Pyme Innova. Sistemas de Gestión de Almacenes. Fuenlabrada 17_06_10

SISTEMA DE GESTIÓN DE ALMACENES

Ponente: Ramón García, CFPIM CSCP ESLog
Centro Español de Logística
rgarcia@cel‐logistica.org

Fuenlabrada, 17 de junio de 2010

www.cel-logistica.org Pág. 1

Agenda
Programa : • El Centro Español de Logística
• El papel y propósito de un almacén
• Las operaciones del almacén
• Ubicación de los productos
• Control del rendimiento de las operaciones
• Los Sistemas de Gestión de Almacén (SGA)
• El SGA como núcleo de sistemas periféricos
cooperativos


El Centro Español de
Logística
LA MISIÓN del CEL: El Centro Español de Logística (CEL) es una
asociación sin animo de lucro, con más de 700 empresas asociadas que
tiene por objetivo dar a conocer y desarrollar la función logística en España,
a través de la aportación continua de nuevos conceptos y tendencias
emergentes con la participación de sus asociados.

LA VISIÓN del CEL INNOVACIÓN Y
PROYECTOS
Generar y difundir conocimientos
que mejoren la Gestión de la FORMACION
Cadena de Suministro

COMUNICACIÓN


El papel y el propósito de un almacén

Definición de Almacén

“Un espacio planificado para el almacenaje y la
manipulación eficaces y eficientes de bienes y
materiales”



El Almacén
El almacén es un elemento vivo, cuya gestión repercute
decisivamente en el desarrollo de la actividad comercial.

Objetivo Básico del Almacén

“PROPORCIONAR EL NIVEL DE SERVICIO
DESEADO A UN COSTE ACEPTABLE”



Gestión del Almacén

Uno de los requisitos principales para la consecución de este
objetivo es la organización de un sistema de gestión eficaz del
almacén.

Para ello resulta esencial lograr que el sistema de gestión no
sólo aumente la capacidad y productividad del almacén sino
que a la vez mejore su calidad de servicio.



Dos aspectos a señalar

La maximización del espacio en términos
cúbicos
La minimización de las operaciones de
manipulación



Un almacén es necesario
Debido al desacople de la oferta y la demanda
Para la creación de un stock de seguridad
Para la construcción de un stock anticipatorio
Para la construcción de un stock por razones de inversión
Para el uso eficiente de la unidad de producción



Elementos constituyentes de un almacén

Los recursos humanos

El espacio

Los equipos



Costes de un almacén

ESPACIO
42%
PERSONAL
48%

EQUIPOS
10%



Costes de un almacén (Personal)

Actividad Coste
Recepción 13%
Almacenaje 12%
Preparación de pedidos 43%
Consolidación /expedición 20%
Otros 12%



Ciclo de Gestión del almacén
Hipótesis sobre volúmenes Hipótesis sobre costes

PRESUPUESTO ANUAL
PRESUPUESTO ANUAL
Resultados en
las operaciones
Rotación planeada
Costes

Utilización ANÁLISIS
ANÁLISIS PLAN DE RECURSOS
PLAN DE RECURSOS Estándares

Productividad
Recursos disponibles

OPERACIONES
OPERACIONES PROGRAMACIÓN DIARIA
PROGRAMACIÓN DIARIA
E INFORMES
E INFORMES

Cambios y Recepciones Envíos Niveles de
Decisiones
ajustes planificadas planificados stock



Objetivos específicos del Responsable de Almacén
Asegurar que los recursos adecuados, en términos de personal, equipos y
instalaciones, estén disponibles para conseguir el nivel de negocio
planificado

Satisfacer los movimientos diarios de entradas y salidas de bienes
definidos por las necesidades de compra y expedición

Planificar, controlar y mantener continuamente la utilización de los
recursos para proporcionar un servicio eficiente



Responsabilidades del Responsable del Almacén
El uso eficaz del personal, el espacio y el equipo
El flujo eficiente de los bienes desde su recepción hasta su expedición
El mantenimiento de los sistemas para la gestión y el control de la
operación del almacén
El valor y el volumen del stock en el almacén, en términos de integridad
(no desperfectos) y seguridad (que no hayan robos)
Asegurar que las operaciones se realicen en un entorno seguro



