1. Implementatie
interbestuurlijk toezicht
De nieuwe rol van gemeente en Provincie
19 september 2013

2. Even voorstellen
Peter Diebels
Voorheen:
• Adjunct-provinciaal archiefinspecteur
Nu:
• Provinciearchivaris Zuid-Holland
• Toezichthouder Interbestuurlijk toezicht (IBT)

3. Hoe was het ook alweer?
Provinciaal archiefinspecteur :
• Toezicht op de archiefzorg van
gemeenten, waterschappen,
gemeenschappelijke regelingen en
regionale politiekorpsen
• Toezicht op beheer bij gemeenten, etc. zonder
benoemde archivaris
• Toezicht op het beheer van de niet overgebrachte
archieven bij de eigen provinciale organisatie

4. S
P
E
C
IFIE
K
GENERIEK
2012
–
een nieuwe weg ingeslagen
Foto:ChuckCoker

5. Wet Revitalisering Generiek Toezicht
• Versterking van horizontale verantwoording en
kwaliteitsborging binnen overheden
• Vertrouwen
• Toezicht door naast hogere overheid
• Sober, selectief en proportioneel
Ingegaan op 1 oktober 2012!

6. Hoe gaat de provincie opereren?
• Provincies gaan nieuwe normen toepassen in kader
van Interbestuurlijk toezicht (IBT).
• Door toezichthouders vanuit de provincie
• Ingrijpen pas na bestuurlijk overleg

7. Wat gaat de provincie doen
• Wet Rgt per 1 oktober 2012
• GS Zuid-Holland: november 2012 / 14 mei 2013:
– Bestuursovereenkomsten met gemeenten
– Gemeenten: leveren jaarlijks informatie in een eigen StvdG
als onderdeel v.d. jaarrekening
– Provincie maakt StvdG voor alle gemeenten en stelt
toezichtregime vast
– Domeinen: financiën, ruimtelijke ordening, externe veiligheid,
huisvesting verblijfsgerechtigden, omgevingsrecht / Wabo,
archief- en informatiebeheer

8. Wat gaat de provincie doen?
• Uitkomsten horizontaal toezicht ontvangen
– artikel 124h Gemeentewet - een wettelijke basis
voor een verplichting tot verstrekking van
systematische informatie
• Berichten uit de media, van burgers verzamelen
• Afspraken maken over de beschikbaarstelling van
informatie (informatiearrangementen)
• Uitvoeren van ‘Reality checks’
• Desnoods interveniëren via…

9. Het IBT-beleid in Zuid-Holland
Een IBT Netwerk, bestaande uit:
• Toezichthouders op de terreinen:
• Financiën,
• Ruimtelijke ordening,
• WABO (handhaving, milieu, bouwen en wonen),
• Huisvesting,
• Externe veiligheid en
• Archieven

10. Nu dus …. Generiek Toezicht!

11. 2. StvdG als ‘pilot’
• November 2012 – april 2013: StvdG ingevuld met informatie die
provincie heeft verzameld
• Waarom StvdG als ‘pilot’?
a. Uittesten van het model (werkt het?)
b. Nulmeting: gegevens kunnen vergeleken worden met
gegevens van gemeenten vanaf 2014
• StvdG krijgt pas echt betekenis als gemeenten
bestuursovereenkomst tekenen en gevraagde informatie
onderdeel wordt van eigen P&C-cyclus (horizontale
verantwoording)

12. 3. Toelichting op systematiek
• Bepaling toezichtregime op basis van Toezichtkader (Bijlage A
bij bestuursovk):
– Wet- en regelgeving
– Algemene en aanvullende beleidskaders (archief en
huisvesting verblijfsgerechtigden)
• Toezichtregimes: algemene duiding
– “groen”: het gevraagde (bijv. begroting, beleidsprogr.) is
vastgesteld, tijdig aangeleverd, kwalitatief in orde / voldoet
aan wettelijke verplichting
– “oranje”: het gevraagde is vastgesteld en tijdig aangeleverd,
en voldoet ten dele niet aan de gestelde criteria / wettelijke
verplichting
– “rood”: het gevraagde is niet vastgesteld of niet tijdig
aangeleverd, en/of voldoet niet aan de gestelde criteria /
wettelijke verplichting

13. Ruimt.
ordening
WABO
(toezicht,
handhaving
en milieu)
WABO
(toezicht,
bouwen en
wonen)
Externe
veiligheid
Financieel
Toezicht
(begroting
2013)
Financieel
Toezicht
(meerjaren-
raming
2014-2016
Archief
Huisvesting
verblijfsge-
rechtigden
Groen 66 58 8 9 53 47 19 63
Oranje - 9 27 49 - 13 39 4
Rood 1 - 32 9 12 5 9 0
gemeenten
67 67 67 67 65* 65* 67 67
4. Tabel: Nulmeting / ‘eerste stand’ StvdG per beleidsterrein
* Op 1-1-2013 zijn de gemeenten Molenwaard en Goeree-Overflakkee gevormd, die per die datum nog geen begroting
2013 en meerjarenraming 2014-2016 hebben ingediend.

