Departamento de sistemas y procedimientos, importancia, funciones, características

1. DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Realizado por:
María Elena
Martínez Ramírez
CI:25.952.140
Sist. Y Proc.
AdministrativosSan Cristóbal, Junio 2017

2. EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
Es un conjunto de funciones y pasos ejecutados por la dirección
para que su trabajo sea desempeñado con mayor eficiencia,
efectividad y economía. Es una función encaminada al análisis
de los planes de acción colectivos del personal, de los
procedimientos y de las formas y equipo con el fin de ayudar a la
administración en la simplificación y estandarización de las
operaciones.
Se encarga de conocer los problemas organizativos, en sus aspectos
estructurales y de procedimientos, que surjan de la adecuación de los
diversos sistemas formales a los objetivos determinados por la
dirección superior, y proponer las soluciones que correspondan para
mejorar el grado de eficiencia que aquellos posean, apoyándose en
las técnicas específicas corrientes, por propia iniciativa, por encargo
de algún sector directivo o dentro de un plan general de trabajo.

3. FUNCION DEL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS.
Se encarga de proveer información además de los medios necesarios para manipularla, es el
departamento. Que ayudado por el equipo de computo, es capaz de convertir simples datos en
información. Es el encargado, de satisfacer las necesidades y preparación computacional a todos los
miembros de una empresa, es el responsable de ofrecer soluciones informáticas y el equipo necesario
para su implementación.
La distinción entre funciones y tareas puede centrarse en que las primeras competen al órgano desde
el punto de vista rigurosamente técnico, en tanto que las segundas quieren expresar cómo hacer
operativas tales funciones.
Las funciones inherentes al área de sistemas y procedimientos son las que se detallan a continuación:
 Instalación y configuración de ordenadores centrales (proxies)
 Altas y bajas de usuarios
Instalación y configuración de software
Mantenimiento de los discos de usuarios
Copias de seguridad de los datos (back up)
Instalación y configuración de servicios (web, email. Ftp)
Diseño y configuración de la red.
Estudio de la estructura.
Análisis de funciones.
Estudio de los procedimientos.

4. IMPORTANCIA DEL DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
El departamento de Sistemas en una empresa es una parte muy importante,
mediante el cual se mantiene una eficiencia en los labores de cada uno de los
empleados, administrativos e incluso a los clientes. El beneficio de este
departamento se ve reflejado en la notable reducción de tiempo y de costos
para las empresas e instituciones.
Los siguientes roles del departamento de sistemas en una empresa los iremos
analizando uno por uno.
• 1. Programación aplicaciones
• 2. Soporte a usuarios
• 3. Administración de la red
• 4. Administra usuarios
• 5. Respaldo de información
• 6. Licenciamiento

5. ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR EL DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS.
Las labores del departamento de sistemas y procedimientos se desarrollan las siguientes actividades
PROCEDIMIENTOS:
Elaboración de instructivos de procedimientos, o sea el planteamiento por escrito de cómo realizar el trámite.
Todos los instructivos de procedimiento de una institución, o de un área concreta de esta, se unen para
formar lo que se conoce como manual de operación o procedimientos. En el instructivo de procedimientos es
importante: las políticas y los formatos.
ORGANIZACIÓN:
Funciones básicas para la institución para lograr los objetivos y se diseña una estructura que vaya acorde con
las necesidades de la empresa. La estructura es el organigrama, se deben asimilar las cargas de trabajo todo
lo anterior se denomina como manual de organización.
INFORMÁTICA:
Se analiza la viabilidad de los manuales, ya sean mecanizados o electrónicos, proponer alternativas de
solución Dar soporte técnico a los sistemas automatizados, mantener y desarrollar programas de
procesamiento de información.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA:
 Aquí se evalúa la capacidad administrativa de todos los niveles.
 Aquí se descubre lo puntos de peligro, se resaltan las oportunidades y eliminar desperdicios.
 Que las políticas y procedimientos se cumplan.
 Estudiar nuevas ideas para mejorar.
SERVICIOS COMPLEMENTARIOS:
 Definición del equipo que facilite la realización del trabajo.
 Uso de microcomputadores que revelan el trabajo del ser humano.
 Aprovechamiento del espacio.