Obligaciones del Responsable de Almacén
Retirar los bienes recibidos e identificar las ubicaciones de almacenaje
rápidamente
Retirar y expedir los bienes para conseguir el nivel de servicio
Revisar continuamente las localizaciones del stock para minimizar las
distancias a recorrer para el almacenaje y la retirada
Revisar continuamente el espacio disponible para asegurar la máxima
utilización
Mantener todos los procedimientos y estándares de trabajo para
permitir una respuesta a las fluctuaciones del negocio


Las operaciones del almacén

Actividades Principales

Recepción
Almacenaje
Preparación de pedidos
Expedición



Recepción
De un proveedor pueden recibirse en forma de:
Materias primas y componentes para un proceso productivo (cuando el
almacén está ubicado cerca de una planta productiva)
Productos acabados que han de ser almacenados y expedidos en la misma
forma en que han sido recibidos
De una unidad de producción ubicada cerca del almacén. En este caso las
recepciones pueden ser:
Productos acabados para ser expedidos
Productos en curso que serán requeridos por una unidad productiva



Actividades en la recepción
Recibir los bienes y descargar los vehículos de forma rápida y eficiente
Controlar que las cantidades recibidas sean las correctas e informar de las discrepancias y
los problemas.
Extraer muestras para el control de calidad
Establecer el área correcta de descarga y cerciorarse de que es segura y adecuada para la
operación.
Registrar la llegada del vehículo y anotar el número del precinto y romperlo.
Revisar la documentación.
Asegurar que el vehículo es seguro antes de la descarga.
Consolidar los productos, si es necesario.
Revisar los productos.
Determinar la ubicación de almacenaje para los productos y retirarlos del área de
recepción lo más rápidamente posible.



Área de almacenaje
Espacio ocupado por los productos

Espacio ocupado por el equipo donde se almacenan los productos

Espacio necesario para la manipulación y acceso a los productos
(Pasillos)

Pasillos transversales

Ocupación real: 25-35% del espacio cúbico disponible



Almacenaje (Tareas)
Obtener instrucciones sobre la ubicación
Trasladarse hasta la ubicación y encontrar los huecos
Registrar las ubicaciones utilizadas
Colocar los materiales/ productos en su ubicación
Consolidar paletas incompletas
Trasladar/ ordenar las paletas
Obtener instrucciones de reposición
Reponer el área de picking
Informar/ eliminar los productos dañados
Volver al punto de recogida
Informar de las acciones



Preparación de pedidos (Tareas)
Recoger los documentos de picking
Recoger el equipo para el transporte
Localizar la primera ubicación de picking
Comprobar y recoger la cantidad apropiada
Desplazarse a las siguientes ubicaciones de picking
Notificar las discrepancias/ daños en los productos
Trasladarse al área de clasificación, consolidación, empaquetado y
envío
Notificar las necesidades de reposición
Completar y transmitir la documentación



Área de expedición
Áreas de comprobación y consolidación de los productos

Área para disponer el producto en cajas y paletas

Área de envío en dos etapas para conseguir una mayor seguridad



Expedición (Tareas)
Revisar las notas/ los productos
Volver a empaquetar /volver a paletizar
Registrar el lote/ los números de serie
Preparar la documentación
Etiquetar los envíos
Consolidar la carga
Confirmar la carga/ la documentación
Cargar el vehículo por orden
Permitir el movimiento del vehículo
Abrir/ cerrar puertas



Otras áreas del almacén

Cantina
Sala de descanso
Oficinas y recepción
Aseos
Sala de reuniones
Área de carga de baterías
Etc.


