M1 kb2 jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan adm

Jabatan, Tugas dan Uraian Pekerjaan Administrasi
36
Modul Administrasi Umum dan Keuangan
PPG Dalam Jabatan Bidang Studi Manajemen Perkantoran

37Modul Administrasi Umum dan Keuangan
Agar proses kerja sama terlaksana sesuai harapan, maka pembagian kerja,
tugas, tanggungjawab, kewajiban dan wewenang setiap anggota organisasi
haruslah jelas. Pembagian kerja dan penentuan tanggungjawab atau wewenang
menciptakan struktur organisasi. Struktur organisasi menentukan pembagian
pekerjaan, pengelompokan dan pengkordinasian secara formal.
A. Konsep Organisasi Kantor
Organisasi perkantoran adalah pengklasifikasian dan pengaturan bermacam
akktivitas operasional perkantoran, yang bertujuan untuk membantu pimpinan
dalam proses pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi
diselaraskan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
Gambar 7. Contoh Struktur Organisasi
Sumber: https://belmawa.ristekdikti.go.id
Berdasarkan konsep tersebut maka pengertian organisasi kantor memiliki
tiga unsur pokok yakni (Suparjati 2018):
3. Uraian Materi

38
1. Organisasi kantor merupakan rangkaian kegiatan yang menjadi wadah
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan
2. Organisasi kantor merupakan kerangka dasar yang menjadi wadah
orang-orang melaksanakan kegiatannya untuk menerima, menyimpan,
mengolah dan menyajikan informasi.
3. Organisasi kantor mencakup susunan pegawai dan pembagian tugas
serta tanggungjawab mengolah data, memasok informasi untuk
pengambilan keputusan.
Organisasi kantor dibangun dan digerakkan berdasarkan prinsip organisasi
yang megandung kebenaran. Organisasi. Menurut Wursanto dalam (Zulkarnain
dan Sumarsono 2015), tercapai atau tidaknya tujuan tergantung pada kemampuan
pimpinan dalam melaksanakan prinsip:
1. Prinsip tujuan yang jelas, sehingga orang-orang mudah untuk
digerakkan, karena telah mengerti dan berkeyakinan bahwa tujuan
pribadi akan tercapai sesuai dengan tujuan organisasi yang telah
dirumuskan
2. Prinsip kesatuan perintah, artinya dalam sebuah organisasi perkantoran
terdiri atas sejumlah fungsi yang selalu bekerja sama seorang bawahan
biasanya mempunyai atasan. Melalui atasan, ia menerima perintah dan
kepada atasan pula ia memberikan pertanggungjawaban atas
pelaksanaan tugasnya. Supaya pertanggungjawaban tugas menjadi jelas,
maka setiap pegawai memiliki atasan langsung
3. Prinsip keseimbangan, artinya adalah ada keseimbangan antara
wewenang dan tanggungjawab, antara pengeluaran dan penerimaan, dan
keseimbangan antar unit
4. Prinsip pendistribusian pekerjaan, maksudnya adalah menyatukan tugas
pekerjaan yang sejenis atau yang berkaitan menjadi satu bagian
tersendiri.
5. Prinsip rentangan pengawasan, adalah luas sempitnya rentang
pengawasan mempengaruhi kemampuan atasan berhubungan dengan

