1. Effectief subsidiëren: acht tips voor betere sturing en samenhang
Geconstateerde knelpunten nu direct aanpakken
Gemeenten verdelen jaarlijks forse subsidiebedragen onder professionele instellingen en
vrijwilligersorganisaties. Deze subsidies (vaak meer dan 10% van de gemeentelijke uitgaven)
worden verstrekt om deelname aan sport te bevorderen, ouderen niet te laten vereenzamen en
buurten op te fleuren. Dit om gemeentelijke doelen te verwezenlijken of initiatieven te
waarderen. Uit onderzoek van Necker van Naem blijkt dat gemeenten vaak niet weten of
verstrekte subsidies effect hebben, waardoor deze vaak een jaarlijkse vanzelfsprekendheid
worden. Arjan Mulder en Geeske Wildeman bieden u concrete suggesties om dat te verbeteren.
Twee derde van de gemeenten heeft moeite met het maken van concrete en meetbare afspraken met
de gesubsidieerde instellingen of maakt ze überhaupt niet. Bijna 9 op de 10 gemeenten sturen niet bij
nadat ze van de muziekschool of welzijnsorganisatie verantwoordingsinformatie hebben gekregen. Dit
zijn twee constateringen op basis van 30 onderzoeken naar subsidiebeleid die wij in augustus 2011
hebben geanalyseerd. Onze ervaring bij of met gemeenten is dat:
het niet goed lukt om een koppeling te maken tussen gemeentelijk beleid en subsidieafspraken
die de gemeente met ontvangers van subsidie maakt;
de gemeente druk is geweest met het bijstellen van de regels (zoals de verordening,
beleidsregels) om te voldoen aan rechtmatigheidseisen. Er is veel aandacht voor de instrumentele
kant, maar de samenhang met het inhoudelijk beleid is onduidelijk (zoals het Wmo-beleid,
sportbeleid) en gaat vaak verloren.
Grote kans dat u in uw gemeente ook al eens om de oren bent geslagen met een rekenkamerrapport
of een raadsdiscussie waarbij werd geconstateerd dat het subsidiebeleid voldoet aan de eisen om
goed te kunnen sturen, maar dat uit de praktijk blijkt dat het opstellen van die beleidsgestuurde
contract financiering (BCF) nog knap lastig is. De aandacht gaat dan veelal uit naar de negatieve
zaken. Dat is jammer omdat het beschikbaar stellen van subsidies een uitstekend sturingsinstrument
is in het ondersteunen en verwezenlijken van de gemeentelijke beleidsdoelen. Wij bieden u acht tips
om de weerbarstige praktijk aan te pakken.
Tip 1: trek inhoudelijke conclusies met behulp van jaarverslagen
De meeste gemeenten ontvangen jaarlijks keurig verantwoordingsinformatie van de gesubsidieerde
instellingen. Gemeenten gebruiken deze informatie vaak alleen om de subsidie conform de procedure
af te wikkelen. Tegelijk zien we dat er weinig gebeurt met de verantwoordingsinformatie van de
maatschappelijke partners. Als het meezit ontvangt de instelling wel een ontvangstbevestiging, maar
een informatieve brief over wat de gemeente doet met de informatie, of een inhoudelijke reactie, blijft
vaak uit. Dit is voor maatschappelijke organisaties geen stimulans om veel tijd te besteden aan het
jaarverslag. Zonde! Onze tip is, gebruik de toegestuurde jaarverslagen. Ga het gesprek aan met de
subsidieontvanger over de toegezonden informatie. Maak hiervoor een selectie van relevante thema’s,
voor u als gemeente en volgens de instelling. Geef de subsidieontvangers van te voren duidelijke
instructie over verantwoordingsinformatie. Misschien is het hanteren van een vastgesteld format te
verkiezen, waardoor u voorkomt dat u verdrinkt in een overvloed aan gegevens. Voorbeeld van een
thema: de gemeente wil vrijwilligerswerk stimuleren. Vraag door als instellingen aangeven dat zij dit
‘hoog in het vaandel’ hebben en benoem concreet knelpunten en doelen die de gemeente wil
bereiken.
Tip 2: presenteer uw conclusies aan raad, college en collega’s
Een jaarverslag doorsturen naar het college of de raad, levert vaak weinig op. Een overzicht van
gegevens over aantallen producten en aantallen deelnemers aan activiteiten levert voor de raad geen
bruikbare informatie op om te beoordelen of het beleid nog op koers is. Gebruik de stapel

2. jaarverslagen om een korte notitie te schrijven over wat u is opgevallen. Bedenk wat het oogmerk van
zo’n notitie is: wilt u verantwoorden of beleid bijstellen? Met zo’n notitie dient u uw portefeuillehouder,
maar ook uw collega-beleidsmedewerkers in hun periodieke contacten met de maatschappelijke
partners. Zij kunnen met een dergelijke samenvatting en analyse hun instelling feedback geven en
aansporen de informatie volgend jaar anders in te richten. Bovendien dient u met uw notitie ook de
raad, die op deze manier veel gerichter kan bijsturen dan wanneer er een stapel jaarverslagen op de
lijst van ingekomen stukken staat.
