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1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
CLASE 5

2. “SOMOS LO QUE HACEMOS CADA DÍA. ASÍ QUE LA
EXCELENCIA NO ES UN ACTO, SINO UN HÁBITO.”
ARISTÓTELES

3. EL TIEMPO: RECURSO NO RENOVABLE.
Cuando se optimiza: se optimizan las funciones y se
eliminan tiempos muertos.
Mejora del desempeño organizacional.
Es un recurso.

4. CARACTERÍSTICAS DEL TIEMPO
 Es un recurso “Sui géneris”: es una locución adverbial procedente del latín que
significa ‘de su propio género o especie’, y que se usa en español para
denotar que aquello a lo que se aplica es de un género o especie muy
singular y excepcional. (Wikipedia).
 Equitativo. Todos recibimos las mismas 24 horas.
 Inelástico. No se puede acumular, ni ahorrar, ni tomar prestado.
 Indispensable. Todo se paga con tiempo.
 Insustituible. No se puede sustituir el tiempo por otro.
 Inexorable. No se puede cambiar el sentido ni la velocidad al tiempo. O se
utiliza o se desperdicia.

5. LEYES BÁSICAS DEL TIEMPO
Principio de Pareto. “Los elementos críticos de cualquier
conjunto constituyen, por lo general, solo una minoría”.
Regla del 80/20.
20% del tiempo de trabajo, contribuye al 80% de los resultados.
Ley de Parkinson. “Todo trabajo se tarda indefinidamente
hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa
realización”.
Trabajar sin plazos es un error. El reto es asignar a cada tarea un
tiempo suficiente, pero no excesivo.

6. LEYES BÁSICAS DEL TIEMPO
Leyes de Murphy.
 Primera Ley: Nada es tan sencillo como parece al principio.
 Segunda ley: Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio.
 Tercera ley. Si algo puede salir mal, saldrá mal.
Leyes de Acosta. (José María Acosta-Ing Industrial español).
 El tiempo que requiere una tarea crece, cuando la interrumpimos y la
reanudamos.
 Para una tarea corta, siempre hay un minuto; para una tarea larga, nunca
hay tiempo.
 Lo perfecto, rara vez es rentable.

7. LA TRAMPA DE LA ACTIVIDAD:
“El pan se ha de ganar con el sudor
de la frente”.
Cuando nos sorprenden en un
estado de reflexión o posición
inmóvil: ¿qué hacemos?

8. EFICIENCIA Y EFICACIA
 Eficiencia: Hacer bien lo que se hace, al menor costo
posible. El individuo se limita a hacer bien su tarea…
 Eficaz. El individuo hace lo que debe hacer. Sabe cuáles
son los resultados preferidos y hace lo que sea ara llegar
allí.

9. HERRAMIENTAS PARA EL USO DEL TIEMPO
 El uso del tiempo solo adquiere importancia cuando hay objetivos por alcanzar.
 Los objetivos bien definidos son:
 Propios. Nadie lucha por los objetivos de otros. Si el equipo no los siente como propios, no lucha por
ellos.
 Concretos y específicos. Delimitados y detallados en términos claros.
 Pocos y muy importantes. No deben restar fuerza unos a otros.
 Compatibles entre sí.
 Alcanzables, pero con cierta dificultad.
 Mensurables y cuantificables en lo posible. Seguimiento, comprobación periódica.
 Definidos en términos de tiempo. Plazos de cumplimiento.
 Asentados por escrito. Si están escritos, son una brújula que orienta la acción.
 Los objetivos solo se alcanzan a través de actividades.

10. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PLANEACIÓN
 Todos recomiendan, pero pocos utilizan.
 La planeación es la función consistente en establecer PREVISIONES,
con la intención de alcanzar los OBJETIVOS DESEADOS, en lugar de
limitarse a reaccionar ante los sucesos que se vayan presentando.
 La planeación, debe convertirse en un estilo de dirección dirigido a
evitar los problemas anticipándose a ellos, para no tener que
dedicar mucho más tiempo y esfuerzo para resolverlos.

11. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PROGRAMACIÓN
 Programar implica decidir cuándo se han de realizar las
actividades.
 Programar implica asignar recursos, entre ellos, el tiempo.
 Programe actividades con flexibilidad suficiente para imprevistos.
 Registre el tiempo: ayudará a evaluar cuántas cosas inesperadas le
suceden a diario y cuánto tiempo le ocupan.
 Los asuntos más importantes para los períodos en que se sienta
más eficaz y menos probabilidades de ser interrumpido.

13. HERRAMIENTAS PARA USO DEL TIEMPO: PLANES A LARGO PLAZO
 Cuando se establecen planes a largo plazo se establecen otros
objetivos intermedios y para alcanzar a estos últimos, se requieren
actividades de corto plazo.
Objetivos a más largo plazo

14. NORMAS PARA PROGRAMAR TIEMPO: DEBEN CONVERTIRSE EN UN HÁBITO
 Haga un programa antes de iniciar la jornada.
 Programe en función de los objetivos a alcanzar. No es estar muy ocupado, es terminar lo que se inicia.
 Elabore su programa partiendo de los temas esenciales.
 Las actividades se programan de acuerdo a los ciclos corporales. Uno no es eficaz todo el día.
 El horario debe ser por escrito.
 Agrupe acciones y asuntos relacionados entre sí, siempre que sea posible.
 Mantenga a la vista su programa de actividades diarias.
 No vacile en dedicar largos períodos a tareas importantes.
 Asigne un tiempo a cada actividad, suficiente, pero no excesivo.
 Flexibilidad para asuntos no previstos.
 Espacio para pensar.
 Tiempo para realizar lecturas profesionales: fuente para formar el trabajo de cada uno y nuevas oportunidades de
negocios.

15. NORMAS PARA PROGRAMAR TIEMPO: INTERRUPCIONES
 Técnicas para utilizar contra las interrupciones:
 Evitarlas en lo posible.
 Limitar al mínimo el tiempo que nos ocupan.
 Visitas inoportunas: El jefe debe estar de puertas abiertas, pero en plazos
razonables. Horas fijas para ver a los miembros de su equipo. Escritorio no
frente a la entrada. En caso de entrar al salón, tome las visitas de pie y
asertivamente, exprese que se encuentra ocupado.
 Esperas: Le citaron a una reunión, pero no inició a tiempo. Úselo a su favor.
 El escritorio. Documentos para tramitar, no para almacenar. No debe fatigar
por colores o reflejos.

16. EJERCICIO