2. CONTENIDO
1. Formatos de archivo
2. Metadatos
3. Almacenamiento
4. Conservación
5. Gestión del ciclo de vida de los documentos
6. Normas y estándares
7. Evaluación de riesgos
8. Políticas y procedimientos
3. FORMATOS DE ARCHIVO
Es importante comprender que existen
diferentes tipos de formatos de archivo, y que
cada uno tiene sus propias características y
limitaciones en términos de accesibilidad,
longevidad y compatibilidad con diferentes
sistemas informáticos. Algunos formatos de
archivo abiertos, como PDF y XML, son más
duraderos y se pueden leer en muchos sistemas
diferentes, mientras que otros formatos
propietarios, como los de algunos programas de
software, pueden ser menos duraderos y solo se
pueden leer con el mismo software.
4. METADATOS
Los metadatos son información que describe los
documentos digitales, como la fecha de creación,
el autor, el formato y los derechos de autor. Los
metadatos son esenciales para la identificación y
la autenticación de los documentos digitales, y
para ayudar a los administradores de la
información a realizar un seguimiento y
administrar los documentos digitales a lo largo
del tiempo. Es importante documentar
adecuadamente los metadatos para que estén
disponibles para futuros usuarios y
administradores de información.
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5. ALMACENAMIENTO
Almacenar documentos digitales
implica tomar medidas para
asegurarse de que los documentos
estén disponibles cuando se necesiten,
que no se pierdan y que no se dañen.
Las mejores prácticas de
almacenamiento incluyen el uso de
sistemas redundantes, como copias de
seguridad y almacenamiento en la
nube, y la implementación de medidas
de seguridad, como la autenticación de
usuarios y la encriptación de datos.
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6. CONSERVACIÓN
La conservación de documentos digitales
se refiere a las técnicas y estrategias
utilizadas para preservar los documentos a
largo plazo. Estas técnicas pueden incluir
la migración de documentos digitales a
nuevos formatos o sistemas de
almacenamiento a medida que los
formatos y tecnologías antiguas se
vuelven obsoletos, y la emulación de
sistemas antiguos para que los
documentos digitales puedan seguir
siendo accesibles.
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7. GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO
La gestión del ciclo de vida de los
documentos se refiere a la planificación y
administración de los documentos digitales
a lo largo de todo su ciclo de vida, desde la
creación hasta la eliminación o el archivo.
Esto incluye el desarrollo de políticas y
procedimientos para la gestión de
documentos, la identificación de los
documentos que deben ser conservados a
largo plazo y la implementación de medidas
de seguridad para proteger los documentos
durante todo el ciclo de vida. Imagen: https://www.freepik.com/free-photo/
8. NORMAS Y ESTANDARES
Seguir las normas y estándares
reconocidos internacionalmente para la
preservación y conservación de
documentos digitales es esencial para
garantizar la longevidad y accesibilidad
de los documentos a lo largo del tiempo.
Algunos ejemplos de normas y
estándares son ISO 15489 (Gestión de
documentos), OAIS (Sistema de
información archivística abierta) y la
Norma de Documentos Electrónicos de
los Archivos Nacionales de los Estados
Unidos.
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9. EVALUACIÓN DE RIESGOS
La evaluación de riesgos es un proceso clave en
la preservación y conservación de documentos
digitales. Existen diferentes tipos de riesgos,
como la obsolescencia de los formatos de
archivo, la falta de redundancia en el
almacenamiento, los riesgos de seguridad
cibernética, etc. También es importante explicar
cómo evaluar estos riesgos y cómo mitigarlos
mediante la implementación de medidas de
seguridad adecuadas. Por ejemplo, la adopción
de políticas de seguridad y la implementación de
medidas de copia de seguridad y recuperación
de desastres pueden ayudar a mitigar muchos de
estos riesgos.
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10. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
Las políticas y procedimientos son
esenciales para la preservación y
conservación de documentos digitales. La
identificación de responsabilidades y roles,
la implementación de procedimientos de
copia de seguridad y recuperación de
desastres, la documentación de metadatos,
la selección de formatos de archivo
apropiados, la implementación de medidas
de seguridad cibernética, entre otros. Es
importante destacar que estas políticas y
procedimientos deben ser actualizadas y
revisadas regularmente para asegurarse de
que sigan siendo eficaces.
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