Ubicación de los productos

Factores a considerar en la ubicación de los productos
Minimizar el tiempo de recorrido de los equipos y la mano de obra

Concentrar el personal en el área más importante para que se pueda alcanzar
una utilización óptima de la mano de obra y una supervisión eficaz

ROTACIÓN



Factores a considerar en la ubicación de los productos
Volumen de entrada y salida

Frecuencia de rotación

Niveles de stock

Similitud

Características del producto

Criterios de almacenaje

Equipos necesarios para su manipulación



Consideraciones en la planificación de actividades (1)
TIPO DE PRODUCTO:
Congelado
Refrigerado
A temperatura ambiente
Líquido
TIPO DE EMBALAJE:
En caja
En bolsa
A granel
Suelto



Consideraciones en la planificación de actividades (2)
NIVEL DE ACTIVIDAD:
Volúmenes entrantes
Volúmenes salientes
Niveles de stock
Gama de artículos
CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO:
Tamaño
Peso
Similitud
Peligrosidad



Tipos principales de materiales
Productos inflamables
Productos con requerimientos de seguridad (Valor elevado,…)
Productos perecederos
Productos generales



Clasificación de los productos
Clasificación en función de las características de manipulación
Cada grupo reconoce la actividad de manipulación que requieren sus
productos en la recepción, almacenaje, preparación de pedidos y
expedición
Criterios:
Frecuencias y mix
Necesidades de manipulación en las recepciones
Almacenaje
Selección de pedidos
Expedición



Clasificación de los productos
(Por grupos de manipulación)

Cómo se recibe
Cómo se almacena
Cómo se prepara
Cómo se envía



Análisis ABC
Concepto de popularidad
Ventajas de este concepto:
Reducción de los costes de manipulación
Ayuda a determinar las técnicas, sistemas y métodos a utilizar
Asegura una dirección y utilización eficaz de los recursos y el tiempo
Identifica segmentos de stock con demanda importante
Concentración de recursos humanos en las áreas más importantes
(Ahorros en iluminación y calefacción)
Generalmente, el 80% del trabajo se realiza en el 20% de la superficie



Análisis ABC
Listar todos los artículos, su volumen de demanda y su frecuencia
Multiplicar el volumen de la demanda por la frecuencia de cada
artículo para obtener un total ponderado
Listar todos los artículos en orden decreciente en función del valor total
ponderado
Calcular los acumulativos totales, artículo por artículo
Seleccionar un punto de separación para establecer diferentes
categorías de producto y calcular el porcentaje para cada uno de esos
grupos



Análisis ABC

Producto Demanda Frecuencia Volumen % pond. % acum.
anual en en la lista de ponderado
miles picking
100 200 5.000 1.000.000 25% 25%
200 50 10.000 500.000 12,5% 37,5%
300 200 2.000 400.000 10% 47,5%
400 1.500 50 75.000 1,8% 49,3%
500 10 1.000 10.000 0,3% 49,6%
Etc. ................. ................. ................. ................. ....
4.000.000 100%


Control del rendimiento de las operaciones

Ratios
Inputs Actividad Outputs

Utilización de Productividad Rendimiento
recursos de la actividad de la actividad

Utilizado Outputs Output
% % %
Disponible Inputs Estándar



Medidas de productividad. Utilización
Horas de trabajo utilizadas/ disponibles

Horas de equipo utilizadas/ disponibles

Metros cuadrados de espacio utilizado/ disponible

Metros cúbicos de espacio utilizado/ disponible



Medidas de productividad. Productividad
Paletas entregadas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Cajas recogidas/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Vehículos cargados/ Horas de trabajo o equipo utilizadas

Paletas entregadas/ Coste de trabajo

Cajas recogidas/ Coste de trabajo



Medidas de productividad. Rendimiento
Rendimiento real/ Rendimiento esperado o estándar

Cajas recogidas/ Cajas que se esperan recoger (estándar)

Coste real/ Coste presupuestado

Horas reales/ Horas estándar



Indicadores de rendimiento
M ED ID A R ATIO
Á rea de suelo del E spacio u tilizado
%
alm acén Espacio disponible
H oras de trabajo realizado H oras de trabajo u tilizadas
por el personal %
Horas de trabajo disponible s
H oras de carretilla H oras de trabajo de la carretilla u tilizadas
%
elevadora Horas de trabajo de la carretilla disponible s
C ajas recogidas por C ajas recogidas por t rabajador
preparador %
Número esperado de cajas recogidas por trabajador
Paletas cargadas por turno P aletas cargadas por t u rno
%
Número esperado de paletas cargadas por turno
C oste por actividad C o ste re a l
%
Coste esperado (presupues tado)


Los Sistemas de Gestión de Almacén

Los sistemas de gestión de almacén (S.G.A.)

