2. O que é um Banco de dados
Um banco de dados é uma ferramenta para
coletar e organizar informações. Os bancos de
dados podem armazenar informações sobre
pessoas, produtos, pedidos ou qualquer outra
coisa. Um banco de dados pode conter mais de
uma tabela.
3. Partes do Access
As partes do Access são:
Tabelas;
Formulários;
Relatórios;
Consultas;
Macros;
Módulos.
5. Modelos de banco de dados
Um modelo é um banco de dados pronto para uso
que
contém
todas
as
tabelas,
consultas,
formulários e relatórios necessários para executar
uma tarefa específica. Alguns modelos contêm
registros de amostra, que ajudam a demonstrar
sua utilidade.
6. Criando modelos
Crie primeiro a estrutura da nova tabela. Em seguida, alterne para o modo
Folha de Dados para inserir dados ou insira dados usando algum outro
método, como colar ou importar.
Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela.
.Para cada
campo na tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e, em
seguida, selecione um tipo de dado na lista Tipo de Dados.
OBSERVAÇÃO: Caso não veja as colunas Nome do Campo e Tipo de
Dados, talvez você esteja no modo Folha de dados em vez do modo
Design. Para alternar para o modo Design, clique com o botão direito do
mouse na tabela no Painel de Navegação e, em seguida, clique em
Modo Design
. O Access solicita um nome para a nova tabela e
alterna para o modo Design.
7. Para iniciar um Banco de Dados em Branco basta clicar na opção Banco de
Dados em Branco como mostra a figura abaixo
8. Depois de clicar em Banco de Dados em Branco - do lado direito da mesma
janela Digite o nome do Banco de Dados, escolha a pasta onde deseja salvar e
clique no botão Criar. Vejamos:
Ao clicar em Criar abrirá a tela a seguir:
10. Consultas
As consultas podem executar várias funções
diferentes. Sua função mais comum é recuperar
dados específicos das tabelas. Servem como
fonte de registros para formulários e relatórios.
Certas consultas são “atualizáveis” e você pode
editar os dados nas tabelas base por meio da
folha de dados da consulta. Lembre-se de que
as alterações são feitas nas tabelas e não apenas
na folha de dados da consulta.
11. Macros
É como uma linguagem de programação simplificada para adicionar
funcionalidade ao banco de dados. Contêm ações que executam tarefas,
consultas ou fecham o banco de dados. A maioria das operações que você
faz manualmente podem ser automatizadas usando macros, então elas
podem ser excelentes dispositivos para economizar tempo.
Exemplo: VisualG
VisualG é um programa que faz programa de computador. Basta apenas
digitar comandos para fazer um pequeno programa em preto e branco.
Neste programa simples não nenhum tipo de desenho. Veja o código a
seguir e a tela:
12. Veja o programa funcionando
O usuário digita 500 e
tecla Enter. A resposta
Será mostrada
13. Criando Macros
Iremos criar uma macro para abrir um formulário. Para isto vamos criar um
menu. Abra um formulário novo no modo design.
1º - Na guia Criar, no grupo Formulários clique no ícone Design de
formulário.
2º - Na guia Design, no grupo Controles, escolha o controle Rótulo como
mostra abaixo:
Clique e arraste no formulário na parte superior desenhando uma caixa de
texto. Digite "Menu Principal". Agora é só formatar mudando a fonte,
tamanho e cor.
14. -Escolha agora um controle chamado Botão.
4º - clique sobre ele e desenhe abaixo da caixa de texto. Aparecerá uma
janela. Clique em cancelar. Veja:
15. 5º - clique com o botão direito sobre o Botão. Aparecerá uma janela.
Escolha - Construir eventos... e depois escolha Construtor de macros e
ok.
16. 6º - Escolha qual a ação que a macro irá realizar - no nosso caso escolha:
Abrir formulário.
7º - Agora escolha o nome do formulário. Escolha Departamento.
8º - Clique na opção Salvar como na guia Design no grupo
Mostrar/Ocultar.
9º - Feche a janela da macro. A macro está pronta.
10º - Dê duplo clique no botão e renomeie para formulário de
Departamento.
11º - Faça os mesmos passos para todos os formulários existentes. Ao
terminar salve o formulário com o nome de Menu Principal. Veja:
17. Feche o formulário no modo Design e abra no modo de Formulário.
Está
pronto.