Tip 3: gebruik de 90-10 regel voor uw prioriteitstelling
Geen tijd voor de acties uit de eerste twee tips? Sta dan eens stil bij de 90-10 regel. Minder dan 10%
van de subsidieontvangers ontvangt circa 90% van het totaal aan gemeentelijk subsidiegeld. Veel
gemeenten maken in hun subsidiebeleid onderscheid in grote en kleine subsidiebedragen, waarbij
aan grote subsidieontvangers zwaardere eisen worden gesteld. En terecht. Maar dit vertaalt zich lang
niet altijd in de prioriteitstelling voor de inzet van de ambtelijke capaciteit. Wij zien geregeld dat het
verstrekken van grote subsidiebedragen in de praktijk heel vanzelfsprekend is, waarbij de gemeente
weinig tijd besteedt aan het expliciet maken van doelen en verwachtingen. Tot het moment dat er
problemen ontstaan: er moet bezuinigd worden of er blijken problemen in de bedrijfsvoering van een
instelling. Zorg ervoor dat er geen vanzelfsprekendheid sluipt in het verstrekken van grote
subsidiebedragen. Maak doelen en verwachtingen vooraf expliciet.
Tip 4: wees kritisch op het stellen van regels: hou het in proportie
Bij herziening van subsidiebeleid krijgt de procedurele kant veel aandacht. Dat is logisch, want het
subsidiebeleid is bedoeld om de inzet van subsidies als sturingsinstrument te regelen. Herziening van
het subsidiebeleid is nogal eens ingegeven doordat er problemen zijn met de rechtmatigheid. Deze
problemen ontstaan doordat er regels zijn geformuleerd die de gemeente vervolgens moet naleven en
dus werk en tijd kosten. Houd dus in de gaten of de herzieningen wel proportioneel zijn, u kunt immers
ook regels schrappen! Hoe meer regels, hoe meer tijd de naleving ervan kost voor zowel de
gemeente, als de vrijwilligersorganisatie. Belast vrijwilligersorganisaties niet onnodig met papieren
rompslomp. Geef duidelijk aan wat je van hen verwacht en ken subsidies (waardering) toe voor enkele
jaren. Durf het gesprek aan met juridische zaken of de accountant om de waardering van de
gemeente daadwerkelijk te laten zien in minimale verantwoordingseisen.
Tip 5: maak een onderscheid tussen voorzieningen en activiteiten
In het subsidiebeleid kunt u een onderscheid maken tussen subsidie voor het behouden van bepaalde
voorzieningen (zoals een bibliotheek of een sporthal) en subsidie voor het uitvoeren van activiteiten.
Voorzieningen vragen om een visie en beleid voor de langere termijn. Het in standhouden van een
bepaalde voorziening is geen doel op zich, maar een middel om effecten te bereiken (gezondere
mensen, sociale samenhang, prettig leefklimaat et cetera). Het onderscheid is van belang omdat
subsidies meerdere doelen dienen: het in standhouden van voorzieningen en het waarderen en
stimuleren van gewenst gedrag. Het benoemen van verschillende functies helpt ook te voorkomen om
alles per definitie in projectvorm te gieten, wat tegenwoordig nogal in de mode is. Daarnaast kunt u
inzichtelijk maken wat de kosten zijn voor de instandhouding van voorzieningen en wat de
verenigingen en organisaties krijgen en betalen (bijv. aan huur van een gemeentelijke accommodatie).
Voorkom dat er dubbelingen zitten in de te verstrekken bedragen. Door dit onderscheid in het beleid te
hanteren kunt u ook de raad duidelijke keuzes voorleggen. Benoem basisvoorzieningen die u
minimaal in stand wil houden en maak duidelijk wat er te kiezen valt (lokale
plusvoorzieningen/activiteiten). Hiermee legt u een duidelijke keuze voor aan de raad.