bawahan. Tingkat pengawasan aatau tingkat pemimpin hendaknya
diusahakan sedini mungkin. Dalam suatu organisasi diusahakan agar
organisasi dibuat sesederhana mungkin.
6. Prinsip pelimpahan wewenang, adalah penyerahan sebagian kekuasaan
dari seorang atasaan kepada bawahannya atau kepada pejabat lainnya
agar dapat melaksanakan suatu tindakan dengan diikuti suatu
pertanggungjawaban
7. Prinsip departementalisasi dan koordinas, proses penggabungan
pekerjaan yang sejenis agar mudah dikoordinasikan, yaitu cepat terarah
dan terpadu dalam tindakan untuk mencapau tujuan organisasi.
8. Prinsip penempatan pegawai yang tepat, the right man on the right place
9. Prinsip balas jasa yang memuaskan, agar pegawai mau dan mampu
menyumbangkan jasa dan tenaganya seoptimal mungkin sesuai dengan
kemampuan yang dimiliki kepada organisasi.
Selanjutnya terdapat tugas pokok dan tugas penunjang dalam organisasi
kantor. Tugas pokok disebut juga dengan kegiatan substansif/operatif yaitu
kegiatan-kegiatan yang terkait dengan tujuan organisasi, sehingga tugas pokok
organisasi akan berbeda satu sama lainn, tergantung dari tujuan tujuaannya.
Sedangkan tugas penunjang merupakan kegiatan-kegiatan yang sifatnya
membantu, memberikan layanan, memudahkan dan memperlancar tugas pokok
sehingga biasa disebut dengan istilah pekerjaan adminsitratif.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah proses untuk membagi, mengklasifikasikan dan
mengkoordinasi kegiatan dalam organisasi. Setiap kelompok kegiatan memiliki
hubungan dengan kelompok kegiatan lainnya baik secara horizontal maupun
vertikal. Struktur organisasi yang jelas memberikan stabilitas dan kontuinitas
yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau
anggota berubah.
Pengertian struktur organisasi menurut beberapa ahli:
1. Robbins

40
Struktur organisasi adalah pengakuan organisasi mengenai kebutuhan untuk
mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi. Sedangkan
struktur organisasi perusahaan adalah sebuah garis hierarki yang ada dan
berlaku pada perusahaan. (Rusdiana dkk 2014) .
2. Ivancevich mengemukakan bahwa struktur organisasi adalah proses
penentuan keputusan untuk memilih alternative-alternatif skema jabatan,
proyek pekerjaan, dan departemen. Sehingga, keputusan atau tindakan-
tindakan yang telah dipilih akan menghasilkan sebuah struktur organisasi
(Kumoro 2015).
3. Gibson mengemukakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal
kegiatan dan hubungan diantara berbagai sub unit dalam sebuah organisasi
(Zulkarnain dan Sumarsono 2015).
4. Mullins menjelaskan bahwa struktur organisasi merupakan pekerjaan dan
tanggungjawab, aturan kerja dan hubungan serta jalur komunikasi. Menurut
Mullins pembentukan struktur organisasi dapat membagi pekerjaan antar
anggota-anggota organisasi dan mengoordinasikan aktivitas-aktivitas yang
dilaksanakan supaya anggota-anggota organisasi dapat diarahkan untuk
mencapai tujuan organisasi (R, Mulyani, dan Suyetty 2018)
5. Wagner III dan Hollenbeck mendefinisikan struktur organisasi sebagai
jaringan yang relatif stabil dari hubungan antara personel dan tugas dalam
membentuk sebuah organisasi (R, Mulyani, dan Suyetty 2018).
Struktur organisasi dirancang dengan memerhatikan hal-hal yang penting
seperti, spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, maka berbeda pula tugas dan
tanggungjawabnya), standarisasi (adanya suatu prosedur yang resmi atau teratur
untuk aktivitas tertentu), koordinasi (penentuan mekanisme kerja sama diantara
tiap unit), mekanisme pengambilan keputusan (orang yang akan mengambil
keputusan dalam sebuah organisasi), dan unit kerja (penentuan jumlah orang
untuk menangani suatu pekerjaan).
C. Faktor yang Menentukan Perancangan Struktur Organisasi

Organisasi perkantoran adalah pengklasifikasian dan pengaaturan bermacam
akktivitas operasional perkantoran, yang bertujuan untuk membantu pimpinan
dalam proses pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi
disesuaikan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Organisasi
kantor memiliki tiga unsur pokok yakni:
1. Organisasi kantor merupakan rangkaian kegiatan yang menjadi wadah
orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan
2. Organisasi kantor merupakan kerangka dasar yang menjadi wadah orang-
orang melaksanakan kegiatan untuk menerima, menyimpan, mengolah dan
menyajikan informasi.
3. Organisasi kantor mencakup susunan pegawai dan pembagian tugas serta
tanggungjawab mengolah data, memasok informasi untuk pengambilan
keputusan .
Ada berbagai faktor yang menentukan pembuatan struktur organisasi yakni
(Maulyono dan Munas 2017; Sukoco 2017):
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
Strategi organisasi adalah tindak
lanjut dari sebuah visi, misi, dan tujuan
untuk menentukan seperti apa jalur
untuk mencapai tujuan tersebut
sehingga struktur organisasi harus
sejalan dengan strategi organisasi. Alur
kerja sangat bergantung pada strategi,
olehnya itu, jika terjadi perubahan
strategi, maka struktur organisasi juga
mengalami perubahan.
2. Teknologi yang digunakan
Teknologi merupakan penentu struktur. Bentuk teknologi yang digunakan
oleh suatu organisasi untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan
membedakan bentuk struktur organisasi. Contohnya, teknologi produksi massal
dalam suatu industri mobil melibatkan tingkat standarisasi dan spesialisasi