É
correspondentes
só
clicar
nos
botões
que
abrirá
os
formulários
18. Módulos
Os módulos, como as macros, são objetos que
você pode usar para adicionar funcionalidade ao
banco de dados. São escritos na linguagem de
programação VBA(neste caso, é necessário
entender de linguagem de programação VBA para
executar os módulos no Access), uma versão de
linguagem macro do Microsoft Visual Basic usada
para programar aplicativos do Windows e incluída
em vários programas da Microsoft.
19. Tabelas
O que é uma tabela?
Uma tabela contém dados sobre um assunto específico,
como funcionários ou produtos. Cada registro em uma
tabela contém informações sobre um item, como um
funcionário específico. Um registro é composto de
campos como nome, endereço e número de telefone. O
registro também é normalmente chamado de linha, e o
campo, de coluna.. A principal diferença entre armazenar
os dados em uma planilha e armazená-los em um banco
de dados é a maneira como os dados são organizados.
20. Criando tabelas
1 - Campo ou coluna
2 - Registro ou linha
O banco de dados pode conter diversas tabelas, cada uma delas armazenando
informações sobre um assunto diferente. Cada tabela pode conter vários
campos de tipos diferentes, incluindo texto, números, datas e imagens.
21. Adicionando tabelas
Você pode adicionar novas tabelas a um banco de dados existente usando os
comandos no grupo Tabelas na guia Criar. Na guia Criar, no grupo
Tabelas, clique em Tabela. O Access cria a tabela e seleciona a primeira
célula vazia na coluna Adicionar Novo Campo.
OBSERVAÇÃO
Caso você não veja uma coluna Adicionar Novo Campo,
talvez você esteja no modo Design. Para alternar para o modo Folha de
dados, clique duas vezes na tabela no Painel de Navegação. O Access
solicita que você salve a nova tabela e depois alterna para o modo Folha
de dados.
22. Design de tabelas
Clique na guia Criar e depois no ícone Design da Tabela como mostra a
figura abaixo:
23. Continuando
Na guia Folha de dados, no grupo Campos e Colunas, clique em Novo
Campo.
O Access exibe o painel Modelos de Campo, que contém uma lista
dos tipos de campos mais usados. Se você clicar duas vezes ou arrastar
um desses campos para sua Folha de dados, o Access adicionará um
campo com esse nome e definirá suas propriedades com valores
apropriados para esse tipo de campo.
Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e
digite o novo nome.
Para mover uma coluna, clique no seu título para selecioná-la e, em seguida,
arraste a coluna para o local desejado. Também é possível selecionar
várias colunas seguidas e arrastá-las para um novo local todas de uma
vez.
Para excluir uma coluna, clique com o botão direito do mouse no título da
coluna e, em seguida, clique em Excluir Coluna .
24. Tipos de dado no local errado
O Access efetua as alterações na tabela sempre que você move o cursor para
um novo campo na mesma linha ou quando você move o cursor para outra
linha.
Por padrão, os campos em um banco de dados do Access são configurados
para aceitar tipos de dados específicos, como texto ou números. Você deve
inserir o tipo de dado que aquele campo está configurado para aceitar. Se
você não o fizer, o Access exibirá uma mensagem de erro:
Idêntico à
validação no
Excel
25. Tipos de dados
Os tipos de dados definidos para cada campo da tabela representam o
primeiro nível de controle sobre o que se pode e o que não se pode inserir em
um campo. São eles: Texto, memorando, número, data/hora, moeda,
autonumeração, sim/não, objeto OLE, hiperlink, anexo e assistente de
pesquisa.
26. Folha de dados
O menu Folha de dados contêm as janelas para inserir, alterar e excluir os
tipos de dados em uma tabela. À direita: é possível verificar a criação de
Formulários e Sub-formulários.
27. Tipo Número
Formato
Descrição
Número Geral
(Padrão) Exibe o número como ele foi digitado. É possível exibir até 11 dígitos à direita
ou à esquerda do indicador decimal. Se o número contiver mais de 11 dígitos, ou se o
controle não for grande o suficiente para mostrar todos eles, o Access arredondará o
número. Para todos os números grandes ou muito pequenos (mais de 10 dígitos à
esquerda ou à direita do separador decimal), o Access utilizará notação científica.
