Příloha k publikaci Metodika pro konzultanty k zavádění kvality v neformálním vzdělávání v systému OLINA.

1. Metodický list
pro výběr sebehodnoticího nástroje určeného
pro zlepšování systému řízení organizací
zájmového a neformálního vzdělávání
CERT Kladno, s.r.o.
Ing. Pavel Herink
Březen 2012

2. Metodický list
pro výběr sebehodnoticího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení
organizací zájmového a neformálního vzdělávání
1. ÚVOD
Sebehodnocení (autoevaluace) se stalo neoddělitelnou součástí činnosti firem,
organizací i zařízení různého typu. Cílem tohoto metodického listu je představit dvě varianty
(nástroje) pro sebehodnocení organizace, které byly připraveny cíleně pro organizace
zájmového a neformálního vzdělávání, tj. pro střediska volného času vč. domů dětí a
mládeže (dále jen SVČ) a nestátní neziskové organizace dětí a mládeže nebo pracující s dětmi
a mládeží (dále jen NNO). Tyto nástroje mohou výše uvedeným organizacím pomoci odhalit
jejich dosud skryté rezervy a na základě toho zefektivnit fungování celé organizace. Dále
mohou vedení dané organizace velmi dobře posloužit jako potvrzení kvality řízení při jednání
s institucemi a třetími stranami nebo při srovnávání či sdílení zkušeností s ostatními
organizacemi působícími v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání.
Zde je na místě zdůraznit, že se jedná o zcela dobrovolné nástroje sebehodnocení a
je výhradně na vedení té které organizace, zda se rozhodne této nabídky využít či nikoliv.
Smyslem obou předkládaných nástrojů je sebehodnocení, které pomáhá organizaci jednak
identifikovat její silné stránky, jednak získat přehled aktivit vedoucích k trvalému zlepšování
výkonnosti organizace. Aplikace, její způsob, míra a hloubka jsou dobrovolnou činností, o
které rozhoduje výhradně vedení organizace. Pokud se organizace rozhodne zapojit do
systému sebehodnocení, znamená to pouze, že chce zlepšit svůj systém řízení, zefektivnit
řízení vlastních činností a tím zvýšit kvalitu poskytovaných služeb.

3. 2. PROCES VÝBĚRU A PŘEDSTAVENÍ NABÍZENÝCH NÁSTROJŮ SEBEHODNOCENÍ PRO
POTŘEBY ORGANIZACÍ POSKYTUJÍCÍCH ZÁJMOVÉ A NEFORMÁLNÍ VZDĚLÁVÁNÍ
Předložení obou nástrojů předcházel v roce 2010 výběr z několika v praxi zavedených
systémů sebehodnocení (např.: ISO, EFQM, …), které byly následně v rámci fáze Ověřování
evaluačních systémů a nástrojů v organizacích poskytujících zájmové a neformální vzdělávání
klíčové aktivity Standardizace Národního projektu Klíče pro život ověřovány v sedmi
vybraných organizacích NNO a SVČ. Jako nejvhodnější pro další využití v oblasti zájmového a
neformálního vzdělávání se ukázaly být tyto dva nástroje:
•
model CAF (Common Assessment Framework neboli Společný hodnotící rámec) –
Aplikační příručka pro školy
•
interní audit (s využitím metodiky EN ISO 19011 – Směrnice pro auditování systému
managementu kvality).
Pro zjednodušení používáme pro obě varianty pojem nástroj, byť se v případě CAF jedná
o sebehodnoticí model.
Na přelomu let 2011 a 2012 byly v rámci navazující fáze Hodnocení organizace klíčové
aktivity Standardizace sestaveny dvě skupiny konzultantů z řad SVČ a NNO z různých částí
České republiky, které následně pracovaly na úpravách obou těchto nástrojů pro použití
v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání.
V následujícím textu vás nejprve stručně seznámíme s oběma připravenými
variantami (nástroji) sebehodnocení a obecným přínosem jejich využívání a poté vám
nabídneme výčet kritérií a doporučení pro výběr nástroje vhodného právě pro vaši
organizaci.
Pozn.: Pro použití obou předkládaných nástrojů byly zpracovány podrobné metodiky k jejich aplikaci (viz Interní
audit – metodika pro organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání a Model CAF - metodika pro
organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání).

