4. 4
xft Lösungen_
Wir stellen sicher, dass Prozesse ohne Bruch auf der SAP Plattform durchlaufen
werden und komplett dokumentiert, nachvollziehbar und transparent sind!
CRM SRMERP
Non-SAP
SAP
Geschäftsanwendungen
(SAP und Dritte)
Unstrukturierte
Informationen
xft-Lösungen
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Strategischer Partner SAP_
xft ist offizieller SAP-Partner seit 2004
xft stellt regelmässig als SAP-Partner auf Messen aus (CeBIT, DSAG, Control, …)
Jedes Release der xft add-on suite (i.d.R. jährlich) wird bei der SAP zertifiziert
dadurch Upgrade-Garantie für neue SAP Releases für den Kunden
Support für xft Software ist in den SAP Service Marktplatz integriert
service.sap.com
8. 8
Herausforderungen im Vertragsmanagement_
Verfügbarkeit
Verträge sind nicht oder nur mit
hohem Zeitaufwand auffindbar
Aktualität
Vertragskopien im Umlauf, die
nicht dem aktuellen Stand
entsprechen
Auswertbarkeit &
Vertragsbeziehungen
Grundlage für Entscheidungen
fehlt bzw. kann schwer
abgebildet werden
Zugriffsbeschränkung
Verschiedene Ablageorte
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe
werden nicht protokolliert
Termine & Fristen
Werden nicht eingehalten
9. 9
Einsatzgebiete des Vertragsmanagements_
Eingangs-
logistik
Verträge mit
Lieferanten,
Transport-
unternehmen
Fertigung
Verträge mit
Subunter-
nehmen,
Partner
Marketing
& Vertrieb
Verträge mit
Werbeagentu
ren Medien,
Kunden
Management / Vorstand
Zugriff auf Verträge aller Art, z.B. Konzerngesellschaften
IT-Abteilung Leasing-/Kaufverträge für Hard- und Software
Personalabteilung Arbeitsverträge, Verträge mit Personaldienstleistern
Finanzabteilung Verträge mit Banken, Verträge mit Vorständen
Beschaffung / Einkauf Rahmen- und Einzelverträge mit Lieferanten
Rechtsabteilung Alle Arten von Verträgen
Beteiligungen Gesellschaftsverträge, Verträge mit Beratern
Ausgangs-
logistik
Verträge mit
Kunden, Post,
Transport-
unternehmen
Kunden-
dienst
Verträge mit
Kunden
Lieferanten
Partner
Mitarbeiter
HR Dienst-
leister
Kunden
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xft contract manager_
• Fertige Produktlösung vollständig in SAP integriert
• SAP Lizenzierung sichergestellt: keine Gefahr der indirekten Nutzung
• Unterschiedliche Einsatzgebiete
• Generischer Ansatz unterstützt den Einsatz in dem jeweils relevanten
Kontext mit den jeweils benötigten Vertragsarten
• Vielfältige Recherchemöglichkeiten (z.B. Volltextsuche etc.)
• Revisionssichere Ablage & Dokumentation
• Zentraler Zugriff
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Funktionen_
• Darstellung von Vertragsbeziehungen
• Übergreifende Vertragsrecherche über Vertragsdaten
• Vertragsstammblatt je Vertragsart – vertragsspezifische Daten
• Eingeblendete Aktenkopfdaten
• Aktenstruktur mit knotenspezifischen Funktionen
• Navigation über integrierte Previews
• Integration von SAP Objekten mit generischer Suchfunktion
• Automatische Terminverwaltung (Anpassung & Überwachung)
• Terminbenachrichtigungen via xft Mail SP
• Import & Export von Dateien über Drag & Drop
• Import von Outlook Mails per Drag & Drop
• E-Mail Integration (Check-In in & Senden aus der Akte)
• Integrierter Ad-hoc Workflow (xft compliance cycle)
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Vertragscockpit / Recherche_
1
(1) Funktionsbereiche im
Vertragsmanagement, hier:
Darstellung der „Anlage und
Suche“
(2) Anzeige verfügbare
Vertragsarten mit
Kontextmenüfunktionen und Link
zur „Übergreifenden
Vertragssuche“ (je nach
Berechtigung)
(3) Trefferliste für
Vertragsartspezifische
Recherchen
(4) Bereich mit den verfügbaren
Rechercheattributen der
Vertragsverwaltung
(5) Bereich der Trefferliste nach
Ausführung einer Recherche
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3
4
5
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Herausforderungen im Personalwesen/Papierakte_
Verfügbarkeit
Entliehene Akten sind für
andere nicht einsehbar
Zugriffs-
beschränkung
Zugriff auf die Akte ist orts- und
zeitabhängig
Qualitätsverluste
Verteilte Informationen und
mangelnde Aktualität
Fristen
Aufbewahrungs- / Löschfristen
werden nicht eingehalten
Abstimmung
Vielfältige Kommunikations-
und Abstimmungswege nötig
Nachvollziehbarkeit
Änderungen und Zugriffe
werden nicht protokolliert
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xft personnel file - Vorteile_
• Komplette Produktlösung vollständig in das bestehende SAP HCM-
System integriert (effiziente Einführung)
• Alle Funktionalitäten in einer Arbeitsoberfläche (für HR-Sachbearbeiter)
• Passender Zugriff für jede Rolle (Verschiedene Sichten für verschiedene
Benutzergruppen)
• Akte im SAP GUI, im Webbrowser, auf Mobile Device (SAP Gateway +
SAPUI5 Frontend)
• Zentraler, gleichzeitiger und standortunabhängiger Zugriff
• Vollständige Konsistenz und Aktualität der Daten – Datensicherheit
• Transparenz zum Akteninhalt / Ursprung
• Integration mit SAP-Portal & Employee-/Manager-Self-Services (ESS/MSS)
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SAP GUI_
1
(1)Personalstammdaten auf einen
Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per
Dokumentenvorschau
(4)Dokumentenviewer
(5)Direktzugriff auf SAP-
Transaktionen
(6)Integration von MS-Office, E-Mails
& Filesystem ….