6. CARACTERÍSTICAS DEL DEPARTAMENTO DE
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
AUTORIDAD
Para que el departamento pueda ejercer bien su función, debe tener
autoridad de tipo staff, es decir, sirve y asesora al resto de
departamento.
POSICIÓN JERÁRQUICA:
Depende del alcance que se quiera dar a los estudios del
departamento, a mayor nivel, mayor será el área que cubra y
RELACIONES CON OTROS DEPARTAMENTOS:
Sin importar el nivel que se encuentre, el departamento de sistemas y
procedimientos requerirá mantener relación permanente.
• Informática.
• Organización
• Auditoria Administrativa.

7. VENTAJAS QUE SE OBTIENEN POR EL
DEPARTAMENTO DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS
 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios
papeles y relaciones pertinentes.
 Facilita el estudio de los problemas de la organización.
 Logra y mantiene un sólido plan de organización
 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.
 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.
 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.
 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.
 Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las
normas, etc.
 Evitan discusiones y mal entendidos de las operaciones
 Aseguran continuidad y cogerencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.
 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

8. IMPORTANCIA DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN
Debido a los grandes cambios sufridos en el mercado con la
incorporación de tecnologías informáticas que facilitan la
administración de los datos, con el fin de ofrecer mejoras en la toma
de decisiones gerenciales, en la actualidad todas las empresas,
requieren de la implementación de un sistema de información que
colabore con los procesos de gestiones empresariales.
Con el fin de mejorar la productividad y el rendimiento de una
organización competitiva, es fundamental evaluar las técnicas
actuales y la tecnología disponible para desarrollar sistemas que
brinden la eficiencia y eficacia de la gestión de la información
relevante
Tomando en cuenta lo antes expuesto se puede decir que con la
función del departamento sistemas y procedimientos se pueden
obtener beneficios realizando en forma conjunta por todos los
distintos jefes.

9. LA UNIDAD DE SISTEMAS Y
PROCEDIMIENTOS EN LAS ORGANIZACIONES
Al hablar de Organización, Sistemas y Procedimientos es
necesario hacer referencia a la unidad que se encarga de todas
esas funciones, lo cual es útil para intentar la creación de este
tipo de unidad dentro de muchas empresas en medios en que,
si bien han alcanzado cierta magnitud, por su constitución
jurídica y organización administrativa, se mantienen apartadas
de las nuevas corrientes técnicas, en pleno vigor para
entidades más dinamizadas.
Se ha adoptado el término sistemas y procedimientos, aunque
se tendrían otros alternativos, tales como organización y
métodos, análisis de sistemas, etc., en virtud de su ya clásica
difusión.

10. PERSONAL NECESARIO
1. Jefe del departamento: para administrar el trabajo de la unidad
2. Jefe de proyectos: es recomendable en caso de tener varios
proyectos y requiera de un coordinador o analista.
3. Analista de procedimientos y sistemas: encargado de obtener
información de procedimientos en estudio, analiza, desarrolla
soluciones a problemas encontrados y redactar políticas etc.
4. Secretaria: encargada de mantener el archivo al día y la
mecanografía de propuestas en tramite internas.
5. Dibujante: encargado de los diagramas y formatos (puesto que va
desapareciendo)
6. Informática: técnicos en soporte técnico, programadores y analistas
en programación y técnicos estándares operativos.
7. Auditores administrativos: Auditores administrativos.

11. BIBLIOGRAFÍA
KRAMIS, J. (1994). Sistemas y Procedimientos Administrativos.
Cuarta edición. Universidad Iberoamericana. México.