Sistema de información para centros de almacenamiento y
distribución, que resuelve la gestión física del flujo de la
mercancía desde que entra hasta que sale del almacén, basado
en la planificación continua, el seguimiento de la actividad y el
control de existencias en tiempo real.



Plenamente integrable en los sistemas de información de la empresa, los
S.G.A´s son capaces de realizar de forma automática el mando, el control
y la optimización de todas las operaciones del almacén, disponiendo en
todo momento de información actualizada y precisa sobre el stock, los
operarios y las distintas zonas y ubicaciones.

Es una herramienta ideal para cadenas de supermercados, cadenas de
tiendas minoristas, operadores logísticos, fabricantes y distribuidores en
general.

Su utilización redundará inmediatamente en una mejora de la calidad,
capacidad y productividad de su empresa.



El sistema de gestión de almacenes deberá aportar pues beneficios y
cumplir los objetivos :

Relacionados con el coste: aprovechamiento del espacio, optimización
de los tiempos de manipulación, minimización los inventarios y ajuste
de los niveles de inversión en stocks.

Relacionados con el servicio: disminución de errores en las entregas a
clientes, mantener la rotación de stocks en niveles que no generen ni
excesos ni roturas y mostrar capacidad de adecuación a la evolución
futura de los mercados.



El sistema de ubicación del stock registra y asigna ubicaciones buscando:
Maximizar la utilización del espacio de almacenaje
Manipular y almacenar eficientemente los bienes recibidos
Rotar los stocks correctamente
Proporcionar una selección rápida del stock a expedir
La información que proporciona el sistema es necesaria para:
Facilitar el almacenaje rápido del stock recibido
Encontrar el stock cuando es necesario
Ayudar a detectar y corregir los errores



Aportan información a los directivos
Las transacciones a tiempo real permiten actualizaciones instantáneas de
los stocks y un control instantáneo de las operaciones
Estos controles pueden ser realizados a distancia
Antes de emplear las tecnologías de la información es necesario conocer
cómo se realizan las operaciones manualmente



ASISTE EN LAS FUNCIONES DE:
Recepción de materiales en el almacén y actualización de los registros
Inspección de las recepciones para asegurar que la cantidad y la calidad
son correctas
Almacenaje y ubicación del stock
Recuentos de los inventarios para asegurar que la información sobre los
stocks es correcta
Entrar los pedidos y preparar las listas de picking, las etiquetas y
documentos de expedición



Programación del trabajo del almacén utilizando estándares de trabajo
Gestión del reaprovisionamiento de las ubicaciones de picking
Inspección y programación de las expediciones
Programación de la carga de los camiones en función de la distribución



EL SGA TAMBIÉN PROPORCIONA INFORMES:
Productividad del personal
Utilización del espacio
Expediciones servidas a tiempo
Envíos completos
Control de calidad de los pedidos servidos
Coste. Comparación de los costes presupuestados con los reales (para el
personal, los equipos y otros costes operativos)



PROCESO APLICACIÓN
Recepción Recepción on-line/ reconciliación con la orden de compra.
Estatus sobre las facturas on-line.
Artículos con códigos de barras.

Ubicación del stock Determinación aleatoria de ubicaciones para minimizar
desplazamientos.
Verificación de los depósitos (almacenajes) al 100% leyendo las
referencias de las ubicaciones y los códigos de barras de los
artículos.
Terminales de radiofrecuencia en las carretillas para minimizar
los desplazamientos.



PROCESO APLICACIÓN
Preparación de pedidos Programación interactiva online del picking para minimizar los
desplazamientos y maximizar los pedidos expedidos.
Reposición basada en unos niveles predeterminados o en función de la
demanda.
Terminales de radiofrecuencia en las carretillas.