Moeda
Aplica o símbolo e o formato monetário especificado nas configurações regionais do
Windows.
Euro
Aplica o símbolo de Euro a dados numéricos, caso contrário usa o formato monetário
especificado nas configurações regionais do Windows.
Fixo
Exibe números sem o separador de milhar e com duas casas decimais. Se o valor do
campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número.
Padrão
Exibe números com o separador de milhar e duas casas decimais. Se o valor do
campo contiver mais de duas casas decimais, o Access arredondará o número para
duas casas decimais.
Porcentagem
Exibe os números como porcentagens com duas casas decimais, seguidos do sinal de
porcentagem. Se o valor contiver mais de quatro casas decimais, o Access
arredondará o valor.
Científico
Exibe os números com notação científica (exponencial).
28. Valores permitidos de Números
Está disponível apenas para campos texto ou numérico. Para campo texto
são permitidos até 255 caracteres (valor padrão=50) enquanto para
números o valor padrão será o inteiro longo. Clicando na linha tamanho do
campo e a seguir no botão localizado no canto direito, irá surgir uma lista
de opções. Para campos numéricos o subtipo escolhido definirá a faixa de
valores que poderá ser armazenada, mais detalhes observe o quadro
abaixo.
Tamanho
byte
inteiro
inteiro longo
simples
duplo
Faixa de Valores
Casas decimais
inteiro de 0 a 255
nenhuma
-32.768 a + 32.768
nenhuma
-2.147.483.648 a +2.147.483.647
nenhuma
-3,4 x 1038 a +3,4 x 1038
0 - 15
-1,797 x 10308 a +1,797 x 10308
0 - 15
29. Tipo Data/Hora
Formato
Descrição
Exemplo
Data Geral
(Padrão) Exibe valores de data como número e valores de hora como
horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. Para os dois
tipos de valores, o Access usa os separadores de data e hora
especificados nas configurações regionais do Windows. Se o valor
não tiver um componente de hora, o Access exibirá apenas a data.
Se o valor não tiver um componente de data, o Access exibirá
somente a hora.
29/8/2006 10:10
Data Completa
Exibe apenas valores de data como especificado pelo formato Data
Completa das Configurações Regionais do Windows.
Domingo, 29 de agosto de
2006
Data Normal
Exibe a data no formato dd/mmm/aaaa, mas usa o separador de data
especificado nas configurações regionais do Windows.
29/ago/06
Data Abreviada
Exibe valores de data como especificado pelo formato Data Abreviada
das Configurações Regionais do Windows.
29/8/2005
Hora Completa
Exibe horas, minutos e segundos seguidos por AM ou PM. O Access
utiliza o separador especificado na configuração Hora das
configurações regionais do Windows.
10:10:42 AM
Hora Normal
Exibe horas e minutos seguidos por AM ou PM. O Access utiliza o
separador especificado na configuração Hora das configurações
regionais do Windows.
10:10 AM
Hora Abreviada
Exibe somente horas e minutos. O Access utiliza o separador
especificado na configuração Hora das configurações regionais do
Windows.
10:10
30. Tipo Lógico
Serve para validar uma entrada em um campo. Os dados digitados quando
estiverem fora da regra definida não serão aceitos. Essa regra é constituída
por um operador(< = menor), (> = maior) e um valor de comparação. Sem a
presença do operador é assumido o "igual" (=). Cadeia de caracteres devem
ser colocadas entre aspas. Não é permitido usar outros campos em uma
regra de validação. Para testar se os dados existentes estão de acordo com
a regra criada, clique com o botão direito do mouse sobre a barra de título
da janela no modo estrutura e escolha a opção Testar Regra de Validação.
Formato
Descrição
Sim/Não
(Padrão) Exibe 0 como Não e qualquer
valor diferente de zero como Sim.
Verdadeiro/Falso
Exibe 0 como Falso e qualquer valor
diferente de zero como Verdadeiro.
Ativado/Desativado
Exibe 0 como Desativado e qualquer
valor diferente de zero como
Ativado.
31. Funções no Access
Na guia Formatação, no grupo Agrupamentos e Totais, clique em Totais.
Clique no tipo de agregado que deseja adicionar ao campo.
