Ultima versión del project charter incluyendo el Comité de América Latina

1. Guía implantación ISO 21500 – Guidance on Project Management
10 de Agosto 2012

2. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

3. Project Charter
1. Justificación y descripción del proyecto.
Título del proyecto y descripción (¿En qué consiste?)
Título: Guía de implantación ISO 21500 – Guidance on project management
Antecedentes: En el año 2012 (31/8 según información en la página ISO) está prevista la publicación de la nueva norma ISO 21500 sobre la que se han creado
importantes expectativas como elemento unificador de las diferentes metodologías y marcos de trabajo existentes en la actualidad en gestión de proyectos (PMI,
PRINCE2, BS, DIN, etc..) y como impulsador de la profesión de dirección de proyectos (existió un precedente con la ISO 10006 pero no tuvo aceptación).
Para ello se ha creado un Comité de Proyecto (ISO /TC 236 Project Management) en el que participan 33 países y 5 como observadores y en el que PMI tiene un
papel relevante ocupando la secretaría del Comité.
María del Acebo Sánchez-Macián lanzó a través del grupo PMI Madrid Chapter de Linkedin la propuesta de crear un grupo de análisis de la ISO 21500, la cual
tuvo bastante aceptación y postulación de voluntarios para colaborar en esta iniciativa.
.

4. Descripción:
Elaborar y promover la difusión tanto a nivel nacional como internacional de una guía de ayuda para la implementación de la ISO 21500 “Guindance on project
management “ en una organización.
La guía tendrá dos partes bien diferenciadas:
1. Metodología para realizar un proyecto mediante una secuencia cronológica de los procesos (representado en un diagrama de Gantt) aportando técnicas,
herramientas, modelos y métricas así como ejemplos de los modelos utilizando para ello un ´proyecto (“Realizar una paella en Domingo“ basada en el artículo de
Javier García Barros).
2. Requisitos que ha de cumplir la organización para implementar la ISO 21500, puntos más importantes a tener en cuenta y pasos que se deben seguir en el
tiempo con una planificación tipo.
Dirección del Proyecto y nivel de autoridad
Mario Coquillat de Travesedo y María del Acebo Sánchez-Macián , voluntarios del PMI Madrid Spain Chapter
Nivel de Autoridad: En caso de conflicto con otras de las organizaciones implicadas en la elaboración y/o difusión de la norma se trasladarán al
sponsor del proyecto (presidente del PMI Madrid Spain Chapter).

5. Business case (¿Por qué se está haciendo?)
Si bien en los últimos años ha aumentado en España el desarrollo de la profesión del Director de Proyectos (por ejemplo en el año 2011 se ha
producido un incremento de más del 45% de número de socios en el PMI Madrid Chapter) se ha considerado que la publicación de la ISO 21500
puede convertirse en un factor determinante que impulse la implantación de la gestión de proyectos en relación a los siguientes aspectos:
1. Crear un estándar que englobe las diferentes metodologías y marcos de trabajo existentes en la actualidad (PMI, PRINCE2, BS, DIN, etc..)
definiendo un “lenguaje universal“ en gestión de proyectos, clave para el mercado global y la internacionalización de nuestras compañías.
2. Describir a grandes rasgos los conceptos y los procesos que se consideran buenas prácticas en gestión de proyectos, lo que facilitará el
conocimiento de los mismos a la gerencia de las empresas y a los sponsors de los proyectos, necesario para el entendimiento y apoyo a sus
Directores de Proyecto.
3. Contribuir a la implantación de la gestión de proyectos en cualquier organización que trabaja por proyectos, con independencia de su sector
y tamaño favoreciendo en consecuencia el beneficio de la sociedad (por ejemplo a través de las ONG)
Este proyecto tratará de cubrir todas estas expectativas y convertirlas en requerimientos del proyecto .

6. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

7. Project Charter
2. Objetivo y Criterios de Éxito del Proyecto.
Objetivos:
Creación de una Guía de Ayuda en la Implantación de la Norma ISO 21500, destinada a entidades interesadas en seguir dicha norma en la dirección de los proyectos
desarrollados en sus organizaciones.
Promover la implantación de esta guía en empresas a nivel internacional que trabajan por proyectos mejorando la eficiencia en la gestión de los mismos.
Criterios de Éxito:
- Guía publicada cumpliendo el alcance definido y en el tiempo planificado.
- Guía publicada con la calidad adecuada al público objetivo al que se dirige: entidades que deseen implementar la Norma ISO 21500 en la dirección de los
proyectos desarrollados en sus organizaciones. Debe por tanto ser coherente con otros estándares y estar elaborada con el rigor de una publicación científica.(para medir
esta calidad, se efectuará una encuesta postproyecto, que recogerá el nivel de satisfacción de las organizaciones de la muestra)
- Guía útil y viable para implementar por parte de las entidades objetivo que la podrán emplear. (para medir este criterio, se efectuará una encuesta postproyecto, que
recogerá el nivel de satisfacción de las organizaciones de la muestra, así como el nivel de uso alcanzado por la Guía.)

8. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

9. Project Charter
3. Alcance.
Existen dos alcances diferenciados:
Alcance 1: Enfoque a proyectos (principal usuario: Directores de Proyecto)
Este alcance es una guía que utilizaría un PM que empezara un proyecto conteniendo:
- Procesos ubicados en el tiempo (a ser posible en un Gantt) ordenados de izqda. a dcha. (frente al PMBOK que está ordenado de arriba hacia abajo)
- Cada proceso tendrá inputs, outputs y técnicas y herramientas (obtenidas del PMBOK o de otros libros de buenas prácticas)
- Cada proceso tendrá modelos para que un Director de Proyectos con poca experiencia y sin certificación (PMP, PRINCE2) pueda tomarlos de partida
desarrollando a posteriori los suyos propios, adaptándolos a su negocio
- Cada modelo llevará un ejemplo resuelto basado en nuestro proyecto “Realizar una paella en Domingo”
- Cada proceso tendrá KPIs (métricas) que le permita medir al Director de Proyectos la eficiencia de ese proceso. Luego él determinará que métricas
considerar y en que procesos.

10. Project Charter
Alcance 2: Enfoque a empresas que ejecutan proyectos (más usuarios: Project Managers, Gerentes, PMOs, Sponsors)
Este alcance es una guía que utilizaría el responsable de la implementación del sistema de gestión de proyectos en la organización (un Director de
Proyectos, una PMO, un gerente):
- Requisitos que tiene que tener la organización (por ejemplo un sistema de gestión documental, un sistema de aprobación de cambios, criterios de
selección de proyectos críticos o estratégicos, entre otros.)
- Puntos más importantes a tener en cuenta para el éxito de la implantación. Aquí se considerarán los modelos o checklists, incluso una posible encuesta
previa (tipo modelo de madurez) que permita conocer el punto de partida y, en función del mismo, definir el plan de acción.
- Pasos que se deben seguir en el tiempo con una planificación tipo, así como métricas (KPIs) para monitorizar dicha implantación.
- Este proyecto de implantación se podría plantear como un proyecto siguiendo la guía del alcance 1.

11. Project Charter
Aplicación de la Guía:
La Guía será de fácil aplicación, válida para diferentes sectores y tipos de empresas (independientemente de su tamaño o madurez
en la implantación de metodologías de Dirección de proyectos).
Entregables del Proyecto:
- Project Charter.
- WBS
- Cronograma
- Plan de respuesta a riesgos
- Guía de Aplicación.
- Encuesta para completar alcance del proyecto.
- Plan de Difusión.
- Plan de seguimiento (con nueva encuesta postproyecto) de aceptación/uso/implantación de la Guía.
- Logotipo (propuesta adjunta)

12. Project Charter
Supuestos:
Publicación de la ISO 21500 en Septiembre de 2012. (Oficialmente prevista publicación 31.08.2012)
Publicación del PMBOK-5 en Diciembre 2012.
La iniciativa no requerirá presupuesto en la fase de elaboración de la guía, si bien se están analizando las posibilidades de
financiación (subvenciones, patrocinios, etc..) para potenciar la fase de difusión.
Restricciones:
Tiempo dedicado: Trabajo realizado por voluntarios.
Deslocalización del equipo de trabajo (equipo virtual)
Otra restricción importante para la difusión internacional del proyecto es la presentación de una ponencia en el PMI
Global Congress 2013 (Estambul 22-24/04/2013). Pendiente nueva publicación de las focus areas (áreas de interes) para ver
si encaja el proyecto dentro de las mismas.
El lenguaje utilizado debe ser coherente por el generado en la Spanish Traslation Task Force 21500 (publicación cercana a
la versión en inglés).

