói chuyện mang tính ủng hộ.
c. Trì hoãn những buổi họp mang tính thủ tục
Hãy xác định xem liệu các cuộc họp đó có thực sự cần thiết hay không. Nếu cần
thiết thì hãy đặt ra một lịch trình cụ thể và làm theo thứ tự từ lúc bắt đầu đến lúc kết
thúc theo đúng thời điểm đã định. Nếu bạn không cần thiết có mặt trong cuộc họp
thì nên đề nghị một cách riêng tư với sếp nếu bạn muốn rời cuộc họp một cách sớm
nhất.
2. Kỹ năng làm việc nhóm
2.1. Nhóm là gì
Nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau
hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý. Nhóm là một tập hợp những cá
nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện
một mục tiêu chung. Vì thế các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau
và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung. Các thành viên trong nhóm cũng
phải có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.
Thế nào là một Nhóm làm việc
Một nhóm có thể hình thành theo nhiểu cách khác nhau: Các nhóm bạn học
tập có khi hình thành do sự chỉ định của thày cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ
rê nhau, và các nhóm làm việc trong một cơ quan, đơn vị là do sự tuyển dụng theo
nhu cầu của đơn vị đó. Vì thế, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu, nhưng
cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nào đó. Nhưng
điều quan trọng là, không phải nhóm nào cũng có những mục đích hay có những
hoạt động cùng nhau.
Một nhóm người làm việc trong cùng một văn phòng hay thậm chí một dự án
chung không phải lúc nào cũng tiến hành công việc của một nhóm làm việc. Nếu
nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán, có lẽ sẽ không có sự tác
động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Nếu có bất kỳ
tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển

10. 8
được. Ngược lại, một nhóm làm việc vẫn có thể phát triển dù các thành viên không
cùng làm việc hay sinh hoạt trong một môi trường, một không gian nhất định.
Nói một cách đơn giản, nhóm làm việc là nhóm tạo ra được một tinh thần hợp
tác, biết phối hợp và phát huy các ưu điểm của các thành viên trong nhóm để cùng
nhau đạt đến một kết quả tốt nhất cho mục đích mà nhóm đặt ra.
2.2. Hình thành và phát triển nhóm
Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm và số lượng cũng như năng
lực của các thành viên trong nhóm, các nhóm được hình thành và phát triển theo
nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung thì hầu như
đều trải qua 4 bước cơ bản :
Bước 1: Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn
rụt rè, và tìm kiếm những vị trí của mình trong nhóm, chưa bộc lộ nhu cầu cũng như
năng lực cá nhân.. Một điều không thể thiếu là các thành viên sẽ thử khả năng lãnh
đạo của trưởng nhóm. Thông thường hầu như không có nhóm nào có được sự tiến
bộ trong giai đoạn này.
Bước 2: Công phá : Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất của mỗi nhóm. Các thành
viên thường cảm thấy thiếu kiên nhẫn với việc thiếu sự phát triển của công việc,
nhưng họ vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ
tranh cãi về những công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây họ
chưa bao giờ nghĩ tới và khiến họ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của
họ dành để chĩa vào các thành viên khác, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu
chung.
Bước 3: Ổn định : Trong suốt giai đoạn này, các thành viên trong nhóm quen
dần và điều hoà những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm
dần và tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và
bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể trong hiệu quả công việc.
Bước 4: Hoàn thiện: Ở giai đoạn này, các thành viên đã hiểu và thích nghi
được với điểm mạnh và yếu của từng người trong nhóm mình và biết được vai trò
của họ là gì. Mọi người đã cởi mở và tin tưởng nhau hơn, rât nhiều ý kiến hay được
nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết
định của mình như một công cụ để hiện thực hoá những ý tưởng, ưu tiên những

