Smart-Working & Future Work - Ansatz und Best-Practice Cases - Lessons Learned - Referenzcases - Das Erfolgskonzert: People, Places & Tools

1. – 1 –
We make ICT strategies work
Smart Working
Kurzpräsentation 2014

2. – 2 –
Ihre Arbeitsprozesse sind
kosteneffizient … ABER werden
Innovationskraft und Kreativität
im Keim erstickt?
Ihr Unternehmen ist global …
ABER lokale Silos verhindern
globale Zusammenarbeit.
Arbeit ist gut organisiert und
strukturiert … ABER reagiert
nicht flexibel auf Veränderungen.
Die Arbeitsumgebung unterstützt repetitive
Standardaufgaben perfekt … ABER Ihre
Mitarbeiter müssen komplexe Probleme
lösen (Standardaufgaben werden
automatisiert).
Warum ist
die Antwort?

3. Smart Working ist die Antwort – Warum?
©Detecon
– 3 –
MAXIMALE FLEXIBILITÄT Das Umfeld passt sich mit minimalen
Aufwand an Veränderungen an: Flächenbedarfe, Umfeldgestaltung und
Arbeitsprozesse folgen Markt- und Kundenbedarfen.
INNOVATION UND KREATIVITÄT Das Arbeitsumfeld wird zum
Katalysator für die Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens – Arbeitsbarrieren
entfallen, Unternehmensgrenzen und Silos werden durch den Einsatz von ICT und
agilen Arbeitsmodellen beseitigt.
VERRINGERTE KOSTEN Das Arbeitsumfeld ist situationsorientiert
gestaltet – es ermöglicht eine effizientere Nutzung der Gesamtfläche. Struktur- und
Prozesskosten sinken signifikant (bis zu 40%).
ATTRAKTIVITÄT Smart Working bietet Freiraum für die Nutzung
individueller Potenziale Ihrer Mitarbeiter – dadurch werden Talente angezogen und
gebunden.

4. – 4 –
Die Smart Working Prinzipien

5. – 5 –
PEOPLE
PLACES
TOOLS
Mobile- und nutzerorientierte ICT
Lösungen sind der Enabler für die
Umsetzung von Smart Working.
Smart Working prägt die Arbeitsweisen der
Mitarbeiter und die Führungskultur. Diese
zeichnen sich aus durch Flexibilität,
Interaktion und Eigenverantwortlichkeit.
Unterschiedliche Arbeitsprofile
erfordern geeignete Büroumgebungen,
um die Tätigkeiten der Mitarbeiter
bestmöglich zu unterstützen.
Smart Working setzt sich aus folgenden Säulen zusammen: People, Places und Tools.

6. Umsetzungsszenarien: Products & Innovation (Darmstadt)
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 Konzeption „SmartWorking“ für
Konzernstrategie Deutsche Telekom
Human Resources
 Implementierung situationsorientiertes
Arbeitsplatzkonzept als Blueprint der
Smart Working-Arbeitswelt der
Telekom
 Verankerung der praktischen
Erfahrungen und theoretischen
Komponenten im Smart Working
Framework
 Holistischer Gesamtangang mit allen
beteiligten Funktionen (IT, Real
Estate, HR)
 Best Practice Mitarbeiterintegration
 Gesamtprojektverantwortung in
Planung, Gestaltung und Ausführung
 Zeitraum: Sep 2012 – Apr 2013
Konzeption und Umsetzung der Funktionen Leistungsumfang
 People: Implementierung von
Vertrauensarbeitszeit und
ergebnisbezogener Führungskultur
 Places: Design von flexiblen,
situationsorientierten Arbeitswelten mit einer
Sharing Quote von 1,3 in einem HR Umfeld
 Tools: Zusammenarbeit über alle
Hierarchiegrenzen hinweg in Kombination
mit einheitlicher mobiler IT-Ausstattung inkl.
„bring your own device“

7. – 7 –
©Detecon
Umsetzungsszenarien: Products & Innovation (Darmstadt)

8. Umsetzungsszenarien: Detecon (Köln)
©Detecon
– 8 –
 Konzept „New Work“ bei Detecon
 Übernahme der Schnittstellen zu
Stakeholdern, insb. Facility
Management
 Steuerung von Kreativagenturen für
die Büroausstattung , Kunstagentur
 Übernahme von Programm-
Managementprozessen
 Methodische Erfassung aller Risiken
und Nachhalten
 Sozialpartnermanagement
 Zeitraum: Okt 2010 – Juli 2012
 Kernteam: 10 Detecon Mitarbeiter aus
allen Bereichen, Projektleiter: 1
Managing Consultant zu 100%
Konzeption und Umsetzung der Funktionen Leistungsumfang
 Pool Büros / Desk Sharing: Netzwerk-
basierter Arbeitskonzepte zur Sicherstellung
einer hohen Produktivität (Non Territorial
Konzept für Berater 1: 1,8)
 Kunstkonzept: Förderung neuer Ideen und
Ansätze durch ein inspirierendes Umfeld
(1:10)
 Smart Office Konzept: Pool-Arbeitsplätze
sowie Parkplätze lassen sich in
sekundenschnelle buchen
 Neue HR Instrumente: z.B. Performance
Management
Places
Tools / People
Auszeichnung des
Office- und Kunstkonzept
vom renommierten „Art
Directors Club" Berlin