13. Restricciones
La publicación de la guía debe ser posterior (pero sin que exista demasiado tiempo entre ambas) a la publicación de la ISO 21500. Si bien la fecha teórica
es el 31/08/12, se considera probable el retraso de la publicación de la Norma y se deben tener en cuenta otras fuentes (ver ejemplo adjunto) y ajustar en
función el planning del proyecto. Actualmente se encuentra en la etapa 60.00 “International Standard under publication“ por lo que su publicación es
inminente.
Fuente: Australian Mirror Committee (http://www.mb12.org.au/)

14. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

15. Project Charter
4. Planificación (pendiente de una posible reducción de plazo)
Fase Inicio
Organización Equipo de Proyecto 14.04.2012
Desarrollo Project Charter 11.05.2012
Validación Project Charter 08.06.2012
Fase Diseño
Estructura temporal procesos Subject Group 15.09.2012
Desarrollo y Lanzamiento de Encuesta 15.06.2012
Recogida de datos encuesta y análisis 15.09.2012
Fase Desarrollo
Desarrollo Primera Versión Guía de Ayuda 28.09.2012
Comentarios Asesores Externos e 14.11.2012
integración de los mismos
Lanzamiento Guía: 15.11.2012.
Difusión

16. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

17. 5. Presupuesto
Se tratará de realizar la iniciativa en su conjunto con Presupuesto 0. Para ello:
- Se contará con el trabajo de voluntarios de PMI como miembros del equipo.
- Se contará con el trabajo voluntario de asesores expertos en la Dirección de Proyectos y en el desarrollo de la ISO 21500.
- Se contará con el trabajo voluntario del Sponsor del Proyecto, el Presidente del PMI Madrid Spain Charter.
- PMI Madrid Spain Charter apoyará la iniciativa para el desarrollo de las encuestas planteadas y su divulgación.
- La empresa Bull, Architect of an Open World, presta sus instalaciones en Madrid para las reuniones presenciales necesarias.
- Se utilizarán plataformas de Software libre para la Dirección del Proyecto, la Divulgación del mismo y la Comunicación de los miembros del equipo.
- Se recogerán las consideraciones de expertos en la materia, que participarán en el desarrollo de la iniciativa, a través de sus comentarios en las redes sociales y en los
blogs creados para el proyecto.
- Se requieren 11.500 EUR para la Fase de Difusión, que se intentarán alcanzar a través de Subvenciones y Patrocinios. Se debe analizar si realmente se precisa dinero o
se puede realizar a costo 0.

18. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

19. 6. Equipo de Proyecto (I)
Para organizar el trabajo y realizar el WBS, se divide el alcance tanto del proyecto como del análisis en base a los 10 Subject Groups incluidos en el borrador de la Norma ISO 21500. Se
identifican inicialmente los siguientes roles en el proyecto:
• Sponsor del Proyecto: Francisco Javier Rodriguez Blanco, Presidente del PMI Madrid Spain Charter. Liderará la iniciativa y desbloqueará los conflictos que surjan, para alcanzar los
objetivos del proyecto.
• Dirección del proyecto: Mario Coquillat y Maria del Acebo Sánchez-Macián. Realizarán funciones similares a las de un miembro del equipo en relación al subject group asignado, así
como coordinar las tareas necesarias para el desarrollo del proyecto y liderar la comunicación con los stakeholders de la iniciativa.
• Miembros del equipo de proyecto (ver estructura equipo de proyecto) . Será responsable tanto del análisis del subject group que se le ha asignado en la matriz RAM como de las
tareas asociadas a dicha área de conocimiento en el proyecto (por ejemplo el área de stakeholders realizará el "análisis stakeholders" y el área de alcance el "WBS"). Asimismo tienen
la labor de aprobar el trabajo realizado por el resto de los miembros del equipo de proyecto
• Community manager (Javier García Barros) . Liderará la difusión del proyecto en las redes sociales (blogs, Linkedin, Twitter) analizando su impacto.
• Analistas del interés de las empresas en la implantación de la ISO 21500. (Jorge Yaco – PMI Madrid & Cristian Soto – PMI Santa Cruz). Liderarán la elaboración de una encuesta a
los socios de los capítulos del PMI (inicialmente planteado en el PMI Madrid Chapter y en el PMI Santa Cruz ) y posteriormente analizar los resultados. Esto se consideraría un
entregable del proyecto y un input a tener en cuenta en la guía a elaborar.
• Asesores Externos:. Expertos en Dirección de Programas y Proyectos y en la norma ISO 21500, aportarán sus consideraciones y mejoras y validarán los entregables desarrollados en el
trascurso del proyecto.