A tabela a seguir descreve os tipos de funções agregadas no Microsoft Office
Access 2007 que podem ser adicionadas a um relatório.
Cálculo
Descrição
Função
Soma
A soma de todos os número na coluna.
Soma()
Média
O valor médio de todos os números na coluna.
Avg()
Contar
A contagem dos itens na coluna.
Contar()
Máximo
O valor numérico ou alfabético mais alto na coluna.
Máx()
Mínimo
O valor numérico ou alfabético mais baixo na coluna.
Mín()
Desvio Padrão
Uma estimativa do desvio padrão no conjunto de
valores na coluna.
StDev()
Variância
Uma estimativa da variância no conjunto de valores
na coluna.
Var()
32. Tipo de dado na Tabela
Ao terminar de digitar os campos,
tipo de dados e descrição,
temos que definir o formato
para esses campos.
Propriedades do campo
Você pode controlar o tamanho de
um campo Texto ao definir sua
propriedade
Tamanho
do
Campo.
Para campos Número e Moeda, a
propriedade
Tamanho
do
Campo vai do intervalo de 0 a
255 caracteres.
Os campos Texto e Memorando
possuem tamanhos de valor de
campo variáveis.
33. Formulários
são as interfaces usadas para trabalhar com os
dados e contêm botões de comando que
executam vários comandos. você também pode
adicionar elementos funcionais, como botões de
comando,
pode
programar
os
botões
para
determinar quais dados aparecem no formulário,
abrir outros formulários ou relatórios. Permitem
controlar como outros usuários interagem.
34. Criando formulários
Para criar um formulário, basta clicar na guia Criar - e escolher - Formulário
O formulário foi
criado na tabela aluno
35. Formatando formulários
Através da guia Formatar, podemos formatar a fonte, as linhas de grade, os
controles e até mesmo usar Autoformatação.
Selecione o Titulo ou qualquer outro texto do formulário e mude a fonte,
tamanho, estilo (negrito, italico e sublinhado) e o alinhamento. Podemos
mudar ainda a cor da fonte, a cor de fundo de um objeto.
De duplo clique no título e digite Cadastro de alunos e depois clique na opção
centralizar.
36. Criando formulários em branco
Na
guia Criar, no grupo
Formulários, clique em
Formulário em Branco. O
Access abre um formulário
em branco no modo
Layout e exibe o painel
Lista de Campos. No
painel Lista de Campos,
clique no sinal de mais (+)
ao lado da tabela ou das
tabelas que contêm os
campos que você deseja
ver no formulário.
Para adicionar um campo ao
formulário, clique nele duas
vezes ou arraste-o para o
formulário.
OBSERVAÇÃO A ordem
das tabelas no painel
Lista de Campos pode
ser
alterada,
dependendo de qual
parte
do
formulário
estiver selecionada no
momento. Se não for
possível adicionar um
campo ao formulário,
tente selecionar uma
parte
diferente
do
formulário
e,
em
seguida, tente adicionar
o campo novamente.
37. Tipo de formulários
A seleção de um campo em
uma
parte
do
formulário
seleciona o mesmo campo
na outra parte do formulário.
Você pode adicionar, editar
ou excluir dados de qualquer
uma das partes (desde que a
fonte de registro possa ser
atualizada e você não tenha
configurado o formulário para
impedir essas ações).
38. Controle de formulários
Use as ferramentas no grupo Controles na guia Formatação para adicionar
um logotipo, título, números de página ou data e hora ao formulário.
39. Continuando
Se você desejar adicionar uma variedade mais ampla de controles ao
formulário, alterne para o modo Design clicando com o botão direito do mouse
no formulário e, em seguida, clicando no Modo Design . Você poderá então
usar as ferramentas no grupo Controles na guia Design.
Os controles são objetos que exibem dados, realizam ações e permitem que
você exiba e trabalhe com informações que aprimorem a interface do usuário,
como rótulos e imagens. O controle usado mais freqüentemente é a caixa de
texto, mas os outros controles incluem rótulos, caixas de seleção e controles
de subformulário/sub-relatório
40. Inserindo dados
No Painel de Navegação, clique duas vezes na tabela que você deseja usar.
Clique ou, de algum outro modo, coloque o foco no primeiro campo que você
deseja usar e insira os dados.
