1. Kompetensi
Materi
Jenis-jenis bukti transaksi
SOP administrasi transaksi
Tata cara mengisi formulir
Pihak-pihak yang terkait dengan transaksi
Kesepakatan transaksi
Latihan
Tes
Tim
FORMULIR ADMINISTRASI
Jenis-jenis Bukti Transaksi
1. Pengertian transaksi dan administrasi transaksi
Transaksi adalah aktifitas perusahaan yang
menimbulkan perubahan terhadap posisi harta
keuangan perusahaan, seperti menjual, membeli,
membayar gaji, serta membayar biaya-biaya lainnya.
Administrasi transaksi adalah kegiatan untuk mencatat
perubahan-perubahan posisi keuangan sebuah
perusahaan yang dilakukan secara kronologis, dengan
metode tertentu sehingga hasil pencatatan dapat
dikomunikasikan kepada pihak lain
2. Jenis-Jenis transaksi
Transaksi yang terjadi sehari-hari di perusahaan terbagi
menjadi 2 jenis, yaitu :

2. a. Trasnsaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang terjadi
yang melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di
dalam perusahaan, lebih menekankan perubahan
posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang
ada dalam perusahaan seperti memo dari
pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk,
perubahan nilai harta kekayaan karena
penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor.
b. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang
melibatakan pihak luar perusahaan, seperti
transaksi pembelian, penjualan, pembayaran
hutang piutang.
Jenis-Jenis transaksi
Manfaat utama dari bukti bukti transaksi adalah
menyediakan bukti tertulis atas transaksi yang telah
dilaksanakan, sekaligus untuk menghindari
kemungkinan terjadinya sengketa di masa mendatang.
Bukti transaksi jika dilihat dari asalnya dibedakan
menjadi :
1.Bukti transaksi internal yaitu bukti pencatatan
kejadian di dalam perusahaan itu. Biasanya berupa
memo dari pimpinan atau orang yang ditunjuk.
2.Bukti transaksi eksternal yaitu bukti pencatatan
transaksi yang terjadi dengan pihak luar
perusahaan. Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur ( invoice )
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang
dilakukan secara kredit, dibuat oleh pihak penjual
disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat
rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli
sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit
sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual
sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

3. Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara
lain :
1. Nama dan alamat penjual
2. Nomor faktur
3. Nama dan alamat pembeli
4. Tanggal pemesanan
5. Tanggal pengiriman
6. Syarat pembayaran dan keterangan mengenai
barang seperti jenis barang, kuantitas, harga
satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan
faktur pembelian, sedangkan bagi pihak penjual faktur
yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur
penjualan.

4. b. Kuitansi ( official Receipt )
Kuitansi adalah bukti transaksi penerimaan uang untuk
pembayaran sesuatu. Kuitansi dibuat dan ditanda
tangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran.
Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian
pertama diberikan kapada pihak pembayar sebagi bukti
pencatatan pengeluaran uang, sedangkan bagian yang
tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara
bias dijadikan bukti pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang kuitansi harus dibubuhi
materai. Hal ini ditetapkan berdasarkan UU RI tentang
Bea Materai. Untuk pembayaran dalam jumlah nominal
di atas Rp 1.000.000,- wajib dibubuhi materai Rp
3.000,-
Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
1. Nama yang menyerahkan uang
2. Jumlah uang yang dibayarkan
3. Tanggal penyerahan uang
4. Nama dan tanda tangan yang menerima uang

5. c. Nota debet ( Debit Memo )
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan
yang dikirim suatu perusahaan/badan usaha kepada
pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet dengan
jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat
pada akun pihak pengirim nota pada sisi kredit.
d. Nota kredit ( Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau
perhitunganyang dikirim suatu perusahaan /badan
usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah
dikredit dengan jumlah tertentu. Penerima nota kredit
ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim nota
pada sisi debet.

6. e. Cek ( Cheque )
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank
untuk membayar sejumlah uang tertentu pada waktu
surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan
memiliki simpanan pada bank tersebut dalam bentuk
giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar
utama diserahkan kepada pihak lain sebagai alat
pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk
dijadikan bukti tambahan transaksi yang disatukan
dengan kuitansi bukti pembayaran.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu
bank kepada bank yang bersangkutan untuk
memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke

7. rekening penerima yang namanya disebut dalam bilyet
giro pada bank yang sama atau bank yang lain.
Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan
uang tunai kepada bank yang bersangkutan, tetapi
hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank
sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.
g. Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang
disusun oleh bank untuk para nasabahnya, dan
digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan
antara saldo kas menurut perusahaan dan saldo kas
menurut bank.
ALUR BUKTI TRANSAKSI
1. Alur transaksi pembelian
 proses pembelian dimulai dari permintaan
bagian penjualan atau produksi
 melakukan survei pasar

8.  menerima berbagai penawaran dari berbagai
perusahaan
 memutuskan supplier dengan
mempertimbangkan harga, kualitas dan
layanan purna jual
 membuat daftar barang yang akan dibeli
 mengirimkan surat pesanan
 membuat dan menanda tangani surat
perjanjian dengan supplier
 menerima barang
 menerima barang sesuai dengan pesanan
 membayar jumlah transaksi sesuai dengan
prosedur pengeluaran kas.
2. Alur penjualan tunai
 proses penjualan dimulai dari permintaan
pelanggan ( lisan atau tertulis )
 negosiasi
 membuat dan menandatangani surat
perjanjian
 membuat faktur ( invoice )
 memeriksa barang yang dijual
 menerima pembayaran
 membuat bukti transaksi
 mengirim barang yang dijual
3. Alur penjualan kredit
 proses penjualan dimulai dari permintaan
 negosiasi
 menerima aplikasi kredit
 melakukan survei kepada calon pelanggan
dimasa mendatang dapat memenuhi
kewajibannya
 mendapatkan persetujuan kredit dari kepala
bagian kredit dengan melampirkan bukti
hasil survei

9.  jika ya, maka dilakukan proses penjualan
kredit jika tidak, dikembalikan kepada calon
pelanggan
 membuat surat perjanjian penjualan kredit
 membuat bukti transaksi
 menyerahkan barang
4. Alur penerimaan kas
 dimulai dari terjadinya transaksi yang
menyebabkan penarimaan kas misalnya
penjualan tunai, penerimaan piutang dan
lain-lain
 memeriksa bukti transaksi dari bagian
penjualan
 menghitung jumlah transaksi
 menerima pembayaran
 memeriksa keabsahan uang yang diterima
 membuat bukti transaksi
5. Alur pengeluaran uang kas
 dimulai dari transaksi pembelian tunai,
pembayaran hutang, dan pembayaran
biaya- biaya
 menerima bukti pembelian atau bukti
pengeluaran uang lainnya
 memeriksa keabsahan bukti
 melekukan pembayaran
 menerima bukti transaksi