1. Manual Para Redactar un carta en 7 minutos
Introducción
Los tiempos han cambiando y siguen cambiando a una velocidad
cada día más rápida. La era industrial está dando paso a la era de
la información en la que la comunicación se realiza de forma
instantánea y en la que el trato cordial va dejando a atrás los
antiguos formalismos y protocolos que se venían usando.
Es posible que si tu no sabes como dirigirse a una persona, que
formalismos usar o como introducirte, la persona que reciba la
carta tampoco lo sepa y desconozca si lo haces o no
correctamente. Ya no existe una educación al respecto ni en los
colegios ni en las universidades y las escuelas de secretariado
prácticamente han desaparecido. Hoy en día prima la velocidad,
y dicha velocidad requiere un tipo de carta clara, concisa y breve.
Que el lector conozca rápidamente quién es el remitente y el
asunto por el que se escribe. ¡Nada más!
Paso 1 - Identificación del remitente
Toda carta requiere los datos identificativos de quien la manda y
de quién la recibe.
El destinatario que abre la carta tiene como primer objetivo dar
respuesta a la pregunta ¿QUIEN? Quiere saber rápidamente
quién es usted.
Arriba a la derecha, de forma que sea lo primero que se lea,
indicaremos nuestros datos, uno debajo de otro formando una
pequeña columna.
2. Nombre de nuestra empresa (Si se requiere)
Nombre y apellidos (Nuestro cargo en la empresa)
Información de contacto, como puede ser la dirección postal o el
correo electrónico, teléfono fax, etc... y en algunos casos se
requiere indicar información complementaria como el número
de cliente o el número de socio en caso de que existiera
vinculación.
Por ejemplo:
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
3. Paso 2 - Tiempo y lugar
El destinatario una vez que conoce el QUIEN, quiere saber el
DONDE y el CUANDO.
Es habitual utilizar una frase en la que se dé a conocer el lugar
desde el que se escribe y la fecha en la que se escribe. La
colocaremos más abajo de nuestros datos pero a la izquierda.
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Colombia, a 13 de Febrero de 2009
4. Paso 3 - Identificación del destinatario
En otro párrafo, debajo de la fecha y también a la izquierda,
indicaremos la información del destinatario de la carta. En este
caso evitaremos escribir los datos de contacto porque se
suponen conocidos, con lo que bastará con el nombre de la
empresa (si fuese el caso), seguido del nombre del destinatario
(si se conoce), y el cargo que desempeña o departamento al que
pertenece. Muchas veces se desconoce quien es la persona
encargada y la carta lleva como destinatario un departamento.
Por ejemplo:
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.
5. Paso 4 - El párrafo del asunto
Conocido el QUIEN, el DONDE y el CUANDO, ahora toca exponer
el QUE y si se requiere el COMO.
Como hemos dicho anteriormente, no merece la pena esforzarse
por mantener un trato excesivamente respetuoso ni andarse por
las ramas con introducciones o saludos. Lo más recomendable es
siempre ir directamente al grano. Que en la primera frase se
conozca el asunto de la carta.
Manuel Pérez Gómez
C/ las oficinas 23 2ºD
01234 Madrid
(91) 452 3452
En Madrid, a 13 de Febrero de 2009
BANCO SOCIAL
A la atención del Sr. Miguel García
Departamento de RR.HH.
Me dirijo a usted para recomendarle....
Le escribo esta carta para recordarle que....
6. El motivo de mi carta es el de.....
Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando
personal....
Explicamos de forma clara y breve nuestro asunto, utilizando el
trato de "usted", sin caer en excesivos formalismos como
"excelentísimo señor" "le ruego encarecidamente"... etc.
El mejor ejemplo para que se haga una idea de lo que es correcto
es que imagine que está usted llamando por teléfono a esa
persona y que le salta el contestador automático. Debe ser claro,
conciso y breve.
Paso 5 – Despedida
Para finalizar, existe una frase con la que siempre quedar bien:
Un saludo.
