Manual Prosedur Kerja (MPK) & Fail Meja (FM)

1. MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) & FAIL MEJA (FM) DR NURUL FAHIZHA FAHIMI

2. ISI KANDUNGAN ■ OBJEKTIF ■ MPK & FM: – KONSEP – KEBAIKAN – PERBEZAAN ■ KANDUNGAN MPK ■ KANDUNGAN FM

3. OBJEKTIF ■ Memahami konsep, kebaikan serta perbezaan di antara MPK dan FM ■ Mengetahui komponen-komponen yang perlu ada pada MPK ■ Mengetahui komponen bagi FM bagi setiap perjawatan

4. MPK & FM ■ Dokumen yang perlu ada dalam setiap jabatan ■ Alat pengurusan penting yang menyumbang kepada peningkatan produktiviti

5. KONSEP MPK Dokumen rujukan/panduan untuk peringkat jabatan/pejabat. ■ Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi. – Fungsi – Objektif ■ Merekodkan cara bekerja secara sistematik. ■ Prosedur yang jelas bagi tiap-tiap aktiviti. ■ Ketua-ketua Bahagian perlu ada MPK.

6. KONSEP FM ■ Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan oleh tiap-tiap individu dalam organisasi. ■ Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya. – Mengandungi maklumat dan peraturan-peraturan yang lengkap mengenai tugas/tanggungjawab. ■ FM hendaklah diletakkan di atas meja pegawai. ■ FM satu cabutan (extract) salah satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu.

7. KEBAIKAN MPK/FM ■ Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi. ■ Keseragaman sistem/kaedah kerja. ■ Menentukan peraturan dipatuhi. ■ Mengurangkan kesilapan. ■ Sebagai alat latihan informal. ■ Menyenangkan pertukaran pekerja - proses ambil alih tugas. ■ Memudahkan kajian mengenai sistem kerja. ■ Mengurangkan arahan secara lisan. ■ Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.

8. PERBEZAAN MPK DAN FM MPK FM • Document rujukan peringkat pejabat - makro • Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan. • Satu MPK untuk satu jabatan. • Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan. • Dokumen rujukan peringkat Individu/jawatan - mikro. • Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. • Satu FM untuk satu jawatan. • Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan.

9. Latar Belakang Jabatan/Pejabat KANDUNGAN MPK Senarai Borang-borangYang Digunakan Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Carta Jabatan/ Pejabat Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi- fungsi Utama MANUAL PROSEDUR KERJA Objektif Jabatan/Pejabat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991

10. KANDUNGAN FM 1. Objektif Jabatan/Pejabat 14. Senarai Tugas Harian 13. Norma Kerja 12. Senarai Borang-borangYang Digunakan 11. Senarai JawatankuasaYang Dianggotai 10. Senarai Undang- undang/Peraturan 9. Senarai Semak/ Checklist 2. Objektif Bahagian/Unit 3. Carta Organisasi Jabatan/Pejabat 4. Carta Organisasi Kedudukan Pegawai 5. Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan 8. Carta Aliran Kerja 7. Proses Kerja 6. Peraturan-peraturan Pentadbiran FAIL MEJA Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8Tahun 1991

12. 1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT ■ Objektif,Visi & Misi Kementerian Kesihatan Malaysia

15. 2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT ■ Objektif,Visi & Misi Bahagian BKP Negeri Kedah Rujukan: Manual Kualiti Pindaan 03

16. Rujukan: Manual Kualiti Pindaan 03

18. 3. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT/ BAHAGIAN ■ Carta Organisasi jabatan/bahagian yang melibatkan individu/pekerja perlu disediakan. – Carta organisasi Kesihatan Pergigian Negeri – Carta Organisasi Pejabat Kesihatan Pergigian DaerahYan

19. Carta Organisasi KKM Tarikh dikemaskini

21. Carta Organisasi PKPDY

23. 4. CARTA ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI ■ Kedudukan individu dalam carta itu perlu ditandakan (dilorekkan)

