Presentatie van BMC over het onderzoek naar de kosten van duurzame toegang tot digitale informatie. Workshop 13 april in de Week van het Digitaal Erfgoed

1. Onderzoek naar de
kosten digitale
duurzaamheid
Nationale Coalitie
Digitale
Duurzaamheid (NCDD)
Herman Uffen MSc.
Tamar Kinkel MSc.
Ernst van Velzen (EYE)
Week van het Digitaal Erfgoed
13 april 2017

5. Agenda
• Presentatie Kostenmodel
– Onderzoek
– Resultaten
– Toekomst
• Ervaring met het kostenmodel
– Ernst van Velzen – EYE
• Discussie
– Toegevoegde waarde kostenmodel voor de toekomst

6. Vraagstelling
1. Wat zijn de kosten van beheer, behoud en toegang van digitaal
erfgoed bij de betrokken instellingen, en uit welke
kostencomponenten zijn deze kosten opgebouwd?
2. Hoe verhouden de kosten zich tot elkaar (vergelijking)?
3. Wat is de verklaringen voor eventuele verschillen?
4. Welke aanbevelingen vloeien hier uit
voort voor de betrokken instellingen
en de subsidieverstrekkende instellingen?
anderzijds?

7. Doel
• Opstellen van een kostenmodel die door de collectiebeherende instellingen
kan worden gebruikt om de kosten van digitale duurzaamheid te bepalen en
beheersen.
• Vergelijking van de kosten (voor zover mogelijk)
• Identificeren van verbetermogelijkheden
Uitgangspunten:
• Resultaten 4C project dienen als uitgangspunt
• De kosten van analoge collecties worden niet meegenomen
• Ook de baten van digitale duurzaamheid blijven buiten beschouwing
• Het onderzoek brengt de gerealiseerd kosten in beeld
• De verzamelde kostengegevens blijven eigendom van de deelnemende
instellingen

8. Inzicht in de kosten
Kwantitatief
Forecasting kosten
Strategische notitie
Kwalitatief
Toekomstperspectief
Het kostenmodel – Dutch Cost Model voor Digital Preservation

9. Het kostenmodel – Dutch Cost Model voor Digital Preservation

10. Grondslag
ABC (activity based costing):
Activiteiten
Selection
Ingest
Processing
Documentation
Archive
Access
User support
Proces
Metadata
Preservation Management
Infrastructure
ICT
Kwantitatieve gegevens:
Kosten
Fte’s
# TB
# Objecten
Kwalitatieve gegevens:
Doelstellingen en context instelling
Cost Drivers

11. Deelnemende instellingen
Naam instelling
Nationaal Archief
Historisch Centrum Overijssel
Stadsarchief Rotterdam
Koninklijke Bibliotheek
EYE
Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG)
Het Nieuwe Instituut
SURFSara
DANS

12. Resultaten
Kosten in euro’s per TB voor activiteiten
en overkoepelende procesactiviteiten,
uitgedrukt in euro’s

13. Resultaten
Kosten per object voor instellingen met minder dan één miljoen objecten, uitgedrukt in euro’s.

14. Resultaten
Kosten per object voor instellingen met meer dan één miljoen objecten, uitgedrukt in euro’s.

15. Resultaten
Totale personele kosten als percentage van de totale kosten

16. Resultaten
Totale personele kosten als percentage van de totale kosten per activiteit

17. Potentie van het model
Inzicht:
Kosten per activiteit;
Aantal fte’s per activiteit;
Hoeveelheid TB’s en objecten van collecties;
Cost drivers – kwalitatieve factoren.
Vergelijk:
Vergelijking op onderdelen inzicht (per TB en per object);
Trends en observaties door vergelijking;
Vergelijking in eerste instantie sectoraal en verkenning bovensectoraal.
Forecasting:
Correlaties tussen kwantitatieve en kwalitatieve gegevens (wat is het effect op
de kosten als aan ‘knoppen wordt gedraaid)?
Opmaat voor MKBA’s.

18. Vervolg – Roadmap

19. Ernst van Velzen

20. Stellingen