La implementeacion y manejo de documentos en soporte digital se a convertido en un tema muy importante, ya que esto agiliza la consulta del mismo y permite consultar a largo palzo, aun si el soporte fisico se elimina. Por este motivo las entidades han optado por la digitalización de cada expediente, pero teniendo en cuenta criniterios para ellos, sin llegar a digitalizar documentos imnecesarios o copias. Lo importante de la conservación, es garantizar que los documentos puedan ser consultados, es decir que su formato no sea obsoleto. Asi mismo cada documento debe ser previamente preparado para poder ealizar este proceso de conservación digital, debemos para esto tener en cuenta las tablas de retención documental. Finalmente nosotros como profesionales debemos denotar la importancia de este tema y darle lugar a la era digital.

1. LIZETH FERNANDA MORALES ORTEGA
MELISA PEREZ GUZMAN
PRESERVACIÓN Y CONSERVACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

2. 1. Introducción
2. Conservacion digital
3. Objetivo
4. Estrategias de preservación y conservación de documentos
5. Patrimonio Digital
6. Problemas que se presentan en a conservación
CONTENIDO

3. Introducción
La implementeacion y manejo de documentos en soporte digital se a convertido en un
tema muy importante, ya que esto agiliza la consulta del mismo y permite consultar a
largo palzo, aun si el soporte fisico se elimina.
Por este motivo las entidades han optado por la digitalización de cada expediente,
pero teniendo en cuenta criniterios para ellos, sin llegar a digitalizar documentos
imnecesarios o copias.
Lo importante de la conservación, es garantizar que los documentos puedan ser
consultados, es decir que su formato no sea obsoleto.
Asi mismo cada documento debe ser previamente preparado para poder ealizar este
proceso de conservación digital, debemos para esto tener en cuenta las tablas de
retención documentla.
Finalmente nosotros como profesionales debemos denotar la importancia de este
tema y darle lugar a la era digital.

4. Conservación Digital
Este proceso implica almacenar documentación en soporte digital, donde se debe
garantizar según la normatividad, que aquellos documentos puedan ser consultados en
un futuro.
Para esto debemos tener cuidado con el tipo de archivo
que guardamos, no digitalizar hojas en blanco o de reciclaje,
entre otros.
Más alla de guardar una copia de seguridad, la conservacion
Digital proporciona una protección a largo plazo
de la documentacion.
Lo cual permite tener soporte de tramites, procesos o
Procedimientos cuando sean requeridos.

5. • Establecer medidas que aseguren que los
documentos perduren más que la
tecnologia.
• Mantener segura y organizada la
información digital
• Preservar contenido intelectual del
documento
Objetivo

6. ESTRATEGIAS DE CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
Existen varias estrategia esta depende de la necesidad y política de las
entidades veamos algunas:
Es la acción de trasladar documentos
de archivo de un sistema a otro.
Recreación en sistemas
computacionales actuales del
entorno software y hardware
Permite la lectura de formatos obsoletos. Esta
estrategia consiste en la simulación
de una tecnología a través de otra
Migración
Emulación
Reformateado de la información basada
en documentos electrónicos
Copiado de la información basada en
documentos electrónicos
Es la acción de trasladar
documentos de archivo de un
sistema a otro
Manteniendo la autenticidad, la
integridad, la fiabilidad y la
disponibilidad de los mismos.
con características de
formato diferentes.

7. FACTORES DE SOSTENIBILIDAD EN LA SELECCIÓN DE FORMATOS
Divulgación/Transparencia
Mecanismos de protección técnica
Estandarización
Aceptación
Estabilidad/compatibilidad
Interoperabilidad
Independencia
las especificaciones técnicas de los
formatos son accesibles, es decir que sean de
código abierto
son utilizados para la protección de la
propiedad intelectual, Uno de estos
mecanismos es el cifrado.
Acondicionamiento de las especificaciones técnicas establecidas
por un organismo de normalización
relación con el grado de utilización de los formatos por parte de usuarios de
los recursos
un formato mantiene su funcionalidad e
integridad con versiones anteriores o posteriores.
grado de independencia de un formato determinado respecto de un
software, hardware o sistema operativo específico.
capacidad de intercambio de información con otros formatos y
entornos tecnológicos.

8. CREACIÓN, CONSERVACION DIFUSION DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
DE LOS DOCUMENTOS
DIGITALES
CREACIÓN CONSERVACIÓN DIFUSIÓN

9. CREACIÓN, CONSERVACION DIFUSION DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES

10. CREACIÓN, CONSERVACION DIFUSION DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
CONSERVACION
Plan de Preservación Digital a
Largo Plazo
Es una secuencia especialmente diseñada para
poder atender las necesidades de preservación a los
documentos electrónicos de archivo.
Conjunto de acciones y estándares
aplicados a los documentos durante su
gestión para garantizar su preservación en
el tiempo, independientemente de su medio
y forma de registro o almacenamiento.
Actividades
para su
ejecución
MANTENIMIENTO
ALMACENAMIENTO
INTEGRACIÓN
CARACTERIZACIÓN
IDENTIFICACIÓN
Es el procedimiento primario,
que responde al interrogante
¿Qué se debe preservar?
La caracterización es una
identificación o reconocimiento
de los atributos físicos y lógicos
del documento electrónico de
archivo.
el siguiente procedimiento articula una
integración de alternativas estratégicas
viables de aplicación para preservación
a largo plazo.
Garantizar la estabilidad física y
lógica de los documentos
electrónicos de archivo. Para que la
preservación tenga sentido.
la selección de los medios de
almacenamiento y en el nivel más
amplio, considerar entre
tecnología magnética y tecnología
óptica

11. CREACIÓN, CONSERVACION DIFUSION DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES
Esta etapa comprende los
requisitos para el acceso,
consulta, recuperación,
clasificación de acceso y
visualización de los documentos.
.
Las actividades
relacionadas con la
difusión
procedimientos claros para el
control de acceso a los
documentos electrónicos de
archivo
Procedimientos e instrumentos
para la búsqueda localización y
recuperación de los documentos.
.
DIFUSION

12. PROBLEMAS QUE SE PRESENTA EN LA CONSERVACIÓN DIGITAL
• El formato en el cual se guardo el documento, puede quedar obsoleto
• Perdida de la unidad de almacenamiento
• Eliminacion de archivos
• Robo de información
• Falta de espacio
• Ducplicidad de documentos digitales sin previa verificacion
• Demora en consulta

13. PATRIMONIO DIGITAL
El patrimonio se define como la herencia
documental, la cual sera legado para
generaciones futuras.
Es algo que trasmitimos de generaicon en
generacion, como lo son la documentación que
es guardada en el archivo general de la nación

14. TIPOS DE PATRIMONIO DIGITAL
• Documentos semipublicos
• Publicaciones electronicas ( CD, DVD, web etc )
• Obras graficas o fotograficas
• Imágenes, sonidos, Objetos tridimensionales
• Material educativo

15. CONCLUSIONES
Dentro del análisis expuesto, podemos concluir que los documentos digitales son el resultado de
procesos documentales más eficaces por parte de la entidad, como todo expediente debe poseer
pautas para sus creación conservación y publicación permitiéndole al usuario realizar un buen
manejo de la información, el estado y diferentes organismo como la UNESCO ha creado
documentos en los cuales nos podemos apoyar para que este documento se conserve.

16. REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS
Arquitectura ti Colombia. (14 de noviembre de 2017).G.INF.08 Guía para la gestión de documentos y
expedientes electrónicos. Recuperado desde
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Do
cumentoOficial_V1GuiaDocumentoYExpedienteElectronico_Nov2017.pdf
Fundamentos digital preservación plazo. Archivo General de la nación(2018).recupera desde
https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/Recursos/Publicacionees/Fundament
osPreservacionLargoPlazo.pdf
Agencia nacional de defensa jurídica del estado. (2016). plan de preservación digital a largo plazo del sistema integrado
de conservacion documental. Recuperado desde https://www.defensajuridica.gov.co/gestion/gestion-
documental/gestiondocumental-contenido/documents/gd_pn_02_v_0_ppd_090816.pdf
Carrio.H.(27 De EnEro 2008).Patrimonio Digital. Recuperado Desde https://es.slideshare.net/hcarrion/patrimonio-digital