Como não atrasar os processos a partir de um compromisso firmado e reconhecê-lo legalmente, quando todo o contato é feito online? Mais que isso, como garantir sua autenticidade? Nesse contexto, surgiu como solução a assinatura digital, uma forma simples e rápida de registro eletrônico que garante a validade de qualquer documento. Venha entender como realizá-la sem complicações.

1. UM GUIA PARA ENTENDER OS
PROCESSOS DE ASSINATURA
DIGITAL NOS NEGÓCIOS

2. SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.............................................................................................................................................................................3
ENTENDA O QUE É ASSINATURA DIGITAL.....................................................................................................................5
A ASSINATURA DIGITAL NO ÂMBITO JURÍDICO..........................................................................................................8
VANTAGENS E DESVANTAGENS........................................................................................................................................11
CONCLUSÃO.............................................................................................................................................................................16
SOBRE A PROCENGE ...........................................................................................................................................................19

3. INTRODUÇÃO

4. 4
Contudo, junto com essa expansão, veio o problema das
assinaturas. Para que uma negociação tenha validade, é
preciso ter um contrato devidamente assinado. Como não
atrasar os processos a partir de um compromisso firmado
e reconhecê-lo legalmente, quando todo o contato é feito
online? Mais que isso, como garantir sua autenticidade?
Nesse contexto, surgiu como solução a assinatura digital,
uma forma simples e rápida de registro eletrônico que
garante a validade de qualquer documento.
Neste e-book, você vai aprender o que é a assinatura
digital, como ela funciona e quais são as principais
vantagens desse método para a sua empresa. Acompanhe!
Com o crescimento da comunicação em nível global,
muitas empresas puderam ampliar seus horizontes. Para
além das grandes corporações e multinacionais, hoje
companhias de variados portes não precisam restringir
seus negócios aos limites físicos. Nesse cenário, entra o
principal ator — a tecnologia — responsável pelo contato
de centenas de pessoas ao redor do mundo por meio da
internet, estabelecendo parcerias e fechando contratos a
qualquer distância.
INTRODUÇÃO

5. ENTENDA O QUE É ASSINATURA DIGITAL

6. 6
A assinatura digital, por outro lado, é um tipo
específico de assinatura eletrônica, que é criptografada
dentro de um arquivo, servindo como identificação
jurídica do seu emissor.
O recurso da criptografia é a alteração de uma escrita com
base em um algoritmo ou conjunto de regras. O código fica
oculto e é extremamente difícil de decifrar sem uma chave
criptográfica adequada, o que faz da assinatura um meio
seguro de identificar qualquer documento.
As chaves criptográficas são as ferramentas digitais
utilizadas para converter a mensagem a fim de que se
torne legível ou para que fique oculta. São elas que
carregam os algoritmos que autenticam as assinaturas.
Existem dois tipos de chave: a simétrica e a assimétrica.
A chave simétrica é mais simples. Quando a assinatura
eletrônica é registrada, a chave criptográfica gerada
pode ser utilizada tanto para cifrar quanto para decifrar
a mensagem. Isso significa que a mesma identificação é
utilizada tanto pelo emissor quanto pelo receptor.
Antes de começar, é preciso esclarecer uma coisa:
assinatura digital e assinatura eletrônica não são
sinônimos. Uma assinatura eletrônica é qualquer forma
de identificação do remetente de uma mensagem virtual,
independentemente de sua validade jurídica. Esse recurso
quase sempre é utilizado para facilitar a identificação do
emissor de qualquer dado via internet, propondo evitar
problemas de fraude.
ENTENDA O QUE É
ASSINATURA DIGITAL

7. 7
ENTENDA O QUE É ASSINATURA DIGITAL
Uma chave assimétrica é um pouco
mais complexa e normalmente
adotada por empresas com negócios
sigilosos, informações que precisam de
preservação de direitos intelectuais ou
dados que representem qualquer tipo
de periculosidade. Primeiro, são criadas
duas chaves: uma pública e uma privada.
A pública é enviada para o emissor
do documento, para que a empresa
possa receber mensagens sigilosas
criptografadas. Já a chave privada
continua com o destinatário, e serve para
decifrar as mensagens.
Esse recurso é cada vez mais utilizado em
grandes organizações, como empresas
multinacionais e órgãos do governo.
Seus benefícios são bem amplos, tanto
do ponto de vista financeiro quanto de
agilidade logística, ambos almejados por
todo tipo de gestão.

