O documento propõe a implementação de um projeto de gestão de arquivos e documentos para a Polícia Nacional de Angola em duas fases ao longo de 7 meses. O projeto consiste em digitalizar documentos e arquivar fisicamente, requerendo uma equipe de 16 pessoas e equipamentos como computadores e scanners.
2. PROPOSTA PARA GESTÃO DOCUMENTAL E
ARQUIVOS À NIVEL DA CORPORAÇÃO
IMPLEMENTAÇÃO DO PROJECTO DE GESTÃO DE ARQUIVOS
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Diagnóstico e definição de necessidade do Projecto
Definição de Ferramentas de Gestão
Definir os Requisitos Internos do Grupo
Análise de Acervos Internos e das demais unidades
Análise e validação de infraestrutura informática
Estratégias de implementação
Medição de Indicadores
BENEFFÍCIOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
3. PORQUÊ FAZER GESTÃO DOCUMENTAL?
3 Como a gestão de documentos pode ser uma ferramenta estratégica?
• A gestão documental é uma prática utilizada como um caminho seguro, racional e eficiente para que as instituições
possam alcançar melhores resultados e se destacar diante da concorrência.
• Sem a GED pode ter perda de tempo, tornar os procedimentos mais complexos e aumentar o custo indireto da
corporação — factores que comprometem de maneira significativa os resultados dos investimentos.
Os 3 principais pilares que garantem o sucesso do processo de gestão documental são:
• Tempo;
A implementação do projecto consiste em duas fases; Aplicacional (Software) e Física (Armazém de arquivo) que
estima-se ser completada em simultâneo num período de 7 meses.
• Recursos;
Para a efectivação, uma equipa mínima de 16 colaboradores dedicados à separação e classificação, verificação e
arrumação, inserção de lombadas e digitalização, 8 computadores e 8 Scaners específicos.
• Produtividade.
Portanto, urge a necessidade de uma análise criteriosa da nossa gestão documental e considerar a possibilidade de fazer
uso das funcionalidades disponíveis de uma ferramenta mais eficaz.
Flexibilidade Acessibilidade Mensurabilidade
4. O QUE É UM DOCUMENTO DE
ARQUIVO?
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Diagnóstico e
aferição da
necessidade do
Projecto
Esta fase consiste no levantamento de práticas e procedimentos actuais que
justifiquem a necessidade da empresa em realizar o arquivamento adequado para
qualquer demanda de documentos gerada por todos sectores do grupo. Este
processo é fundamental dentro do princípio de centralização dos documentos e
corte de custos com a optimização do armazenamento.
Definir os Requisitos
Internos
Elaborar lista detalhada dos tipos de documentos produzidos, descrição correcta
da nomenclatura, quantidades, classes e temporalidade de acordo com as normas
em vigor na empresa e outros dados de interesse que permitam a sua fácil
indexação. Ex: arquivos históricos; jurídicos; contratos; notas fiscais; faturas;
documentos de RH; ordem de serviço; documentos contabilísticos-financeiros;
plantas arquitectônicas; históricos de formações; cartas, entre outros.
Portanto, Documento de arquivo: É um documento produzido, recebido e
mantido a fim de provar e/ou informar por uma organização ou pessoa, no
cumprimento das suas obrigações legais ou na condução das suas atividades.
6. 6 BENCHMARK
Análise e validação
de infraestrutura
informática
Análise de Acervos
Internos e das
Empresas do Grupo
Nesta fase, conforme podemos acompanhar em nossa visita, é criteriosa a avaliação dos recursos
técnicos e materiais disponíveis e por adquirir para o complemento a uma implementação bem
sucedida, como Scanners, Impressoras, Servidores de Storage e Aplicacionais e uma equipa dedicada
em todo o processo físico de classificação, separação e encaminhamento dos documentos.
Arq. Físico banco Sol
Arq. Físico banco Sol Lab. de prep. e
Digitalização
Após conclusão de uma visita de constatação à uma instituição onde o sistema foi implementado
com sucesso, recomendamos um alinhamento dos repositórios e acervos internos e das instituições,
para que cumpram com os requisitos exigidos pelas entidades reguladoras. Uma das vantagens
absorvidas num software que simplificará a gestão do arquivo Físico, a solução padroniza os
processos para a guarda de documentos, prevenindo e minimizando potenciais incidentes de
armazenamento que envolvem perda de informações.
7. BENEFFÍCIOS DA GESTÃO DE
DOCUMENTOS
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Mais agilidade no trabalho
- Com uma gestão de documentos adequada, os colaboradores da empresa optimizam o tempo de busca aos
arquivos, podendo dar seguimento em tempo útil, à actividades relacionadas que dependam de alguma informação
conservada, isto pode impactar positivamente na gestão de pessoas.
Simplificação dos Processos
- A Gestão física de documentos é lenta, complexa e ineficiente. Um bom Software de Gestão documental, com poucas
horas de treinamento, permite aos seus utentes na criação de processos padronizados.
Desta forma, facilitará a adaptação de novos membros à equipa, ganho de tempo e fácil acesso aos conteúdos para
reutilizações ou incrementações.
Conservação da memória documental empresarial
- A memória documental empresarial tem grande relevância para a empresa em termos jurídicos, a conservação dela é
fundamental para a segurança da empresa à longo prazo. Garantir o sigilo das informações internas, de seus clientes,
parceiros e colaboradores é uma das maiores responsabilidades de toda empresa hoje em dia.
Redução de custos operacionais
- Além da economia com o próprio espaço físico, adotando um sistema de gestão documental informatizado, o
escritório também diminui gastos com elaboração e reprodução física dos documentos. E, não havendo mais tantos
documentos físicos (contratos, planilhas e outros papéis) a serem consultados e copiados, o custo operacional com o
deslocamento desnecessário do seu pessoal também diminui devido à possibilidade de acessar remotamente estando
fora do escritório.
Backup e Rastreabilidade
- Um processo eletrônico permitirá que um arquivo danificado seja facilmente recuperado, diferente de quando ele
existe somente na forma física. Rastreabilidade significa que você é capaz de encontrar qualquer dado sem dificuldade,
permitindo que as pessoas que precisem desses dados sempre consigam encontrá-los. Esses são aspectos que
precisam ser levados em conta na elaboração de uma estratégia de gestão documental.
