2. ConfidencialidadeConfidencialidade
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
A informaçãocontidanesta apresentação é
propriedadeda EAD e o seu conteúdo é
confidencial,não podendoserreproduzido no
todo ou em parte, com propósitosde serutilizado
ou fornecidopara outros fins que não aquelea
que se destina.
A informaçãorelativaaos conceitos,ideias,
metodologias e outros materiais utilizados fica
estritamentelimitada à utilizaçãopor
colaboradores da empresaclientee unicamente
para apreciaçãoda proposta e avaliaçãodas
competências e capacidadesda EAD,relativasà
colaboraçãoque possavira dar à EAD, no
âmbito e enquadramento da presente
apresentação de serviços.
Cópiastotais ou parciais dos materiais que
constituem a apresentaçãonão poderão ser
facultadas a outras entidades,para além da
empresaclienteque a recepciona,sem prévia
autorizaçãoda EAD.
2
3. Missão da Empresa/Política da QualidadeMissão da Empresa/Política da Qualidade
Disponibilizamos serviços inovadores
orientados para a satisfação dos nossos
clientes no âmbito da Gestão Documental.
Assumimos o compromisso de trabalhar em
equipa para um projeto comum: satisfazer
todas as partes interessadas, cumprindo
requisitos, acrescentando valor e gerando
melhoria continua.
Utilizar os recursos naturais de forma
equilibrada e segura, praticando e
desenvolvendo as melhores práticas
ambientais em prol da EAD e da Sociedade
em geral.
Zelar pelo bem estar dos colaboradores,
promovendo a sua segurança e saúde, o
cumprimento dos requisitos legais e
normativos e a melhoria contínua das
condições de trabalho e do desempenho da
Companhia.
3Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
5. InstalaçõesInstalações
CENTRO DE OPERAÇÕES SUL
Parque Industrial Mata Lobos, Lt. 2, 3, 8 e 13
Apartado 151
2951 – 901 Palmela
CENTRO DE OPERAÇÕES NORTE
Via José Régio (E.N.13)
Centro Empresarial Vilar do Pinheiro, nº 82
4485-860 Vilar do Pinheiro
CENTRO DE OPERAÇÕES AÇORES
Parque Empresarial Pico d’Água Park, Rua 6, Arm. 9 Pico da
Pedra,
9600-049 S. Miguel
Açores
CENTRO DE OPERAÇÕES MADEIRA
Rua do Pomar - Ribeira dos Pretetes - Armazém B2
9125 - 151 – Caniço
Madeira
5Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
6. Os 15 maiores por setor de atividadeOs 15 maiores por setor de atividade
6
A EAD conta com 19 anos de experiência, “kwow how” adquirido e manifesto nos
Técnicos Superiores com conhecimentos académicos nas áreas de Ciências
Documentais, Aplicação Informática desenvolvida especificamente para a gestão do
negócio, instalações com as melhores condições para alojamento e as mais recentes
tecnologias de prevenção e segurança e, finalmente, cerca de 750 clientes que
confiam na nossa estrutura para cuidar dos seus interesses.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
Clientes EAD por Setor de Atividade - 15 sectores mais predominantes
Massa Falida
SERVIÇOS
INST. PÚBLICO
COMÉRCIO
CONSULTORES
ADVOGADOS
FARMACÊUTICA-IND.
BANCO
SEGUROS
AGÊNC. PUBLIC.
INFORMÁTICA
TRANSPORTES
Equip.Electrónica
CRÉDITO ESPECIALIZADO
COMUNICAÇÕES
7. EADEAD –– Gestão DocumentalGestão Documental
A Empresa de Arquivo de Documentação tem como objetivo a apresentação
de soluções eficazes e eficientes, numa lógica de “taylor made”, onde cada
cliente tem uma solução única. A Companhia intervém nas instituições que
possuem problemas de:
Dificuldades ao
níveldo espaço
disponível
Estruturação e
Organização do
Arquivo
Gestão do Arquivo
Correnteou Arquivo
Intermédio
Acesso rápido à informação,
emlocais dispersos
Custo elevados com
a função arquivo
7Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
9. Custódia e Gestão de Arquivos IntermédiosCustódia e Gestão de Arquivos Intermédios
Esta solução permite de uma
forma rápida, eficiente e com
custos reduzidos e controlados a
resolução de problemas de:
organização e controlo de
arquivo;
falta de espaço para o custódia
do arquivo;
elevado valor das rendas de
espaços alocados ao arquivo nos
centros das principais cidades.
9Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
10. Projeto Custódia de ArquivoProjeto Custódia de Arquivo
10Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
11. Contact CenterContact Center
11
A EAD disponibiliza uma área exclusiva para receber, analisar, validar e responder aos
pedidos de consulta, mediante solicitação do cliente. Esta área é composta por uma
equipa de técnicos arquivistas, com larga experiência em manuseamento de tipologias
documentais diversificadas, das quais destacamos, documentação bancária, notarial,
médica, recursos humanos, contratos de financiamento, etc.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
12. Contentores EADContentores EAD
12
Para o arquivo da documentação a EAD dispõe de contentores especialmente
concebidos para o efeito, conforme figuras infra, garantindo a salvaguarda e
integridade da Propriedade do Cliente.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
13. A frota da EAD é composta por viaturas de diferentes dimensões e
características, próprias para aceder a lugares de acessibilidades variadas,
nomeadamente com baixa altura.
13
Frota PrópriaFrota Própria
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
14. Custódia e Gestão de Arquivos CorrentesCustódia e Gestão de Arquivos Correntes
O serviço de Custódia e Gestão de
Arquivos Correntes de
documentação permite manter a sua
forma original nas nossas
instalações .
O arquivo da sua Companhia fica,
desta forma, organizado, controlado
e sempre apto para responder aos
seus pedidos de consulta.
Esta solução permite de uma forma
rápida, eficiente e com custos
reduzidos e controlados a resolução
de problemas de falta de espaço, do
elevado valor das rendas de
espaços alocados ao arquivo nos
centros das principais cidades.
14Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
15. Custódia e Gestão de Arquivos CorrentesCustódia e Gestão de Arquivos Correntes
15Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
16. A documentação é recolhida em Sacos ou Envelopes de Segurança, próprios para o efeito,conforme
figuras e guardadas em Cofre Seguro de Documentação.
16
Cofre Seguro de DocumentaçãoCofre Seguro de Documentação
Cofre exclusivo para a guarda de
documentos que pelo seu grau
de confidencialidade ou
segurança acrescida requerem
condições extremas de
segurança e acesso restrito.
Temos como exemplo os Planos
de Continuidade de Negócio.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
17. Sala Cofre de Alta Segurança para backup’sSala Cofre de Alta Segurança para backup’s
informáticosinformáticos
Cofre para a custódia em Sala
Cofre de Alta Segurança,
climatizada, para suportes óticos,
associado a um serviço de
rotação periódica, de acordo com
a politica de backups de cada
cliente.
A SCAS é a solução perfeita para
responder aos Disaster Recovery
Plans das organizações que
mantém sob a sua competência a
preservação de todo o tipo de
suportes magnéticos,
maximizando o período de
preservação deste tipo de
suportes.
17Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
18. Rotação de MediaRotação de Media
O serviço de rotação de media/tapes, consiste no seu
transporte para as instalações da EAD, numa viatura
própria para o efeito, com as seguintes características:
- Descaracterizada, garantindo maior segurança e
confidencialidade;
- A diesel;
- Equipada com GPS, permitindo:
• O seguimento das viaturas em tempo real, com
informação minuto a minuto;
• Acesso por Internet, através de WebBrowser;
• Planeamento de rotas e análise de desvios ou
atrasos;
• Recolha de dados de localização e de sensores
de temperatura e de abertura de porta de carga;
• Perceção atempada de situações de alarme
podendo evitar danos na mercadoria ou no
relacionamento com os clientes.
- Equipada com Extintores garantindo maior segurança;
- Climatizada, evitando que durante o transporte as
Tapes sejam submetidas a variações bruscas de
temperatura e/ou humidade
18Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
19. Digital Service BureauDigital Service Bureau
Serviços de Digital Service Bureau com
Disponibilização de Imagens em serviços
cloud, permitindo aos nossos clientes a
desmaterialização dos seus documentos,
evitando a circulação do papel físico, bem
como a Implementação de soluções de
workflow, desenhadas à medida de cada
cliente/fluxo ou processo.
Vantagens:
-Rapidez de Acesso dos utilizadores aos
documentos/informação disponível no WEB
server da EAD desde que credenciados
para o efeito;
- Atualização instantânea da produção
diária;
Uso da potencialidade de pesquisa com
recurso ao OCR.