Tip 6: gebruik inhoudelijk beleid als richting voor subsidieverstrekking
Zoals gezegd is subsidiebeleid vaak instrumenteel beleid; het regelt processen en procedures. Om te
bepalen of met subsidies ook beoogde doelen worden bereikt, is het inhoudelijk beleid van de
gemeente de kapstok. Immers de Wmo-nota, jeugd- en jongerennota en nota sportbeleid, beschrijven
wat de gemeente inhoudelijk wil bereiken en dus met subsidies beoogt. Zorg daarom voor een
koppeling tussen inhoudelijk- en subsidiebeleid, zodat voor een subsidieontvanger in
uitvoeringsafspraken en in de beschikking helder is welke gemeentelijke doelstellingen hiermee
gediend zijn. Uit onze ervaring, ook van collega’s die als interimmer bij de gemeente werken, merken

3. we de ambtelijke behoefte hiermee aan de slag te gaan. Het ontbreekt aan samenhang en
afstemming met verschillende andere geldstromen. Vergeet niet de samenhang tussen subsidiebeleid
en accommodatiebeleid. Er gaat bijvoorbeeld veel geld naar lokale (sport)instellingen die indirect
financieel ondersteund worden in bijvoorbeeld het onderhoud van hun velden of het goedkoop
beschikbaar stellen van huisvesting. Een relatie met accommodatiebeleid en andere beleidsterreinen
is dan nagenoeg afwezig. Dat moet veranderen. Voor uzelf, maar ook voor de raad. Maak de
samenhang ook zichtbaar voor de raad. Voor ontvangers van kleinere subsidiebedragen (zoals
sportverenigingen) is het gemeentelijk accommodatiebeleid vaak belangrijker voor het voortbestaan
dan de subsidie die zij ontvangen. Indirecte subsidies zijn in bijna alle gevallen structureel hoger dan
directe subsidies.
Tip 7: zorg voor een goede monitoring: betrek uw maatschappelijke partners
Bij die concretisering van doelen hoort niet alleen het expliciet maken van wat u wilt bereiken
(bepaalde prestaties), maar ook hoe u dat wilt nagaan. Kortom, zorg voor een goede monitoring.
Goede monitoring betekent herhaling. Een keer iets meten is leuk en aardig, maar het wordt pas echt
interessant als u het ergens tegen af kunt zetten. Dus meet vaker in de loop van de tijd. Of participeer
in metingen waarbij u zich spiegelt aan andere gemeenten. Blijf daarbij kritisch. Beter niet meten, dan
niet goed meten. Alleen getallen verzamelen is niet genoeg, het is ook van belang om te weten hoe er
is gemeten (wat zijn de onderliggende aannames; waar is de informatie op gebaseerd). De grote winst
is dat op ambtelijk niveau een breed samengestelde projectgroep wordt geformeerd, waarmee alle
afdelingen bij dit subsidietraject worden betrokken. Betrek uw maatschappelijke partners actief hierbij
en daag hen uit met voorstellen te komen. Vanuit hun praktijk kunnen zij de gemeente verder helpen.
Tip 8: zet in op een mix van ‘harde en zachte’ informatie
Als het makkelijk was geweest, was het al gebeurd. Zeker op het sociale en culturele vlak (welzijn,
educatie en culturele vorming) is het concreet benoemen van doelen en effecten lastig. In de literatuur
wordt daarom ook een onderscheid gemaakt in ‘hard en soft targets’ en ‘output en outcome’. De kunst
is een mix van kwantitatieve gegevens en kwalitatieve, verhalende, informatie te gebruiken. Neem het
college en de raad vooraf mee bij de bepaling, mix en weging van de beoordeling. Cijfers krijgen
betekenis door ze te duiden. Want zo hard zijn cijfers niet altijd. Organiseer een bijeenkomst met
subsidieontvangers vanuit verschillende invalshoeken om informatie te duiden. Haal er mensen van
buiten de gemeente bij als u ook andere, meer onafhankelijke, invalshoeken wilt horen dan de
vertrouwde geluiden uit uw eigen gemeente.
Acht tips voor een beter samenspel
Gemeenten die met bovenstaande tips aan de slag gaan, winnen op de knelpunten die nu in veel
gemeenten na een onderzoek bovenaan staan. U zorgt hiermee dat gemeentelijke doelen explicieter
worden, waarna het voor u gemakkelijker werken is. Als u de informatie van de instellingen op een
andere manier benut dan tot nu toe, kunnen de onderzoekers bij hun volgende onderzoek uw
gemeente noemen als een voorbeeld. Namelijk als een gemeente waar de ambtelijke organisatie echt
samen wil werken met college, raad en maatschappelijke partners. Dit leidt tot beter samenspel!
*Arjan Mulder en Geeske Wildeman zijn respectievelijk adviseur en directeur bij Necker van Naem,
een onderzoeks- en adviesbureau voor lokale overheden. Sinds 2003 hebben wij gemeenten
geadviseerd rondom de inrichting van hun subsidiebeleid en aanverwante beleidsterreinen. In
augustus publiceerden wij onze kwantitatieve analyse van 30 onderzoeken naar subsidiebeleid. Dit is
te lezen op onze site. Meer informatie, neem contact op met Saskia Mulder via saskia@necker.nl.