Remco van Veenendaal (Nationaal Archief) vertelt in de workshop 'Certificering in de praktijk' van de NCDD en het Netwerk Digitaal Erfgoed over het traject richting het Data Seal of Approval. 16 maart 2017, Utrechts Archief

1. Certificering bij het
Nationaal Archief
Het Nationaal Archief op weg
naar het Data Seal of
Approval
Presentatie voor NDE-
certificeringsworkshop #2 op
16-03-2017

2. Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
2

3. Inhoud
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
3
qInleiding
qProces
§ 2016
• Plan, verkennen
§ 2017
• Verdelen, verzamelen, beslissen, aanvragen
q Conclusie

4. In/aanleiding
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
4
q Ambitie in jaarplan 2016
§ Certificering e-Depot (organisatie, mensen en middelen)
inzetten, gericht op daadwerkelijke certificering in 2017
q “Practice what you preach”
§ Belang certificeren NDE en NCDD
q In lijn met NCDD-certificeringswerkgroep
beginnen bij Data Seal of Approval
q Instemming met voorstel in NA-directieraad in augustus
2016

5. Plan (2016)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
5
q Planning: oktober 2016 – mei 2017
q Doel: het naar onze afnemers en gebruikers
(en onszelf en onze belanghebbenden)
afgeven van gerechtvaardigd vertrouwen
over de kwaliteit van onze e-depotdienstverlening
q Resultaat: voor het einde van 2017 beschikken over het DSA-keurmerk
voor het e-depot (organisatie, mensen en middelen)
q Organisatie
§ Kernteam van 5 managers en DSA-coördinator
• Procesbewaking, acties uitzetten, contact met DSA, afstemming met en
goedkeuring van MT’s en de Directieraad
§ Deskundigen van afdelingen
• Zorgen voor de inhoudelijke input
• Gemiddelde tijdsbesteding 24 uur per persoon

6. Verkennen (2016)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
6
q Verkenning ‘certification-readiness’
§ Quickscan: waar staan we?
• Quickscanspreadsheet (compliance-indicaties en tekstaanzetten)
• Informatieregister (te vertalen documentatie)
§ NDE-certificeringsworkshop #1, 3-11-2016
§ Gesprek met Ingrid Dillo (DANS/DSA), 21-11-2016
• Compliance levels
• Doorlooptijd na aanvraag
• Designated Community (R0)
• Context (R0)
• Overbrengen vs. uitplaatsen

7. Verdelen (2017)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
7
q Bijeenkomst kerngroep 23-01-2017
§ Requirements verdeeld over afdelingen
§ Een afdelingen in the lead voor input
q Opstellen inputdocumenten per requirement
§ Verantwoordelijke en inputpartners
§ Guidance voor die requirement
§ Placeholder voor self-assessment
(quickscan)
§ Placeholder voor linked documentation
(informatieregister)
q Kick-offbijeenkomst 23-02-2017
§ Uitleg, werkverdeling, start

8. Kick-offtips (2017)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
8
q Lees de introduction van de DSA-guidelines:
https://assessment.datasealofapproval.org/guidelines_54/html/ (HTML)
of https://assessment.datasealofapproval.org/guidelines_54/pdf/ (PDF)
q Lees de guidance aan het begin van het inputdocument.
q Lees evt. het quickscanspreadsheet
q Lees evt. wat andere organisaties (bijv. Beeld en Geluid) invulden, en
hoe de DSA-reviewer daarop reageerde:
http://www.datasealofapproval.org/en/assessment/.
q Werk samen
q Liever snel een sneuveltekst, dan (te) laat perfectie
q Denk eraan: uiteindelijk Engelstalig!

9. Verzamelen en beslissen (2017)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
9
q 3e week verzamelen input loopt
q Stand van zaken
§ Sneuveltekst in 8 inputdocumenten
§ Linked documentation vooral in Nederlands
§ Feedback op 4 documenten gegeven
§ Uitleg aan 2 additionele deskundigen
§ Overleggen met inputpartners
q Go/nogo-beslissing ingevoegd
§ Goed genoeg?
§ Nu aanvragen met verbeteringen in progress, of
iets later aanvragen met verbeteringen in productie?

10. Aanvragen (2017)
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
10
q Langere doorlooptijd
§ Plan: input verzamelen t/m februari
§ Realiteit: input verzamelen in maart
§ Maar: alsnog “happy path”
§ Want: bijv. inkoopproces voor vertalen
§ En: ook andere prioriteiten deskundigen
§ En: eerst go/nogo-moment
ü Op schema voor keurmerk in 2017

11. Bonus: DSA voor RHC’s
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
11

12. Conclusie
Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
12
q Randvoorwaarden en proces
§ Commitment management belangrijk
§ Goede voorbereiding is het halve werk
§ Verdeel het werk, werk samen en bouw reviewmomenten in
§ Goed genoeg is het nieuwe perfect
q Leerpuntjes en (voorlopige) resultaten
§ Go/nogo-beslissing ingevoegd
§ Nuttig om impliciete kennis expliciet te maken
§ Nuttig om expliciete kennis bijeen te brengen
§ Meten is weten, overzicht geeft inzicht
§ Ondanks vertragingen op schema voor aanvraag in 2017

14. Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
14

15. Certificering bij het Nationaal Archief | 16-03-2017
15