42
aktivitas kerja tinggi, sedangkan industri fashion yang berubah cepat dianggap
memiliki stadarisasi dan spesifikasi rendah.
3. Manusia
Kemampuan pegawai ikut andil
dalam kegiatan suatu organisasi akan
mempengaruhi struktur organisasi yang
bersangkutan. Bukan hanya orang yang
berada pada lingkungan organisasi
tetapi juga orang-orang luar yang
berhubungan dengan organisasi.
Misalnya kemampuan manajer dalam
pengambilan suatu keputusan dan
perilaku pekerja dalam menjalankan tanggungjawabnya
4. Ukuran organisasi
organisasi yang berskala besar artinya memiliki ruang lingkup aktivitas
yang luas sehingga membutuhkan pendelegasian wewenang dan pekerjaan
sehingga dalam merancang struktur organisasi harus mempertimbangkan berbagai
faktor-faktor yang terkait dengan aktivitasnya yang luas. Sedangkan organisasi
yang berskala kecil biasanya memiliki jumlah tenaga kerja yang sedikit.
Organisasi yang berskala kecil biasanya memiliki struktur organisasi yang lebih
sederhana, berbeda dengan organisasi yang memiliki skala besar.
D. Bentuk Struktur Organisasi
Hakikat organisasi adalah pembagian tugas (devision of labour) sehingga
perhatian utama desain organisasi adalah struktur organisasi yang menunjukkan
unit-unit suatu organisasi, hubungan dan satuan wewenang serta tanggungjawab
yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi menentukan bagaimana pekerjaan
dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasikan secara formal. adalah suatu proses
untuk membagi, mengelompokkan, dan mengkoordinasi. Struktur organisasi
memperlihatkan hubungan antar satu kelompok pekerjaan dengan kelompok

pekerjaan lainnya. Setiap kelompok perkejaan memiliki tugas, wewenang dan
tanggungjawab tertentu.
Struktur organisasi merinci pembagian tugas kerja dan hubungan satu
dengan lainnya. Sampai tingkat tertentu struktur organisasi juga menjelaskan
tingkat spesialisasi aktivitas kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi
yang jelas memberikan stabilitas dan kontuinitas yang memungkinkan organisasi
tetap berlangsung walaupun personel atau anggota berubah (Bangun 2014;
Chrisyanti 2011) Bentuk struktur organisasi ada 6 yakni bentuk garis, bentuk
garis dan staf, fungsional, panitia, matriks dan produk (Zulkarnain dan Sumarsono
2015).
1. Lini atau garis
Bentuk struktur organisasi paling sederhana dan cocok untuk organisasi
kecil. Kekuasaan mengalir secara langsung kepada para pemimmpin unit pada tata
jenjang organisasi. Wewenang ini berdasarkan atas rantai komando, dimana
perintah disampaikan secara langsung oleh atasaan kepada bawahannya. Semua
karyawan pada unit tersebut menerima instruksi dan petunjuk langsung dari
pimpinan unit dan langsung mempertanggungjawabkan kepada pimpinan unit.
Namun hal ini tidak berlaku bagi karyawan dari departemen atau unit lain.
Gambar 10. Struktur organisasi line atau garis