Clasificación automática de los pedidos con lectores de códigos de
Expedición barras.
Documentación automática para el transporte.



Selección del S.G.A. Aspectos
¿Satisfacen las necesidades del negocio?
¿Son compatibles los diferentes elementos individuales?
¿Permitirán una expansión futura?
¿Permitirán un desarrollo tecnológico superior? ¿es estándar?
¿Proporcionan una sinergia adecuada entre las operaciones?
¿Reduce el coste unitario de manipulación, el tiempo de manipulación?
¿Reduce los costes generales de almacenamiento? ¿ROI positivo?



Selección del S.G.A. ROI de la inversión
Los cálculos del ROI implican los ahorros que suponen la implantación de un S.G.A.
en los costes de un almacén a corto o medio plazo:

Retornos Financieros
No realización de inventarios.
Reducción de errores en los envíos a clientes.
Menor espacio de almacenaje al optimizar los huecos.
Menores inversiones al controlar más eficazmente los stocks y su rotación.
Menor número de maquinaria prepara-pedidos y operarios.
Menor empleo de papel en almacén.

Retornos Estratégicos
Ahorro al poder tener integrado un portal de compra y reducir gastos.
Mejor servicio al cliente



El SGA como núcleo de sistemas periféricos cooperativos
Para gestionar un almacén disponemos en la actualidad de los SGAs por
radiofrecuencia y de diversos elementos de manipulación de mercancías:

Carruseles, trans-elevadores o miniloads, sistemas de pick by light,
sorters o clasificadores, túneles de lectura de RFID, sistemas de pesado
y cubicado, etc.

Los SGAs avanzados son los que pueden sacar partido de todos estos
sistemas periféricos cooperativos, pero basando sus algoritmos de decisión
en el tiempo real que proporcionan los terminales de radiofrecuencia.



El SGA como núcleo de sistemas periféricos cooperativos


Sistemas de Gestión de Almacén con RF

Sistemas de gestión de almacenes en tiempo real con RF

La ventaja principal del empleo de los sistemas de radiofrecuencia es que :

“PONEN EL DATO EN EL LUGAR DONDE SE NECESITA”

Junto con sistemas de captura
de datos automáticos verifican
la exactitud de las órdenes
recibidas reduciendo al máximo
los errores en el tratamiento de
la mercancía




APICS – (The Asociation for Operations Managements)



Los sistemas de almacenes con radiofrecuencia aportan ventajas en los cinco procesos
básicos de gestión de mercancías de un almacén:

Recepción de la mercancía: Recepción sin papeles en los mismos muelles de entrada,
informando a la gestión en tiempo real.
Ubicación de la mercancía: En base a algoritmos avanzados de colocación según
distintos criterios y verificada con lectura de códigos de barras.
Reposición de la mercancía: Al llevar el stock en tiempo real, un SGA es capaz de
Generar órdenes de reabastecimiento de las zonas de picking.
Gestión de picking y preparación de pedidos: Es donde un SGA debe aportar las
mayores ventajas, al ser el proceso que consume mayores recursos y que tiene una
relación directa con el cliente.
Expediciones: El SGA genera automáticamente las etiquetas de los bultos de
expedición junto con el resto de documentación y comprueba la carga de los camiones



Trazabilidad con SGA y RF
Dependiendo del tipo de materiales manipulados, la gestión de la Trazabilidad es
imprescindible, incluso por ley: alimentación, farmacia, cosméticos.

En otros casos, es necesario llevar la traza de números de serie como en equipos
electrónicos, eléctricos, electrodomésticos, etc.

SOLUCIÓN: EAN128

Los fabricantes deberían suministrar siempre el
lote de producción (10) en las etiquetas de palets y
cajas.
En la entrada del almacén, el SGA tomaría el dato
automático del código de barras EAN128
La información se arrastra a lo largo de todos los
movimientos de almacén hasta su expedición.



Trazabilidad con SGA y RF



Identificación por RFID

• Etiquetas Inteligentes >>
• Con Identificación inequívoca
• Sin contacto
• Sin visualización
•... La evolución lógica donde no llega
el Código de Barras



Tecnología RFID
RFID (Radio Frequency Identification) es una tecnología que permite la identificación de
objetos a través de unas etiquetas (tags) emiten señales de radio y unos dispositivos (lectores)
recogen la señal emitida.

