El documento describe los componentes clave de un sistema contable, incluyendo el diseño de formularios, sistemas de contabilidad por áreas de responsabilidad, procesos de registro de operaciones, controles internos y sistemas automatizados. Explica conceptos como inventario de formularios, áreas funcionales como producción y finanzas, etapas de registro contable y objetivos de control interno.

1. Formularios
 Diseño de un Sistema de Formularios
 Comprende todos los formatos, sus prácticas,
normas y reglas que rigen el manejo de la
información escrita, a través de los documentos
en la organización.
 Un sistema adecuado de formularios
comprende las siguientes etapas:
 Inventario de Formularios, Análisis de
Formularios, Clasificación de formularios,
Codificación de formularios.

2. Sistemas de Contabilidad por
Área de Responsabilidad
 Sistemas de Contabilidad por Área de
Responsabilidad
 Todo sistema contable es controlar todas las
operaciones que lleva a cabo la empresa. Se
cumple a través de la separación de la
organización en centros o áreas de
responsabilidad.

3.  Áreas de Responsabilidad: conjunto de
actividades que son llevadas a cabo por un grupo
de empleados en la empresa. Los organigramas
muestran la forma en la cual se divide la
empresa.
 Las principales áreas de responsabilidad que se
pueden identificar en una empresa son las
siguientes: producción, finanzas y control,
comercial.


4. 
Área de producción: El termino producir significa
fabricar, transformar materia prima en productos
terminados, prestar servicios con base en el trabajo
del personal especializado. Para una empresa de
servicios, su proceso productivo consiste en la
generación y prestación de un servicio.
Área de Finanzas y Control: Tiene como objetivo
administrar y controlar los recursos económicos
financieros que soportan las actividades de todas las
unidades en la empresa.
Área Comercial: Tiene como objetivo principal el
fijar políticas para el mercadeo, distribución y venta
de los bienes o servicios.

5.  una empresa manufacturera organigrama:
gerencia de operaciones, gerencia de
mantenimiento, gerencia de
producción, gerencia de logística, área de
preparación, área de montaje, control de calidad.
 Ejemplo en una empresa una empresa presta
servicios (publicitaria) organigrama: gerencia
de cuentas, departamento de
creación, departamento de arte, departamento
de medios, departamento de coordinación
grafica.

6.  Las principales unidades que se pueden
identificar en área de finanzas y control:
tesorería, impuestos, seguros, crédito y
cobranzas, contabilidad general, contabilidad
de costos, presupuesto, auditoría interna.
 Las principales unidades que se pueden
identificar en área de comercialización:
ventas, estudio del mercado, distribución,
planeamiento de ventas.

7. Proceso para el Registro de
las Operaciones Contables
 Proceso para el Registro de las Operaciones
Contables
 El registro de las operaciones o
transacciones que genera una empresa
requiere que los datos sean recolectados,
clasificados y codificados para luego, ser
registrados. Una de las herramientas
principales para el registro de las
operaciones es la cuenta.

8.  Importancia de los Registros
 Los registros son la memoria permanente de toda




empresa.
Los registros de contabilidad son importantes por
las siguientes razones:
-Permiten efectuar un seguimiento preciso a
grupos de operaciones o alguna operación
especifica.
-Son la base para la elaboración de los estados
financieros
-Ayudan a tomar decisiones en diferentes áreas de
la empresa.

9. Tipos de Cuentas
 Las cuentas se clasifican en tres tipos dentro
de un sistema contable: cuentas reales,
cuentas nominales y cuentas de orden.
 Cuentas Reales: Cuentas que afectan el balance
general. Activo,pasivo y Patrimonio
 Cuentas Nominales son aquellas cuentas que
registran las modificaciones al patrimonio de la
empresa por concepto de aumentos o
disminuciones a este y durante un ejercicio
económico. Ingresos,costos y Egresos

10.  Cuentas
de Orden controlan ciertas
operaciones o transacciones que no afectan
el activo, el pasivo, el patrimonio o las
operaciones del periodo, significan alguna
responsabilidad para la empresa y en
consecuencia, por lo tanto es necesario
establecer cierto control sobre ellas.

11.  Etapas en el proceso de registrar las
operaciones: Recolección de
registros, clasificación de
registros, codificación de registros y registro
de las operaciones.
 Mecanización de los Registros : En sistemas
manuales libros usados para los diferentes
registros: libro de asientos diarios o libro
diario,
libro
mayor,
libro
auxiliar(ventas, inventario, de compras).