44
Ciri-ciri bentuk organsasi ini adalah, organisasi dibagi ke beberapa satuan
kerja pada tingkatan jenjang yang dibutuhkan, wewenang dari pimpinan langsung
kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi, Masing-masing satuan
kerja memiliki wewenang dan tanggung jawab penuh, Semua karyawan menerima
arahan dan petunjuk langsung dari pimpinan unit, lalu lintas wewenang dan
tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal.
Kelebihan bentuk lini/garis adalah pekerja lebih disiplin serta mengetahui
akan tugas dan tanggungjawab atas pekerjaan yang harus mereka kerjakan karena
struktur ini sederhana dan mudah dimengerti. Pengambilan keputusan juga dapat
dilakukan degan cepat karena tidak ada halangan birokrasi. Sedangkan
kelemahannya adalah kurang fleksibel dalam menyediakan spesialisasi saat
organisasi mulai berkembang, sehingga pimpinan harus melaksanakan sendiri
aktivitas-aktivitas khusus dikarenakan tidak adanya staf tambahan. Serta
kemungkinan kurang koordinasi mengakibatkan tidak ada kerjasama antara
masing-masing pimpinan unit.
2. Garis dan Staf
Bentuk garis dan staf cocok diterapkan oleh organisasi yang berskali besar
dan kompleks, yakni pemimpin mengangkat staf untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan yang sangat luas. Masing-masing unit kerja disusun menurut garis
lurus, namun pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli
perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan keahlian
kepada pimpinan organisasi. Sehingga staf tidak mempunyai wewenang komando

ke bawah dan hanya berfungsi untuk memberikan pertimbangan-pertimbangan
sesuai dengan keahliannya. Ciri-ciri bentuk organisasi ini adalah pimpinan
menunjuk tenaga staff, masing-masing unit dari organisasi yang disusun
berdasarkan garis horizontal
Gambar 11. Struktur Organisasi Garis dan Staf
Kelebihan bentuk organisasi ini yakni memudahkan untuk pengambilan
keputusan yang tepat karena dibantuk oleh staff ahli, pimpinan dan staf dapat
mengatasi berbagai macam persoalan karena bantuan saran dari staf sehingga
memudahkan pekerjaan pimpinan dan meningkatkan efisiensi kerja, cocok
diterapkan pada organisasi berskala besar yang memiliki tugas dan tujuan yang
luas, Memudahkan untuk menerapkan the right man on the right place.
Kekurangan bentuk organisasi ini adalah kesetiakawanan antarpegawai sulit
dibina karena luasnya organisasi dan memiliki jumlah karyawan yang lebih
banyak jadi banyak diantara karyawan tidak saling mengenal, koordinasi sulit
untuk dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi, sulit untuk
membedakan antara perintah dan saran.
3. Fungsional
Pada bentuk ini bawahan seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan
jelas karena setiap pimpinan memiliki wewenang untuk memberikan perintah atau
arahan kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan
tersebut. Sehingga spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin, namun sulit untuk melakukan perputaran
pekerjaan. Struktur organisasi fungsional mampu adalah menyatukan orang-orang
yang melaksanakan kegiatan yang sama kedalam sutu kelompok atau dikenal
dengan istilah departemen. Tipe struktur organisasi ini awalnya dikembangkan
dalam pabrik-pabrik dengan tujuan untuk menambah produktivitas kerja .
spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal
mungkin, namun akan sulit melakukan perputaran pekerjaan (tour of duty)
Garis komando dari pimpinan ke bawahan berjalan melalui kepala bagian.
Tanggungjawab masing-masing kepala bagian terhadap bawahannya tidak terbagi

46
dan tanggungjawab bersama-sama dilakukan menurut fungsinya masing-masing,
sehingga bawahan bertanggungjawab kepada pejabat pimpinan yang ahli dalam
bidang garapannya.
Gambar 12. Struktur Organisasi Fungsional
4. Panitia
Bentuk ini sama dengan komisi, komite, gugus tugas (task force/task group)
yakni orang-orang yang perintahkan untuk menjalankab tugas-tugas khusus yang
kurang mampu diselesaikan oleh seorang pimpinan atau dewan. Wewenang
panitia/komisi berbeda-beda, seperti beberapa komisi melakukan fungsi
manajerial. Sedangkan yang lain hanyalah sebagai penasihat. Terdapat komisi
yang memiliki wewenang untuk membuat keputusan, namun ada juga yang terikat
pada masalah-masalah yang dihadapi tanpa adanya wewenang.