8. A ASSINATURA DIGITAL NO ÂMBITO JURÍDICO

9. 9
A composição das regras com relação a transações
financeiras entre fronteiras foi que deu origem a esse
tipo de ação, em especial devido à legislação variar um
pouco de acordo com os países envolvidos. Inclusive, é
preciso que haja um acordo jurídico em alguns casos.
Isso ocorria principalmente por conta da multiplicidade
de criptografias usadas ao redor do mundo.
Mediante esse panorama, foi preciso buscar uma solução
para esse problema. No caso, seria a padronização das
assinaturas digitais, já havendo algumas propostas. Além
disso, a Comissão de Leis de Comércio das Nações Unidas
instituiu o Model Law of Eletronic Signature (MLES) para
regular todos os contratos internacionais que envolvam
assinatura eletrônica.
No Brasil, o órgão regulador deste sistema é o ICP-
Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Ele consiste em uma hierarquia de emissores e
fiscalizadores de chaves criptográficas, o que garante
o amparo legal da assinatura digital e dá outras
orientações quando o assunto é conferir validade e
autenticidade a documentos oficiais, corporativos ou
direcionados a demais propósitos.
Uma das principais funções desse tipo de assinatura é
solucionar problemas que se relacionam à autenticidade
de documentos e acerca de transferências monetárias
internacionais. Para que a mensagem criptografada seja
válida do ponto de vista legal, ela precisa, primeiro, estar
registrada em uma instituição autorizada a gerar as chaves
criptográficas, como consta na Medida Provisória 2.200-2
/ 2001. Com isso, toda assinatura digital possui a mesma
validade de um documento impresso e autenticado em
cartório, com reconhecimento de firma.
A ASSINATURA
DIGITAL NO ÂMBITO
JURÍDICO

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A ASSINATURA DIGITAL NO ÂMBITO JURÍDICO
A emissora principal é a
Instituição Nacional de Tecnologia
da Informação, que regula
o trabalho das Autoridades
Certificadoras (ACs) — elas são
as responsáveis por emitir as
chaves. A Caixa Econômica Federal
e a Imprensa Oficial do Estado
de São Paulo, por exemplo,
são Autoridades Certificadoras
credenciadas nesse sistema. É
possível encontrar a lista completa
e atualizada no site oficial. Para
emitir assinatura digital, você
deve buscar uma das unidades
da lista e verificar qual o trâmite
necessário para esse processo.

11. VANTAGENS E DESVANTAGENS

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VANTAGENS E DESVANTAGENS
Contudo, mesmo uma ferramenta ideal pode apresentar
seus prós e contras. De todo modo, a aplicação da
assinatura digital tem proporcionado vários benefícios
para as mais diversas organizações e empresas. Veja
alguns deles:
ACELERAÇÃO DE PROCESSOS
Para emitir um documento com assinatura em papel,
é necessário imprimi-lo em um certo número de vias,
assinar e rubricar todas as páginas, reconhecer a firma da
assinatura em cartório e autenticar possíveis cópias do
documento já assinado.
mpossível hoje imaginar que os negócios não
acompanharão a velocidade da transmissão de dados e
as evoluções tecnológicas. Na era da internet das coisas,
Big Data e Business Intelligence, a assinatura digital
corresponde a uma solução viável e eficaz para diminuir
distâncias e otimizar o tempo em diversos processos,
atendendo às mais atuais demandas do mercado.
VANTAGENS E
DESVANTAGENS

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VANTAGENS E DESVANTAGENS
REDUÇÃO DE CUSTOS
Considerando todos os passos de emissão de documentos
mencionados acima, o custo médio deste processo é
significativo, principalmente se sua empresa faz diversas
negociações por mês. Além disso, pode ser que o receptor
tenha algum gasto adicional, o que pode prejudicar o
processo e gerar alguma insatisfação.
Com a adoção da assinatura eletrônica, os gastos
com impressão, cartório e entrega e demais
fatores são cortados, o que proporciona uma
economia significativa ao longo de todo o serviço.
MAIS SEGURANÇA
Como é um arquivo digital enviado pela internet, é
possível acompanhar cada passo de seu deslocamento,
sem esforço. O monitoramento e rastreamento são
responsáveis por um maior controle dos dados emitidos
e recebidos. Isso permite evitar problemas de desvio de
informações ou, caso isso ocorra, identificar rapidamente
para onde foi enviado o documento.
Depois disso, digitalizar quando necessário, armazenar
cópias impressas, seguir a uma agência dos Correios ou
contratar uma empresa para a entrega. Como precaução,
deve-se fazer envio registrado. Após isso, aguarda-se que
o documento chegue ao seu destinatário. Ou, ainda, é
possível entregar pessoalmente.
Esse processo consome, no mínimo, um dia, caso não
haja empecilhos em nenhum ponto, e pode levar vários
dias para completar todo o trabalho. Há também outros
possíveis problemas, com relação à disponibilidade dos
serviços de entrega e alinhamento de agendas entre
as partes interessadas, para o caso de fechamentos de
contrato em uma reunião.
Com uma assinatura eletrônica, todo o preenchimento
e autenticação são feitos automaticamente. Com as
cláusulas acordadas, delimitadas, escritas e revisadas, a
assinatura ficará pronta em poucos segundos. Além disso,
também é possível enviar o arquivo imediatamente por
e-mail, sem a necessidade de qualquer deslocamento
físico e desgastes com entregadores ou Correios.

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VANTAGENS E DESVANTAGENS
Além de ser pouco confiável, esse
método causa aumentos nos custos
para a empresa. Até porque, mesmo
depois de acabados os contratos, todo e
qualquer documento deve ser arquivado
por mais cinco anos e, dependendo da
importância do conteúdo, ser guardado
de modo vitalício.
Cópias digitais, por outro lado, podem ser
organizadas em um servidor próprio ou
na nuvem, que possui muito mais espaço
que qualquer sala, melhorando a logística
dos ambientes corporativos e priorizando a
qualidade dos arquivos.
Escolher os formatos digitais, não só
para as assinaturas, mas para todo tipo
de registro, é também contribuir para a
sustentabilidade e proteção ambiental. E a
preocupação com o meio ambiente é traço
que vem se fortalecendo e valorizando
cada vez mais em grandes empresas.
Os processos de criptografia também
são um fator a mais para a segurança e
confiabilidade das informações, uma vez
que, detectado qualquer tipo de problema,
facilmente se consegue interceptar e
destruir dados importantes a fim de que
eles não cheguem às mãos erradas.
Além disso, documentos impressos
são muito mais vulneráveis no que diz
respeito à adulteração e outras formas
de desvio. Com o processo digitalizado e
a maior segurança das transações online,
dificilmente a empresa terá que lidar com
questões desse tipo.
FACILIDADE DE
ARMAZENAMENTO
Um dos maiores problemas com
documentos em papel é ter que guardar
uma cópia de cada um em um arquivo,
em que o material tende a se deteriorar e
ocupar muito espaço.

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VANTAGENS E DESVANTAGENS
Dessa forma, a comunicação entre setores e entre filiais,
seja em nível nacional ou internacional, passa a ser mais
rápida e eficiente também.
A única desvantagem real da assinatura digital é a política
de segurança virtual de certas localidades. Alguns países
possuem leis bem fracas com relação à proteção digital,
o que pode dificultar processos jurídicos, quando eles
ocorrerem. No entanto, há movimentos contundentes para
que esse tipo de problema não aconteça.
Fato é que será praticamente impossível conter a evolução
dos negócios via web com a devida validação jurídica
por esses meios, ainda que sejam necessários ajustes
nos processos de automação que incluem a validação de
documentos com a assinatura digital.
Isso também reduz de forma expressiva os gastos, dando
a chance de as companhias usarem esses recursos para
áreas mais estratégicas, melhorando a saúde empresarial
como um todo e promovendo chances de crescimento.
OTIMIZAÇÃO DO
ACESSO A CONTRATOS
As cópias digitais também se tornam mais acessíveis
por muito mais tempo, diferentemente do papel, que
pode sofrer com a própria deterioração natural ou outras
intempéries, como enchentes e incêndios.
Outro benefício desse tipo de armazenamento, que exclui
os intermináveis arquivos em papel, sejam eles assinados
digitalmente ou não, é poder pesquisar entre diversos
arquivos e encontrar a informação necessária de forma
rápida e precisa, mesmo que tenha sido um contrato
assinado há muitos anos.
Quando uma empresa utiliza um sistema ERP ou outros
softwares integrados, essa busca torna-se ainda mais
otimizada, uma vez que as informações podem ser
compartilhadas por meio de intranet ou internet.

16. CONCLUSÃO

17. 17
CONCLUSÃO
As companhias, dessa forma, podem empreender seus
esforços e o faturamento da empresa não em inúmeros
arquivos e armazenamentos físicos, mas voltar suas
reservas para melhorias em seus produtos e serviços e
alavancar os negócios.
Todos os fatores relacionados ao uso da assinatura
digital nos trazem números que melhoram ainda mais
a médio e longo prazo, com a redução do acúmulo de
papéis, o que contribui para a preservação do meio
ambiente. Além disso, deve-se contar que se evita
desperdícios e ocupação desnecessária dos espaços
no escritório, otimizando inclusive as consultas aos
documentos assinados digitalmente por meio dos
softwares integrados de gestão.
Para conquistar quaisquer desses benefícios para
sua empresa, é preciso que seja encontrada uma das
Autoridades Certificadoras próximas à sua companhia
para registrar sua assinatura digital. É igualmente
importante lembrar-se de acompanhar a legislação
nessa área, o que pode ser feito pelo seu setor jurídico
com qualidade.
Diante de todas as evidências, a assinatura digital é
claramente a melhor opção para qualquer organização
que precise emitir documentos de maneira rápida e
segura. O processo digital é muito mais ágil, eficiente e
eficaz do que o tradicional, além de ser bem mais barato.
CONCLUSÃO

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CONCLUSÃO
Ao mesmo tempo, mantenha seus arquivos, contratos e demais informações
atualizadas e integradas com seu sistema de ERP. Dessa forma, você conseguirá
auxiliar todos os seus colaboradores e equipe de gestão, tornando o trabalho
mais ágil e competente — e isso automaticamente vai se refletir em qualidade
e competitividade para o seu negócio.

19. A Procenge é especializada em soluções de gestão integradas, abrangendo
desenvolvimento, implantação, consultoria e treinamento. Os seus principais
softwares são voltados para gestão administrativa, financeira e operacional,
além de aplicações móveis e soluções de BI, automação e integração de
processos. Todas as ferramentas oferecidas são customizadas para cada cliente
e o principal valor agregado é o impulso na performance do negócio.
SOBRE A PROCENGE