auditoria del sig

1. “SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTION”
CURSO DE ESPECIALIZACIÓN PROFESIONAL
MODULO-TALLER II
“AUDITORÍA DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN”
Expositor:

2. Este curso tiene por objetivo dar a conocer los
conceptos básicos, principios y metodología
para desarrollar una auditoria interna del
Sistema de Gestión Ambiental y de Seguridad
y Salud Ocupacional, lo que permitirá que los
Colaboradores, adquieran conocimientos y
practica para:
 Planificar y preparar una auditoria interna.
 Liderar un equipo de auditores.
 Reunir y analizar evidencia de auditoria.
 Redactar un informe de auditoria interna.
OBJETIVOS

3. Las organizaciones necesitan lograr sus fines
haciendo uso eficaz y eficiente de los
recursos o medios.
 Estructuras organizacionales
 Planificación
 Responsabilidades
 Procedimientos
 Procesos

Recursos ...para realizar sus políticas
y alcanzar sus objetivos
Estos recursos o medios incluyen:
LA GESTIÓN

4. GESTION DE
SEGURIDAD
Y SALUD
Riesgos en
ámbito laboral
EmpleadosEmpleados
Otras partesOtras partes
OHSAS 18001
GESTION
AMBIENTAL
Aspectos
ambientales
SociedadSociedad
Otras partesOtras partes
ISO 14001
Aspectos
del producto
GESTION DE
CALIDAD
ClientesClientes
ISO 9001
LA GESTIÓN INTEGRAL

5. Sistemático
Independiente
Documentado
Evidencia
s
Criterios de Auditoría
Conjunto de procedimientos o pasos lógicos y
organizados.
Los auditores deben ser independientes de la
actividad que es auditada.
Como resultado se tendrán evidencias de la
auditoría (Informe).
Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información que según los criterios de
auditoría y que son verificables.
AUDITORÍA
Grupo de políticas, procedimientos o requisitos
usados como Referencia y contra los cuales se
compara la evidencia de auditoría.

6. Características de la
Auditoria
• Planificación: actividades
planificadas, no son actividades
realizadas de sorpresa o de manera
“secreta”. Tienen objetivos
concretos y no se realiza para
señalar culpables o errores sino para
buscar oportunidades de mejora.
• Independencia: los auditores deben
ser independientes de cualquier
responsabilidad que está siendo
auditada.

7. Características de la
Auditoria
• Documentación: se debe registrar
todos las evidencias que
demuestran que se cumplen o que
no se cumplen los lineamientos o
requisitos especificados.
• Evidencias objetivas: Los
resultados de la auditoria se
realizan en base a evidencias
objetivas, es decir a hechos que
pueden ser comprobados.

8. NORMA ISO
19011
La norma ISO 19011 es utilizada
para realizar las Auditorías de
los Sistemas de Gestión en
cualquier tipo de auditoría.

9. Integridad
• El auditor debe ser profesional e imparcial; actuar con honestidad y
responsabilidad.
• Demostrar su competencia durante el desarrollo del trabajo.
Debido cuidado profesional:
• Debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que
desempeñan y la confianza depositada en ellos.
Confidencialidad:
• Discreción en el uso y protección de la información adquirida en el
curso de sus labores.
Independencia:
• Imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de
la auditoría ISO 19011
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA

10. Enfoque basado en la evidencia
• La evidencia de la auditoría debe poder ser verificable, esto
permitirá que la auditoría sea fiable.
PRINCIPIOS DE AUDITORÍA
ISO 19011

11. GESTIÓN DE UN
PROGRAMA DE AUDITORÍA
Criterios a considerar para la programación
de nuestras auditorías:
Importancia de las actividades y
procesos, relacionados con la calidad del
producto, prevención de la contaminación,
accidentes e incidentes.
Resultados de las auditorias previas.
Cubrir todos los requisitos de la norma.
Disponibilidad de los auditados y auditores.