4. 3. MODEL CAF
aneb systém řízení a činnosti organizace
Jedná se o model, který byl původně vytvořen pro sebehodnocení organizací
veřejného sektoru včetně škol s možností vzájemného porovnávání mezi podobnými
organizacemi. Je využíván proto, že je zdarma přístupný a nenáročný na realizaci. Základním
materiálem pro předkládaný model CAF se stala příručka pro školy vydaná v roce 2007 s tím,
že při jeho úpravách pro podmínky zájmového a neformálního vzdělávání byla využita taktéž
novější verze CAF 2009 CZ.
Jednotlivé příklady (otázky) modelu, náměty a návrhy důkazů byly pro potřeby
sebehodnocení organizací zájmového a neformálního vzdělávání upraveny tak, aby
zohledňovaly činnosti těmito organizacemi zajišťované.
Oblasti pro hodnocení jsou rozděleny do 9 kritérií, z nichž každé má svá subkritéria s
příklady a náměty. V praxi to znamená, že na základě formulace daného kritéria je nutné
v organizaci zhodnotit, zda je činnost prováděna, v jaké kvalitě, rozsahu apod. Pro ověření
pravdivosti je nutné doložit důkaz, tzn. dokument, listinu, seznam, přehled, vnitřní předpis
apod. Model CAF nabízí hodnocení v rozsahu 0 – 100 bodů. O výši počtu bodů ke každému
kritériu rozhoduje sama organizace, resp. hodnotící tým. V případě, že při sebehodnocení
jsou zjištěny nedostatky, jejich odstranění (náprava) se uskutečňuje formou tzv. akčních
plánů.
Výsledkem celého sebehodnoticího procesu jsou sebehodnoticí zpráva se záznamy o
bodovém zisku a akční plán organizace (stanovené úkoly k realizaci odstranění zjištěných
nedostatků).
Schéma modelu CAF
PŘEDPOKLADY
VÝSLEDKY
3. PRACOVNÍCI
7. PRACOVNÍCI
(výsledky)
(řízení lidských zdrojů)
Í
1. VEDENÍ
2. STRATEGIE A
PLÁNOVÁNÍ
5. PROCESY
4. PARTNERSTVÍ
A ZDROJE
6. KLIENTI
(výsledky)
8. SPOLEČNOST
(výsledky)
INOVACE A UČENÍ SE
9. KLÍČOVÉ
VÝSLEDKY
VÝKONNOSTI

5. 4. INTERNÍ AUDIT –
aneb zpětný pohled na nastavený systém
Interní audit je systematický a nezávislý proces získávání důkazů na základě
objektivního hodnocení s cílem stanovit rozsah plnění individuálně stanovených kritérií
auditu. Interní audit je základní součástí všech systémů řízení. Pro potřeby organizací SVČ a
NNO byl zpracován jednoduchý postup vycházející ze směrnice pro provádění interních
auditů EN ISO 19011. Interní audit je použit jako nástroj zpětného pohledu na činnosti
organizace s cílem nalézt nedostatky (příp. silné stránky organizace). Jako kritéria pro
provádění auditu jsou stanoveny zásady „základního řízení organizace“ a legislativy.
Vytvořený katalog otázek (checklist) vychází z požadavků obecného managementu
organizace a z obecných požadavků normy ISO 9001 využitelných pro všechny organizace.
Bylo stanoveno 10 oblastí prověřování zahrnující přes 90 otázek.
Postup a forma odstranění zjištěných nedostatků (neshod, nesouladu) jsou
ponechány v kompetenci organizace vzhledem k jejím možnostem a k potřebám zdrojů
(finanční prostředky, kapacitní možnosti).
Přestože se jedná o audit interní, lze doporučit, aby organizaci prověřovali i „externí“
auditoři, čili osoby nezávislé na dané organizaci. Ať se jedná o interní nebo externí auditory,
důležitým požadavkem je jejich odborná způsobilost (znalost prostředí organizací zájmového
a neformálního vzdělávání a samozřejmě metodiky provádění interního auditu).