2
3
4
56
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Mobile Device (SAPUI5/Fiori)_
1
(1)Personalstammdaten auf einen
Blick im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per
Dokumentenvorschau
Häufig genutzt in Verbindung mit
SAP ESS/MSS + Portal
2
3
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«document composer»_
1
(1)Personalstammdaten auf einen Blick
im Aktenkopf
(2)Übersichtliche Ordnerstruktur für
Dokumente & Informationen
(3)Navigation per Dokumentenvorschau
oder über Ordnerstruktur (auch
Wischen)
Sicherer Zugriff – auch mobil
2
3
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Aktenfunktionen_
Sichten & Funktionen
werden über SAP
Berechtigungen &
Benutzerrollen gesteuert
Direkter Absprung aus
und auf zentrale HR-
Funktionen
(PA20, PA30, PA40..)
Zeitlich befristete
Ausleihe mit
eingeschränktem Zugriff
möglich
Wiedervorlage &
Notizfunktionen (Akten-
& Dokumentnotizen)
Einfache Navigation
per
Dokumentenvorschau
oder im Aktenbaum
Fortlaufende
Protokollierung aller
Aktenzugriffe &
Aktivitäten
(konfigurierbar)
Erweiterungsfähig z.B.
weitere HR Aktentypen
oder Checklisten für
eigene HR-Prozesse
Automatische
Überwachung des
Aktenbestandes
(Retention
Management)
Administration des
Aktenbestandes (z.B.
initiales ladeprogramm,
Reporting über
Aktenbestand)
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Dokumentenfunktionen_
Übersichtliche,
strukturierte & einfach
bedienbare
Dokumentenablage
Vordefinierte 4-Augen-
Workflows für kritische
Dokumentaktivitäten
(Löschen, Umhängen)
Drag & Drop Ablage
von Dokumenten aus
MS Outlook, Lotus Notes
& Windows Filesystem
Automatisches Starten
von Workflows +
Prozessen bspw. zur
Löschung temporärer
Dokumente
Zustellung von
Aufgaben per SAP-
Workflow,
E-Mail + Fiori
Launchpad
Automatische Ablage
von selbst erstellten
Dokumenten (z.B.
Bescheinigungen PM20)
Konfigurierbare
Funktionen auf
Aktenordner und
Dokumente
Dokumenteingang aus
Scannen mit Barcode
(SAP Standardszenario)
Erweiterungsfähig z.B.
Einbindung von
Formularszenarien
(Processes & Forms)
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Typische Arbeitsweise_
„Ich suche mir ein
ähnliches Dokument und
erzeuge eine Kopie.“
„Ich suche mir die
passenden Daten
zusammen und trage sie
ein.“
„Ich lasse alles Korrektur
lesen. Leider gibt es
dennoch immer wieder
Fehler.“
„Ich lege alle Dokumente
bei mir lokal ab.“
„Ich passe den Text an, so
wie ich ihn brauche“.
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Effiziente Arbeitsweise_
„Ich suche mir eine
geprüfte Vorlage aus.“
„Ich kann die Teile des
Dokuments, die nicht
bindend sind, in Word
bearbeiten.“
„Die Daten werden vom
System automatisch
eingetragen.“
„Wenn nötig, kann ich das
Dokument in einen
Freigabeumlauf
schicken.“
„Das System legt die
Dokumente automatisch
ab.“
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Abdeckung der Anforderungen_
• Nachbearbeitung muss möglich sein
der xft document composer verarbeitet MS Office Dokumente. Diese können vom
Sachbearbeiter in Microsoft Word bearbeitet werden.
• Keine weiteren Tools und Applikationen
der xft document composer verwendet vorhandene SAP-Tools und Ressourcen
und benötigt keine eigene Infrastruktur. Der xft document composer ist Bestandteil
des xft Add-ons.
• Daten aus SAP Anwendungen sollen direkt verwendet werden
die Datenbeschaffung erfolgt im xft document composer zu 100% im SAP.
• Vorlagenerstellung durch Serviceabteilungen
die Vorlagenerstellung geschieht beim xft document composer durch die
Fachabteilung und nicht durch einen Entwickler.
• Verwaltung der Vorlagen- und Dokumente im SAP-System
beim xft document composer liegen die Vorlagen im SAP System (Verwaltung,
Berechtigung, …).
30. 31
Process Partner AG | Bionstrasse 5 | CH-9015 St. Gallen
fon +41 71 314 07 07 | fax +41 71 314 07 08 | info@processpartner.ch
www.processpartner.ch
Ein Unternehmen der All for One Steeb Gruppe
/// Zum Referenten:
Michael Lucht
SAP Solution Consultant
michael.lucht@processpartner.ch
