Illustrazione, nell'ambito di un corso di formazione sul ruolo dei dirigenti ARPAT, dell'importanza della comunicazione nel loro lavoro quotidiano [gen-2014]

1. 1
Il ruolo dei dirigenti
La comunicazione
Marco Talluri
Corso di formazione
Firenze, 8 gennaio 2014

2. Non si può non comunicare
• “…comunque ci si sforzi, non si può non
comunicare. L’attività o l’inattività, le parole o
il silenzio hanno tutti valore di messaggio:
influenzano gli altri e gli altri, a loro volta, non
possono non rispondere a queste
comunicazioni e in tal modo comunicano
anche loro.” (Paul Watzlawick)

3. La legge 30/2009
Art. 5 fra le attività istituzionali fondamentali:
c) attività di elaborazione dati, di informazione e conoscenza ambientale,
come definite all’artico
Art. 9
• 1. Le attività di cui all’articolo 5, comma 1, lettera c), consistono nella
raccolta, nell’organizzazione ed elaborazione dei dati acquisiti
nell’esercizio delle attività istituzionali di cui agli articoli 5 e 10 o
comunque ad altro titolo detenuti e validati. Esse sono finalizzate a fornire
agli enti di cui agli articoli 5 e 10 un quadro conoscitivo che descriva le
pressioni, le loro cause, gli impatti sull’ambiente ed il suo stato, ed a
garantire un’informazione ambientale oggettiva al pubblico anche ai
sensi del decreto legislativo 19 agosto 2005, n. 195 (Attuazione della
direttiva 2003/4/CE sull’accesso del pubblico all’informazione ambientale).
3

4. • L’informazione ambientale è un diritto
dei cittadini
• Per ARPAT è un dovere diffondere
l’informazione ambientale disponibile
– Convenzione di Aarhus, sull'accesso alle informazioni, la
partecipazione del pubblico al processo decisionale e l'accesso
alla giustizia in materia ambientale
– Direttiva 2003/4/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del
28 gennaio 2003, sull'accesso del pubblico all'informazione
ambientale
– D.Lgs.195/2005 sull'accesso del pubblico all'informazione
ambientale

5. Obiettivo strategico ARPAT in merito alla
informazione ambientale
• Mettere a disposizione di tutti (istituzioni, imprese,
associazioni, cittadini) informazioni (notizie,
approfondimenti, report) e dati ambientali derivanti dalle
nostre attività istituzionali (monitoraggio e controllo,
supporto) in modo:
• tempestivo
• completo - esauriente
• facilmente fruibile
• facilmente comprensibile
5

6. Potenzialità di comunicazione
• L’Agenzia ha notevoli potenzialità di comunicazione.
Spesso si vive una condizione quasi frustrante, di depositari di dati
- che sono il frutto di un duro e qualificato lavoro quotidiano - che poi
sono utilizzati da altri (ad esempio Legambiente) per promuovere
iniziative eclatanti.
• Sono gli stessi operatori di ARPATche hanno bisogno di dare un senso
compiuto al proprio lavoro, ed è poi l'Agenzia come insieme di coloro
che ci lavorano, che ha bisogno di costruirsi una immagine, una
autorevolezza che non può prescindere dal "far sapere" le cose
pregevoli e qualificate che fa.
• Fermo restando i corretti rapporti con i committenti (in primo luogo la
Regione Toscana), va considerato che comunque ad un certo punto
questi dati sono forniti ai terzi che lo richiedono in forza della normativa
sulla trasparenza, e quindi può e deve essere compiuta un’azione di
comunicazione “attiva”.

7. Regolamento di organizzazione
• Art. 5 – I Dirigenti
e) mantengono un atteggiamento, nei rapporti con
soggetti ed organismi esterni improntato alla trasparenza
ed alla tutela e difesa dell’ immagine dell’Agenzia;
f) assicurano la circolazione delle informazioni che
attengono alle attività di cui hanno la responsabilità;
7

8. Per comunicare all’esterno occorre prima
comunicare all’interno
• Un’organizzazione aperta e trasparente, in grado di
comunicare, e quindi di dialogare con l’esterno, deve
essere prima di tutto in grado di comunicare al
proprio interno. (comunicazione calda e fredda)
• Solo recentemente ha iniziato a diffondersi questa
consapevolezza, sia nelle imprese che nella pubblica
amministrazione, prima si comunicava solamente con
le disposizioni e poi ci pensavano i sindacati e le voci
di corridoio…

9. Comunicazione interna
PO SGQ.99.011 - Realizzazione delle attività di comunicazione e informazione
L’Agenzia si organizza per assicurare una comunicazione interna rivolta al
proprio personale orientata a rispondere alle seguenti caratteristiche: informare
i dipendenti prima dei pubblici esterni; tempestività; veridicità e obiettività
delle notizie diffuse; chiarezza e semplicità; continuità e sistematicità. (…)
Gli strumenti a disposizione dell’Agenzia per diffondere e sviluppare la
comunicazione interna sono: la rete Intranet, il sistema archivistico-
documentale, la posta elettronica, newsletter, il sito web, le riunioni interne, le
comunicazioni scritte e le comunicazioni orali. (…)
I Responsabili delle strutture assicurano la diffusione al personale dei
documenti a carattere informativo attraverso i mezzi sopra indicati.
Tutte le comunicazioni sono predisposte adottando un linguaggio rispondente
alle direttive sulla semplificazione del linguaggio dei testi amministrativi
9