14. Vervolg
• Toezenden bestuursovereenkomsten en ondertekenen vóór
1-10-2013
• Gemeenten zenden eigen StvdG in jaarrekening, te beginnen in
jaarrekening 2013
• Provincie stelt totale StvdG van de 67 gemeenten op
• 2-jaarlijkse evaluatie bestuursovereenkomsten met gemeenten /
VZHG: eind 2014
• Begin 2015: evaluatie ervaringen met Wet Rgt

15. Gevolgen voor Archiefwet
• Vereenvoudiging van het stelsel van interbestuurlijk
toezicht
• Toezicht verschuift van Archiefwet naar Gemeentewet
en Provinciewet
• Provinciaal toezicht uit de Archiefwet
– einde specifiek toezicht door GS
– einde provinciaal archiefinspecteur
Alle toezicht uit de wet?

16. Resterend specifiek provinciaal
toezicht in de Archiefwet
• Artikel 13.3: machtiging opschorting overbrenging
archieven ouder dan 20 jaar door GS
• Artikel 15.4: beperking openbaarheid archieven ouder
dan 75 jaar door GS
• Artikelen 30.1, 32.2, 35.1 en 37.2: melding van de
Archiefverordeningen aan GS

17. Nieuw interbestuurlijk archieftoezicht
Tot 1-10-2012 Nu
Basis toezicht: Archiefwet Basis toezicht: Gemeentewet
Inspectiebezoeken door
provincie
Gemeente/waterschap levert
info aan provincie
Wettelijk proactief optreden
provincie, goedkeuringen
vooraf
Achteraf ingrijpen provincie via
interventieladder
Sanctie Archiefwet:
Bestuursdwang mogelijk
volgens regels Awb
Sancties Gemeentewet:
Schorsen/vernietigen en in de
plaats treden bij
taakverwaarlozing

18. Gevolgen voor lokale overheden
• Versterking / verzwaring
horizontaal toezicht (interne
controle)
• Verplichte verslaglegging door
zorgdrager
• Horizontaal toezicht op gehele
archiefketen
• Oordeel van de Raad /
Algemeen Bestuur essentieel
Foto: Jan Banning

19. De Interventieladder
Foto:TheenMoy

20. Generieke informatievergaring volgens
afspraken Informatie-arrangement
Specifieke informatie opvragen en valideren
Afspraken over verbetering
Aankondiging juridische
interventie
Laatste kans voor
indeplaatsstelling
Sanctie
indeplaatsst.
Sober
Opafstand
Uitgebreid
?Interveniërend?
Signaleren

21. Het Verslag
• Het afleggen van de verantwoording is niet
vrijblijvend.
– Verantwoording moet regelmatig worden afgelegd.
– Verantwoording dient schriftelijk te geschieden.
(verslag)
• Verslag wordt gestuurd naar de raad of algemeen
bestuur en naar de Provincie.
• Provincie mag daarnaast additionele gegevens
opvragen.
• Op basis van die informatie & het verslag kan nader
onderzoek ingesteld worden.

22. Hoe komt het verslag tot stand?
Gemeentelijk
archiefinspecteur neemt
stokje over!

23. Hulpmiddel vanuit de VNG
Kritische Prestatie Indicatoren
gemeentelijke archiefketen

24. Wanneer grijpt Provincie in?
• Provincie ontvangt verslagen van gemeenten,
waterschappen en Wgr in principe jaarlijks.
• Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre het
verslag voldoet.
Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.