Gambar 13. Struktur Organisasi Panitia
Kelebihan bentuk organisasi ini adalah pandangan luar serta beragam dari
anggota panitia dapat memperluas rekomendasi sehingga mengurangi risiko
piimpinan membuat keputusan yang salah. Sedangkan kelemahannya adalah
memerlukan waktu yang lebih lama untuk berfungsi dengan baik dan tidak semua
panitia sama produktifnyam khusunya yang didominiasi oleh beberapa individu.
Sehiingga proses pengambilan keputusan berjalan lambat dengan diskusi berlarut-
larut tanpa tanggungjawab yang jelas dari para anggota panitia.
5. Matriks
Bentuk ini sering digunakan oleh organisasi yang melakukan proyek yang
rumit. Contohnya pada proyek yang melibatkan karyawan yang direkrut
sementara dari beberapa area fungsional (produksi, keuangan, pemasaran) dan
mempekerjakan mereka sebagai tenaga part time atau full time di sebuah proyek.

48
Mereka yang direkrut biasanya memiliki keahlian tertentu yang dibutuhkan oleh
proyek yang dikerjakan. Pada struktur ini karyawan dapat memiliki pekerjaan
yang terpisah pada proyek dan pada posisi permanen. Karyawan dapat kembali ke
unit asalnya ketika proyek selesai
Gambar 14. Struktur Organisasi Matriks
Kelebihan bentuk matriks adalah penggunaan pegawai lebih efektif dan
efisien. Organisasi juga dapat cepat beradaptasi dengan segala situasi karena
pegawai memiliki spesialisasi keahlian yang mudah direkrut ke dalam proyek,
sangat efisien untuk dalam menyatukan aggota-anggota organisasi yang tersebar
pada banyak tempat walaupun membutuhkan pemecahan masalah yang kompleks,
masalah koordinasi yang sering terjadi dapat diperkecil karena anggota inti pada
sebuah proyek bekerja sama pada sebuah kelompok atau departemen tertentu,
selain itu kelebihan struktur organisasi matriks adalah fleksibel dalam menghemat
anggaran, hal ini terjadi karena pada setiap proyek hanya memberi tugas kepada
beberapa anggota yang dibutuhkan
Kelemahan struktur organisasi matriks adalah tidak semua anggota mampu
beradaptasi dengan baik, moral para pekerja cenderung menurun, hal ini terjadi
jika anggota ditata kembali akibat suatu proyek sudah selesai dan proyek baru
dimulai kembali, jika hierarki tidak ditetapkan secara tegas dan dikomunikasikan
secara efektif, maka dapat menimbulkan terjadinya pembatasan kebebasan
manajer dalam melaksanakan tugasnya.
6. Produk
Bentuk ini digunakan perusahaan yang memutuskan untuk menggunakan
produknya sebagai dasar perancangan atau pembuatan struktur organisasi sebuah
perusahaan. Setiap produk utama diberikan status divisi dan vice
president/general manager yang memimpin unit tersebut. Kemudian bentuk garis
dan staff digunakan di setiap divisinya

Gambar 15. Struktur Organisasi Produk
E. Jenis Jabatan pada Kegiatan Administrasi
Sebuah jabatan umumnya diisi oleh orang-orang yang telah lulus kualifikasi
dan standar perusahaan utnuk menduduki suatu jabatan. Seseorang yang memiliki
jabatan tertentu memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang sesuai
dengan jabatan yang dimiliki. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa jabatan
adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi yang memiliki kemampuan,
pengetahuan, keterampilan dan sikap yang bertanggungjawab sesuai dengan
kualifikasi berdasarkan standar yang ada dalam perusahaan (Haryadi 2009).
Jabatan dalam sebuah organisasi terbagi menjadi beberapa tingkatan, mulai dari
yang tertinggi hingga yang terendah (R, Mulyani, dan Suyetty 2018; Suparjati
2018)
1. Pimpinan kantor
Pimpinan kantor merupakan orang yang memantau dan bertanggung jawab
terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan. Pimpinan kantor dikenal
juga dengan istilah kepala kantor atau direktur. Selain bertugas memantau
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, pimpinan kantor juga bertugas

