Presentation to students in a masters program on computer science, at the Universidad Nacional de Costa Rica

1. Workflow & Administración de Documentos
Mike Andy Marin Lara
mmarin <at> filenet.com
mmarin <at> computer.org
mmarin <at> acm.org
Agosto 28, 1998
2/18/2013

2. Objetivo
Presentar una introducción a las tecnologías de
administración de documentos y workflow que incluya el
estado actual y posible futuro de esta tecnología

3. Tabla
de
Contenido
Temática
 Introducción a la Administración de Documentos
 Introducción al Workflow (flujo de trabajo)
 Estándares
 Implementaciones
 Futuro de estas tecnologías

4. Tabla
Introducción a la Administración de de
Contenido
Documentos
 Que es un documento
 Importancia de los documentos
 Que es la administración de documentos
 Meta-data
 Historia de la administración de documentos

5. Que es un documento
Tableta cuneiforme Fotografia Página de Web
Papiro Mapa
Papel Vídeo Etc.
Imagen Reporte
Sonido Pintura
Multi-media Grabación

6. La importancia de los documentos
 ~80-90% de toda la información corporativa reside en
documentos
 Documentos usan
 ~40-60% del tiempo de los trabajadores
 ~20-40% de los costos de labor

7. El Documento como Activo Estratégico
 Crítico para describir ideas y problemas organizaciones
complejos
 Provee contexto
 Integra, documenta, y comunica la organización
 Importante para sobresalir en el mercado
 Material de mercadeo
 Manuales de uso de los productos
 Pocas veces es reconocido como estratégico
 ISO 9000 es una excepción

8. Qué es la Administración de Documentos
 Sistemas para administrar colecciones de documentos
 Administración:
 Acciones tomadas hoy para proteger el futuro
 Procesos y tecnologías para proteger el valor futuro de
los documentos

9. Meta-data
 Información acerca de los datos
 Le da sentido a los datos
 Es la base para describir el comportamiento de un
documento
 Los humanos pueden (y los computadoras no)
 crear meta-data
 resolver ambigüedades
 Documentos normalmente contienen meta-data que es
ambigua

10. Historia de la Administración de
Documentos
 Faces (documentos en papel):
 Documentos Impresos en Papel
 Automatización de los documentos impresos
 Documentos Electrónicos
 Documentos Activos
 Aplicable también a otros medios físicos diferentes del
papel

11. Documentos Impresos
 Enfoque:
 Peculiaridades del medio físico (papel)
 Herramientas:
 Lápiz y papel
 Máquina de escribir
 Meta-data:
 Dada por de artefactos visuales
 Formato y tipo de letra
 Tabla de contenido, índice, tablas, etc..

12. Documentos Impresos (2)
 Ventajas:
 Flexibilidad
 Costo de producción es bajo
 Administración:
 El uso eficiente del espacio es mas importante que el
rehuso y la búsqueda
 Concentrada en la producción, almacenamiento, y
búsqueda

13. Documentos Impresos (3)
 Limitaciones:
 Espacio de almacenamiento
 Mantenimiento es costoso

14. Automatización de los Documentos
Impresos
 Enfoque:
 Generación de documentos impresos
 Simular la máquina de escribir
 Herramientas:
 Procesador de palabras
 Meta-data:
 Igual a los documentos impresos
 Provee algún control sobre la meta-data
 Formato y tipo de letra

15. Automatización de los Documentos
Impresos (2)
 Ventajas:
 Incrementa la productividad individual
 Facilita la corrección de documentos
 Mejor control sobre el formato del documento
 Permite formatos mas complejos
 La interfaces de usuario es fácil de usar porque
simula el papel

16. Automatización de los Documentos
Impresos (3)
 Administración:
 Se concentra en adquirir las herramientas necesarias
 El resultado final es papel y se administra igual que
los documentos impresos

17. Automatización de los Documentos
Impresos (4)
 Limitaciones:
 Perpetua los problemas de los documentos impresos
 Solo resuelve el problema de la producción de los
documentos
 Optimiza productividad individual pero les optimiza
productividad global.
 Se producen más documentos de los necesarios

18. Documentos Electrónicos
 Enfoque:
 Automatizar el proceso de documentos
 La oficina sin papel
 Proveer repositorios centrales de documentos
 Herramientas:
 Computadora conectada a una red
 Correo electrónico
 Sistemas de administración de documentos

19. Documentos Electrónicos (2)
 Meta-data:
 Se empieza a reconocer la importancia de Meta-data
 Usada para buscar y proveer índices de documentos
 Titulo
 Autor
 Sujeto

20. Documentos Electrónicos (3)
 Ventajas:
 Incrementa la productividad del grupo
 El documento empieza ha ser más importante que la
representación en papel
 Distribuciónautomática
 Hyperlinks a otros documentos
 Se incrementa la eficiencia operacional