12. TIPOS DE AUDITORÍA
Auditoria
interna
Auditoria Externa
Auditoria al
proveedor
Auditoria de Tercera
parte
Auditoria de
primera
parte
Auditoria de
segunda parte
- Legales,
reglamentarios y
similares
- Certificación (ISO
17021:2011)

13. Gestión del Programa de
Auditoria
Programa de Auditoria:
Objetivo – Amplitud
Responsabilidades
Recursos
Procedimientos
Implementación:
Calendario
Evaluación de auditores
Selección de Auditores
Auditoria
Registros
Seguimiento:
Seguimiento
Acciones correctivas - preventivas
Oportunidades de Mejora
Mejora del
Programa de Auditoria:
P
H
V
A

14. ETAPAS DE LA AUDITORÍA
INICIACIÓN DE LA AUDITORÍA
REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
PREPARACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA
ACTIVIDADES DE AUDITORÍA “IN SITU”
INFORME DE AUDITORÍA
FINALIZACIÓN DE AUDITORÍA
SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA

15. 12
Definición de los
objetivos, el alcance y
los
criterios de auditoria
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
INICIACIÓN DE LA
AUDITORÍA

16. Una buena prácticas antes de
realizar la auditoría es que los
auditores revisen la
documentación (procedimientos,
manuales, instructivos) del
proceso o actividad a auditar
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Revisión de la Documentación

17. Preparación del Plan de auditoria
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
• Objetivo y alcance
• Criterios
• Equipo Auditor
• Lugar y fecha
•Duración de las
actividades
• Reuniones de enlace y
retroalimentación
• Reuniones de apertura y
cierre
• Designación de
responsabilidades

18. Listas de verificación
Preparación de las Actividades
de Auditoría
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Herramienta del equipo auditor
Ayuda en la entrevista
Permite estructurar la evaluación
Recordatorio
No limitarse a ella
No es para interrogar
Permite despersonalizar la auditoría
Administración del tiempo
Uniformidad al proceso de Auditoría

19.  Reunión de apertura
 Reuniones de enlace entre
los auditores
 Reunión de
retroalimentación
 Reunión de cierre
Realización de las
Actividades de Auditoría
ETAPAS DE LA AUDITORÍA

20. Comunicación durante la auditoria
 Miembros del equipo auditor consultarse
periódicamente para intercambiar
información
 Las evidencias recopiladas en la auditoria deben
ser comunicadas al auditado
 Acciones para reconfirmación del plan de
auditoria
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Realización de las
Actividades de Auditoría

21. ELEMENTOS DEL SISTEMA QUE DEBEN SER
AUDITADOS
DOCUMENTACIÓN
PERSONAL
PROCESO MATERIALES, ITEMS Y
EQUIPOS
Realización de las Actividades de Auditoría
¨In situ¨
ETAPAS DE LA AUDITORÍA

22. Para una correcta
evaluación ...
 Pregunt
e
 Escuche
 Observe
 Piense
 Evalúe
 Registre
ETAPAS DE LA AUDITORÍA
Realización de las Actividades de Auditoría
¨In situ¨

23. Realización de las Actividades de Auditoría ¨In
situ¨
TÉCNICA DE ENTREVISTA
Emisor
codifica
Receptor
decodifica e
interpreta
Mensaje
Respuesta

24. COMUNICACIÓN
Preguntas Abiertas
Preguntas Cerradas
Se debe evitar hacer:
Preguntas que sugieren una respuesta
Preguntas con connotación emotiva
Entonación adecuada

25. Barreras frente a la comunicación:
Físicas
Intelectuales
Psicológicas
COMUNICACIÓN

26. Creando un clima para la comunicación:
A. Espacio (¿Dónde está
auditando?)
B. Horario (¿Qué hora del día?)
C. Contacto visual (¿Cuanto?)
D. Lenguaje corporal (atención y
control)
E. Paralenguaje
COMUNICACIÓN

27. Las buenas comunicaciones son esenciales
para hacer una buena entrevista. Así que haga
que el auditado este a GUSTO.
ENTREVISTAS – PASO CRITICO EN LA
AUDITORIA
 Sea Amistoso
 Explique por que usted esta
aquí
 Pida su apoyo
 Pregúntale si ellos tienen
preguntas
 Muestre interés por lo que
ellos hacen
 Explique sus Observaciones

28. Técnicas de entrevista:
►Las entrevistas no son
interrogatorios.
►Haga las preguntas de
manera natural.
►Introduzca preguntas en la
conversación.
►No haga preguntas cruzadas.
►Evite caer en la práctica
de preguntas - respuestas.