6. 5. CO VÁM SEBEHODNOCENÍ ZA VYUŽITÍ MODELU CAF NEBO INTERNÍHO AUDITU
PŘINESE?
• zapojení pracovníků i dobrovolníků do sebehodnocení
• pracovníci se seznámí s dalšími činnostmi prováděnými v rámci organizace
• potvrzení, že řada činností funguje
• identifikace řady činností, které nefungují (doposud se jimi nikdo nezabýval, nebo
upadly v zapomnění v rámci předchozího zjišťování slabých stránek)
• v případě působení a přítomnosti externího konzultanta – pohled z jiného úhlu, nové
náměty
• zlepšení systému řízení organizace
• konkurenční výhoda s možností prezentovat se na venek jako organizace pracující na
své kvalitě
6. PŘEDPOKLADY PRO ÚSPĚŠNOU REALIZACI SEBEHODNOCENÍ
Aktivní přístup a zájem ze strany vedení – jde o klíčové a zásadní rozhodnutí celého
vedení organizace, které svým aktivním přístupem musí jít příkladem ostatním.
• Stanovení týmu – vedení organizace musí jmenovat (stanovit) skupinu pracovníků,
kteří budou sebehodnocení realizovat; v případě modelu CAF jde o sebehodnoticí
tým, v případě interního auditu jde o interní auditory.
• Získání týmu - základní kámen úspěchu je výběr pracovníků, kteří budou do
sebehodnocení zapojeni, a jejich motivace.
• Stanovení rozsahu sebehodnocení – rozhodnutí, do jakých detailů bude
sebehodnocení realizováno, a to nejen z pohledu stupně řízení, ale také z hlediska
realizovaných činností.
• Znalost systémů řízení – minimálně jeden pracovník z vedení organizace musí systém
řízení znát, musí se umět orientovat v metodách kvality, terminologii (viz Slovník
pojmů), přístupech a zásadách managementu, v metodice hodnocení, procesního
řízení atd. Ten bude vedoucím týmu, na kterého se ostatní budou obracet
s nejrůznějšími dotazy.
• Připravenost na negativní ohlasy – uskutečnění sebehodnotícího procesu se v každé
organizaci setkává s nechutí, obavami, negativními postoji. Vedoucí týmu musí být
připraven vysvětlit potřebu tohoto klíčového rozhodnutí organizace.
• Cíl nebo prostředek – sebehodnocení je třeba chápat jako prostředek, nikoliv jako cíl
sám o sobě. Sebehodnoticí nástroj je prostředkem, který organizaci pomůže zajistit
kvalitu poskytovaných služeb klientům a zainteresovaným stranám, jejich zlepšení,
zavedení nových služeb atp.
•
Pro úspěšnou (jednodušší, rychlejší) realizaci, nikoliv pro lepší úspěch při
sebehodnocení, je vhodné, aby si organizace na začátku vymezila klíčové pojmy, jako
je např. klient, zainteresovaná strana. Dále je přínosné, aby vedení organizace
stanovilo její cíle, aby umělo definovat hlavní (klíčové), řídící a podpůrné procesy
uvnitř vlastní organizace.
Pozn.: Jako podpora pro nastavení procesního řízení v organizaci byla zpracována metodika pro
provedení procesní analýzy, která vychází z typizované mapy procesů organizací zájmového a
neformálního vzdělávání (viz Procesní analýza – postup zavádění procesního řízení v organizacích
poskytujících zájmové a neformální vzdělávání).