9. – 9 –
Kommunikationsbereiche - Stagedesign
Rezeption / Eingang Arbeitsbereiche / Pool-Office
©Detecon
https://www.youtube.com/watch?v=vf83TzJxyRQ
Umsetzungsszenarien: Detecon (Köln)

10. Umsetzungsszenarien: T-Systems Schweiz (Zollikhofen)
©Detecon
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 Konzept „T-One“ bei T-Systems CH
 Zusammenlegung von mehreren
Gebäudeteilen
 Implementierung situationsorientiertes
Arbeitsplatzkonzept und
Nutzungsbeschreibung
 Gestaltung eines vollumfänglichen
Clean-Desk Konzepts
 Definition von Flächennutzungsregeln
 Zeitraum: Jul 2009 – Dez 2009
Konzeption und Umsetzung der Funktionen Leistungsumfang
 Effizienz: Nutzung von standardisierten
Arbeitsplätzen in Kombination mit einer
Desk Sharing-Quote bis 1,5
 Produktivität: Offene und inspirierende
Gestaltung für situationsorientiertes
Arbeiten
 Kultur: Hohe Integration der Mitarbeiter in
Konzept und Design des Projekts zur
Steigerung Mitarbeiterzufriedenheit
 Clean Desk: Die Implementierung eines
umfassenden Clean-Desk Konzept in
Kombination mit einem gefestigten
Sicherheitskonzept sichert die
Implementierung von Desksharing.
Places
Tools / People

11. – 11 –
Kommunikationsbereiche -
Meetingsituationen
Caddygarage Arbeitsbereiche / Pool-Office
©Detecon
Umsetzungsszenarien: T-Systems Schweiz (Zollikhofen)

12. Umsetzungsszenarien: Shared Services, E.ON (Berlin)
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 Mobilisierung von 480 Mitarbeitern im
Rahmen des Standortwechsels der
EON Business Services in Berlin
 Projektorganisation und Moderation
auf Basis agiler Werte
 Crossfunktionaler Angang mit allen
beteiligten Funktionen (IT, Real Estate
und Botschafter aus betroffenen
Bereichen)
 Verankerung der praktischen
Erfahrungen und theoretischen
Komponenten für Desk Sharing
 Gewährleistung der Business
Continuity
 Projektberatung in Konzeption,
Ausführung und Evaluation
 Zeitraum: Dez 2013 – Mai 2014
Konzeption und Umsetzung der Funktionen Leistungsumfang
 People: Veränderung von Standort (Integration Berlin und Potsdam)
und Kultur (von Zellenbüros zu offener Landschaft)
 Places: Best Practice Mitarbeiterintegration bei Gestaltung einer
offenen Bürolandschaft
 Tools: Desksharing-Pilotbereiche mit einer Sharing Quote von 1,3
und unterstützendes Arbeitsplatzbuchungssystem

13. ©Detecon
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Setup Konzeption Realisierung Evaluation
 Strategiefestlegung
 Definition Zielsetzung und
Smart Working-Prinzipien
 Zusammenstellung
crossfunktionales
Mobilisierungsteam
Unsere Leistung: Frühe und kontinuierliche Fokussierung auf die zukünftigen Nutzer
stellt den reibungslosen Übergang zu Smart Working sicher.
Analyse
Ungewissheit und Vorurteile nehmen, Veränderung positiv besetzen,
kontinuierliche Rückkopplung der Nutzeranforderungen ins Projekt.
 Analyse der Anforderungen
(Arbeitssituationen, Mobilität,
Kommunikation, IT- und
Medientechnik)
 Einbindung Sozialpartner
 Konzeption Zielfläche, IT-
und Medienausstattung
 Entwicklung Führungs- und
Verhaltensregeln
 Vorbereitung
Realisierungsphase
 Umsetzung
Evaluationskonzept und
Optimierungsmaßnahmen
 Etablierung
kontinuierlicher
Verbesserungen
 Umsetzung Fläche, IT- und
Medientechnik
 Einführung Führungs- und
Verhaltensregeln
 Sicherstellung Business
Continuity
Schematische Darstellung

14. Unser Smart-Working Team: Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Detecon International GmbH
Sternengasse 14 - 16
50676 Köln Germany
Mobile: +49 151 162 151 96
Marc.Wagner@detecon.com
Interesse?
smart-working@detecon.com
Thomas Koegler
Deutsche Telekom
Smart-Working
Expert
Lars Guillium
Deutsche Telekom
Agilität & SCRUM
Head of Agility Mgmt
Lars Attmer
Detecon International
Future Work Expert
Junior Partner &
Topic Lead Future Work
Björn Ruland
Deutsche Telekom
Smart-Working Expert
Vice President HR
Projects
Marc Wagner
Detecon International
Transformationsmanagement
Partner &
Global Lead Transformation &
People Management

15. Smart
Working
Cube
People
Smart
Working
Cube
Interesse?
Smart-working@detecon.com
Places
Tools
Der Smart Working Cube
(1) Ausschneiden
(2) Zusammenfalten
(3) Verstehen

16. verant-
wortlich
attraktiv
flexibel
innovativ
interaktiveinfach