50
mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan
pelengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.
2. Jabatan Manajerial
Bagian manajerial merupakan orang yang memimpin dalam melaksanakan
pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen (planning, organizing,
actuating, controlling, decision making). Jabatan manajerial adalah jabatan yang
memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan
nonstaf/pelaksana.
3. Staf atau pembantu ahli
Jabatan ini diisi oleh para tenaga ahli yang cakap dan mampu dalam
bidangnya. Staf atau pembantu ahli bertugas membantu administrator dan manajer
dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor.
4. Kepala personalia atau HRD (Human Resource Departement)
Orang yang mempunyai jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian.
Tugasnya adalah menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan oleh
perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai,
seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain sebagainya
5. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Kepala tata usaha merupakan orang yang menentukan garis-garis besar
kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan
pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang
ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan
rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor
6. Jabatan Struktural
Keberadaan jabatan struktural secara tegas diatur dalam sebuah organisasi.
Jabatan structural memiliki beberapa tingkatan yang tersusun dari yang paling
rendah, yakni Eselon IV/B hingga ke paling tinggi, yakni Eselon I/A.
7. Jabatan fungsional

Jika jabatan structural diatur secara tegas dalam organisasi, tidak demikian
dengan jabatan fungsional. Meskipun secara teknis, jabatan fungsional tidak
tercantum dalam struktur organisasi, jabatan ini tetap memiliki tugas pokok dan
tanggungjawab yang sangat penting.
F. Tugas dan Uraian Pekerjaan pada Kegiatan Administrasi
Dalam menduduki suatu jabatan dan posisi, setiap kantor atau organisasi
memerlukan penjelasan tentang uraian jabatan yang disebut dengan analisis
jabatan. Berdasarkan Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI)
yang telah ditetapkan dalam (Keputusan Menteri Ketenagakerjaan Republik
Indonesia Nomor 183 Tahun 2016), jabatan dalam bidang administrasi adalah
sebagai berikut:
1. Office administrative (Administrasi kantor)
Menurut SSKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia), office
administrative atau staf administrasi kantor bertugas melaksanakan fungsi
resepsionis dan tugas-tugas administrasi. Tugas-tugas administrasi tersebut
meliputi:
a. Pembuatan konsep
sederhana, lembar kerja
dan bahan presentasi
melalui pemakaian
software yang sesuai
b. Menerima dan
meneruskan telpon
masuk kepada pihak
yang dituju
c. Menggunkan perlatan

52
kantor, seperti meisin faksimile dan mesin fotokopi
d. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
e. Menerima dan mengantar tamu, serta
f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data ke dalam lingkup dan
konteks yang terbatas di bawah pengawasan langsung dan sesuai arahan
atasannya
2. Junior Administrative Assistant (Sekretaris Junior)
Junior administrative assistant
atau sekretaris junioer memiliki tugas
yang tidak jauh berbeda dengan office
administrative atau staf administrasi
kantor. Uraian tugas sekretaris
meliputi:
a. Membuat dokumen, lembar
kerja, dan bahan presentasi melalui
pemakaian software yang sesuai
b. Menggunakan internet untuk mencari data
c. Menerima dan meneruskan telpon masuk kepada pihak yang dituju
d. Menerima dan mengantar tamu,
e. Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
f. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data
g. Menggunakan peralatankantor seperti mesin faksimile ¸mesin fotokopi,
LCD, OHP, printer dan scanner.
h. Membantu pekerjan yang dilimpahkan, baik oleh administrative assistant
maupun executive assistant, serta
i. Melakukan fungsi resepsionis
3. Administrative Assistant (Sekretaris)
Administrative assistant atau sekretaris merupakan posisi yang berperan
menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi bisnis dan memerlukan