25. Aanvullend beleidskader
Archieftoezicht
Taakverwaarlozingstoetsingscriteria
– Gebaseerd op Archiefwet en
-regelgeving
– Parallel aan de KPI’s
http://www.ipo.nl/sites/default/files/documents/aa
ullend_beleidskader_interbestuurlijk_archieftoe
icht.pdf
Foto:LisaNorwood

26. Wanneer voldoe je niet?
Bij …. taakverwaarlozing
Als een overheid niet, niet naar behoren of niet tijdig een
gevorderde beslissing neemt, een gevorderde
handeling verricht of een gevorderd resultaat tot stand
brengt
17 Taakverwaarlozingscriteria voor archiefbeheer
Achterstand bewerking/overbrenging
Ongeschikte archiefbewaarplaats
Niet aangepaste verordening

27. Wanneer grijpen we in?
• Toetsen van toegezonden informatie aan
toezichtscriteria (17) - match met KPI’s
• Voldoet situatie aan wet-en regelgeving?
• Ja: niets doen
• Nee: ingrijpen
• Meer info nodig: opvragen
• Indeling gemeenten in risico-categorieën
• Afweging per geval

28. Kansen en risico’s nieuw
interbestuurlijk toezicht
• Kans: Gemeenten en waterschappen verbeteren eigen
kwaliteit systematisch
• Kans: Toezicht meer intersectoraal, gelijkvormig
• Risico: Van proactief optreden provincie → achteraf
optreden …..
Te laat? Bv. Archiefdepots, vervanging
• Risico: Horizontaal toezicht afwezig, (te) vrijblijvend of
strategisch niveau niet betrokken. KPI’s→ tactisch,
uitvoerend

29. Het IBT-beleid in Zuid-Holland
‘Vertrouwen op en ruimte geven aan de zelfsturing van
gemeenten’ (uit Nota GS)
1. Afsluiten van Bestuursovereenkomsten met alle
zorgdragers, te beginnen met gemeenten
(Intenties en praktische afspraken)
2. Opstellen van Staat van de Gemeenten:
Integrale weergave beoordeling gemeenten

30. Het IBT-beleid in Zuid-Holland
Beeld archieven
• meeste gemeenten nog niet bezig met het invullen
van de KPI’s
• waterschappen en Wgr-regelingen evenmin.
Gevolg: bij gebrek aan informatie moet provincie
veelvuldig de interventieladder beklimmen via:
* stappen 1en 2: signaleren en informatie opvragen.

31. Zuid-Holland
Provincie houdt rekening met de volgende
risicofactoren:
• Hoe doet men het op het gebied van de Archiefwet?
• Hoe waren de prestaties in het verleden?
• Zijn er risicovolle omstandigheden, zoals nieuwbouw
van een archiefruimte of -bewaarplaats, overgang
naar digitaal, reorganisatie (herindeling, oprichting
RUD)?
• Meldingen van andere interne of externe
toezichthouders?
• Klachten van derden of meldingen in de pers op dit
gebied?

34. Vorm van taakverwaarlozing op grond van
de Archiefwetgeving
Wettelijke basis Welke informatie heeft
toezichthouder nodig?
Nummers van de KPI’s
Oordeel Toezichthouder
1a. De Archiefverordening of, bij Wgr-
regelingen, de voorziening betreffende de zorg
voor de archiefbescheiden ontbreekt en/of is
niet gemeld aan GS.
AW 30.1, 32.1, 35.1, 37.2 en
40
1.1
1.2
1.5
Verordening voldoet en is aan
GS toegestuurd.
3. Het beheer van archiefbescheiden voldoet
niet aan toetsbare eisen van een door de
zorgdrager toegepast kwaliteitssysteem of de
zorgdrager past geen kwaliteitssysteem toe.
AW 3, AB 11 en 12,
Archiefregeling 16
2.1 Het enige aspect van het
kwaliteitssysteem bestaat uit de
in 2010 geformuleerde eis dat
de NEN-2082 moet worden
toegepast. Onbekend is of die
ook daadwerkelijk wordt
toegepast. Alle andere aspecten
van het kwaliteitssysteem
ontbreken.
5b. De zorgdrager neemt een besluit tot
aanwijzing van een archiefbewaarplaats die
niet aan wet- en regelgeving voldoet
AW 21, AW 31, 36 7.2 De door het college in 1997
aangewezen
archiefbewaarplaats voldeed op
het moment van aanwijzing.
14. De vervanging van archiefbescheiden door
reproducties, onder vernietiging van het
origineel, is onjuist en/of onvolledig gebeurd.
Archieven die niet als te vernietigen zijn
aangemerkt (dus permanent te bewaren
archieven) zijn vervangen zonder machtiging
van gedeputeerde staten. Er is geen verklaring
van vervanging opgesteld.
AW 7, AB 6 en 8 5.3 De vervangingsbesluiten voor
vernietigbare bescheiden zijn
beoordeeld door de
gemeentearchivaris maar niet
bekend gemaakt. De vervanging
van te bewaren
archiefbescheiden is nog niet
aan de orde.

35. •Kennis, deskundigheid
•Ervaring
Maak er gebruik van!
Toezicht blijft

36. VRAGEN ??
Bedankt!!!