29. 22
ACTITUDES A TOMAR EN EL
TRANSCURSO DE LA
AUDITORÍA
Realización de las Actividades de
Auditoría ¨In situ¨
Permanecer seguro
Administrar el tiempo adecuadamente
No dejarse conducir o engañar
Ser detallista y eficiente
Evitar apartarse del tema

30. • Ser negativo, indisciplinado
• Discutir personalidad
• Ser critico
• Caer en disputas
• Comparar al auditado
• Ser sarcástico
ACTITUDES QUE DEBEN
SER EVITADAS
Realización de las Actividades de
Auditoría ¨In situ¨

31. COMPETENCIAS DE LOS AUDITORES
• Ético – imparcial, sincero, honesto y discreto
•De mentalidad abierta
•Diplomático-Amable
•Con capacidad de comunicación (oral y escrita)
•Observador
•Perceptivo
•Preparado
•Paciente
•Versátil – capaz de adaptarse a diferentes
situaciones
•Tenaz – persistente, orientado a la consecución
de los objetivos
•Decidido
•Seguro de si mismo – actúa y funciona en forma
independiente a la vez que se relaciona
eficazmente con otros
•Puntual
Cualidades personales
Un auditor
debe ser:

32. GENERACIÓN DE HALLAZGOS
DE AUDITORÍA
Evidencia
de
auditoría
Criterios
de
auditorí
a
Hallazgos de
auditoria

33. Realización de las Actividades de
Auditoría ¨In situ¨
GENERACIÓN DE HALLAZGOS DE
AUDITORÍA
TÉRMINOS
RELACIONADOS
NO CONFORMIDAD MAYOR
La ausencia o el incumplimiento en la
implementación y mantención de uno o
mas elementos obligatorios del sistema, o una
situación que en base a evidencia objetiva
disponible, plantearía la existencia de dudas
significativas sobre la calidad de lo que se
provee.

34. NO CONFORMIDAD MENOR
Un hallazgo que indica una debilidad en el
Sistema, Procedimiento, registros
o en la gestión de una actividad en particular.
Puede ser también una situación que en base a
evidencias objetivas determinaría la existencia
de dudas significativas en cuanto a la capacidad
futura del Sistema de alcanzar la Política y
Objetivos.
OBSERVACIÓN
Un hallazgo que merece la atención de la
organización, pero que no requiere
obligatoriamente una acción correctiva.

35. No Conformidades más
Comunes...
 Existencia de Documentos Obsoletos
 Procedimientos que no se cumplen o desactualizados
 Controles operacionales que no se cumplen o que no
se han implementado.
 Registros incompletos o sin implementar
 Legajos de personal incompletos
 Contratos que no se cumplen en todas sus cláusulas
 No se evalúan a los subcontratistas.
 Criterios no homogéneos de control
Fechas de Calibración vencidas

36. No Conformidades más
Comunes...
 Falta eficacia en la atención de encuestas de satisfacción de
Cliente
 No hay registros relativos al reproceso de producto No
Conforme
 Productos/registros almacenados en condiciones
inadecuadas
 Falta implementar acciones para mejorar el desempeño de
los indicadores
 No hay apoyo de la Gerencia al Sistema de Acciones
Correctivas
 Acciones Correctivas inadecuadas

37. Acción correctiva: Acción para eliminar la causa de una no
conformidad detectada u otra situación no deseada”.
Acciones Correctivas: Elimina la causa raíz.
Acciones Correctoras: Elimina la causa básica (Síntomas).
 ¡No cure sólo los síntomas!
 ¡Ataque a la causa raíz!
Acción Preventiva: “Acción para eliminar la causa de una no conformidad
potencial”.
REPORTE DE NO
CONFORMIDAD Y ACCION
CORRECTIVA

38. Informe de Auditoría
Estructura:
•Alcance y objetivos de la auditoría
•Identificación de los auditores
•Personas contactadas
•Fecha de la auditoría
•Normas de referencia
•Eficacia del Sistema para el cumplimiento de los
objetivos de la auditoria.
•Fortalezas y Debilidades
•Descripción de las no conformidades
encontradas
•Adjuntar: SAC y Observaciones
•Exclusiones

39. • Informe con prontitud.
• No lo deje para después.
• Nunca espere tener
tiempo disponible.
• Prepare los Reportes de
No conformidad a la
brevedad.
• Informes entregados a
tiempo agregan valor.
Informe de Auditoría

40. Seguimiento de Auditoría
 SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIÓN:
Obtener Evidencias de:
Registros de Capacitación
Nuevos Procedimientos
Cambios en la Infraestructura
Nuevos Registros
 SEGUIMIENTO DE LA EFICACIA:
Obtener Evidencias de que no hay
recurrencia de No Conformidades,
Accidentes, Incidentes o Enfermedades
Ocupacionales.

41. GRACIAS