-Prestação de Serviço em regime de ASP,
com toda a infra-estrutura, software e
demais documentos informáticos do Cliente
a permanecerem nas instalações
(servidores) da EAD.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
21. Vantagens da soluçãoVantagens da solução Digital Service BureauDigital Service Bureau
Esta solução permite a importação de
todo o tipo de conteúdos desde
documentos digitalizados, correio
eletrónico ou arquivo de tratamento
de texto, além de poder gerir a
transferência de documentos
digitalizados desde locais periféricos
para um único sistema central, com
fluxos de trabalho controlados.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
23. Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação
O serviço de Reciclagem Segura de
Arquivo e Documentação, permite
salvaguardar potenciais situações de
risco, no processo de eliminação de
documentação confidencial.
Várias poderão ser as razões
associadas à destruição de
documentos, desde a preocupação
com as Boas Práticas Ambientais até
às implicações resultantes da quebra
de confidencialidade contida em
documentos deixados à mercê de
quem os quiser consultar.
23Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
24. Reciclagem Segura de Arquivo e DocumentaçãoReciclagem Segura de Arquivo e Documentação
Possuímos diversos contentores, com diversas capacidades, para colocar a
sua documentação.
Pode optar por uma solução pontual (destruição única) ou periódica (com a
colocação semanal, quinzenal ou mensal) de Docbox’s. Qualquer uma das
soluções pretendidas, assenta em 3 fases:
- Colocação de DocBox, vulgo, Contentor(es) para recolha da documentação
nas instalações do cliente;
- Transferência de toda a Documentação das instalações do cliente para a
EAD;
- Eliminação controlada da documentação do cliente.
24Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
25. ConsultoriaConsultoria
Para clientes em que o espaço
não é o maior problema, mas sim
a organização interna do arquivo
ou a falta de recursos para a sua
gestão, a EAD disponibiliza
serviços de Consultoria em
Ciências Documentais,
nomeadamente, auditorias ao
arquivo do cliente, o estudo e
implementação de instrumentos de
classificação, avaliação e seleção
documental, de manuais ou
regulamentos de arquivo, bem
como, novos sistemas de arquivo
e/ou racionalização dos fluxos da
informação da empresa.
25Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
26. FormaçãoFormação
A EAD desenvolve junto dos
seus Clientes ações de formação
em Arquivística.
Estas atividades são transversais
a qualquer organização e visam
ministrar as bases elementares
para uma gestão eficaz dos
documentos da empresa, e
otimizar, por inerência, as
atividades que compõem a função
Arquivo.
Esta formação tem por objeto
fornecer os métodos de trabalho
utilizados para a Organização de
Documentos, nomeadamente, no
circuito documental e na
descrição e inventariação de
documentos.
26Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
28. EADEAD –– Empresa do Grupo CTTEmpresa do Grupo CTT
EAD - Empresa de Arquivo de Documentação
• ConcepçãoConcepçãoConcepçãoConcepção
campanhascampanhascampanhascampanhas
• CriatividadeCriatividadeCriatividadeCriatividade
• Gestão deGestão deGestão deGestão de
StocksStocksStocksStocks
• FullfilmentFullfilmentFullfilmentFullfilment
• RecolhasRecolhasRecolhasRecolhas
domiciliáriasdomiciliáriasdomiciliáriasdomiciliárias
CONTEÚDOSCONTEÚDOSCONTEÚDOSCONTEÚDOS
CORREIOCORREIOCORREIOCORREIO
FÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITALFÍSICO /DIGITAL
PRODUÇÃOPRODUÇÃOPRODUÇÃOPRODUÇÃO
PRINTING &PRINTING &PRINTING &PRINTING &
FINISHINGFINISHINGFINISHINGFINISHING
GESTÃO D EGESTÃO D EGESTÃO D EGESTÃO D E
CONTACTO COMCONTACTO COMCONTACTO COMCONTACTO COM
CLIENTECLIENTECLIENTECLIENTE
MAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITALMAIL ROOM DIGITAL
LOGÍSTICALOGÍSTICALOGÍSTICALOGÍSTICA PAGAMENTOSPAGAMENTOSPAGAMENTOSPAGAMENTOS
• TratamentoTratamentoTratamentoTratamento
de respostasde respostasde respostasde respostas
• DigitalizaçãoDigitalizaçãoDigitalizaçãoDigitalização
• ArquivoArquivoArquivoArquivo
electrónico deelectrónico deelectrónico deelectrónico de
documentosdocumentosdocumentosdocumentos
• Produção físicaProdução físicaProdução físicaProdução física
de documentosde documentosde documentosde documentos
• Produção deProdução deProdução deProdução de