24. Carta Organisasi KPYan

26. 5. SENARAITUGAS ■ Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terperinci mengenai: i. Tugas &Tanggungjawab ii. Kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-tugasnya ■ Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan kepada pegawai berkenaan untuk memudahkan beliau bertindak dan membuat keputusan mengikut had dibenarkan. iii. Hubungan pegawai dengan pegawai yang lain ■ Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu diketahui untuk membantu pegawai berkenaan menyelesaikan sesuatu tugas. ■ Jenis-jenis hubungan kerja antara seseorang pegawai dengan pegawai-pegawai lain: a) Hubungan kerja dengan pegawai atasan b) Hubungan kerja dengan pegawai bawahan c) Hubungan kerja dengan rakan sejawatan d) Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar.

27. Format fail meja dan MPK seperti yang dikeluarkan oleh Bahagian Pembangunan Kompetensi KKM

28. Tugas Pegawai AtasanYang Ada Hubungan Tugas DanTanggung Jawab KuasaYang Diberi Tugas Pegawai-pegawai Lain yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan Pegawai Pergigian Daerah Semua perkara mengenai perkhidmatan dan pentadbiran klinik A) Tugas Klinikal B) Aktiviti Pencegahan C) Tugas Pentadbiran & Pengurusan Perkhidmatan Pergigian D) Mengambil Bahagian Dalam Implimentasi Program Peningkatan Kualiti, Pengurusan Sumber Manusia & Hubungan Dengan Agensi Lain E) Menjalankan tugas oncall mengikut jadual yang ditetapkan F) Tugas-tugas lain yang diarahkan 1) Mengutip bayaran rawatan pergigian Pegawai Pergigian U41/FYDO 2) Kebenaran menggunakan kenderaan untuk menjalankan urusan rasmi & kebenaran inden petrol Jururawat Pergigian U29 Pakar-pakar Pergigian i. Orthodontik ii. Periodontik iii. Pediatrik iv. Restoratif v. Bedah Mulut vi. Patologi Mulut 3) Kebenaran untuk inden bahan- bahan pergigian & peralatan pejabat Juruteknologi Pergigian U29 4) Meluluskan cuti 5) Memastikan semua personel hadir tepat pada masanya di tempat bertugas Pembantu Pembedahan Pergigian U17 6) Menyediakanlaporan prestasi & laporan sulit bagi personel di bawah seliaan Pembantu Perawatan Kesihatan U3 7) Menjadi pegawai sah latihan bagi personel di bawah seliaan

29. Kepentingan SenaraiTugas, Kuasa Dan Hubungan Kerja Dalam FM ■ Dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai. ■ Memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk pegawai ■ Memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggung jawabkan. ■ Membolehkan pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan kepadanya. ■ Menjelaskan hubungan kerja di antara seorang pegawai dengan pegawai-pegawai lain.

31. 6. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN ■ MematuhiWaktu Bekerja Berperingkat (Surat Pekeliling Bil 3Tahun 2010) ■ Mematuhi Sistem Penggunaan Kad PerakamWaktu (KPW) (Surat PekelilingAm Bil 11Tahun 1981) ■ Mematuhi Arahan Pakaian Seragam atau Etika Berpakaian PenjawatAwam ■ Pendaftaran untuk Rawatan Pergigian Pesakit Luar

34. 7. PROSES KERJA ■ Setiap senarai tugas seseorang pegawai perlu disediakan proses kerjanya. ■ Contoh format bagi proses kerja ialah: BIL PROSES KERJA PEGAWAIYANG MELULUSKAN/DIRU JUK PERATURANYANG BERKAITAN