12.  Un sistema contable mecanizado




Algunos archivos de datos en un sistema contable
mecanizado: Maestro de cuentas, Maestro de
transacciones, Maestro de productos, Maestro de
cuentas por cobrar.
Maestro de cuentas: En este archivo se guarda la
información equivalente al libro mayor.
Maestro de transacciones: En este archivo se guarda la
información equivalente al libro diario.
Maestro de productos: En este archivo se guarda la
información equivalente al libro auxiliar de inventario.
Maestro de Cuentas por Cobrar y cuentas por pagar: en este
archivo se guarda la información equivalente al libro.

13. El Control Interno y Las
Operaciones Contables
 Importancia Un sistema de control interno es
importante por cuanto no se limita
únicamente a la confiabilidad en la
manifestación de las cifras que son reflejadas
en los estados financieros, sino también
evalúa el nivel de eficiencia operacional en
procesos contables y administrativos.

14.  Objetivos generales del control interno:
Custodia de los activos, captura y proceso
de la información en forma completa y
exacta, correcta conducción del negocio de
acuerdo con las políticas de la compañía.
 Objetivos del control custodia y captura:
corresponde a objetivos específicos del
control que son: 1-integridad, 2-existencia,
3-exactitud,4-autorización,5-custodia.

15.  Definición Control interno Plan de organización
establecido para proteger los activos, verificar la
exactitud y razonabilidad de los datos contables
y promover la eficiencia operacional.
 Clasificación:
Controles
internos
administrativos
y
Controles
internos
contables.
 Técnicas para documentar la evaluación del
control interno contable: cuestionarios,
narrativos, flujogramas.

16. PROCEDIMIENTOS EN LAS
OPERACIONES DE UNA EMPRESA
 Los procedimientos contables para cada
caso, están basados en el ciclo de
operaciones del negocio y los principios de
contabilidad de aceptación general aplicables
individualmente, debido a que el registro de
la información contable se realiza de acuerdo
con este ciclo.

17.  Control Interno dentro del ciclo de compras y
cuentas por pagar tiene que cumplir con los
objetivos del control interno: Integridad todos
los activos adquiridos y las obligaciones
contraídas; existencia activos y pasivos
registrados deben corresponder a operaciones
reales de la compañía; Exactitud activos y
pasivos deben registrarse por el monto exacto;
Autorización solo deben realizarse compras y
pagos autorizados de acuerdo con las políticas
de la empresa.

18.  Control Interno contable en el ciclo de
facturación y cuentas por cobrar:
integridad, existencia, exactitud.
 Procesos de Ajustes y Cierre El proceso
contable concluye con procedimientos de
ajustes para depurar la información financiera
y presentar estados financieros de acuerdo
con lo establecido con los principios de
contabilidad de aceptación general.

19.  El registro de las operaciones contables esta
basado en dos métodos principales: Contabilidad
en base de efectivo y Contabilidad en base de
acumulaciones
 Clasificación de los ajustes son registros
contables que se realizan para reflejar alguna
situación que se ha omitido en los libros o para
corregir un error. Según la forma como son
presentados en los Estados Financieros: Balance
General (activo y Pasivo); ganancias y pérdidas .

20. LOS SISTEMAS CONTABLES EN AMBIENTES DE
PROCESO ELECTRONICO DE DATOS (PED)
 El desarrollo tecnológico ha visto cambiar sus
características en aspectos tales como: tamaño
del equipo, capacidad de procesamiento, mayor
confiabilidad hacia el equipo y una alta
integración de los componentes.
 Los componentes o elementos para un sistema
de computo: Desde el punto de vista
hardware: 1-unidades de entrada/salida,2unidad central de proceso y 3- unidad de
memoria.

21.  Desde el punto de vista del software:
 1-programas fuente es una serie
de
instrucciones que se le dan a un computador
para que procese alguna información bajo un
esquema lógico preestablecido
 2programas
objetos
instrucciones
compiladas del programa fuente, esta
formada por ceros y uno.
 Softwares de Contabilidad: Dac easy, quick
book, Mónica, ect

22. Control Interno en ambientes
PED
 Objetivo de los controles es el reducir el
riesgo asociado en este ambiente. El control
interno de PED debe ser implantado para la
totalidad de los sistemas de información que
una organización posee.
 Tipos
de controles bajo ambiente
PED:Control de acceso,controles sobre la
información y controles sobre la seguridad
del sistema.

23. Sistemas Contables
Automatizados
 Conocer el funcionamiento y manejo de sistemas
mecanizados de información.
 Definición básica de parámetros: proceso por el cual se
establecen las principales definiciones que servirán de base
para el funcionamiento del sistema contable. Por ejemplo
siguientes actividades definición de datos de la empresa,
creación de los códigos contables y definición de otros
parámetros (nomina, inventario ect).
 Procesos para la captura de datos: permitir grabar los
datos de las transacciones que serán procesadas para
generar la información requerida por los usuarios.
 Reportes Financieros Básicos: Consultas de cuentas, mayor,
balance de comprobación, balance general, estado de
ganancias y pérdidas.