7. 7. KRITÉRIA PRO VÝBĚR SEBEHODNOTICÍHO NÁSTROJE
Rozhodnutí o realizaci a výběru nástroje pro sebehodnocení je dáno různými
individuálními hledisky.
V následující tabulce jsou uvedeny náměty kritérií pro výběr sebehodnoticího
nástroje ve vaší organizaci. Při zpracování tohoto metodického nástroje se konzultanti shodli,
že tato kritéria nelze stanovit jednoznačně a že je nutné vždy přihlížet k individuálním
potřebám konkrétní organizace. Členové konzultantských skupin k jednotlivým nástrojům se
shodli také na tom, že obecně lze interní audit doporučit spíše pro organizace s jednou až
dvěma úrovněmi řízení a s nižším počtem pracovníků, případně dalšími spolupracovníky na
dobrovolnické úrovni, zatímco CAF je lépe využitelný pro organizace s vícestupňovým
řízením. Tyto organizace mají vyšší počet pracovníků, případně i pobočky a další úrovně
řízení. Je však třeba stanovit vedoucího CAF týmu se znalostí metodiky modelu CAF,
pojmosloví (terminologie) a zásad systému managementu a další členy týmu zahrnující
organizační a řídící úrovně organizace.
Porovnávací kritéria
Vhodnost použití jako
nástroje řízení
organizace
CAF
IA
Vhodný. Zahrnuje sebehodnocení a na
základě zjištění a priorit nabízí možnost
zlepšování.
Vhodný, jedná se o nástroj zpětného
pohledu (posouzení souladu se
stanovenými kritérii) s cílem odhalit
nedostatky.
Ano.
Zahrnutí oblasti kvality
realizovaných činností
Ano.
Zahrnutí oblasti
ochrany životního
prostředí
Zahrnutí oblasti BOZP
a PO
Ano.
Ano,
podrobnost rozsahu závisí na cílech* a
kritériích* auditu.
Ano.
Zahrnutí oblasti
sociální odpovědnosti
Ano.
Zahrnutí oblasti
zaměřené na
ekonomické výsledky
Zaměření na klienty
Ano.
Ano,
podrobnost rozsahu závisí na cílech* a
kritériích* auditu.
Ne,
podrobnost rozsahu závisí na cílech* a
kritériích* auditu.
Ano,
podrobnost rozsahu závisí na cílech* a
kritériích* auditu.
Ano.
Ano.
Zaměření na další
zainteresované strany
Ano.
Zahrnuje
benchmarking
Vhodnost pro trvalé
zlepšování
Přínos pro kvalitu
služeb z obecného
pohledu
Přínos pro kvalitu
služeb
Ano.
Ano,
podrobnost rozsahu závisí na cílech* a
kritériích* auditu.
Ne, závisí na cílech auditu.
Ano.
Ano.
Obecně ano, závisí na stanovených
prioritách pro zlepšování.
Ano, dle cílů zaměření.
Nastavení interních komunikačních vazeb,
inspirace ke zlepšování v mnoha oblastech,
inovace procesů, nalezení slabých stránek
organizace, na které byly přijaty akční plány.
Možnost prověření činností s vazbou na
poskytované služby – hledání nedostatků a
námětů na zlepšování.