11. 9
nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn
thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.
2.3. Những nguyên tắc giúp cải thiện kỹ năng làm theo việc nhóm
Vì trải qua 4 giai đoạn như thế nên ban đầu, có vẻ như một nhóm hoạt động lại
không đạt được những hiệu quả như một cá nhân làm việc, vì thế nên sẽ đưa đến
hậu quả là có một vài cá nhân có năng lực, thừa nhiệt tình nên đã gánh vác hay ôm
đồm công việc cho cả nhóm và kết quả là những thành tựu mà nhóm có được chỉ là
do công sức của một vài người, từ đó sẽ đưa đến sự độc tài hay chia rẽ, dẫn đến sự
tan rã nhóm.
Ngược lại, nếu biết cách làm việc nhóm thì sau giai đoạn công phá, nhóm sẽ
ổn định và phát huy được sức mạnh của tập thể, vượt qua những giới hạn của cá
nhân để đạt đến được mục đích chung mà mọi thành viên trong nhóm đều có thể
hưởng được những ích lợi do nhóm mang lại.
2.3.1. Kỹ năng tổ chức công việc
Nhóm làm việc là những cá nhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt
động cùng nhau, vì thế mỗi thành viên trong nhóm đều phải biết kỹ năng để gắn kết
và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những hiệu quả nhất định. Có hai kỹ
năng mà một nhóm cần phải có là kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm và kỹ
năng giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm.
2.3.2. Kỹ năng tổ chức:
Bất kỳ một công việc gì, từ cá nhân đến tập thể đều cần phải có sự tổ chức,
vậy phải dựa vào yếu tố gì để có thể tổ chức một hoạt động để đem lại kết quả tốt
nhất. Theo quan điểm của người xưa, thì ta có 3 yếu tố là Thiên thời, địa lợi và nhân
hòa. Điều này có nghĩa là : Phải gặp đúng thời cơ hay thời điểm thích hợp, phải
thực hiện ở một địa điểm thích hợp, có những yếu tố thuận lợi và điều quan trọng
nhất là đạt được sự đồng lòng, hòa thuận giữa mọi người với nhau. Còn hiện nay thì
chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1 H để tổ chức một công việc hay một hoạt
động, một kế hoạch :
Khi bắt đầu bất kỳ một vấn đề gì mới, chúng ta phải trả lời được các câu
hỏi:
 Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì ( What )
 Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra ( Where )

12. 10
 Khi nào thì bắt đầu tiến hành ( When )
 Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này ( Who )
 Tại sao phải tiến hành hoạt động này ( Why )
 Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào ( How )
Nếu một kế hoạch hay dự án mà không trả lời được các câu hỏi này thì chúng
ta không nên tiến hành vì có nhiều khả năng thất bại hay chí ít cũng là những khó
khăn khó khắc phục, có thể dẫn đến sự mất đoàn kết hay tan rã nhóm. Ngoài ra
trong kỹ năng tổ chức, mỗi người trong nhóm đều phải nhận ra được thế mạnh cũng
như điểm yếu của mình để có thể đảm nhận hay sắp xếp các công việc, các trách
nhiệm phù hợp điều đó mới giúp cho nhóm đạt được những kết quả tốt nhất. Đăng
ký khoá học kỹ năng mềm tại Academy.vn sẽ giúp bạn hoàn thiện những kỹ năng
cần thiết cho công việc và cuộc sống.
2.3.3. Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân
Như đã nói, để thực hiện các hoạt động thì một cá nhân dù xuất sắc đến đâu
cũng không thể thực hiện nếu không có sự trợ giúp của những người cùng làm việc
với mình vì thế, điều cơ bản nhất là phải tạo được sự đồng thuận hay tiếng nói
chung giữa những người trong nhóm để cùng nhau thực hiện. Để thực hiện được
các hoạt động chung, thì mỗi một thành viên trong nhóm cần phải có một số các kỹ
năng sau đây ngoài sự đồng thuận chung về quan điểm và mục đích của nhóm:
Lắng nghe: Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Các thành viên
trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau. Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng
ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông
tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản
hồi bằng thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái
ngược với quan điểm của bản thân. Đọc thêm: Kỹ năng lắng nghe trong nghệ thuật
giao tiếp đỉnh cao
Chất vấn: Chất vấn là kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực Thực tế đây
là một kỹ năng khó mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Chất vấn bằng những câu
hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ. Điều này đòi
hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Lời lẽ chất vấn cần mềm
mỏng, lịch sự. Tuy nhiên, điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để
khuyến khích mọi người có thể tiếp nhận những ý kiến trái chiều với quan điểm của

13. 11
mình mà không tự ái. Người chất vấn cũng phải sử dụng những lời lẽ mềm mại và
tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu lên tiếng phê phán hay chê bai để dẫn đến
sự tranh luận vô ích.
Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra.
Đồng thời họ cần biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của
mình. Khi thuyết phục, ta phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố hay
làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Nhất là không
thể dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.
Tôn trọng: Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người
khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực.
Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng
góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm, có người
sẽ mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn
đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi
các kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng
đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
Chia sẻ: Các thành viên đưa ra ý kiến và chia sẻ kinh nghiệm của mình khi
gặp các tình huống tương tự trước đó. Trong nhóm đang thảo luận, người nào càng
chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá của mình, hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt
cho nhóm, thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Và
một khi, mỗi thành viên trong nhóm đều nhận thức được tầm quan trọng của việc
chia sẻ, không khí làm việc của nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế
hoạch đã đề ra. Có nghĩa là, cả nhóm cần phải hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt
được là gì, và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta
đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về
đến đích!”.
2.4. Khó khăn trong việc tổ chức hoạt động nhóm:
Tổ chức hoạt động là một điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố từ khách quan
đến chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. Ngoài những tác
động khách quan từ bên ngoài, còn có những yếu tố chủ quan mà chúng ta thường