documentosdocumentosdocumentosdocumentos
digitaisdigitaisdigitaisdigitais
• Gestão deGestão deGestão deGestão de
arquivos digitaisarquivos digitaisarquivos digitaisarquivos digitais
• Preparação dePreparação dePreparação dePreparação de
objectos postaisobjectos postaisobjectos postaisobjectos postais
para Marketingpara Marketingpara Marketingpara Marketing
DirectoDirectoDirectoDirecto
• Correio tradicionalCorreio tradicionalCorreio tradicionalCorreio tradicional
• EncomendasEncomendasEncomendasEncomendas
• ViaCTTViaCTTViaCTTViaCTT
• Correio expressoCorreio expressoCorreio expressoCorreio expresso
---- gama Todaygama Todaygama Todaygama Today
---- gama EMSgama EMSgama EMSgama EMS
---- gama Quickgama Quickgama Quickgama Quick
• Correio nãoCorreio nãoCorreio nãoCorreio não
endereçadoendereçadoendereçadoendereçado
• PagamentoPagamentoPagamentoPagamento
de serviçosde serviçosde serviçosde serviços
• Data QualityData QualityData QualityData Quality
Serviços deServiços deServiços deServiços de
optimização deoptimização deoptimização deoptimização de
endereçosendereçosendereçosendereços
• SIG ServicesSIG ServicesSIG ServicesSIG Services
• Venda /Venda /Venda /Venda /
aluguer basealuguer basealuguer basealuguer base
de dadosde dadosde dadosde dados
CadeiadeValordoGrupoCTTCadeiadeValordoGrupoCTT
28Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
29. CertificaçõesCertificações
Imbuída de um espírito de boas
práticas de negócio e orientada para a
satisfação integral dos requisitos
implícitos e explícitos do cliente, a EAD
é certificada pelas normas:
NP EN ISO 9001:2008
NP EN ISO 14001:2004
OHSAS 18001:2007
29Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
30. PME LíderPME Líder
30
A EAD detém o estatuto de PME
Líder 2012, atribuído no âmbito do
Programa FINCRESCE do IAPMEI
e que distingue empresas
nacionais com perfis de
desempenho superiores.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
31. GlobalGlobal CompactCompact
31
A preservação do ambiente é uma tarefa de todos e tem inevitavelmente, por
uma questão de sobrevivência da espécie humana, que estar presente nas
decisões à escala individual, das empresas e do Estado. A EAD tem consciência
de que as ações desenvolvidas por si, a nível local, têm repercussões, a nível
local, regional, e obviamente, a nível global.
Neste âmbito a EAD foi aceite, em 2010, como signatária do United Nations
Global Compact. Esta organização visa incentivar todas as empresas a adotar
os dez princípios do Global Compact para proteger os direitos humanos, apoiar
as condições de ética no trabalho, preservar o meio ambiente e combater a
corrupção,
Através do poder da ação coletiva, a Global Compact procura promover uma
cidadania empresarial responsável para que as empresas possam fazer parte
dos desafios da globalização. Desta forma, a EAD e outras empresas como nós,
podem ajudar a alcançar a visão de Kofi Annan de uma economia global mais
sustentável e inclusiva.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
32. Certificação NatoCertificação Nato SecretSecret
32
A EAD encontra-se, no processo final, de processo na marca OTAN no grau
NATO SECRET. Este processo de verificação e ato de declaração formal
pela Autoridade Nacional de Segurança, atesta ou certifica a idoneidade e a
confiabilidade de EAD para aceder, manusear, deter e guardar
matéria/informação classificada, com interesse para o exercício da sua
atividade.
A Autoridade Nacional de Segurança, dirige o GNS e é a entidade que
exerce, em exclusivo, a proteção e a salvaguarda da informação classificada.
Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
33. Frota própria equipada com GPSFrota própria equipada com GPS
A EAD possui um serviço inovador de gestão da sua frota, via internet, baseado
em tecnologia GPS e GPRS, que permite, analisar os dados da frota, em tempo
real, em qualquer lugar com acesso à internet. A aplicação, permite:
- Gestão da Frota em Tempo Real – Toda a informação da frota em tempo real
e ações sobre o mapa.
- Reporting – Gestão do histórico da frota, através de um completo conjunto de
relatórios.
- Alarmes – Alertas em tempo real (na aplicação, por email ou por SMS) de
eventos verificados nos veículos, nomeadamente : imobilização do veículo ,
temperatura e abertura de portas .
33Apresentação EAD 2013Apresentação EAD 2013