20. Equipo de Proyecto (II)
• Coach del Proyecto (José Moro). Guiar el equipo de proyecto al cumplimiento de los objetivos, así como apoyar en la difusión y en el soporte tecnológico.
• Coordinador con los países de PMI de América Latina (Cristian Soto). Supervisar bajo la coordinación de los Directores del Proyecto (Maria del Acebo Sánchez-Macián y Mario
Coquillat) las actividades de los responsables de cada uno de los países. Funciones:
-Mantener la relación con los responsables correspondientes para conocer las acciones de comunicación llevadas a cabo en sus Capítulos o Países.
- Revisar las dudas que puedan tener en nuestros entregables, de forma que el equipo pueda contestarlas lo antes posible.
- Animarles en la publicación de artículos de interés en el blog, así como enviarles las comunicaciones con acciones de interés en el proyecto (como por ejemplo la realización de un webinar
o la publicación de una entrada en el blog).
-Promover la vinculación con los entes de normalización locales para asegurar la implementación de la ISO 21500 en cada país
-Asegurar la difusión de la encuesta a través de los responsables correspondientes así como integrar el análisis de los resultados por país.
• Responsables asignados en cada país del Comité de América Latina (ver estructura Comité América Latina)
Funciones:
- Promocionar la iniciativa en sus países.
- Validar los entregables del proyecto como asesores externos
- Escribir artículos de interés para el Blog
- Ponerse en contacto con el ente de normalización local y reportar los avances
- Promover la encuesta y realizar un análisis de los resultados correspondientes a su país
• Integrador Spanish Traslation Task Force 21500 con el proyecto. (Pedro Dubié). Como coordinador por parte de Aenor (España) del Comité espejo que trabaja en la traducción en
español de la ISO 21500 (lo lidera Argentina) integrará el entregable de ese equipo con los entregables del proyecto. Asimismo apoyará al coordinador a promover la vinculación con
los entes de normalización locales para asegurar la implementación de la ISO 21500 en cada país

21. Equipo de Proyecto. Matriz RAM
Subject Group Responsable
Integration Jesús Guardiola
Stakeholders Mario Coquillat
Scope Sancho España
Resource Javier García Barros
Time Santiago Penabella
Cost Maria Blanco
Risk Mario Coquillat
Quality Paloma Giraudo
Procurement Nicolás Martín
Communication María del Acebo Sánchez-Macián

22. Equipo de Proyecto. Estructura
Francisco Javier Rodriguez Blanco
(Sponsor)
Comité de Seguimiento
Project Managers
Mario Coquillat
María del Acebo Sánchez-Macián
Jesús Guardiola Asesores Externos
Jorge Yaco
Sancho España
Cristian Soto
Equipo de Proyecto
Javier García Barros
María Blanco
Santiago Penabella Nicolás Martín
Paloma Giraudo

23. Comité de América Latina. Estructura
Project Managers
Mario Coquillat
María del Acebo Sánchez-Macián
Comité de Seguimiento
Coordinador
Cristian Soto
Colombia: Luis Fernando STTF 21500: Pedro Dubié
Cruz Caicedo
Chile: Jaime Orellana
México: Felipe Cruz
Uruguay: Nelson Nogueira
Venezuela: Leandro Pacheco Comité de América Latina Paraguay: Oscar González
Puerto Rico: Sandra Fonseca Argentina: pendiente
República Dominicana: Isis de la Rosa Bolivia: Roger Ramirez
Costa Rica: Edgar Vásquez