14. 12
gặp phải khi tổ chức các hoạt động cho nhóm, mà trong đó 4 yếu tố gây nhiều trở
ngại nhất là :
Quá nể nang các mối quan hệ.
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các
thành viên trong nhóm để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm
đạt đến những kết quả tốt nhất. Chúng ta thường có thái độ “ Dĩ hòa vi quý” Nhưng
đây là yếu tố để tạo sự đồng thuận, chứ không phải sự xuê xoa, dễ dãi trong các
điều kiện làm việc.
Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Chúng ta thường thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn luôn tỏ ra
đồng ý khi người khác đưa ra ý kiến trong khi thực sự là mình không đồng ý hoặc
chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc
mạnh ai nấy làm. Cũng có nhiều người thì lại chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn
bát vàng” ai làm gì cũng gật nhưng bản thân mình thì lại không làm gì cả, hoặc chỉ
chờ người ta làm trước mình chi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính
là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm.
Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Chính do sự thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh
nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại,
nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế
của mình, và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm qua cho người
khác, hay từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.
Không chú ý đến công việc của nhóm
Một khuynh hướng trái ngược là luôn luôn cố gắng cho ý kiến của mình là tốt
và chẳng bao giờ chịu chấp nhận ý kiến của bât kỳ ai khác. Một số thành viên trong
nhóm cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà mình cho
là tài giỏi trong nhóm, hoặc đưa ý kiến của mình ra mà không cho người khác tham
gia.
Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm nhóm. Khi cả đội bàn
bạc với nhau, một số thành viên hoặc nghĩ rằng ý kiến của mình không tốt nên
không chịu nói ra hoặc cho rằng đề tài quá chán nên không tốn thời gian. Thế là,
trong khi phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề lại quay sang nói chuyện riêng

15. 13
với nhau. Cho đến khi thời gian chỉ còn 5-10 phút thì tất cả mới bắt đầu quay sang,
đùn đẩy nhau phát biểu. Và chính lúc đã có một người lên thuyết trình, chúng ta vẫn
cứ tiếp tục bàn về chuyện riêng của mình mà không quan tâm đến nội dung hay mục
tiêu đề ra. Kết quả là chúng ta hoặc là không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với
sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.
Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay
từ khi còn là học sinh, hay sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp
cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà
chúng ta đang hoạt động trong đó.

16. 14
KẾT LUẬN
“Hãy tận dụng thời gian để thành công”
Thời gian một ngày dành cho mỗi người chỉ có 24 tiếng đồng hồ nhưng như
thế không có nghĩa rằng chúng ta không thể làm nhiều việc hơn những người khác.
Điều quan trọng nhất chính là việc chúng ta có thể quản lý thời gian một cách hiệu
quả để tạo ra năng suất cao hơn người khác hay không.
Cách quản lý thời gian có rất nhiều yếu tố. Điều quan trọng nhất là chúng ta cần
phải lựa chọn cho riêng mình một phương pháp quản lý phù hợp nhất vì không phải
ai cũng có thể áp dụng được cùng một phương pháp.
“Nhân vô thập toàn” là kinh nghiệm được ông cha ta đúc rút từ xa xưa. Dù
chúng ta có giỏi đến đâu thì chúng ta cũng không thể biết hết 10/10 những điều cần
thiết trong cuộc sống, không thể thành công viên mãn nếu làm việc đơn lẻ một
mình. Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan
trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng lập kế hoạch,... Vì thế,
muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển
bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi
người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người
chúng ta.

17. 15
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. http://www.hovietco.com/bi-quyet-cua-doanh-nhan/203-15-bi-quyet-quan-
ly-thoi-gian.html
2. http://www.kienthuckinhte.com/quan-tri/quan-ly/556-ban-co-biet-quan-li-
thoi-gian.html
3. http://kynangsong.xitrum.net/congso/158.html
4. http://www.lchsvdongthap.com/forum-f24/topic-t293.htm
5. http://www.microadvert.net/vi/node/172
6. http://phatthanhhyvong.com/node/322
7. http://sachxua.net/forum/index.php?topic=7784.0
8. http://vietbao.vn/The-gioi-tre/13-meo-quan-ly-thoi-gian/30174306/275/