8. Finanční náročnost
aplikace metody
Dále je třeba počítat
s finančními náklady
(zejména při prvotní
aplikaci nebo
hodnocení) pro
konzultace při aplikaci
u všech modelů.
Časová náročnost
Závisí na počtu pracovníků, kteří se
sebehodnocení mohou věnovat. U malých
organizací je třeba zvážit rozsah tohoto
modelu k očekávané efektivitě.
Mzdové náklady pro pracovníky, příp.
náklady na ověření externím hodnotitelem.
Mzdové náklady pro pracovníky. Náklady
na interního auditora (vyškolení interního
auditora, případně náklady na zajištění
„externího“ interního auditora).
Personální zajištění
Trvalý efekt
Možnost dalšího
marketingového
využití
Plánování, příprava na audit, provedení
auditu, zpracování závěrů:
prověřovaní dle rozsahu činností a procesů,
audit tým 1-3 lidi, 3-5 dní v průběhu 1
měsíce.
Další čas se odvíjí od rozsahu a realizace
stanovených akčních plánů.
Další čas se odvíjí od rozsahu a realizace
stanovených opatření.
Důležitým předpokladem je, aby vedoucí
skupiny CAF (případně externí konzultant)
vysvětlil „požadavky“ modelu CAF, pojmy
(např. procesy, kvalita, efektivnost) členům
CAF týmu a ostatním pracovníkům uvnitř
organizace.
(údaje závisí na
velikosti organizace a
rozsahu zavedení
požadavků,
předpokladů a
nastavení cílů)
Školení týmu, příprava podkladů,
hodnocení, zpracování sebehodnoticí
zprávy, akčního plánu:
tým 3-15 lidí po dobu 8-12 dní v průběhu 3
měsíců.
Důležitým předpokladem je, aby
prověřovaní (vlastníci procesů) znali
základní „požadavky“ systému
managementu a pojmy (např. procesy,
kvalita, efektivnost). Také interní auditor
musí být odborně způsobilý z pohledu
znalosti metodiky interního auditu,
systému managementu, procesního řízení,
činností organizací zájmového a
neformálního vzdělávání.
Určení vedoucího CAF týmu (se znalostí
základních pojmů a metod kvality, případně
jeho vyškolení). Stanovení hodnoticího týmu
CAF. Zajištění aktivního přístupu vedení
organizace.
Ano, v případě realizace akčních plánů a
dalších cyklů hodnocení.
Určení (zajištění) způsobilého interního
auditora. Seznámení vlastníků procesů se
základními pojmy v oblasti systému
managementu organizací. Zajištění
aktivního přístupu vedení organizace.
Jedná se o nástroj, nikoliv systém řízení. Je
třeba provádět opakovaně (např.
každoročně) a realizovat nápravy.
Použití pro vlastní zlepšování. Posílení
systému řízení vlastní organizace.
Pokračovat v sebehodnocení s možností se
zúčastnit Soutěže o Národní cenu kvality.
Pozn.: V případě účasti v soutěži je třeba
vycházet z oficiálního modelu CAF.

