2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARIA
Responde las siguientes preguntas:
1.- ¿Porque el sistema de gestión documental será muy importante?
• Dar importancia al mantenimiento de la privacidad, seguridad y validez de la
información para identidades y usuarios.
La importancia del sistema de gestión documental se basa en los siguientes puntos
básicos:
• Evite la pérdida de archivos porque todos están seguros en el servidor de archivos
central.
• Se perdió tiempo porque varias personas tuvieron que recuperar documentos de
diferentes ubicaciones y departamentos. Aquellos que busquen información
recuperarán estos archivos inmediatamente.
• Seguridad: Al poder definir diferentes derechos de acceso a datos y documentos
en el sistema de gestión documental, se puede acceder a la información y los
documentos de forma segura y estructurada.
• Controlar cambios a documentos y control de revisiones y acceso a documentos. •
Colaborar entre usuarios para crear, modificar y administrar los mismos
documentos.
• Obtener y extraer información de documentos en papel e integrarla como
metadatos en el sistema de gestión de documentos.
3. 2.-Suponiendo que la institución donde estudias o trabajas ha
implementado un sistema de gestión documental, cuáles son los beneficios
para la institución y los usuarios.
• Para las instituciones, es útil para el acceso instantáneo, interconexión, acceso en
línea, monitoreo y control de archivos individuales y archivos.
• Para los usuarios: reducir el tiempo, el procesamiento en línea, el seguimiento a
través de la red y la velocidad de respuesta.
Ejemplo 1: INTEGRANTE DE GRUPO 1
Actualmente la UGEL HUANCAYO cuenta con sistema de trámite documentario de
mesa de martes virtual llamado SISDORE (SISTEMA DOCUMENTARIO
REGIONAL) donde el cual los usuarios pueden acceder para los siguientes
beneficios:
Acceder a la Opciones que contiene el sistema.
Sirve para ingresar documentos de personas naturales y/o jurídicas que no
pertenecen al Gobierno Regional Junín y/o dependencias, dirección y otros.
Tiene como fin el seguimiento de la documentación generada en la Institución
(a nivel nacional) y/o recepcionada en cada una de sus mesas de parte,
haciendo uso del número de expediente o documentos que se les asigna cuando
se registra.
Mejora en los procesos en la Institución.
Se reducen los espacios donde preservar la documentación.
Evitar la pérdida de documentos.
Optimización de tiempo en las diferentes áreas.
4. Ejemplo 2: INTEGRANTE DE GRUPO 2
Apuesta Total empresa del rubro de entretenimiento es una organización 100%
peruana, líder en el rubro de entretenimiento en canales online y retail, con más
de 400 tiendas de apuestas deportivas a nivel nacional.
En la actualidad se aplica sistema de Gestión Documentaria en la empresa,
llamado GESTIÓN.
Beneficios para los Colaboradores:
Permite realizar nuestro cuadre de caja de manera
rápida.
Permite registrar los tickets ganados del cliente.
Permite tener acceso de intranet para que nos
puedan ayudar soporte si tenemos algún
desperfecto.
Registramos nuestras ventas del día a día.
Nos da a conocer nuestras ventas del día.
Nosotros contamos con una página web que los
clientes hacen sus apuestas en línea.
apostar en plataformas online es tan divertido y
emocionante como hacerlo en vivo y en directo. Y como
ahora que las recomendaciones son que permanezcas
en casa y evites sitios concurridos debido
al coronavirus, entonces es una buena opción apostar
en línea.
Beneficios que damos a nuestros clientes para que
realicen sus apuestas en nuestra página.
1. OPCIONES LIMITADAS: Al ingresar a la página el usuario podrá encontrar
muchas opciones de juegos ya sea en vivo, otras fechas de partidos, y tendrán
oportunidad de elegir entre un montón de deportes y muchísimas opciones en
cada uno de ellos y en cada uno de sus respectivos eventos.
2. INFORMACION A LA MANO: El cliente al encontrarse en internet al
momento de jugar, estará al alcance de tu mano la información que necesites,
incluso en el momento exacto antes de hacer tu movimiento.
3. SEGUIMIENTO:Podrás estar al tanto del más mínimo aumento en las cuotas
y en cada uno de los detalles de tus apuestas. Bastará con que ingreses a tu
cuenta para poder visualizarlos.
4. FACILIDAD DE HORARIO: El sitio web que contamos está abierto las 24
horas. No tiene hora de salida ni llegada.
5. Ejemplo 3: INTEGRANTE DE GRUPO 3
EMPRESA PUBLICITARIA IVELHA
En la actualidad aún no se aplica sistema de gestión
documentaria en la empresa por que cuenta con poco
tiempo de funcionamiento y aun se va formando la sociedad
necesaria para su mayor control.
pero tendríamos que aplicar dicho sistema para un mayor
funcionamiento en los aspectos de gestión de la empresa y
así los usuarios y clientes puedan tener un mayor beneficio
Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental, pero de entre
todas vamos a destacar las siguientes:
Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel
(imprimir, fotocopiar, archivar, etc.)
Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión
documental.
Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica
facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
Control de Seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que
información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
Trabajo Colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo
tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión
documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y
accesible desde cualquier punto.
Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión
documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el
espacio.
6. 3.-Para que la empresa u organización pueda implementar un sistema de
gestión documental.
• Brindar servicios eficientes y lograr sus
objetivos.
Para agilizar y automatizar procesos
documentarios y de mesa de partes.
Para poder hacer seguimiento a la
solicitud que el usuario solicita de
manera rápida y sistematizada.
Acceso a la documentación desde
cualquier lugar.
4.- Describa la fase de implementación del sistema de gestión
documental.
• Creación: procedimientos de planificación y registro para determinar su
identificación, formato y características.
• Mantenimiento: Es necesario mantener la integridad de la tecnología, la estructura
y las relaciones.
• Difusión: requisitos para visitas, consultas, restauración, etc.
• Gestión: gestiona todas las operaciones relacionadas con los documentos.
Ahorrar gastos.
Ahorrar tiempo en los
procesos de archivo.
Mejorar la productividad.
Mejorar el acceso a la
información.
Preservar los documentos
con mayor control y
seguridad.
Liberar espacio innecesario
de almacenamiento
