Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung im Dokumenten-, Content- und Datenmanagement. Welche rechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte dürfen nicht übersehen werden? Achim Schuch (Chori Technologie)

1. Chancen und
Herausforderungen der
Digitalisierung im
Dokumenten-, Content-
und Datenmanagement.
Welche rechtlichen und
sicherheitsrelevanten Aspekte dürfen
nicht übersehen werden?

2. Agenda
 Die Welt verändert sich
 Digitalisierung
 DSGVO
 Neue Techniken
 Cloud
 Blockchain
 Sicherheit & Recht
 Speichern
 Schützen
 Löschen
 Wie funktioniert das alles Zusammen
 Szenarien aus dem Leben
 Redaction
 Datenübertragung – End 2 End
Verschlüsselung
 Digitale Unterschriften

3. Die Welt
verändert
sich

4. Digitalisierung schafft Zugang zu Daten,
Menschen können diese Daten nutzen
 Er liegt an uns, mit
diesen Daten
verantwortungsvoll,
transparent und
gewinnbringend
umzugehen
 Datenschutz,
Transparenz und die
Verwendung von Daten
steht nicht im
Widerspruch, sondern
sollten als gleichwertige
Variablen einer
Gleichung behandelt
werden

5. DSGVO
 Die Datenschutz-
grundverordnung sollte
nicht als Hemmnis
angesehen werden,
sondern als Allgemein-
gültige Spielregel um
Vertrauen in das
eigene Angebot zu
schaffen

6. Neue Technologien
 IT Projekte werden leichter akzeptiert und umgesetzt, wenn es zur
Verwendung von aktuellen Technologien kommt
 Hierbei ist darauf zu achten nicht nur „Buzzword-Realisation“ zu betreiben,
sondern die richtige Technologie für das zu lösende Problem zu finden

7. Cloud Computing
 „Die Cloud ist nur ein Computer,
der jemanden anderen gehört“
 Cloud Computing skaliert nahezu
endlos
 Die eingesetzte Software muss für
den Betrieb in der
Cloudvorgesehen sein
 Datenschutzaspekte sind bei jeder
Cloud Umsetzung Teil des
Projektes

8. Blockchain
 Blockchain ist am einfachsten zu
erklären als verteilte Datenbank
 Daten werden Transparent und
offen für alle Teilnehmer
gespeichert
 Jede Transaktion ist jederzeit
nachvollziehbar und bewiesen

9. Aspekte der
Datensicherheit
 Man kann drei Themen in der
Datensicherheit unterscheiden
 Datenschutz, also der Schutz von
Daten gegen unberechtigte
Verwendung durch Dritte
 Sicherung von Daten gegen
Verlust
 Löschung von Daten zuverlässig
und zum richtigen Zeitpunkt

10. Datenschutz
 Daten müssen immer und zu
jeder Zeit und an jeden Ort
vor dem unberechtigten
Zugriff durch Fremde
geschützt sein

11. Datensicherung
 Daten dürfen nicht verloren
gehen
 Eine
Datenwiederherstellung
muss zu jeden
beliebigen Zeitpunkt
möglich sein
 Hier ist nicht nur die
Datei selbst
schützenswert, sondern
auch die Art und Weise
wie darauf zugegriffen
werden kann
 Auch die
Zugriffsberechtigungen
und die Historie einer
Datei muss unter
Umständen wiederher-
stellbar sein.

12. Datenlöschung
 Die Löschung von Daten
muss sicher erfolgen
 Die Löschung von Daten
muss zum richtigen
Zeitpunkt erfolgen
 Auslöser zur Löschung
von Daten
 Zeitpunkt
(„redemption period“)
 Kundenverlangen
(GDPR)

13. Was bedeutet das
für IT Projekte
 Alle Aspekte der Datensicherheit
fließen in IT Projekte ein
 Dies gilt insbesondere für
Projekte im Bereich
Dokumentenmanagement
 Organisationen braucht einen
erfahrenen Partner um
Wiedersprüche in den
unterschiedlichen Anforderungen
gegeneinander abzuwägen

14. Löschung von
Textpasssagen
 Gründe für das Löschen von
Textteilen
 Outsourcing
 Veröffentlichungen
 Eingaben
 Häufige Fehler
 PDF Dokumente haben Ebenen, es
muss die Ebene mit den Text nicht
nur überdeckt sein sondern der Text
selbst durch Andere Zeichen ersetzt
werden
 Nachteil: Tests von Druckvorgängen

15. Datentransfer
 Oftmals wird Datentransfer auf
dem Transportweg verschlüsselt
 Was passiert aber mit den Daten
während der Weiterverarbeitung
 Beispiel: Druckdaten

16. Digitale
Unterschriften
 Man muss zunächst unterscheiden
zwischen zwei Verwendungszwecken
von Signaturen
 Beim Speichern um die Integrität
des Dokumentes sicher zu stellen
 Als Ersatz für eine händische
Unterschrift z.B. beim
Vertragsabschluss
 Einfache elektronische Signatur
 Fortgeschrittene elektronische
Signatur
 Qualifizierte elektronische Signatu

17. Fragen und Kontakt
 Chori Technologie GesmbH
Bayerhamerstraße 18
5020 Salzburg
 Tel: +43 7207 75511
 Email:
bernhard.hammerlindl@choritech.com