9. *Cíle auditu – cílem auditu může být např. určení stupně shody s kritérii auditu,
zhodnocení schopnosti zajistit shodu se zákonnými, předpisovými nebo smluvními
požadavky, identifikace oblastí potenciálního zlepšování, efektivnost fungování systému
řízení atd.
*Kritéria auditu - soubor požadavků, postupů, nastavení systému řízení organizace
(např. manuál, příručka, normy, legislativní požadavky), smluvní požadavky, požadavky
systému managementu, standardy kvality, …
Před samotným výběrem nástroje je nutné zvážit:
• počet pracovníků, kteří budou do sebehodnocení zapojeni (počet interních auditorů,
velikost týmu hodnotitelů CAF, zapojení dobrovolníků)
• velikost vaší organizace z pohledu:
• zajišťování činností z hlediska počtu pracovníků a dobrovolníků, členů
• organizačního členění – pobočky, další organizační jednotky
• stupňů řízení (dvoustupňové a vícestupňové řízení, ústředí-centrála, kraje,
oddíly,…)
• celkového počtu aktivit
• finanční, časové (harmonogram realizace) a personální možnosti
• v případě sebehodnocení modelu CAF ve velké organizaci, která zahrnuje řízení
(ústředí, kraje, oddíly), je nutné zvážit zapojení nižších úrovní řízení do
sebehodnocení
8. ZÁVĚR
Oba výše představené nástroje byly upravovány během expertních setkání
konzultačních skupin z řad zástupců organizací poskytujících zájmové a neformální
vzdělávání, která probíhala v období od ledna do února 2012. Tyto aktivity se uskutečnily
v rámci fáze Hodnocení organizace klíčové aktivity Standardizace Národního projektu Klíče
pro život. Cílem pracovních týmů bylo nabídnout vám uživatelsky příjemnou a jednodušší
aplikaci obou nástrojů pro sebehodnocení, která byla vytvořena přímo na míru organizacím
působícím v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. V případě modelu CAF se
vycházelo z Aplikační příručky modelu CAF pro školy (rok 2007) s přihlédnutím k verzi CAF CZ
2009. Pro potenciální uchazeče v rámci Národních cen kvality je nutné upozornit, že
v případě plánované účasti je třeba aplikovat aktuálně platnou a nemodifikovanou verzi
modelu CAF. To je však pro začátečníky běh na delší trať. Přesto věříme, že v prvopočátku je
hlavním smyslem sebehodnocení nalézt nedostatky a potenciály pro zlepšování řízení
organizací a jejich odstraňování, nikoliv bodová úspěšnost v rámci sebehodnocení. Totéž
platí i u interního auditu.
Členové konzultačních skupin zdůrazňují, že oba nástroje mají přispět k tomu, aby
byly uvnitř organizací definovány silné stránky a identifikovány oblasti pro zlepšování,
případně aby byl odhalen nesoulad se stanovenými kritérii, postupy, metodikami. Na tyto
nedostatky bude nutné pak reagovat formou náprav a akčních plánů tak, aby docházelo ke
zlepšování systému řízení organizací ve vztahu k zajištění vyšší úrovně poskytovaných služeb.
Během posuzování a modifikace obou nástrojů sebehodnocení pro potřeby
organizací poskytujících zájmové a neformální vzdělávání dospěli členové konzultačních
skupin k těmto doplňujícím doporučením:

10. •
•
•
•
•
Předložené nástroje pro sebehodnocení organizace jsou využitelné pro malé, střední i
velké organizace poskytující zájmové a neformální vzdělávání.
Není třeba rozlišovat mezi NNO a SVČ ve vztahu k sebehodnoticím nástrojům.
Při realizaci vybraného nástroje sebehodnocení je doporučeno zajistit externího člena
týmů, eventuálně externího konzultanta.
Vždy je nutno provést osvětu v rámci organizace týkající se vybraného nástroje
sebehodnocení včetně poučení všech pracovníků o terminologii, systému
managementu, řízení kvality atd.
Před provedením sebehodnocení je možno kontaktovat zástupce organizací, kteří
tyto nástroje již využili (viz níže).
Využití sebehodnoticích nástrojů pro potřeby organizací poskytujících zájmové a
neformální vzdělávání ověřovaly tyto organizace:
CAF
Lužánky – Středisko volného času
Dům dětí a mládeže Praha 8 – Spirála
Pionýr
Středisko volného času Déčko, Náchod
www.luzanky.cz
www.ddmpraha8.cz
www.pionyr.cz
www.deckonachod.cz
Interní audit
o. s. Kadet
www.oskadet.cz
Na následných úpravách obou nástrojů pro potřeby organizací poskytujících
zájmové a neformální vzdělávání se ve spolupráci s CERT Kladno, s.r.o. podíleli
zástupci těchto organizací:
Dům dětí a mládeže Praha 8 – Spirála
Lužánky – Středisko volného času
YMCA v České republice
Junák - svaz skautů a skautek ČR
DDM Vila Doris Šumperk
Pionýr
o. s. Kadet
www.ddmpraha8.cz
www.luzanky.cz
www.ymca.cz
www.skaut.cz
www.doris.cz
www.pionyr.cz
www.oskadet.cz

11. Metodický list
pro výběr sebehodnoticího nástroje určeného pro zlepšování systému řízení organizací zájmového a
neformálního vzdělávání
Kontakt
CERT Kladno
Cyrila Boudy 1444
Kladno 272 01
Březen 2012