35. ■ Senarai proses kerja Pegawai Pergigian i. Perkhidmatan pergigian di sekolah menengah ii. Perkhidmatan Pergigian kepada ibu mengandung di KK/KD iii. Perkhidmatan pergigian pesakit luar di klinik pergigian iv. Perkhidmatan pergigian secara temujanji di KP v. Saringan kepada semua warga tua yang hadir ke KP vi. Pendaftaran pesakit vii. Kutipan wang bayaran rawatan viii. Rawatan penskaleran ix. Rawatan konservatif x. Rawatan cabutan & pembedahan kecil mulut xi. Rawatan protestik xii. Kawalan jangkitan silang (sebelum & selepas rawatan) xiii. Laporan prestasi tahunan xiv. Semakan laporan penyata HIMS xv. PengurusanAset xvi. Pengendalian surat-menyurat xvii. Pengurusan Mesyuarat xviii.Pengendalian latihan xix. Pengendalian cuti xx. Pemantauan kad perakam waktu xxi. Pengurusan & Penyelenggaraan Kenderaan xxii. Menjalankan tugas atas pangilan (oncall) di hospital xxiii.Tugas-tugas lain yang diarahkan

36. Perkhidmatan Pergigian Kepada Ibu Mengandung Di KK/KD

39. Perkhidmatan Pergigian kepada ibu mengandung di KK/KD 8. CARTA ALIRAN KERJA

42. 9. SENARAI SEMAK • Checklist ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam mengendalikan sesuatu aktiviti. • Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan dalam melaksanakan sesuatu aktiviti.

43. ■ Kepentingan Senarai Semak/Checklist i. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil. ii. Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll. iii. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil. iv. Mengelakkan daripada berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dll. v. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara, laut, ‘assembly line’ dll. vi. Sebagai alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dll. vii. Alat semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan. viii. Sebagai alat kawalan dan penyelarasan kerja. ix. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.

45. 10. SENARAI UNDANG-UNDANG & PERATURAN ■ Senarai undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia: i. Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah ii. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit dalam sesebuah jabatan/ pejabat iii. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.

48. 11. SENARAI JAWATANKUASAYANG DIANGGOTAI ■ Semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan perlu disenaraikan. Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan. ■ Kepentingan menyenaraikan jawatankuasa yang dianggotai: i. supaya pegawai berkenaan mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang dianggotainya dan membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke mesyuarat jawatankuasa jawatankuasa tersebut. ii. membolehkan pegawai baru yang mengambil alih tugas mengetahui jawatankuasa-jawatankuasa yang perlu dianggotainya.

49. Nyatakan kekerapan mesyuarat dalam setahun

51. 12. SENARAI BORANGYANG DIGUNAKAN ■ bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya

54. 13. NORMA KERJA ■ Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. ■ Ia boleh menjadi panduan kepada pekerja supaya tahap prestasi yang diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. ■ Ia membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan mengurangkan pembaziran dan kesilapan bekerja

57. 14. SENARAITUGAS HARIAN ■ Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan merancang aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan. ■ Boleh disediakan sama ada di sebelah petang atau sewaktu mula bekerja di sebelah pagi.

58. • Perlu dikemaskini setiap hari perlu diletakkan di atas meja

59. FORMAT FM OLEH BAHAGIAN PENGURUSAN KOMPETENSI KKM

63. RUJUKAN ■ Pekeliling Kemajuan PentadbiranAwam Bilangan 8Tahun 1991 http://www.mampu.gov.my/ms/pekeliling/category/52-1991?download=70:panduan- mengenai-manual-prosedur-kerja-dan-fail-meja. ■ Portal Bahagian Pembangunan Kompetensi KKM http://kompetensi.moh.gov.my/bpk/index.php/ms/component/jdownloads/viewcate gory/24-format-file-meja-dan-manual-prosedur-kerja?Itemid=535

Manual Prosedur Kerja (MPK) & Fail Meja (FM)

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Manual Prosedur Kerja (MPK) & Fail Meja (FM)

Similaire à Manual Prosedur Kerja (MPK) & Fail Meja (FM) (20)

Plus de Nurul Fahizha Fahimi

Plus de Nurul Fahizha Fahimi (6)

Manual Prosedur Kerja (MPK) & Fail Meja (FM)