pengalaman tambahan, serta yang dibawahi oleh beberapa penyelia. Seorang
sekretaris dituntut untuk memiliki beberapa keahlian diantaranya:
a. Keterampilan ynag ekstensif dalam menggunakan beberapa jenis software
komputer
b. Memiliki kemampuan untuk menganalisis informasi yang diperoleh
melalui bantuan internet
c. Mampu menguasai computer dengan baik
d. Memiliki jiwa kepemimpinan yang tinggi dan dapat membawahi beberapa
staf administrasi
e. Memiliki kemampuan berkomunikasi dan berinteraksi yang baik dengan
staf, manajemen, kolega, ataupun klien
f. Mempu memnberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan atau klien
perusahaan
Sementara tugas-tugas seorang
sekretaris meliputi:
a. Pembuatan dokumen, lembar
kerja dan bahan presentasi
melalui pemakaian software
yang sesuai
b. Menerima dan meneruskan
telepon masuk kepada pihak
yang dituju
c. Menerima dan mengantar tamu
d. Manerima dan meneruskan surat/dokumen kepada pihak yang dituju
e. Melakukan pengarsipan dan memasukkan data
f. Menggunakan peralatankantor seperti mesin faksimile ¸mesin fotokopi,
LCD, OHP, printer dan scanner, serta
g. Manganalisis informasi dengan bantuan internet.
4. Executive administrative Assistant (Sekretaris Eksekutif)
Menurut SKKNI (Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia), executive
administrative assistant atau sekretaris eksekutif merupakan posisi yang berperan

54
melaksanakan tugas yang menunjang administrasi manajemen bisnis dan
membawahi beberapa administrative assistant (sekretaris). Seorang sekretaris
eksekutif bertugas untuk mendukung kegiatan administrasi manajemen. Untuk
menjalankan tugasnya dengan baik, seorang sekretaris eksekutif perlu memiliki
beberapa kualifikasi berikut:
Gambar 19.Salah satu tugas executive administrative
assistant: mendukung kegiatan administrasi manajemen
Sumber: https://www.snacknation.com
a. Keterampilan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip
manajemen administrasi dengan menggunkan beberapa metode.
Penguasaan beberapa metode dalam penerapan prinsip manajemen dapat
meminimalkan terjadinya masalah dalam penyelesaian pekerjaan kantor
b. Jiwa kepemimpinan yang tinggi, jiwa kepemimpinan yang tinggi
diperlukan karena seorang sekretaris eksekutif harus membawahi beberapa
administrative assistant atau sekretaris. Jika sekretaris eksekutif dapat
mengarahkan para sekretaris bawahannya dan memberi instruksi secara
jelas, tugas administrasi kantor dapat terlaksana dengan baik dan efisien
c. Kemampuan berkomunikasi yang tinggi. Sekretaris eksekutif akan
berinteraksi dengan seluruh manajemen, termasuk dengan para pimpinan.
Dengan demikian, kemampuan berkomunikasi yang sangat baik
merupakan suatu keharusan.
5. Office Manager (Manajer Kantor)

Menurut SKKNI, tugas office manager atau manajer kantor adalah
menjalankan tugas-tugas yang mendukung administrasi manaejemen perusahaan
dan membawahi beberapa administrative assistan. Seorang manajer kantor
dituntut memiliki beberapa kemampuan berikut:
a. Memiliki kemampuan yang ekstensif dalam menerapkan prinsip-prinsip
manajemen organisasi dengan menggunakan beberapa metode
b. Memiliki kemampuan memimpin tingkat atas
c. Memiliki kemampuan tinggi dalam menggunakan dan memaksimalkan
sumber daya kerja
d. Memiliki kemampuan berkomunikasi dan mampu berinteraksi dengan
seluruh pimpinan/manajemen ataupun pelanggan organisasi
Gambar 20. Salah satu tugas office manager: menjamin kelancaran
manajemen perusahaan yakni dengan berkomunikasi dengan seluruh pimpinan
Sumber: https://www.inc.com
Sementara itu, tugas seorang manajer kantor meliputi:
a. Mendukung kegiatan administrasi manajemen perusahaan
b. Menjamin kelancaran manajemen perusahaan sesuai dengan visi dan
misi organisasi, serta
c. Melaksanakan kegiatan eksternal untuk memastikan organisasi sesuai
dengan harapan pelanggan.

M1 kb2 jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan adm

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à M1 kb2 jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan adm

Similaire à M1 kb2 jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan adm (20)

Plus de PPGHybrid1

Plus de PPGHybrid1 (20)

Dernier

Dernier (20)

M1 kb2 jabatan, tugas, dan uraian pekerjaan adm