Presentatie Papierloos werken, griffiersmiddag 15 april 2011 in De Bilt

1. Papierloos werken
Griffiersmiddagje 15 april – De Bilt
W. P. (Peter) Joosten Msc.

2. Raadsleden

3. Voordelen papierloos werken
⁄ Goedkoper
⁄ Effectiever
⁄ Gemakkelijker
⁄ Duurzamer

4. Goedkoper?
⁄ Businesscase Nijmegen
Kopieerkosten = 58.000 euro per jaar
Voor 110 gebruikers = 530 euro per jaar
Aanschaf iPad (600 euro afschrijven over
drie jaar) + mobiel internet (17 euro per
maand) = 424 euro per jaar

5. Personeelskosten?
⁄ Business case Nijmegen
Incidenteel (experiment): 4 uur per week
Structureel: 1 uur per week
maar ook minder uren kopiëren,
bezorgen, etc.

6. Uw eigen business case
⁄ Kopieerkosten, drukkosten,
bezorgkosten, etc.
⁄ Keuze type apparaat en
afschrijvingstermijn
⁄ Keuze mobiel internet of wifi
⁄ Keuze gratis verzending of betalen
⁄ Keuze bruikleen of raadsvergoeding
⁄ Formatie analyse

7. Effectiever?
⁄ “Tegenwoordig ben ik 24 uur per dag
raadslid” Ruud Klein Hemmink
⁄ “De voorbereiding op een
raadsvergadering vindt nu flexibel en op
elk moment plaats” Evaluatierapport
Nijmegen

8. Gemakkelijker
⁄ “iPad is goed tot uitstekend geschikt voor het
lezen van raadsstukken en een prima alternatief
voor de papieren versie”
⁄ “Functionaliteiten zoals mail, agenda, internet en
tekstverwerken zijn van een grote toegevoegde
waarde” Evaluatierapport Nijmegen

9. Nadelen

10. Rol van de griffie
⁄ Gebruiker staat centraal
⁄ Versiebeheer belangrijk
⁄ Navigeren in grote bestanden
⁄ Instructie
⁄ Helpdesk

11. Nijmegen
⁄ Niet dé oplossing! Papierloos werken is
maatwerk

12. Dropbox
⁄ Documenten van griffie naar raadslid
⁄ Flexibel
⁄ Geen afhankelijkheid van leverancier
⁄ Gratis (tot 2 Gb)
⁄ Samenwerking met afdeling ICT

13. De gebruiker

14. iAnnotate
⁄ Ophalen
⁄ Lezen
⁄ Bewerken
⁄ Samenwerken
⁄ ‘Taggen’ (labels): dossieropbouw
⁄ Zoeken in en naar raadsstukken

16. Ophalen van documenten
⁄ Via Dropbox

17. Lezen van stukken

18. Navigeren en zoeken
⁄ Tussen documenten
⁄ In documenten

19. Documenten ‘labellen’
⁄ Raadsleden of fracties creëren een
eigen RIS

20. Bewerken

21. Raadsstukken delen

22. Extra’s van papierloos
⁄ Mail
⁄ Agenda
⁄ Documenten schrijven

23. Kan ‘Nijmegen’ bij jullie?

24. Afhankelijk van (1):
⁄ Wensen van de raadsleden
⁄ Cultuur van de raad
⁄ Vergaderstructuur
⁄ Inrichting van de griffie
⁄ Kennis bij de griffie

25. Afhankelijk van (2):
⁄ Werkprocessen op de griffie
⁄ Inrichting van het RIS
⁄ Betrokkenheid van de afdeling ICT
⁄ Afstemming met de ambtelijke
organisatie

26. Succesfactoren
+ Initiatief uit de raad
+ Gebruiker centraal
+ Ondersteuning afdeling ICT
+ Goede instructie en helpdesk

27. Faalfactoren
- Documentbeheer (multichanneling)
- Te makkelijk denken over implementatie
- Falende techniek
- (ambtelijke) weerstand

28. Debat verandert
⁄ Google maps
⁄ Snel de APV bij de hand
⁄ Debat verandert

29. Toekomstmuziek
⁄ Informatievoorziening wordt anders
⁄ Flexibelere vergaderstructuur
⁄ Griffie als gatekeeper van informatie

30. Necker van Naem ondersteunt
1. Gebruikerswensen inventariseren
2. Technische randvoorwaarden
3. Business case opstellen
4. Maatwerkadvies
5. Projectimplementatie en begeleiding
6. Train de trainer
7. Werkprocessen griffie
8. Ondersteuning

31. Meer informatie
⁄ Peter Joosten, adviseur Papierloos
werken in de raad
⁄ 06 265 127 73
⁄ peter@necker.nl