O documento discute a importância da organização de arquivos físicos nas empresas para garantir melhor atendimento ao cliente. Ele fornece 10 passos para organização de arquivos, incluindo reservar espaço para armazenamento, triagem inicial, criação de índices, atenção a prazos de validade, e digitalização para reduzir custos e aumentar produtividade.

1. Tecnologia como apoio ao
atendimento ao cliente –
Organização de arquivos

2. As empresas perceberam que o não controle e a falta de registro do que fazem e
como fazem, inviabilizar saber o que ocorre em seus processos internos, trazendo
como conseqüência, resultados desastrosos e às vezes irreversíveis.

3. Com a Internet, as pessoas começaram a perceber o valor da informação e a
se darem conta de que precisariam se organizar para poder continuar
utilizando esse precioso bem, obrigando as empresas a buscarem alternativas
mais inteligentes do que o mero ato de arquivar seus documentos.

4. Mas esses mesmos documentos e arquivos ainda estão presentes em qualquer tipo de
empresa ou organismo do governo.

5. E essas informações precisam ser tratadas e organizadas muito bem

6. Para garantir um melhor atendimento ao cliente, a organização interna ajuda a
garantir agilidade, produtividade, cumprimento de prazos, entre outros diferenciais.

7. Uma das etapas que mais auxilia nesse processo é a gestão de documentos, que
traz diversos benefícios para o seu negócio e ainda ajuda a melhorar seu
atendimento ao cliente.

8. Passo a passo da organização de arquivos físicos

9. Passaremos por 10 tópicos simples para a organização de arquivos físicos e
mantê-los organizados.

10. O primeiro detalhe da organização de arquivos físicos é reservar um espaço
na empresa para realizar o armazenamento
1. Cuidados com o ambiente de armazenamento
Pode ser que seja necessário comprar alguns gaveteiros de aço para garantir a
segurança dos documentos.

11. É importante reservar uma área que seja grande o suficiente para os arquivos atuais,
sempre pensando também nos novos lotes de documentações que irão surgir
futuramente.

12. Organize as informações buscando sempre facilitar as consultas
posteriores. É importante manter tudo organizado para atender
às normas e leis fiscais, garantindo a preservação de documentos
físicos

13. A organização também ajuda a prestar serviços aos clientes com mais rapidez e
praticidade, uma vez que o acesso às informações será muito mais hábil.

14. A triagem inicial é o momento mais crítico, onde serão analisados todos
os papéis em pilhas de documentos, separado cada uma delas de acordo
com um assunto específico.
2. Triagem inicial

15. Na seqüência, é necessário separar por categorias, facilitando consultas
posteriores:
clientes, temas, datas, tipos de serviços, etc.

16. Os gêneros dos arquivos físicos, também conhecidos pelo termo
“arranjo”, são aqueles nomes dados às gavetas principais, onde
colocamos documentos organizados em pastas.
3. Gêneros na organização de arquivos físicos

17. Por exemplo:
Operação;
RH (Recursos Humanos);
Contabilidade;
Marketing;
Área comercial.
Este tipo de organização precisa acontecer de acordo com o setor da empresa.

18. 4. Escolher um método de armazenamento
A grande parte dos arquivos presentes em pastas ou gavetas é organizada de
diferentes formas, conforme o tipo de documento ou a estrutura organizacional do
escritório. Nas leituras focadas em organização, existem 4 metodologias de método
de armazenamento:

19. Alfabética;
Geográfica;
Numérica;
Ideográfica.

20. A partir do momento que os arquivos estão organizados em categorias,
nas pastas e gavetas, é hora de fazer um índice que, na prática, serve
como uma espécie de guia para localizar cada um dos documentos
com maior facilidade.
5. Criação de um índice

21. Exemplo: Pastas da Estante B: Recibos de compras de materiais de escritórios e
limpeza.

22. Vários documentos possuem um prazo de validade legal. Isso significa que, após
determinado período, aquele arquivo não possui mais validade jurídica.
6. Atenção ao prazo de validade

23. Quando trabalhamos com a organização desse tipo de documento, é preciso
considerar a data de validade no processo de organização.

24. Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos
sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com
as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da
empresa.

25. De acordo com a Lei 5433/1968, a microfilmagem é um recurso que ajuda a
substituir os documentos físicos, em papel.
7. Microfilmagem
Essa solução está ganhando cada vez mais popularidade, por se tratar de uma
forma legal e prática, que permite a organização e o armazenamento de
informações sem a necessidade de muito espaço físico disponível.

26. Este processo acontece da seguinte maneira: cada documento é captado
por câmeras específicas, garantindo a qualidade das informações e uma
imagem nítida, o que mantém o valor legal dos materiais

27. Essas imagens podem ser armazenadas no formato digital ou de modo físico,
de acordo com as necessidades da empresa.
Cada arquivo microfilmado pode durar por mais de 500 anos, desde que o
processo seja feito conforme as normas ANSI e ISO.

28. 8. Retirou? Guarde no lugar adequado!
Crie dentro da empresa uma rotina de organização diária, fortalecendo a cultura
de que, sempre que um arquivo for retirado de seu lugar, ele deve ser guardado
corretamente após o seu uso.

29. Pelo menos a cada 12 meses, vale a pena analisar cada documento para
realizar uma limpeza na papelada, se desfazendo de arquivos sem
necessidade e sem validade jurídica.
9. Faça uma limpeza
Limpar o ambiente em que então os papéis também ajuda a reduzir as chances de
incidência de fungos, que podem deteriorar os documentos ali guardados.

30. A digitalização de documentos está ganhando cada vez mais adeptos. É comum
encontrarmos algumas empresas com receio de investir nesse processo, por
medo da invalidação dos documentos, da perda dos arquivos e outros detalhes.
10. Digitalização de documentos

31. No entanto, com os avanços tecnológicos e a necessidade de melhorar o
armazenamento interno das empresas, a digitalização de documentos se tornou
necessária

32. trata-se de um processo de escaneamento, microfilmagens e outras técnicas que
transformam arquivos físicos em arquivos digitais, ocupando agora muito menos
espaço durante o armazenamento, facilitando a organização desses arquivos e
melhorando o dia a dia da empresa.

33. a reduzir os papéis no ambiente de trabalho;
a organizar informações de acordo com as necessidades do seu negócio;
a reduzir o custo de operações;
a reduzir possíveis danos aos documentos;
a aumentar a produtividade dentro da empresa.
A digitalização de documentos pode ajudar a sua empresa:

34. Com essas 10 dicas, é possível organizar os arquivos com segurança, praticidade e
de forma funcional.

35. https://arquivar.com.br/blog/organizacao-de-arquivos-fisicos-passo-a-passo/
https://www.celula.net.br/noticias/melhore-seu-atendimento-ao-cliente-5-
beneficios-da-gestao-de-documentos/
https://www.celula.net.br/solucoes-inteligentes/
https://administradores.com.br/artigos/a-importancia-da-organizacao-dos-
arquivos-da-empresa