Presentation of a method for consolidating models of process variants given at the CAiSE'2013 conference in June 2013

1. Decomposition-driven
Consolidation of Process Models
Fredrik Milani, Marlon Dumas
RaimundasMatulevičius
University of Tartu
CAiSE’2013, 20 June 2013 1

2. Land Development Case
Land Development Process
2 variants, 11 (sub-)process models, ca. 200 nodes

3. Insurance Case
(Suncorp, Australia)
Each process is varied by product & brand
End to end insurance process
• total number of activity nodes: ca. 15,000
• total number of models (incl. subprocesses): 6,000
30
variants
Home      
Motor        
Commercial     
Liability     
CTP / WC      

4. Financial Institution Case
• FX& MM trading process
• Four process models
• 210 nodes
• 36% duplicates
• Optimal?

5. Modelling Families of Process
Variants
Fragmented
Consolidated
5
Insurance
(Suncorp)
Land
DevelopmentFX & MM

6. Problem
Given a family of process variants,
how do we determine which process
models to model separately and
which models to model together?
6

7. Case Study
• FX (EUR/USD) Trade Processing
• Processes had been modelled by consultancy
firm (flat process models) along organizational
units
• Need for business process models as input for
evaluation of standard system
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
FX&MM
Specialkunder
Kund HCOT-E HCOT-L
Betalnings-
system
35
Kunden
betalar
37
Skicka öppna
aviseringar
Valutadag+1
4
NETAC
(ProSwitch)
31
Informera
HCOT-L
Betalnings-
mall (kopia)
ProSwitch Branch
34
Swift från
branch
Branch
ProSwitch
36
Bevaka/boka
betalning ABOL
ProSwitch
38
Skriv ut TSO
TSO
39
Avstämning
interimskonton
TSOKundbild
(interims-
konton)
Öppen
avisering
(nostro)
NETAC
(ProSwitch)
Ja
Swifta hem
pengar?
Nej
Valutadagen
Printscreen
på
betalningar
som ska
swiftas hem
5(15)
HCOC-I
HCOT-L
40
Avstämnings
materialet
arkiveras
32
Informera
HCOC-I
Fel?
Nej
6-12
Ja
Affärer för kunder
med externa konton
exkl. specialkunder
och spec.kundernas
affärer med
valutaopt.
RESK/
INLÅ (till
EKOS)
RESK/INLÅ
- Interimskonto (kredit)
- Nostrokonto (debet)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
Avisering
(ut-
betalningar)
Avisering
(In-
betalningar)
ABOL
SLUT
Öppen
avisering
(nostro)
Differenser
med
förklaring
(Excel)
Transaktion
slista
interims-
konton
33
Godkänna/
skicka Swift
Intellimatch
How can we consolidate
the process models?
7

8. Conceptual Foundation
Decomposition of Process Models
– Decision taken for each sub-process
level at each level of decomposition
8

9. Drivers of Variations
• Syntactic Drivers
– Differences in the way two or more
variants produce their outcomes
• Business Drivers
– Business reason for existence of two
or more variants
9

10. 1. Model the main process (value chain)
Main process for FX & NDF Trades
RegisterTrade
Approve
Trade
ConfirmTrade MatchTrade SettleTrade BookTrade
10

11. 2. Identify Variation Drivers
11

12. 2. Identify variation drivers and
determine their relative strength
– Primary driver being product (FX versus
NDF)
– Secondary driver being customer type
(Private, Corporate or Interbank)
12

13. 3. Identify all existing variants and
perform similarity assessment
Register Trade Approve Trade Confirm Trade Match Trade Settle Trade Book Trade
FX & MM
1. Bank Manual Manual Swift IntelliMatch CLS Gross
Automated Automated Online CLS Gross Net
Paper
2. Corporate
Account Manual Manual Swift Swift Account Gross
Automated Online Platform
Paper Online
Bulk
Paper
Cash Manual Manual Swift Swift Gross Gross
Automated Paper Platform Net
CLS Online
Bulk
Paper
3. Private Manual Automated Paper Paper Account Gross
4. Site Manual Manual Swift Swift Gross Gross
Automated Online Platform Net
Paper Online
Bulk
Paper
Register Trade
Approve
Trade
Confirm Trade Match Trade Settle Trade Book Trade
13

14. Register Trade Approve Trade Confirm Trade Match Trade
FX & MM
1. Bank Manual Manual Swift IntelliMatch CL
Automated Automated Online CLS G
2. Corporate
Manual Manual Swift IntelliMatch A
3. Site Manual Manual Swift IntelliMatch G
Automated Online Platform N
NDF
1. Bank Manual Manual Paper Paper G
Automated N
2. Corporate
Manual Manual Paper Paper G
Automated N
3. Site Manual Manual Paper Paper G
N
Register Trade
Approve
Trade
Confirm Trade Match Trade
14
Variation Matrix

15. Syntactic Similarities
Very Similar Somewhat
Similar
Not Similar
Not
Strong
Somewhat
StrongStrong
Very
Strong
StrenghtofBusinessDriver
Separate
Together
Separate
Together
Together
Separate
15
Split-Consolidate Decision Instrument

16. Variation Map
Register
Trade
Approve
Trade
Confirm
Trade
Match Trade Settle Trade Book Trade
Confirm FX/
MM Trade
Confirm NDF
Trade
Match Client
Bulk Trades
Match Non-
CLS Trade
Match CLS
Trade
Match Client
Trade
Settle CLS
Trade
Settle
Interbank
Trade
Settle Client
Trade
Register
Trade
Approve
Trade Book Trade
Settle NDF
Trade
Match NDF
Trade
16

17. Case Study
• Four-hour variation mapping workshop with
5 domain experts
– Value chain modeling
– Variation driver identification
– Similarity assessment  variation matrix
• Offline consolidation of existing models by
analyst (2 weeks)
• Verification in a series of 8 x 2-hour
workshops with domain experts only
• Feedback gathering
17

18. Results at a Glance
Size Metrics Input Consolidated
Main Process Models 4 1
Sub-Process Models 35 17
Activity Nodes 210 149
Duplication rate 36 % 15 %
Complexity (CNC) 1,25 1,33
18

19. Looking Ahead
• Applying method for green-fields
modeling of process variants
– Genome sequencing process
• Automated discovery of structured
families of process variants from
event logs
– To appear in BPM’2013
19