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CURSOE
ADMINISTACIÓN DE ALMACÉN
DE OBRA

UNIDAD DE APRENDIZAJE 2
Evaluar los planos y elabora la memoria descriptiva de la obra.
USO DE FORMATOS PARA
CONTROL FÍSICO

CONCEPTOS BÁSICOS
Los documento Administrativos de almacén tienen información en soporte material o por
medios electrónicos, que cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y
de las personas que han intervenido. Aunque existe una gran variedad de tipos de
documentos, normalmente sólo se emplean unos pocos, cuyo formato incluso varía según
la empresa que lo adopte, aunque existen ciertos datos que han de aparecer en ellos de
forma obligada.
Algunos Documentos Administrativos de Almacén:
1. Cuadro de Necesidades
2. Tarjeta de Control Visible
3. Guías de Requisición
4. Guías de Remisión
5. Vales de Combustible
6. Partes Diarios de Maquinaria
CURSO VIRTUAL: ADMINISTRACION DE ALMACEN DE OBRA
UNIDAD 02: USO DE FORMATOS PARA CONTROL FISICO

CUADRO DE NECESIDADES
El Cuadro de
Necesidades
constituye un
documento de
gestión
indispensable para la
programación de las
necesidades
requeridas por la
Obra, para la
realización de las
actividades que
darán cumplimiento
al logro de los
objetivos.

Controla en unidades físicas el movimiento y
saldo de cada bien almacenado. Es de uso
exclusivo del almacenero y permanece junto
al grupo de bienes que se encuentran
registrados.
Se deberá tener una Tarjeta de Control
Visible de Almacén por cada material que
tengan las misma característica.
Ejemplo:
Fierro de 1”  01 Tarjeta de Control.
Fierro de 3/4”  01 Tarjeta de Control.
TARJETAS DE CONTROL VISIBLE

GUÍAS DE REQUISICIÓN DE ENTREGA
DE MATERIALES EN OBRA
La requisición de
materiales también se
llama solicitud de
materiales. Es una hoja
especial que
generalmente se hace por
triplicado, exigida por el
almacenista para entregar
la materia prima con
destino a un trabajo
específico.

GUÍAS DE REMISIÓN – RECEPCIÓN DE BIENES
Guía de Remisión –
Recepción de Bienes:
Constituye un documento
fuente que se utiliza y
sustenta el traslado de los
bienes y/o materiales a
diferentes destinos y forma
parte del sistema de control
de los almacenes,
permitiendo la identificación
de actividades que se
puedan estar realizando.

NOTA DE PEDIDO – VALES DE COMBUSTIBLE
Se usa como medio de
pago o autorización para
retirar algún combustible,
gasolina, diésel y
otros combustibles en las
estaciones de servicio o
almacenes.

PARTES DIARIOS DE MAQUINARIAS Y EQUIPOS
Es un registro el cual detalla las actividades
realizadas por las maquinas y/o equipo, estas son
controladas en horas trabajadas y se detalla el
avance del Horómetro. El parte se entrega al
finalizar la jornada al personal responsable firmado
por el controlador y/o de las horas trabajadas.
Un Horómetro es un dispositivo que registra el
número de horas en que un motor o un equipo,
generalmente eléctrico o mecánico ha funcionado
desde la última vez que se ha inicializado el
dispositivo. Estos dispositivos son utilizados para
controlar las intervenciones de
mantenimiento preventivo de los equipo.

MAQUINARIAS DE UTILIZACIÓN FRECUENTE EN OBRAS QUE
SON CONTROLADAS POR HORA MÁQUINA / DÍA.
Compresora Neumática
Mezcladora Tipo Tolva
Mezcladora Tipo Trompo
Plancha Compactadora

MAQUINARIAS DE UTILIZACIÓN FRECUENTE EN OBRAS QUE SON
CONTROLADAS POR HORA MÁQUINA/ DÍA.
Winche Eléctrico
Cargador Frontal
Rodillo Neumático
Vibradora de Concreto

