Reorganiseren met OrgPlan Pro Planning. Software gebaseerd op HumanConcepts.

1. REORGANISEREN
Demonstratie van OrgPlan Pro Planning

2. DE SPELERS:
• De superuser Bij voorkeur een HR Controller met FIN/HR/ICT-kennis.
• De directie
• De lijnmanagers
• De professionals
• HR
• Finance (Payroll)

3. DE CASE:
• Het demobedrijf heeft –
• ca. 310 fte aan vaste werknemers in dienst, die
• ca. € 15,6 mln op jaarbasis kosten.
• De directie wil –
• ca. 20% kostenreductie en
• max. € 12,5 mln op jaarbasis uitgeven.
NB: Het demobedrijf heet “OrgPlan” en heeft vestigingen in België, Luxemburg en Nederland. Alle data zijn gefingeerd.

4. DE CONDITIES:
• Projectteam bestaat uit 7 man: CEO, CFO, CHO, 3 country
managers, o.l.v. de Superuser
• Stakeholders (RvC, Dir, OR, bonden en UWV) moeten het
uiteindelijke plan goedkeuren
• Geplande uitvoerdatum reorganisatie: 1/1/2014
• Alle alternatieven moeten worden uitgewerkt

5. DE ALTERNATIEVEN ZIJN:
Alternatief 1.: 10% reductie + loonoffer
• 10% personeelsreductie + 10% (vrijwillig) loonoffer
Alternatief 2.: 20% reductie
• 20% personeelsreductie
Alternatief 3.: 30% reductie + flex inhuur
• 30% personeelsreductie + 10% flexibel inhuren (in India)
NB: De bonden opteren voor 1, de directie voor 3 en 2 is het neutrale alternatief. Voor 1 is solidariteit nodig.

6. (FASE 1) ALTERNATIEF 1 UITWERKEN:
• We gaan alternatief 1. (10% personeels- en 10% loonreductie) uitwerken.
• Eerst worden de schaalbedragen per 1/1/2014 met 10% verlaagd.
• Daarna worden de 10% personeelsreducties doorgevoerd.
• Deze reducties betreffen uitsluitend de staf. De lijn blijft ongemoeid.
• De Luxemburgse stafdiensten worden aan België toegevoegd.
• Daarna wordt er net zo lang gereduceerd totdat de € 12,5 mln bereikt is.
NB: Alternatieven 2 en 3 worden op gelijke wijze uitgewerkt, maar worden omwille van de tijd niet getoond.

7. DE AANPAK (3 STAPPEN):
Stap 1.: Alternatieven uitwerken
• Scenario’s (parallel) uitwerken
• Nauwkeurigheid ca. 90%
Stap 2.: Voorkeursalternatief detailleren
• Best estimate scenario in detail uitwerken
• Nauwkeurigheid ca. 99%
Stap 3.: Voorkeursalternatief rapporteren
• Budgetten en best estimates afleiden
• Management informatie
NB: Stap 0 (het implementeren van het systeem) wordt geacht al te hebben plaatsgevonden.

8. Stap 1.: Alternatieven uitwerken
• Scenario’s (parallel) uitwerken
• Nauwkeurigheid ca. 90%
Korte uitleg stap 1:
Vullen van Reorg Planboards (jaarplannen):
• Reorg Planboards vullen met Alt 1: 10% loonoffer
1/1/2014-situatie -10%
Alt 2: ongewijzigd
• Loonoffer wordt vooraf (buiten
0% Alt 3: ongewijzigd
het planboard om) verwerkt
• Reorg Planboard biedt schuiven, • Superuser zet 2 (Reorg) organigrammen met financiële data
klaar in de cloud: één met en één zonder 10%
schaalverlaging (per 1/1/2014).
rekenen, rapporteren en logging
• Users (7) krijgen (beveiligd) toegang.
in één • Users kunnen op basis hiervan ongelimiteerd plannen
maken. Drie plannen moeten er sowieso komen: voor ieder
alternatief één.

9. De superuser werkt het 10% loonoffer uit en zet de resultaten klaar in de cloud als alternatief 1.
De superuser genereert eerst het 0% organigram en
verlaagt daarna de schaalbedragen met 10% om het
min 10% organigram te maken. Beide organigrammen
worden in de cloud klaargezet.
In het Payroll-submenu staat een procedure om
collectief (schaalbedragen) te muteren.
Superuser bereidt de Planboards voor. Voor alt. 1. worden de schaalbedragen met 10% verlaagd per 1 januari 2014.

10. De superuser maakt daarna de users aan en stelt hun toegangsrechten in.
De superuser maakt de users aan.
Het systeem beschikt over geavanceerde role-based security
met als kenmerken o.a.:
• Username is email-adres.
• Rollen worden gedefinieerd en aan users toegekend.
• Toegangsnivo in de hiërarchie.
• Velden die men mag zien.
Superuser maakt users aan en bepaalt hun rechten. Een gedetailleerde role-based security staat ter beschikking.

11. De users kunnen nu inloggen (in de cloud).
Users kunnen inloggen en zelf hun taal kiezen.

12. Ze zien daar de twee beginsituaties (als organigrammen voorzien van cijfers): 0% en -10%. Read Only
Users treffen aan: 2x het 2014- (0% en -10%) en 1x het 2013-organigram .
De kosten worden op jaarbasis gerapporteerd. Vergeleken wordt de
aanvangsituatie (1/1) met de eindsituatie (31/12) na gewijzigd beleid.
Door natuurlijk verloop en afloop van tijdelijke contracten zijn de kosten per
31/12 bij ongewijzigd beleid al lager dan per 1/1.
Gebruikelijk is dat steeds per 1/1 nieuwe schaalbedragen en fiscale regimes
ingaan, waardoor 31/12 in het oude jaar steeds hoger is dan 1/1 in het
nieuwe jaar.
Een 10% schaalverlaging betekent niet automatisch 10% lagere kosten. Ook
de fiscale afdrachten en premies worden hierdoor beïnvloed.
0% -10%
Na inloggen komen de users eerst in de Read Only mode (alleen lezen).

13. Ieder organigram heeft als structuur: afdeling / formatieplaats / werknemer. Read Only
De hiërarchie bestaat uit de volgende nivo’s:
• afdelingen(en),
• formatieplaats,
• werknemer(s).
Formatieplaats = functie op afdeling.
Ieder heeft een eigen kleur.
Kosten zijn op werknemernivo en budgetten op
formatieplaatsnivo ingevoerd.
Kosten en budgetten worden automatisch naar
boven toe geconsolideerd.
De hiërarchie structuur: afdeling(en), formatieplaats, werknemer.

14. De users kunnen binnen zo’n organigram navigeren. Read Only
Navigatie: tabbladen volgen, in/uitzoomen, aantal nivo’s instellen, bedrijfsonderdelen kiezen, zoeken, etc.
Users beschikken over eindeloos veel navigatie opties (Options).

15. Bovendien kunnen ze van iedere box een detailkaart opvragen. Read Only
Iedere box is voorzien van een opvraagbare detailkaart die voor afd/fpl/wnr verschillend is.

16. Op basis van zo’n organigram kunnen ze onbeperkt plannen starten.
Plannen kunnen gedeeld worden en in een bepaalde status geplaatst worden (actief, bevroren, etc.).
Van Read Only mode naar Read Write mode. HR maakt een plan aan.

17. Er worden drie plannen (alternatieven) gestart die de users met elkaar kunnen delen.
Overzicht van de plannen:
• Er is één plan gemaakt op het ReOrg 2014 -10% organigram en twee plannen op het Reorg 2014 organigram.
• In deze plannen moeten alternatief 1., 2. en 3. uitgewerkt worden.
• Een user ziet z’n eigen plannen plus andermans plannen (waarover hij de controle heeft of die met hem gedeeld worden).
In Plan & Model ziet de user een overzicht van de plannen.

18. De user opent het plan waar alternatief 1. in uitgewerkt moet worden. Read Write
Read Write mode:
• Schuiven: ieder hokje (of keten van hokjes) kan verschoven worden.
• Muteren: de detail-kaarten veranderen in detail-invoerschermen.
• Tekenen: nieuwe afdelingen, formatieplaatsen of werknemers kunnen erbij getekend worden.
• Herberekenen: alle achtergrondformules kunnen herberekend worden.
Read Write mode is herkenbaar aan de blauwe achtergrond.

19. De user begint met het parkeren van de Luxemburgse stafafdelingen. Read Write
Toelichting op het parkeren:
Met de muis kan iedere box (afd/fpl/wnr) op de parkeerplaats
(staging area) geschoven worden.
Vanaf de parkeerplaats kan men een box (of een keten met
boxes) weer in het organigram schuiven.
Parkeren kan nodig zijn:
• om eerst naar een andere plek in het organigram te
navigeren, of
• omdat men nog geen bestemming heeft.
Onderstaand voorbeeld toont de volle parkeerplaats.
Luxemburgse stafafdelingen (tijdelijk) parkeren in de staging area. Drag & drop.

20. Daarna hangt de user de Luxemburgse stafmedewerkers (met fpl. en al) onder Belgisch management. Read Write
Met één muisbeweging worden de Luxemburgse formatieplaatsen (met stafmedewerkers) verhangen. Automatisch worden alle
werknemers met al hun gegevens meegenomen, en worden alle budgetten meegenomen.
Complete formatieplaatsen uit de staging area halen en opnieuw ophangen.

21. Vervolgens maakt de user een dummy formatieplaats voor de overbodige Luxemburgse stafmanagers. Read Write
Door op plus (+) te drukken ontstaat er een nieuwe box (afd/fpl/wnr).
Door aan te geven dat het om een formatieplaats gaat, neemt de box de kenmerken van een formatieplaats aan.
De formatieplaats gaat “Formatieplaats opgeheven” heten en wordt de verzamelplaats voor werknemers met opgeheven formatieplaatsen.
Nieuwe box direct onder de top aanmaken.

22. Waar de stafmanagers worden geparkeerd. De nu lege Luxemburgse stafafdelingen worden opgeheven. Read Write
Met één muisbeweging worden de Luxemburgse managers aan de dummy formatieplaats toegevoegd.
Hierna kunnen de Luxemburgse stafafdelingen en –formatieplaatsen worden verwijderd.
De organisatie heeft nu haar definitieve vorm. Nu kan de personeelsreductie starten.
NB: Werknemers worden in principe nooit verwijderd.
Managers worden vanuit de staging area opgehaald en aan dummy fpl. toegevoegd.

23. Als laatste gaat de user met de invoerschermen aan de slag om boventallige werknemers te ontslaan. Read Write
Formatieplaats en werknemer:
• Bij de werknemer worden de kosten ingevoerd en bij de formatieplaats de budgetten.
Werken binnen een plan. Detailkaarten worden detailinvoerschermen.

24. Het ontslaan van werknemer is een kwestie van ontslaggegevens invullen. Read Write
Let op de gewijzigde velden (pijlen): links de oude en rechts de nieuwe situatie.
Ontslagdatum, -premie en –reden plus aantal restmaanden invullen.

25. Het systeem berekent (en consolideert) daarna al het cijfermateriaal. Read Write
Let op de doorwerking in de hiërarchie van de wijzigingen (zichtbaar na calculatie).
Ontslag leidt tot ander cijfermateriaal (kosten, fte) in de gehele hiërarchieketen.

26. Een korte toelichting op de berekeningen. Read Write
Toelichting op de berekening:
Er zijn twee peilmomenten: 1/1 en 31/12.
De 1/1-situatie geeft de jaarkosten voor het lopende jaar.
De 31/12-situatie geeft de jaarkosten voor het volgend jaar.
Het “beleid” zijn alle autonome wijzigingen plus alle maatregelen
die in dit Reorg Planboard genomen worden. Maatregelen die
hiervoor al verwerkt zijn (zoals het 10% loon-offer), komen niet in
het verschil tot uiting.
Autonome wijzigingen zijn de vooraf bekende mutaties, zoals
pensioneringen, contract beëindigingen, etc.
Er zijn drie kolommen: Fte, Intern en Extern. Fte is de complete
workforce, Intern zijn degenen die wel en Extern degenen die niet
via de payroll verloond worden.
De ReOrg regel geeft de personeelsreductie en de daarbij gepaard
gaande kosten weer.
Let op de doorwerking in de hiërarchie van de wijzigingen (zichtbaar na calculatie).
Ontslag leidt tot ander cijfermateriaal (kosten, fte) in de gehele hiërarchieketen.

27. De user heeft alternatief 1. uitgewerkt en draait nu controlerapporten, zoals: Track Changes. Read Write
Het Track Changes rapport bevat een chronologisch overzicht van alle ingevoerde mutaties.
Van iedere mutatie kunnen details opgevraagd worden (zoals bijv. het toevoegen van de opgeheven formatieplaats.
Opvragen details door op de pijl te klikken.
Track changes: een overzicht van alle mutaties incl. detailrapport.

28. De user heeft alternatief 1. uitgewerkt en draait nu controlerapporten, zoals: Gepensioneerden. Read Write
In 2014 gaan er 4 werknemers (2,92 fte) met pensioen.
Door een filter in te stellen, wordt meteen duidelijk om wie het gaat.
Deze autonome mutaties worden door het HR/Payroll-systeem aangeleverd en worden daarna automatisch door OrgPlan verwerkt.
Het systeem biedt de mogelijkheid om op pensioenleeftijden te simuleren.

29. De user heeft alternatief 1. uitgewerkt en draait nu ad-hoc rapporten, zoals: een Boventalligen-rapport. Read Write
Onderaan het planboard is ruimte voor ad-hoc rapportage.
M.b.v. de Column Chooser en de Filter Editor kan men ad-hoc een rapport samenstellen. Export naar Excel is eveneens mogelijk.
Geselecteerd wordt op werknemers die een ontslagvergoeding krijgen.
De ontslagdata blijken te verschillen.
Beleidsmutaties: werknemers die in 2014 ontslagen worden.

30. 17.: Het resultaat van alternatief 1.
Alt. 1.: Startsituatie
Alt. 1.: Eindsituatie
Alt. 1.: 10% loonoffer + 10% reductie.

31. Samenvatting:
Wat levert alternatief A op:
• Ongewijzigd beleid (A) doet de kosten
A
naar € 15,9 M dalen. Autonoom vertrekt
2,92 fte.
• Het 10% loonoffer doet de kosten dalen
naar € 14,3 M en € 14,2 M dalen, resp.
over 2014 en 2015.
B
• De 10% personeelsreductie doet de
kosten dalen naar € 12,6 M en € 12,4 M,
resp. over 2014 en 2015.
• Omdat duurdere werknemers vertrekken is
de werkgelegenheid met slechts 6,3%
gedaald. C
• Voor 25,8 fte zijn er in totaal € 0,315 M
aan reorganisatiekosten* gemaakt.
* Kosten voor ontslagpremies, herplaatsingen, suppleties, etc.

32. (FASE 2) BUDGETTEN GENEREREN:
• Alternatief 1. wordt verkozen vanwege de minste gedwongen ontslagen. Het
personeel gaat accoord met het 10% loonoffer.
• De ontslagen vallen op 31/12, 31/1 en 31/3. De pensioendata verschillen. En
de periodiekdata verschillen per werknemer (indienstdatum is leidend).
M.a.w. de organisatie en de personeelskosten verschillen per maand.
• Een detailberekening is nodig om tot zuivere budgetten te komen.
NB:
In fase 2 wordt dezelfde planboard-functionaliteit geboden als in fase 1.
Omdat deze functionaliteit al eerder uitgebreid behandeld is, gaan we er nu sneller doorheen.
Verschillen fase 2 t.o.v. 1: meer details, organigram beslaat een (verander)maand, berekeningen buiten
planboard, resultaten gaan de OrgPlan-database in en zijn daarna beschikbaar voor export en rapportage.

33. Fase 2.: Voorkeursalternatief detailleren
• Best estimate scenario in detail uitwerken
• Nauwkeurigheid ca. 99%
Korte uitleg stap 2: Vullen van Organize Planboards (maandplannen):
• Het verkozen alternatief wordt in ❶
detail uitgewerkt met als doel om
❷
budgetten te verkrijgen waarop
gestuurd kan worden.
❸
• Er wordt gewerkt met gedetail-
❹
leerde maandplanboards waarna
de payroll-enigine calculeert. ❶ Naast de Actual-maanden (zwart) worden Plan-maanden
(blauw) gezet.
• De resultaten worden ❷ De Extrapolator vult de tussenliggende maanden in. Let
op: alle bekende mutaties worden verwerkt.
teruggeschreven in de OrgPlan ❸ De Payroll Engine (her)berekent de kosten.
database. ❹ Waarna de resultaten de database in gaan.

34. De superuser moet het detail planboard eerst aan een verandermaand koppelen (bijv. 2014 01).
Het Track Changes rapport vormt de leidraad voor de superuser. Deze mutaties moeten (gespreid over de maanden) worden ingevoerd.
Een afgeronde planmaand kan de basis vormen voor de volgende maand, bijv.: 2014 03 wordt afgeleid van 2014 01.

35. Daarna worden de verandermaand plannen geëxtrapoleerd en gecalculeerd met één druk op de knop.
Copy Forward (Extrapolatie + Calculatie)
De Copy Forward knop start het extrapoleren en
calculeren.
In bijgaand voorbeeld:
• is 2013 03 de laatste Actuals-maand,
• staan er plannen klaar in 2013 12, 2014 01 en 03
• en wordt er geëxtrapoleerd t/m 2014 12.
❶
❷
❸
❹
Het Track Changes rapport vormt de leidraad voor de superuser. Deze mutaties moeten (gespreid over de maanden) worden ingevoerd.
Een afgeronde planmaand kan de basis vormen voor de volgende maand, bijv.: 2014 03 wordt afgeleid van 2014 01.

36. Toelichting op Copy Forward.
Toelichting op Copy Forward:
Copy Forward doet de volgende zaken:
• Extrapolatie. Het zet organigrammen neer in de lege maan-
den. Daarbij wordt rekening gehouden met alle bekende gege-
vens, die uit het HR-systeem of via de planboards aangeleverd
worden.
• Calculatie. Het (her)berekent de kosten van alle forecast
maanden (inclusief de maanden waar een plan voor gemaakt
is). Daarbij wordt rekening gehouden met alle payroll parame-
ters zoals cao’s, schalen, periodieken, jubilea, sociale lasten,
bonussen en nog veel meer.
• Seizoenspatronen. Het herkent seizoenspatronen uit het
verleden (mbt. bijv. overwerk of declaraties). Op verzoek worden
deze naar de toekomst geprojecteerd.
• Aggregatie. Het aggregeert zowel langs de hiërarchielijnen als
❶ langs de tijdslijnen.
• Consolidatie. Het consolideert naar één munteenheid.
❷ • Opslaan. Het slaat alle resultaten op in de OrgPlan-database.
• Budgetten afleiden. Het kan voor iedere formatieplaats en voor
iedere maand automatisch de budgetten invullen op basis van
❸ de onderliggende werknemerkosten en fte’s. Handig zodra de
definitieve organisatie voor het nieuwe budgetjaar bekend is.
❹
Copy Forward is het meest veelzijdige onderdeel van OrgPlan Pro Planning.

37. (FASE 3) INFO RAPPORTEREN EN EXPORTEREN:
• In Fase 1 is alternatief 1 verkozen, nadat alle drie de alternatieven op
hoofdlijnen zijn uitgewerkt en vergeleken door de users.
• In Fase 2 is alternatief 1 tot in de kleinste details uitgewerkt en heeft het
systeem er een zeer nauwkeurig budget voor gegenereerd.
• In Fase 3 gaan we op dat budget sturen. De verkregen informatie wordt
gerapporteerd (naar alle managers) en geëxporteerd (naar budget
systemen).

38. Stap 3.: Voorkeursalternatief rapporteren
• Budgetten en best estimates afleiden
• Management informatie
Korte uitleg stap 3:
Met OrgPlan sturen op budgetuit-
putting is om twee redenen beter:
• De budgetten zijn ongelooflijk
nauwkeurig, dus iedere afwijking
valt direct op.
• Maandelijks wordt er een jaar-
forecast gegenereerd, waardoor
direct duidelijk wordt hoe het
jaarbudget uitgeput gaat worden.

39. De superuser zorgt ervoor dat de rapporten klaar staan en goed beveiligd zijn. Read Only
De rapportages zijn in multi-maand (jaar) organigram formaat.
De kring gebruikers is inmiddels gegroeid met alle lijnmanagers.

40. Voorbeelden van management informatie: YTD budgetuitputting per maand. Read Only
Het belangrijkste is de YTD-budgetuitputting: met de begroting versus de te verwachten realisatie.
Deze informatie is op formatieplaatsnivo beschikbaar.
Aangezien een formatieplaats door het jaar heen wisselend bezet kan zijn, heeft een detaillering tot op werknemernivo geen zin.
De eerder getoonde ad-hoc rapportage faciliteiten blijven beschikbaar.

41. Voorbeelden van management informatie: YTD budgetuitputting per maand. Read Only
Met kleurstellingen wordt aangegeven indien er sprake is van budgetoverschrijdingen.
Achter iedere blauwe pijl bevindt zich een detailrapport.
Daarnaast kan er geëxporteerd worden naar Excel.

42. Voorbeelden van management informatie: bezetting in een (toekomst) maand. Read Only
De bezettingsoverzichten voor een bepaalde maand gaan wel tot op het werknemernivo.
Of naar een willekeurig ander systeem, bijv. een budgetsysteem.

43. Bedankt voor het kijken ...