Las etiquetas RFID contienen un chip para almacenar datos y una antena para comunicar los datos
por ondas de radio

CHIP El alcance de las señales de RFID
dependen del tipo de chip, de la
frecuencia (desde centímetros a
metros)

ANTENA



Tecnología RFID LECTORES ETIQUETA TAG
ANTENAS AIRE
DISPOSITIVOS
SOFTWARE
RED

MIDDELWARE

Cuando un tag atraviesa una zona electromagnética es detectada por la señal de
Cuando un tag atraviesa una zona electromagnética es detectada por la señal de
activación del lector, el cual descifra los datos contenidos en el circuito integrado
activación del lector, el cual descifra los datos contenidos en el circuito integrado
del tag, que son pasados aalos ordenadores para su procesado
del tag, que son pasados los ordenadores para su procesado


Pick/Put to Light
“Pick to Light” (“Picking Directo”) o “Put/Pack to Light” (“Picking Inverso”)
con displays luminosos interactivos
Pick to light: herramienta basada en indicadores tipo
led o displays diseñada para el guiado de los
trabajadores en las tareas de recogida de artículos,
principalmente en la preparación de pedidos. El
Sistema de Gestión del Almacén (SGA) indica las
ubicaciones y/o las cantidades de donde se deben
recoger los productos. Adicionalmente incorporan
un sistema de validación del proceso.

Put to light: instrumento basado en indicaciones tipo
led o displays creado para guiar a los trabajadores en
tareas de agrupación o consolidación de los distintos
productos de un pedido. Es recomendable cuando el
proceso de picking se efectúa de forma agrupada.

Pick‐to‐light : http://www.youtube.com/watch?v=jrW0wt‐_t4g&feature=related
www.cel-logistica.org
Pick‐to‐light : http://www.youtube.com/watch?v=eInsExfqjHU&feature=related Pág. 62
Pack‐to‐light : http://www.youtube.com/watch?v=‐2RYZhRVUbo

Picking por Voz

Picking por Voz

Operario con las Manos Libres
Los Operarios son guiados por voz a
localización del producto y responden con
un digito de chequeo de la localización
Los Operarios reciben la cantidad a coger
y responden con un código de verificación
Aumento de la productividad por encima
del 10 % sobre Picking por RF.

http://www.youtube.com/watch?v=hBj5‐r78X6E
http://www.youtube.com/watch?v=ufF0Dk0TOwU&feature=related


Almacenes Automatizados

Almacenes automáticos
VENTAJAS
Eliminación de personal trabajando en malas condiciones
Óptimo aprovechamiento del volumen de almacenaje
Mayores prestaciones en cuanto a:
Velocidad en los movimientos
Automatismos
Gestión informática
Control preciso de la carga
Mayor seguridad en el almacén respecto a la mercancía
Mejora sensible de la eficacia, debido a una correcta administración del almacén
Reducción parcial de la inversión


Almacenes Automatizados

Automatización
Una unidad de ubicación y extracción automática
(ASRS: Automatic Storage and Retrieval System)
Un sistema de transportadores para clasificar
cargas utilizando escáneres y técnicas de
codificación.
Almacenes de gran altura con carretillas
trilaterales filoguiadas dentro del pasillo y
carretillas elevadoras fuera de él.
Carruseles para piezas pequeñas, cartones, etc.


AGV´S

Los sistemas de AGVs, de manera
simplificada, representan un vehículo
que se mueve de manera automática,
sin conductor. Los sistemas de AGVs
están concebidos para la realización
del transporte de materiales,
especialmente en tareas repetitivas y
con alta cadencia. Este sistema
garantiza el transporte de materiales en
una ruta predeterminada, de manera
ininterrumpida y sin la intervención
directa del hombre.

http://www.youtube.com/watch?v=ivR2L7YgM3Y


MUCHAS GRACIAS
rgarcia@cel-logistica.org

http://empresarial.imade.es


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