Manuel Pérez
(Firma)
En cuanto el destinatario conoce QUIEN, CUANDO, DONDE, QUE,
y COMO, estará deseando terminar la carta y seguir con su
trabajo. Para facilitar esta tarea, lo mejor es una despedida corta
y cordial. Basta con escribir "Un saludo" y debajo colocar nuestro
nombre y primer apellido, no hace falta poner el segundo
apellido ni tampoco nuestro cargo, todo eso es información
repetida que en caso de ser necesaria, el destinatario sabrá
buscarla en el primer párrafo.
7. COMO REDACTAR UNA CARTA
No es muy útil informar a los clientes, si lo vamos a hacer con un
estilo y manejando palabras pesadas de leer o que no se llegan a
comprender bien. En este documento vamos a intentar enseñar
las claves generales para la correcta redacción de cartas
comerciales, y las diferentes partes que debemos indicar para
conseguir al final una buena comunicación: En esencia, para
conseguir una respuesta que sea satisfactoria.
Dentro de un ambiente humano como es una empresa, aparecen
problemas de comunicación, y solucionarlos es muy importante.
La empresa necesita relacionase con el mundo exterior para no
perder sus objetivos principales, que son los de poder ofrecer los
productos que fabrican a los mercados.
Muchas veces, una empresa se extraña, y no entiende porque
después de realizar grandes esfuerzos en mantener informados a
sus clientes sobre aquellos asuntos de interés para ellos, no
logran que éstos se den cuenta o no logran obtener una
respuesta satisfactoria.
8. pautas correctas para todo tipo de redacción:
Debemos poner en orden las ideas y datos informativos de modo
que nos facilite la redacción:
Una Introducción
El objetivo: Que capte nuestra atención
El contenido: La información por la que nos ponemos en
contacto, adaptada al grupo específico.
El desenlace: Resto de información secundaria.
Una despedida cordial: adaptada también al tipo de
personas dirigida.
Con la aplicación de estas pautas vamos a conseguir
documentos comerciales útiles, que lograran captar el
interés de nuestro público y de posibles futuros clientes.
- Cuidado la ortografía. Los errores de ortografía distorsionan el
efecto que queremos transmitir, el subconsciente los capta y la
imagen de rechazo se crea de forma irreversible.
- Los signos de puntuación: Aunque parezca mentira, un exceso
de comas hace más difícil la lectura de una carta. Se recarga la
información y se logra un efecto de pesadez en su lectura,
debemos por tanto usar los signos de puntuación en su justa
medida.
- La tipografía. Se trata del conjunto de caracteres que usamos al
redactar nuestros documentos. Los programas tipo Word nos
hacen más fácil el utilizar diversas tipografías. La imagen
corporativa debe utilizar siempre la misma tipografía para todos
los textos.
9. - Alineación: Una buena alineación facilita la correcta lectura y la
hace agradable a la vista. Se trata de cuidar la estética y la
uniformidad de los escritos. Se recomienda la justificación del
margen derecho para no crear una imagen de desorden.
- Es también recomendable usar el doble espaciado entre líneas.
- Utilizar negritas, subrayados y cursivas solo para destacar
aquellas palabras relevantes de la carta, sin abusar para no caer
en excesivas frases que recargan el contenido.
- Se ha de conocer que por norma habitual un párrafo corto
invita a leer de manera mas agradable que un párrafo largo.
Aparte de estas pautas estéticas, también debemos enfocarnos
en los objetivos por los cuales redactamos el documento, de
manera que el cliente preste atención a nuestro objetivo.
- Es importante saber de antemano el tipo de cliente o la base de
datos específica a la que vamos a enviar nuestras cartas. Cuanto
mejor conozcamos el público, mejor sabremos como enfocar la
redacción.
- Es conveniente por tanto dividir en grupos específicos nuestra
base de datos de clientes. Y a partir de entonces, crear una
estrategia de comunicaciones diferentes para cada grupo.
10. Es también importante destacarnos del resto de nuestros
competidores mediante nuestro toque personal, algún
comentario gracioso o que destaque que nos haga especiales,
aquí entra en juego nuestra capacidad para la creatividad. Alguna
frase o eslogan como "SI USTED LO NECESITA NOSOTROS LO
TENEMOS"...
Por último, conviene clasificar nuestros documentos y
mantenerlos ordenados y realizar de forma periódica los
estudios pertinentes para conocer qué tipo de carta logra los
mejores objetivos, de esta forma aprenderemos de nuestros
errores.