21. Documentos Electrónicos (4)
 Administración:
 Se empieza a manejar todo el ciclo de vida del
documento
 Manejo de los repositorios de documentos
 Demanda varios formatos (papel, PDF, HTML, CD-
ROM, Etc.)
 Derechos de acceso (seguridad)

22. Documentos Electrónicos (5)
 Limitaciones:
 Mucha información es irrelevante
 La calidad y relevancia de la meta-data es un factor limitante
 Se introducen problemas de quien es el dueño de la
información
 Problema políticos, de autoridad y autonomía

23. Documentos Activos
 Enfoque:
 Integración de diversos sistemas
 Creación de documentos dinámicamente
 Documentos transciendes y de corto ciclo de vida
 Documentos creados como resultado de una búsqueda
 Herramientas
 Computadora conectada a una Intranet
 Futuro sistemas de administración de documentos

24. Documentos Activos (2)
 Meta-data:
 Importante para ensamblar diversos documentos
 Ventajas:
 Los documentos son personalizados y responden a
un interés particular
 Los documentos exhiben comportamiento
 El contenido y la presentación son dinámicos
 Interactivos
 Sensitivos al contexto
 Producidos cuando se necesitan

25. Documentos Activos (3)
 Administración:
 Las relaciones entre documentos y meta-data son
mas importantes
 Los sistemas de documentos son mas complejos y
granulares
 Limitaciones:
 Tecnología esta en su infancia

26. Preguntas

27. Tabla
Introducción al Workflow de
Contenido
(flujo de trabajo)
 Definición
 Workgroup versus workflow
 Tipos de workflow
 Ventajas de workflow

28. entradas salidas
Definición
Proveedor Proceso Cliente
realimentacion
 Automatización de procedimientos, donde documentos,
información o trabajos son pasados de participante en
participante, basado en reglas o procedimientos que
han sido predefinido
 Es la automatización de los procesos de negocios

29. Workflow Coordinación
 Workflow es workgroup con coordinación (en tiempo y
espacio)
 Workflow coordina:
 Que tarea se debe hacer
 Cuando se debe de hacer
 Quien la debe de hacer
 Como se debe hacer

30. Woorkflow Coordinación (2)
El Processo (workflow)
io n
ac
niz
ga
Or
Infrastructura de computacion

31. Mapa de Workflow

32. Workgroup versus Workflow
 Workgroup permite que grupos e individuos se
comuniquen y compartan información entre ellos. El
objetivo es compartir información. Ejemplos: Lotus
Notes, MS Exchange, Novell’s Group Wise.
 Workflow coordina el proceso de la información entre
los participantes. El objetivo es forzar el proceso.

33. Tipos de Workflow
Alta Bajo
Producción
Planificado Flexibilidad
Administrativo
Ad-Hoc
Bajo Alta
Complejidad

34. Ad-Hoc
 Basado en correo electrónico
 Bueno para procesos no planeados
 Útil para trabajadores profesionales y de alta creatividad
 Procesa bajo volúmenes de trabajo
 Ejemplo: plan de mercadeo

35. Administrativo / Colaboración
 Basado en correo electrónico o formas
 Bueno para procesos planeados
 Útil para trabajadores administrativos
 Procesa mediano volúmenes de trabajo
 Ejemplo: reporte de gastos

36. Producción / Transaccional
 Basado en imbox o integrado en las aplicaciones
 Bueno para procesos complejos, rígidos, y de mucho
volumen
 Bueno también para procesos con regulaciones
estrictas
 Útil para trabajos repetitivos
 Procesa alto volúmenes de trabajo
 Ejemplo: reclamo de seguros

37. Ventajas de Workflow
 Maximiza la productividad
 Automáticamente busca, distribuye, y presenta el
trabajo.
 Ayuda a identificar y eliminar cuellos de botella
 Monitorea los procesos
 Administra la distribución del trabajo
 distribuye trabajo a los empleados disponibles
 Reduce costos
 menos papel y pérdida de documentos

38. Importancia del Workflow
 Permite modelar, ejecutar, y
Ejecutar
monitorear los procesos
 La empresa puede reaccionar
rápidamente a los cambios de
mercado
Modelar Monitoriar
 Incrementa la competitividad de
una empresa

39. Preguntas

40. Tabla
de
Contenido
Estándares
 Los estándares y la innovación
 Organizaciones de estándares

41. Estándares
 Promueven inter-operabilidad (interoperability)
 Solo sobreviven los que el mercado encuentra útiles

42. Estándares e innovación son polos
opuestos
Innovación, Estandarización,
Divergencia Convergencia

43. Organizaciones de Estándares
 AIIM (Association for Information and Image
Management)
 WfMC (Workflow Management Coalition)
 OMG (Object Management Group)
 IETF (Internet Engineering Task Force)
 W3C (World Wide Web Consortion)

44. Association for Information and Image
Management (AIIM)
 Objetivo
 Todo lo referente a microfilm y documentos
electrónicos
 Reuniones
 Una grande al año (AIIM Show)
 Dirección
 http://www.aiim.org

45. AIIM Estándares en este área
 DMA (Document Management Alliance)
 Interface para repositorios de documentos
 Soporta búsqueda de múltiple repositorios
 ODMA (Open Document Management API)
 Interface para abrir, listar, y cerrar archivos

46. Workflow Management Coalition (WfMC)
 Objetivo
 Estándares de workflow
 Promover la tecnología de workflow
 Reuniones
 Cuatro al año (dos en USA y dos en Europa, y cada
año alterna con otro continente)
 Dirección
 http://www.wfmc.org

47. WfMC Estandares
 WPDL (Workflow Process Definition Language)
 Interface 1
 Lenguaje para describir workflows
 WAPI (Workflow API)
 Interfaces 2 y 3
 Interfaces entre el cliente y el sistema de workflow

48. WfMC Estándares (2)
 Workflow Interoperabilty
 Interface 4
 invocación remota de workflow
 “email MIME Binding”
 Workflow Audit Specification
 Interface 5
 Describe la información de auditoria que se debe
mantener

49. Object Management Group (OMG)
 Objetivo
 Estandarización de CORBA
 Reuniones
 Seis al año (USA y Europa)
 Dirección
 http://www.omg.org

50. OMG Estándares de este área
 Workflow Management Facility (JoinFlow)
 Ejecución de workflow en un ambiente CORBA
 En el proceso de estandarizar:
 Definiciones de workflow
 Administración de documentos

51. Internet Engineering Task Force (IETF)
 Objetivo
 Todo lo referente a la Internet
 Reuniones
 Tres al año
 Dirección
 http://www.ietf.org
 http://www.isi.edu/rfc-editor

52. IETF Estándares de esta área
 WebDAV (WWW Distributed Authoring and Versioning)
 Editar documentos en XML/HTML desde un browser
 SWAP (Simple Workflow Access Protocol)
 Protocolo basado en HTTP
 Similar a JoinFlow (OMG effort)

53. World Wide Web Consortion (W3C)
 Objetivo
 Todo lo referente a la world wide web
 Dirección
 http://www.w3.org

54. W3C Estándares de este área
 XML (Extensible Markup Language)
 Meta-lenguage para definir markup languages
 Permite definir meta-data

55. Preguntas

56. Tabla
de
Contenido
Implementanciones
 Factores para el éxito de las implementaciones
 Administrando el cambio
 Ejemplo: cuentas por cobrar

57. Factores críticos para el éxito de las
implementaciones
 Soporte de la alta gerencia
 Organización orientada a los procesos
 Una cultura receptiva al cambio
 Empezar con un proyecto piloto

58. Administrando el Cambio
 Tan importante como el aspecto técnico
 Cuatro dimensiones
 Técnica
 Organización
 Cultural
 Humana
 La mayoría de los problemas son debido a la mala
preparación de la organización para el cambio

59. Ejemplo:
 Una compañía de rentar autos
 Sistema de cuentas por cobrar
 Procesa 80.000 recibos anuales
 Tiene 80 oficinas

60. Descripción del sistema
 Scanea e indexa los recibos, y los almacena en discos
ópticos
 Automáticamente compara los recibos con la orden de
compra
 Prioritiza el trabajo y lo envía a los oficinistas
 Está integrado con el sistema de cuentas por cobrar del
mainframe
 El mainframe crea la factura y aprueba el pago
 Las excepciones son manejadas por los supervisores

61. Resultados
 35-40% de reducción de mano de obra
 Reducción del espacio de almacenamiento
 Recibos pagados 4 veces mas rápido que el sistema
manual
 El ciclo de pago se redujo de 5 a 2 días
 Las operaciones se centralizaron de 5 regionales a una
 Se redujo el numero de administradores debido a la
centralización

62. Resultados (2)
 Nueva organización: grupo de preparación de baches,
grupo que procesa los recibos, y supervisores que
procesan las excepciones.
 Los cuellos de botella de supervisores revisando los
recibos fue eliminado.
 Se eliminó la búsqueda manual de recibos.
 Se eliminó el número de documentos perdidos o mal
archivados.
 Se redujo el número de errores

63. Preguntas

64. Tabla
de
Contenido
Futuro
 Futuro de éstas Tecnologías
 Áreas de investigación

65. Futuro de estas tecnologías
 Se están integrando en los sistemas operativos y los
sistemas de correo electrónico.
 El principal modo de acceso será el browser.
 Todos los productos se están orientando a la
Internet/Intranet/Extranet.
 Será central para el comercio electrónico.
 Habrá mayor integración entre administración de
documentos y workflow.

66. Áreas de Investigación
 Administración de documentos y workflow en la Internet
 Transacciones de larga duración y compensación
 Bases teóricas para el workflow
 Petri-Nets
 Constraint based workflow
 Rule based workflow
 Workflow adaptativo
 Workflow flexible

67. Preguntas

68. Workflow & Administración de Documentos
Mike Andy Marin Lara
mmarin@filenet.com
Agosto 28, 1998
2/18/2013