Material taller "Gestió Eficient Correu Electrònic" (Cibernarium, 23-9)

1. La gestió eficient del correu electrònic
Funcions, us i bones pràctiques
Transformant
la manera
de trabajar
Centre d’Innovació
en Productivitat
Ramon Costa
Project & Change Director Partner. MICProductivity
ramonc@micproductivity.com
Twitter / LinkedIn: @ramoncosta
Facebook: Prof.RamonCosta

2. El nostre gran amic (i enemic): el correu electrònic

3. Eines de Comunicació i Col·laboració
Eines de
comunicació
Entorns i espais
de col·laboració
Xarxes socials
i empresa 2.0

4. Web 2.0 per a la comunicació i col·laboració
Blogs i microblogging
Wikis, Fonts RSS,
Xarxes socials, ...

5. Un canal per a cada
objectiu
y per a cada objectiu
un canal
Correu
… quan puguis, ho mires …
Missatgeria instantània
… ho resolem en 5’…
Àudio / videoconferència
… ho elaborem en temps real …
Blog intern
… per a la vostra informació…
Microblogging
… per si fos del vostre interès…
Espais col·laboratius
… per a compartir treballs i tasques …
Wikis
… per a mantenir la informació viva…
Fòrums
… ho debatem …

6. … una eina més que cal saber utilitzar …
Funció
Ús i bones practiques
Cultura organitzativa

7. Primera pregunta
a fer-nos
El correu electrònic és el canal més adequat
per a l'objectiu de la comunicació?

8. Una consideració inicial
Servidor de correu
Aplicació de gestió del correu
Dispositiu de treball
Plataforma
…

9. Ús i bones pràctiques
Correu
entrant
Correu
sortint

10. Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els correus electrònics
per evitar interrupcions.
Desactivar les alertes
Llegir LIFO (Last In-First Out)
Agrupar en converses
“La regla de les 4 Ds”
Aplicar regles de correu o filtres
Aplicar regles de colors a correus electrònics
Ordenar, categoritzar, marcar
Convertir (cites, contactes, tasques)
Ser executiu amb els correus executius
No 'Respondre a Tots' per defecte
Utilitzar fonts RSS
Eliminar subscripcions
Estructurar en carpetes i subcarpetes
Crear regles
Correu
entrant

11. Moments per a llegir el correu
I, què fem amb les alertes?

12. Començar a llegir
pel correu més
nou
(i no oblidem agrupar els
correus per converses)

13. “La regla de les 4
Ds”

14. … i recorda…
…si ho pots fer en
menys de 2’…

15. Tots els correus són importants?
Acoloreix
Marca
Categoritza
…

16. Categoritzem els correus?

17. Com emmagatzem
i guardem els
correus?

18. Per cert…
… el correu no és
un gestor
documental

19. Convertir els
correus en
cites,
contactes
i tasques

20. Treball amb fonts RSS

21. Podem eliminar suscripcions?

22. No “respondre
a tots” per
defecte

23. Crear
regles

24. Ser executiu
amb els correus
executius

25. Qüestionar-se les persones que han de rebre el correu enviarem
No utilitzar emoticons
No enviar fitxers adjunts pesats
La regla del ‘ui, ui, ui!’
Evitar escriure acrònims en els missatges
Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
Evitar escriure correus en majúscules i usant colors
Revisar el contingut i els destinataris del missatge abans d'enviar-lo
No dir en un correu el que no diríem ‘cara a cara’
Utilitzar recursos d'escriptura
Introduir i finalitzar un correu
Evitar distribuir informació crítica a través de correu
Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
Concedir importància al títol del Correu
Correus continguts en l'Assumpte
Correu
sortint

26. Tots han de rebre el correu?
(6MB x 7 = 42MB (+ 6MB en mis Elementos Enviados)

27. Emoticons?

28. Cal enviar el fitxer
adjunt?

29. “La regla del ui, ui,
ui…!’

30. Ús d’acrònims?

31. “Lo bueno…
… si breve…”

32. No escriguem en majúscules i colors

33. Revisem el correu abans d’enviar-lo

34. Utilitzem els recursos d’escriptura…
… i introduïm i finalitzem un correu…

35. No escriguis res
que no diries cara
a cara
Ni escriguis en
calent

36. Evitem enviar informació crítica a través del correu

37. 4 darreres
recomanacions
Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
Concedir importància al títol del Correu
Correus continguts en l'Assumpte

38. … per acabar …
Treball amb vàries adreces
de correu
Treball amb diferents
dispositius i en mobilitat
Convocatòries de reunions
Activar el ‘out of office’

39. … i recordem …
El correu és una potent eina de comunicació…
… però no és l’única

40. Referències, bibliografia
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010