Para mover para o próximo campo na mesma linha, pressione TAB, use as
teclas de direção para direita ou para a esquerda ou clique na célula do
próximo campo. Para ir para a próxima célula de uma coluna, use as teclas
de direção para cima ou para baixo ou clique na célula desejada.
44. Formato de Data / Hora
•
•
Selecione ou enfoque o campo Data/Hora.
Clique no selecionador de data, localizado à direita ou à esquerda do
campo.
É exibido um controle de calendário mostrando o mês e dia atuais:
Para inserir a data atual, clique em Hoje. -ouSelecione um dia do mês atual. -ouUtilize os botões Avançar ou Voltar para selecionar um outro mês ou dia
45. Padrão de Data / Hora
O formato Data Geral utiliza esse formatos: dd/mm/aaaa fora dos EUA e
mm/dd/aaaa nos EUA. O formato de Hora Completa utiliza este formato:
hh:mm:ss AM/PM. Você pode inserir datas e horas em um campo definido
como tipos de dados Texto ou Memorando, mas não pode executar cálculos
com os dados resultantes. Por este motivo, essas etapas explicam somente
como adicionar o campo Data/Hora em uma tabela.
46. Importando dados
No Access, na guia Dados Externos, no grupo Importar, clique no comando
para o tipo de arquivo que você está importando. Caso não veja o tipo de
programa desejado, clique em Mais.
Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para
localizar o arquivo de dados fonte, ou digite o caminho completo do
arquivo de dados fonte na caixa Nome do arquivo. Se um assistente for
iniciado, siga as instruções nas próximas poucas páginas do assistente.
Na última página do assistente, clique em Concluir.
47. Observação!
Se não conseguir localizar o tipo de formato
correto no grupo Importar, talvez seja necessário
iniciar o programa no qual os dados foram
originalmente criados e, em seguida, usar esse
programa para salvar os dados em um formato de
arquivo comum antes de poder importar esses
dados para o Access.
48. Exportando dados em PDF
Para exibir um arquivo PDF, é necessário que você tenha o programa
instalado no computador. Um leitor é o Acrobat Reader, disponível no
Sistema Adobe.
Após salvar um arquivo como PDF, você não poderá usar os programas da
Versão do 2007 Office para fazer alterações diretamente no arquivo em
PDF. Você deverá fazer as alterações no arquivo original do Versão do
2007 Office
• Abra a tabela ou o relatório a ser publicado como PDF.
• Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar
como e clique em PDF ou XPS.
• Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para o arquivo.
• Na lista Salvar como tipo, clique em PDF.
• Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de
seleção Abrir arquivo após publicação.
49. Exportando dados em XLSX
•
Clique no Botão Microsoft Office , aponte para a seta ao lado de Salvar
como e clique em Salvar.
•
Na lista Nome do Arquivo, digite ou selecione um nome para a pasta de
trabalho.
•
Na lista Salvar como tipo, clique em Pasta, arquivo do excel ou xlsx.
•
Se desejar abrir o arquivo imediatamente após salvá-lo, marque a caixa de
seleção Abrir arquivo após publicação.
50. Relatórios
São usados para resumir e apresentar os dados
nas tabelas. Um relatório pode ser executado a
qualquer momento e sempre refletirá os dados
atuais no banco de dados. De maneira geral, os
relatórios são formatados para serem impressos,
mas também podem ser exibidos na tela,
exportados para outro programa ou enviados
como uma mensagem de email.
51. Criação de relatórios
Na guia Criar, no grupo Relatórios, clique em Assistente de Formulário. O
Assistente de Formulário é iniciado
Na janela a seguir, adicione todos os campos da consulta realizada e depois
clique em Avançar
52. Clique na opção por departamento. O Access irá mostrar os funcionários
separados por departamento, no caso codDep =
53. Que ordem de classificação e resumo informativo você deseja para os
registros de detalhes? Iremos classificar pelo numero do funcionário
54. Como você deseja ordenar o seu relatório?
Defina o layout e a orientação do papel e clique em Avançar.
Escolha o estilo e clique novamente em Avançar. Agora é só colocar o
nome do seu relatório e marcar como você deseja a visualização. Clique em
Concluir. Veja como ficou o relatório:
