Introducción al entorno de trabajo en Microsoft Excel (2007 y 2010). Descripción de las fichas y Conceptos básicos de la hoja de cálculo.

1. Universidad Politécnica de Chiapas
Ing. Biomédica
Herramientas Ofimáticas
Ing. Othoniel Hernández Ovando
18 de Octubre de 2012, Suchiapa, Chiapas

2. Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que
permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos con fórmulas complejas.
Crea: Funciones:
• Informes • Financieras
• Reportes • Lógicas
• Inventarios • Texto
• Listas • Fecha y hora
• Gráficos • Búsqueda y referencia
• Tablas • Matemáticas y
• Calendarios trigonométricas
• Facturas • Estadística
• Formularios • Ingeniería
• Base de datos • Información
• Libros de contabilidad • Comprobación

3. 1. Botón Office
1 2 3 2. Barra de herramientas
4
de acceso rápido
3. Barra de titulo
9 4. Cinta de opciones
5. Barra de
desplazamiento
6. Zoom
7. Vistas de documento
5 8. Barra de estado
9. Barra de fórmulas
8 7 6

4. 1. Barra de herramientas
1 2 de acceso rápido
3 2. Barra de titulo
3. Cinta de opciones
4. Barra de
desplazamiento
8
5. Zoom
6. Vistas de documento
7. Barra de estado
4 8. Barra de fórmulas
7 6 5

5. 1. Botón Office (2007): Abre el menú de acceso a los comandos
básicos de la aplicación (crear nueva hoja de calculo, abrir, guardar,
salir, imprimir…) y también a otras funciones como enviar, publicar o
incluso personalizar la aplicación de Excel.
No disponible en 2010.
Sustituido por la ficha Archivo
2. Barra de herramientas de acceso rápido: Se ubican las
herramientas de uso más frecuente (Guardar, Deshacer, Rehacer). Se
pueden añadir nuevas herramientas a la barra.
3. Barra de títulos: En el centro aparece el nombre del documento
activo, seguido del nombre de la aplicación (Microsoft Excel). A la
derecha se encuentra Minimizar, Restaurar (o Maximizar) y el botón
Cerrar.

6. 4. Cinta de opciones: Contiene la mayoría de los comandos de la
aplicación y sustituye a los menús y barras de herramientas de las
versiones precedentes de Excel.
Estos comandos se agrupan por tareas y cada una de ellas dispone de su
correspondiente Ficha. Cada ficha presenta grupos de comandos en la
que se encuentran los botones de comandos que permiten realizar la
mayoría de las operaciones.
Algunos grupos presentan un iniciador de cuadros de diálogos, que
permite desplegar un cuadro de dialogo o un panel de tareas para
acceder a opciones complementarias.
Al seleccionar un objeto, como una imagen, un dibujo o una tabla,
aparecen fichas adicionales, llamadas fichas contextuales. Estas
aparecen a la derecha de las fichas normales y contienen los comandos
apropiados para el objeto seleccionado.
Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según
el momento en que se encuentre cuando trabaje con Excel. Está
diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que le
serán útiles en cada pantalla.

7. 5. Barra de desplazamiento: Permite la visualización del contenido
que aparece en la pantalla. Indican además, la posición del cursor en
el documento. En función del tamaño de la ventana y/o documento
hay:
• Barra de desplazamiento vertical
• Barra de desplazamiento horizontal
6. Zoom: El cursor Zoom y los botones Alejar(-) y Acercar(+) permiten
modificar el zoom de la ventana, para apreciar en mayor detalle o ver
una vista general del resultado.
• Puede pulsar directamente el valor porcentual (que normalmente
de entrada será el tamaño real, 100%). Se abrirá una ventana
donde ajustar el zoom deseado.
• O bien puede deslizar el marcador hacia los botones – o + que hay
justo al lado, arrastrándolo.

8. 7. Vistas de documento: Los tres botones corresponden a las posibles
visualizaciones del documento:
• Normal
• Diseño de página
• Vista previa de salto de página
8. Barra de estado: Se utiliza para mostrar información sobre el estado
de las actividades que se realizan en Excel, Muestra también el icono
para grabar macros. Puede activarse más opciones con clic derecho.
9. Barra de fórmulas: Muestra el contenido de la celda activa, es decir,
la casilla donde estamos situados. Cuando se modifica el contenido
de la celda, dicha barra variará ligeramente.

9. Barra de titulo Botones de
ventana Windows
Barra de
acceso rápido Ayuda
Fichas
Cinta de opciones
Cuadro de
nombres Barra de fórmulas
Celda activa Encabezado de
columnas de hoja
Encabezado de Barra de
filas de hoja desplazamiento
Hoja de cálculo Flecha de
desplazamiento
Barra de etiquetas
Barra de estado
Nivel de Zoom
Botón insertar hoja
de cálculo Botones de Vistas Zoom Slider

10. Insertar celdas, filas,
Ajuste de texto
columnas y hojas
Alinear texto a la derecha,
Eliminar celdas, filas,
centrado e izquierda Combinar y Centrar columnas y hojas
Opciones de pegar, Alinear texto a la parte Opciones de Varias opciones de
copiar, cortar y superior, centro e inferior formato de formato de celda Varias opciones
copiar formato número para filtrado y
clasificación de
Tipo de letra Tamaño de letra
datos
Aumentar o disminuir
Herramientas de Color de Estilo de formato Opciones de
tamaño de letra en
Bordes Relleno condicional, tabla y funciones básicas,
escala automática
celda relleno de celdas y
Color de Fuente Orientación de borrado de formato
Texto
Poner texto en
negritas, cursiva
y subrayado Aumentar o
Disminuir Sangría

11. Permite insertar imágenes
grabadas en la computadora
o medio de almacenamiento Insertar cajas de
externo texto
Crea una
tabla Insertar
dinámica encabezado y
Inserta una
pie de página
Varias opciones para crear segmentación de datos
Crea una para filtrar datos de
tabla diversos tipos de gráficos
manera interactiva
Insertar Insertar Agregar
imágenes, Hipervínculos ecuaciones
Permite insertar 3
videos, sonidos tipos de gráficos en y símbolos
y fotos de Office una sola celda
Insertar autoformas,
artes gráficas y
capturas de pantalla

12. Este grupo de Activar y desactivar las
comandos permite Configura el área de líneas de cuadriculas
cambiar todo el impresión de la hoja para visualización y/o
diseño de la hoja impresión
de cálculo: texto, Insertar saltos
color, fuentes, Cambiar la forma en de página Activar y desactivar
efectos que va dirigido el encabezados para
papel Imprimir títulos visualización y/o
repetidos en impresión
cada hoja
Permite cambiar Insertar fondos Organizar
la medida de los de página objetos
márgenes de la Permite ajustar el
hoja de cálculo área de impresión
Tamaño de la hoja de
cálculo

13. Opciones de Rastrea celdas precedentes Rastrea celdas dependientes
funciones más usados que están ligadas a por medio que están ligadas a por medio
en Excel de funciones o fórmulas de funciones o fórmulas
Remueve las flechas usadas para
mostrar la relación entre celdas
ligadas por funciones o fórmulas
Otras funciones
Insertar
funciones,
todas las
disponibles
Biblioteca de
funciones

14. Ofrece opciones avanzadas de
clasificación de datos tales como: valores,
color de celda, color de fuente, etc.
Opciones para
obtener datos
externos de
Diversas otras funciones
varias fuentes
Actualizar todos los
datos obtenidos de
fuentes externas
Organizar datos de
forma ascendente y
descendente
Inserta o excluye
filtros

15. Opciones corrección de
ortografía, referencia, sinónimos
Comentarios
Ofrece varias opciones para gerenciamiento de Diversas opciones para proteger hoja,
comentarios, tales como: nuevo comentario, mostrar libro; además de opciones avanzadas
comentario anterior o posterior, eliminar comentarios, para compartir libro con otros usuarios
ocultar o mostrar comentarios a través de redes
Actualizar todos los
datos obtenidos de
fuentes externas

16. Exhibe una Abre una nueva ventana de la
hoja en vista actual del documento actual
modo normal
Organiza las ventanas de los
programas abiertos: mosaico,
horizontal, vertical, cascada
Exhibe una Opciones para grabar o
hoja en mostrar macros
modo normal
Muestra la hoja de cálculo
en pantalla completa Ofrece varias opciones para
aplicar Zoom a una selección
Permite agregar vistas
Ofrece opciones para
personalizadas a través del
inmovilizar filas, columnas o
modo de impresión
ambas
Mostrar u ocultar: Regla,
Visualización de salto de
Líneas de cuadricula, Barra
página
de fórmulas, Títulos

17. Libro de Trabajo:
Es el archivo que se crea con Excel, es decir, todo lo que hacemos en
este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros
de trabajo de Excel tienen la extensión .xls (2007) o .xlsx (2010).
Cuando se abre Excel automáticamente se crea un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1, cada vez que se empieza
un nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando
dependiendo de cuántos se hayan creado en esta sesión (al abrir).
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio
constará de 3 hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y
255.
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya
que por ejemplo todas las hojas referidas a un mismo proyecto o
trabajo podrían agruparse en un solo libro.

18. Hoja de Cálculo:
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas
y1.048.576 filas.
Las hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.
Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección
horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.
La intersección de una fila con una columna se llama celda y se
nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a
continuación el número de su fila (C15).
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para
trabajar con ésta, dicha celda se denomina celda activa y se
identifica porque aparece más remarcada que las demás.

19. Hoja de Cálculo:
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda
activa y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango,
que es un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata
como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya
que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.