24. Stakeholders (¿Quién se ve afectado o tiene influencia en el proyecto?)
 Usuarios finales de la Guía de Ayuda desarrollada: Dirección de las entidades, PMOs, mandos intermedios funcionales, PMOs y Directores de Proyectos)
La Guía ha de estar dirigida a estos perfiles que la utilizarán, tanto para el mejor conocimiento de lo que a Dirección de Proyectos se refiere, como a la
relación de pasos necesarios en la implantación de la Norma ISO 21500 en el desarrollo de sus proyectos.
 Asociaciones de gestión de proyectos y consultores involucrados en la elaboración y/o difusión de la ISO 21500. Se tratará de involucrarles en esta
iniciativa y comunicarles adecuadamente nuestros objetivos para conseguir sinergias.
 Asesores externos. Validarán las conclusiones del análisis así como entregables clave (por ejemplo el project charter). Proceden de diferentes sectores
(Comité de Dirección de Sector Industrial, Sanidad, Universidades, PMI, Administración Pública, Formación, Participantes en la elaboración de la norma,
Consultoría, Soluciones PPM).
 Sponsor del proyecto. (Francisco Javier Rodríguez Blanco) Apoyará la iniciativa desde la presidencia del PMI Madrid Chapter facilitando los recursos
disponibles en el mismo, validará las decisiones principales del proyecto y ayudará a desbloquear los conflictos que puedan surgir.
 PMI Madrid Chapter. Apoyará y difundirá la iniciativa, facilitando plataforma para elaborar encuestas.
 Otros capítulos PMI. Facilitarán la difusión y elaboración de encuestas. En particular los Capítulos de América Latina.
 Miembros de las redes sociales (Linkedin, Twitter) y blogs. Favorecerán la difusión del proyecto y darán su punto de vista a través de los comentarios a los
entregables.
 Sociedad. Se favorecerá de la difusión y aplicación de las buenas prácticas en gestión de proyectos.

25. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

26. 7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
- Comunicaciones virtuales del equipo bajo demanda. Se empleará herramienta de Comunicación Interna Yammer.
- Gestión de tareas utilizando la herramienta Gedpro.
- Reuniones presenciales mensuales del equipo de Proyecto.
- Informes de seguimientos mensuales, dirigidos a Stakeholders y al Comité de America Latina.
- Actualización de los blogs en castellano e inglés, bajo demanda:
http://grupoiso21500.blogspot.com.es/
http://iso21500analysis.blogspot.com.es/
- Cuenta Twitter para comunicar de forma inmediata novedades y avances de interés @grupo_iso21500

27. INDICE
1. Justificación y descripción del proyecto
2. Objetivo y Criterios de éxito del proyecto
3. Alcance
4. Planificación
5. Presupuesto
6. Equipo de Proyecto
7. Gobierno de Proyecto y Plan de Comunicación
8. Riesgos y oportunidades de alto nivel

28. 8. Riesgos y oportunidades de alto nivel (oportunidades y amenazas)
Se identifican los siguientes riesgos del proyecto, para los cuales se definirá un plan de respuesta:
Internos:
 Amenaza. Incumplimiento de plazos por el equipo de proyecto.
 Amenaza. Lo ambicioso del proyecto tanto en campo de aplicación (sectores de negocio, tamaño de empresa,
tipos de proyecto) como de difusión (nacional e internacional) puede llevar a la realización de una guía
demasiado generalista así como dificultar el cumplimiento de los objetivos definidos.

29. Externos:
 Amenaza. Guía no útil ni aplicable.
 Amenaza. Guía no aceptada.
 Amenaza. Conflicto con otras asociaciones de gestión de proyectos y consultores implicados en la elaboración, difusión e
implementación de la ISO 21500.
 Amenaza. Falta de captación de los requerimientos de nuestros stakeholders, de manera que el producto final no cubra
sus expectativas por falta de comunicación y/o integración de forma adecuada en los entregables.
 Amenaza. Las variaciones en la fecha de publicación de la norma vinculado a la necesidad de difundir la guía poco
después de la misma pueden llevar a una replanificación del proyecto.
 Oportunidad. Ser capaces de difundir la guía en las organizaciones y en concreto a sus gerentes puede facilitar la
implantación de la ISO 21500 en las mismas y en consecuencia las buenas prácticas en gestión de proyectos,
potenciando el desarrollo de la profesión de Director de proyectos.