2. Goede bijeenkomst in 7 stappen
1. beantwoord het waarom
2. maak een ontwerp
3. uitnodigingen
4. locatie, locatie, locatie
5. bouw op en volg op
6. tijdens de bijeenkomst
7. aankleding
2
3. 1. het waarom
Beantwoord de volgende vragen:
• wat is het doel of nut van het de bijeenkomst?
• wat heb je als het voorbij is?
• wat levert het deelnemers op?
Een bijeenkomst is een stap in een proces, ofwel
start proces: punt markeren, enthousiasme creeren
proces afronden: succes claimen, eindproducten opleveren
processtap nemen: verkennen, verdiepen, testen, implementeren
3
4. 2. het ontwerp
Een paar aandachtspunten:
• In beginsel: co-creatie gaat voor zenden
• Externe spreker: wat voegt deze toe, aan de reeds aanwezige
kennis?
• Dagvoorzitter: bij voorkeur iemand uit de eigen groep, en
anders gaat kennis en inhoud voor de grote naam zonder
kennis.
• Omvang: kies bewust voor groot of klein, groot is niet altijd
wenselijk en een co-creatie sessie hoeft niet perse klein te zijn.
• Tijd: plan je programma ruim
4
7. 3. uitnodigen
• verleid met de tekst, vermijd zakelijk en ambtelijk taalgebruik
• persoonlijk uitnodigen: individueel mailen, uitleggen waarom je
hem of haar erbij wilt hebben
• ga op zoek naar de juiste mensen: de inhoudelijk betrokkenen
boven de coördinatoren. Veel werk, levert later op
• nodig 3 x uit (mail niet op vrijdagen, liefst vroeg in ochtend):
– 6 wk ervoor: save the date,
– 1 wk: het programma
– 3 dagen: reminder met deelnemerslijst
• verspreid uitnodiging via je netwerk, ambtenaar 2.0, twitter,
relevante linkedin groepen
7
8. samen eten na afloop: open uitnodiging
8
DSA
Slimme
Steden
event,
6
februari
2013,
Pakhuis
de
Zwijger
9. 4. locatie, locatie, locatie
• de plek zet de toon
• ga voor lichte, informele plekken
• kies een plek die past onderwerp:
– een brede school,
– bibliotheek,
– zorginstelling,
– buurttheater,
– bedrijf,
– co-werkplek
• denk aan goede bereikbaarheid
met OV en auto
9
10. in een voormalig zwembad
10
DSA
Conferen-e,
22
september
2011,
Theater
de
Regentes
13. 5. bouw op
• betrek mensen bij de
voorbereiding
• start een discussie online om
de onderwerpen voor te
bereiden
• stuur thema gerichte
berichten en filmpjes als
opwarmers
• stuur met regelmaat updates
uit, via site en sociale media
13
14. 6. volg op
• bedank de deelnemers binnen 5 dagen
• link met ze op linkedin via persoonlijke boodschap
• stuur ze uitnodiging voor dsa.pleio.nl en volg ze op twitter
• maak verslag op hoofdpunten, met flink wat foto’s erbij en de
actiepunten voor iedereen
• vertel wat de volgende stap is en nodig ze daar meteen voor
uit
• voor je zelf: verwerk de deelnemerslijst goed (gegevens
iedereen compleet maken)
14
15. 7.tijdens de bijeenkomst
• meld # hashtag en wifi paswoord
• heet welkom: fijn, dat je tijd genomen hebt....., hoop dat je..
• checkin: verzin een goede manier voor de voorstelronde
– kort naam en organisatie, en vertel een anekdote in relatie
tot thema van vandaag
– bij grote groep, stel vragen (wie is van, heeft weleens..) en
laat mensen hand opsteken
• houd de tijd strak in de gaten
• ben een host, ofwel de gastheer/dame (voldoende drinken,
komt iedereen aan bod, sfeer ect.)
15
17. 8. aankleding
• informele zaalindeling: geen theater of grote U, beter is
meerdere kleinere tafels of losse stoelen zonder tafel
• zet grote pot snoep neer bij aankomstafel (vb Hema pot)
• zorg voor vers brainfood aan tafel: muffins, koeken, fruit,
nootjes (geen fabriekscake)
• naast koffie en thee, ook sapjes en fris
• bloemen voor sfeer: geen dure ingewikkelde boeketten maar
gewoon een paar bossen tulpen of zonnebloemen
• DSA materiaal: banieren, flyers, kaartjes, flesjes
17
18. Beelden via Idea VJ-s
18
DSA
Conferen-e,
22
september
2011,
Theater
de
Regentes
19. DSA stadsgidsen = hostess
19
DSA
Conferen-e,
22
september
2011,
Theater
de
Regentes