10. Omnibus
PO SGQ.99.011 - Realizzazione delle attività di
comunicazione e informazione
• OMNIBUS è strutturata secondo l’organizzazione
dell’Agenzia, riflettendo quindi l’articolazione in Direzioni,
Strutture territoriali, Settori e Unità operative.
• Responsabile di ogni sezione di Omnibus è il responsabile
della Struttura/Settore a cui afferisce, che ne assicura il
costante aggiornamento. I diritti per l’aggiornamento delle
varie sezioni sono assegnati dallo SCID su indicazione dei
relativi responsabili.
10

11. Rapporti con la stampa
11

12. Analisi quotidiana stampa
• Invio quotidiano a tutti della Rassegna Stampa
• Richieste di chiarimenti
• Sforzo Agenzia rispondere puntualmente su
ogni inesattezza/attacco nei confronti
dell’Agenzia
• Importanza tempestività
12

13. Rapporti con la stampa
Circolare del Direttore generale n .7 del 19/06/2013
“Diffusione notizie sulle attività svolte dall’Agenzia”
• Com’è noto, ai sensi della L.R. 30/2009, ARPAT ha il dovere
di garantire al pubblico l’informazione ambientale raccolta
nello svolgimento delle proprie attività istituzionali. Per
questo, sin dal mio insediamento, sono stati forniti indirizzi e
regole specifiche che hanno favorito l’espletamento di tale
dovere, con buoni risultati all’immagine dell’Agenzia.
• Tuttavia, al fine di garantire che la diffusione di notizie
relative alle attività svolte da ARPAT avvenga nel pieno
rispetto del suo mandato istituzionale, ritengo opportuno
disporre quanto segue:
13

14. • 1. ogni attività di comunicazione agli organi
dell’informazione/comunicazione di massa,
nonché la pubblicazione di notizie sul sito
internet istituzionale o nell’ambito della
newsletter ARPATNEWS, deve avvenire
esclusivamente a cura dei Responsabili delle
strutture competenti, previa valutazione della
Direzione tecnica e specifico assenso del
Direttore generale;
14

15. • 2. il dovere di comunicare e informare è in
primo luogo da rivolgere nei confronti degli
enti istituzionali di riferimento dell’Agenzia e
per questo, dei fatti oggetto delle notizie,
devono essere preliminarmente informati i
suddetti enti, ed in particolare, Province e
Sindaci che, come è noto, sono anche la
massima autorità sanitaria, oltre che le aziende
ed i soggetti interessati dalle attività di
ARPAT;
15

16. • nel caso di richieste di accesso alle informazioni ambientali,
fermo restando il dovere dei responsabili dei procedimenti di
accesso di provvedere alle stesse, nei tempi e con le modalità
previsti dal Regolamento ARPAT in materia di procedimento
amministrativo e per l’esercizio del diritto di accesso ai
documenti amministrativi ed alle informazioni ambientali
(Decreto D.G. n. 201/2012), deve essere altresì valutata
l’importanza delle informazioni richieste, al fine di provvedere
alla diffusione delle medesime, laddove ritenute di interesse
generale (come previsto dall’art. 45, co. 2, lett. c del citato
Regolamento), nel rispetto delle disposizioni di cui ai
precedenti punti 1 e 2.
16

17. Informazione al pubblico
• Sforzo Agenzia per mettere a disposizione
informazioni ambientali, soprattutto attraverso
sito Web: quasi 800 notizie pubblicate nel
2013, di cui circa un terzo relative ad attività
svolte dall’Agenzia sul territorio.
• Importante avere notizie in modo tempestivo
di quello che accade, dei nostri interventi: il
caso delle emergenze
17

18. Comunicazione ed emergenze PO SGQ.99.009
18

19. 19

20. I report delle attività di monitoraggio e quelli
delle attività di controllo (Decreto DT n.2/2011)
20

21. Le relazioni di sintesi delle attività di controllo
• Sempre di più saranno oggetto a pubblicazione
(vedi Piano attività 2014 che prevede di
“assicurare la diffusione sistematica sul Web
degli esiti dell'attività di controllo a partire da
Grandi opere e AIA”
• Essenziale che anche questi documenti siano
redatti in modo comprensibile e coordinato,
come è stato fatto per quelli sul monitoraggio
21

22. Le relazioni con il pubblico
IO SG.99.001 - Gestione dei contatti con il pubblico”
22

23. I reclami
PG SG.08 - Gestione dei reclami e dei suggerimenti
23

24. Gli esposti
IO SG.99.008 - Gestione degli esposti
24

25. 25