APLICACIÓN AL ALMACÉN
Una correcta organización de los documento de los almacenes es esencial para garantizar el
buen funcionamiento de todos los procesos. Conocer los niveles de stock, las fechas de
entrada y salida de los materiales, la preparación de herramientas y materiales o el
cumplimiento de llegada de materiales son algunas de las gestiones que necesitarán estar
acreditadas por documentos de control.
La solución más extendida para cubrir estas necesidades son los formatos aplicados en
almacén de obra, que permite gestionar tanto los procesos administrativos como los
operacionales.
Actualmente y con las tecnologías que incluye la industria 4.0 en el sector de la industria es
habitual utilizar este sistema para la automatización de los almacenes, de modo que se
reducen los errores y aumenta la productividad de la cadena de abastecimiento.
A continuación explicamos qué tipo de documentos son necesarios en los almacenes y qué
funciones tiene cada uno de ellos.

APLICACIÓN AL ALMACÉN
Documentos de los almacenes
La anotación oportuna de todas las
operaciones realizadas en un almacén es
vital para la buena gestión de una
empresa. La única manera de registrar
estas operaciones es a través de
documentos, que precisan de todos los
datos pertinentes a su ejecución. Estas
soluciones de software permiten
automatizar la recogida de la información
y facilitan el acceso a los datos en
cualquier momento y desde cualquier
lugar, ofreciendo agilidad a los procesos.
Estos son algunos de los documentos
primarios que se utilizan para registrar las
actividades dentro de un almacén:

CONTROL EFECTIVO DE MATERIALES
El Control Efectivo de los Materiales, representa un asunto de especial interés
para la entidad o empresas, por cuanto, se trata de la materia prima que una
vez procesada dará paso a los productos terminados que necesita la obra para
desarrollar sus actividades y dar cumplimiento a la ejecución de sus partidas.
En consecuencia, dicho control de materiales debe significar para la obra una
herramienta de gestión de los costos con miras a desarrollar una metodología
de registro sistemático, planificado y minucioso sobre la materia prima, dicho
instrumento podría ser utilizado por los responsables de la obra, como un
sistema de información en el ámbito contable, administrativo, gerencial y
operativo, pudiendo garantizarse así la optimización del uso de los mismos en
el proceso de ejecución.
De este modo, el uso de un exhaustivo control de materiales garantizará a la
obra un registro detallado de la materia prima utilizada en el proceso
productivo, y por tanto, debe contribuir al aseguramiento de la calidad de los
materiales adquiridos por la organización para el desarrollo de su proceso
constructivo.

TOMA DE INVENTARIOS
Toma de inventario
Procedimiento que consiste en verificar físicamente “in situ” los bienes con
que cuenta cada una de las Áreas del Almacén general o periférico, con la
finalidad de asegurar su existencia real y de contar con información
actualizada y permanente.
Clases de inventario
1. Inventario Físico General
2. Inventario por Ambientes

CLASES DE INVENTARIOS
Inventario Físico General
Es la relación de bines con que cuenta la Obra,
que se encuentran en uso; expresa la cantidad
de bienes, debidamente valorizados. Se realizar
anualmente o como lo designen los
Responsables del Área, para su conciliación con
el Área Contable para la consolidación en los
Estados Financieros.
Inventarios por Ambientes
Constituye la verificación física de todos los
bienes que se encuentran en Áreas
especificas del Almacén esta constatación
deberá practicarse periódicamente, por el
personal a cargo del área que utiliza los
Bienes. Forma parte del inventario Físico
General.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO DE
EXISTENCIA DEL ALMACÉN
Las condiciones previas a este proceso de toma de inventario serán las
siguientes:
1. Bloqueo del internamiento de bienes recepcionados durante el
periodo del inventario, estos quedaran temporalmente en la zona de
recepción y serán internados una vez concluido el inventario.
2. Despacho de materiales y equipos correspondientes a pedidos
comprobantes de salida pendientes de atención.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO DE
EXISTENCIA DEL ALMACÉN
3. Comunicar con la debida anticipación a todas las
unidades orgánicas de la mini sobre el inicio del
inventario del almacén central indicando la suspensión
de recepción de todo tipo de pedidos por un periodo
prudencial antes del inicio del inventario.
4. Ordenamiento del almacén debiéndose considerar los
siguientes aspectos:
1. Tarjetas de control o kardex deber estar ubicados
en lugar visible y estar al día
2. Resumen de movimiento del almacén
3. El equipo de verificadores serán dotados de
medios adecuados como catálogos, winchas ,
balanzas, etc. Que les permita certificar las
medidas, denominaciones, pesos, códigos, etc., de
cada uno de los bienes que se estén verificando.

PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
DE EXISTENCIA DEL ALMACÉN
5. Forma para la toma de inventario
La forma es el barrer, se tomaran el inventario de
todos los bienes, sin excepción alguna,
almacenados en el almacén central, como de los
almacenes periféricos, constatando la veracidad de
las existentes reales, sin importar su ubicación.
6. Del informe final
Concluida la verificación física de los bienes
existentes en el almacén; el equipo de inventario
conciliara con el resumen del movimiento del
almacén, existentes en el mismo almacén para
determinar los sobrantes y faltantes y presentara el
informe respectivo ante la comisión de inventario
asignada para este fin.

OPERACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
La organización de materiales en el almacén responde a una de sus
características intrínsecas, puesto que la estancia de los productos dentro
del almacén es temporal y todo lo que entra en la instalación ha de volver
a salir. Esta operación en el almacén puede ser simple o complejo,
dependiendo de cada Obra, de las operaciones internas que se lleven a
cabo con los materiales, de la cantidad de esta y de la forma de moverla.
Flujo de Administración de los Materiales

La orden de compra es un documento que emite
el Comprador para pedir mercaderías al
Vendedor, indicando cantidad, detalle, precio,
condiciones de pago y forma de entrega. El
vendedor deberá conservar el documento original
y el comprador el duplicado.
Es útil para el Comprador para saber el tipo y la
cantidad del gasto, y para el Vendedor para poder
preparar el pedido y hacer facturas en caso de
aceptar el pedido.
Cuando el proveedor acepta dicha orden de
compra, existe inmediatamente un contrato entre
las dos partes.
ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE SERVICIO
La orden de servicio es un
documento para facilitar la
comunicación entre el gestor y su
colaborador. Una orden de
servicio contiene toda la
información necesaria para que el
empleado entienda
el servicio que debe realizarse

Dependencia del Solicitante: Lugar y Fecha :
AFECTACION PRESUPUESTAL Pedido No.
Solicito Entregar a: Cta. Mayor Programa Salida No.
con destino a :
Codigo Cantidad No.de Serie Unitario TOTAL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
Equipo de Gasto de Bienes en
Oficina S/. Operación Depósito S/.
Equipo de Gasto de Pedidos en
Transporte Operación S/. Tránsito S/.
Maquinaria Gasto de
Equipo S/. Operación S/.
Fecha
Jefe de Almacen
Código de la
Dependencia
SOLICITADO
Sub Programa
ARTICULO
Reglones
D e s c r i p c i ó n
Unidad de
Medida
DESPACHADO
Clasifcación
ESPECIFICACIONES
Marca
Of. Ejec. Abastecimiento y Gestion Patrimonial Recibí Conforme
Solicitante
VALORES
Formulario utilizado hasta el renglón
E N L E T R A S
xxxxxxx( xxxxxxxxx
TOTAL
Cantidad
Despachada
Documento que sustenta
la salida de los bienes y/o
materiales del Almacén
Central con destino al
usuario final; es decir,
formaliza la distribución
de los bienes y/o
materiales que se
encuentran internados de
manera temporal en el
almacén.
PECOSAS

APLICACIÓN DE PRÁCTICA N° 02
1. Elaborar un kardex y Reporte de Guía de Requisión Diario con los siguientes datos:
Se tiene actualmente 11/04/20 en almacén de obra 1500 bls de cemento.
El día 15/04/20 ingreso con Guía de Remisión N°041, 500 bls de cemento.
El día 12/04/20 salió de almacén 200 bls de cemento para vaciado de plataforma.
El día 12/04/20 ingresó a almacén 5 bls al finalizar la jornada.
El día 12/04/20 salió como préstamo a otra obra 100 bls de cemento
El día 15/04/20 se uso para vaciado de cimentación con 150 bls de cemento
El día 15/04/20 se interno 7 bls de cemento a almacén como saldo del dia.

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