К конкурсу "IT Башкортостан 2012"

2. Kerio Workspace – новый подход к организации
совместной работы
Удобная альтернатива e-mail для обмена файлами
и ведения проектов
Бесконечные пересылки файлов обсуждения проектов по
e-mail создают массу проблем. Kerio Workspace значительно
облегчает обмен информацией и совместную работу над
файлами. Все рабочие документы хранятся в едином центре
и синхронизируются в режиме онлайн, что обеспечивает
удобный доступ к актуальным версиям файлов с десктопов,
ноутбуков, смартфонов и планшетных ПК, всем кто работает
над проектом. Благодаря встроенной системе
комментирования и оповещений, Kerio Workspace позволяет
участникам рабочих групп взаимодействовать так же легко и
быстро как общаться в социальных сетях, и иметь
«облачный» доступ к данным практически отовсюду.
Ведение проектов с помощью Workspace настолько это
удобное средство совместного доступа к документам и
социального взаимодействия, что повышает эффективность
работы команды.
2

3. Обзор программ для обмена файлами и
организации совместной работы
Краткое описание: Хранилище
файлов с
минимальным
функционалом
Альтернатива
MS Office
Совместная
работа
над проектами
Корпоративное
хранилище
файлов
Интранет и
файловый
сервер
Варианты
развертывания
В облаке В облаке В облаке/
локально
В облаке В облаке/
локально
Совокупная
стоимость владения
3170 руб./50 Гб 960 руб./25 Гб 960 руб./польз. 5760 руб./польз. 2880 руб./
польз.
Работа с файлами
Синхронизация
файлов
    
Предпросмотр файлов    
Полнотекстовый поиск    
Загрузка файлов
перетаскиванием
мышью
    
Сохранение истории
изменений
    
Проверка файлов    3

4. Обзор программ для обмена файлами и
организации совместной работы
Безопасность
Проверка на вирусы  
Контроль доступа
пользователей
    
Возможности
Интерфейс для
смартфонов
   
Встраивание web-
контента
   
Встроенный текстовый
редактор
   
Текстовый поиск
внутри документа
   
Списки событий  
Списки задач   
Комментарии и отзывы
пользователей
  
Ленты новостей   4

5. Этапы внедрения Kerio Workspace
1 ЭТАП – Внедрение файлового хранилища 2 ЭТАП – Установка Kerio Workspace
3 ЭТАП – Внедрение Kerio Worksapce 4 ЭТАП – Отключение файлого хранилища
 Создание общего сетевого хранилища на
файловом сервере
 Разграничение прав доступа к каталогам
файлового сервера
 Отключение локальных портфелей на
компьютерах сотрудников
 Тестирование Kerio Workspace
 Приобретение лицензий на программный
продукт
 Установка и настройка продукта
 Перенос части информации с файлового
сервера
 Установка клиента Kerio Workspace на
компьютеры сотрудников
 Проведение обучающих семинаров по
продукту
 Создание и публикация обучающих
видеороликов по Kerio Workspace
 Перевод сетевого хранилища в режим
только чтение
 Перенос актуальной информации из
файлового хранилища в Kerio Workspace
 Перевод файлового хранилища в режим
хранения мультимедийных файлов
апрель 2011
сентябрь 2012
5

6. Результат внедрения Kerio Workspace
1 Онлайн-доступ к файлам
2 Совместная работа над проектами
3 Поддержка мобильных устройств
4 Богатый функционал
5 Безопасность
6

7. Онлайновая библиотека
файлов
 Загрузка файлов в облачное
хранилище путем
перетаскивания мышью
 Отправка ссылок на файлы,
хранящиеся в Workspace, и
приглашение коллег
редактировать и обсуждать
эти файлы
 Использование встроенного
полнотекстового поиска для
быстрого доступа к нужной
информации в теле документа
Собственное
облако для
хранения
файлов
1. Онлайн-доступ к файлам
7

8. Редактирование файлов
онлайн
 Онлайн редактирование
файлов путем использования
«родного» приложения,
установленного на ПК
сотрудника
 Оповещение сотрудника о том,
что файл в данный момент уже
редактируется другим
сотрудником
 Мгновенное оповещение
коллег о внесенных
изменениях путем
размещения комментария на
странице проекта
Собственное
облако для
хранения
файлов
1. Онлайн-доступ к файлам
8

9. Синхронизация файлов
 При нажатии на «Сохранить»
файл будет обновлен не
только на данном компьютере,
но и в онлайновом хранилище,
а также на локальных
компьютерах коллег
 Возможность делиться
новыми файлами с коллегами,
помещая эти файлы в
специальную папку на вашем
ПК
 Со своего ПК сотрудник
можете видеть детальную
информацию о том кто и когда
вносил изменения в данный
файл
Собственное
облако для
хранения
файлов
1. Онлайн-доступ к файлам
9

10. Отслеживание изменений
 Отслеживание изменений,
позволяющее предоставить
коллегам информацию о
новой версии документа, без
необходимости отправки
ссылок на новую версию
 Возможность открывать
просмотр и загружать и
отправлять ссылки на любую
сохраненную версию
документа
 Просмотр истории изменений
документа и комментариев,
написанных к этим
изменениям
Собственное
облако для
хранения
файлов
1. Онлайн-доступ к файлам
10

11. Онлайновое место встречи,
которое можно изменить
 Сортировка Пространств по
отделам и проектам
 Настройка внешнего вида и
структуры страниц для
удобного размещения файлов,
изображений и видеороликов,
комментариев
 Установка различных прав на
просмотр и редактирование
контента, для разных
сотрудников и отделов
Собственный
центр
управления
проектами
2. Совместная работа над проектами
11

12. Публикация комментариев
и отслеживание изменений
 Настройка Ленты новостей,
которая отображает новости
по всем проектам, или
просмотр новостей
непосредственно на
соответствующих Страницах и
Пространствах
 Наблюдение за обсуждением
проектов, работы отделов и
участие в дискуссиях
 Просмотр истории изменений
страницы и информации о
загруженных файлах
Собственный
центр
управления
проектами
2. Совместная работа над проектами
12

13. Управление проектами с
помощью Событий и Задач
 Создание событий в
календаре для организации
встреч и обсуждений
 Создание списка задач,
снабженных подробными
инструкциями по выполнению
 Синхронизация события и
задачи в Workspace с
календарями в компьютере
или смартфоне сотрудника
Собственный
центр
управления
проектами
2. Совместная работа над проектами
13

14. Workspace в кармане
 Чтение комментариев и
публикация ответов на
Страницах, Пространствах,
Лентах новостей или с
помощью e-mail
 Перемещение по
Пространствам и Страницам,
просмотр файлов,
сохраненных в популярных
форматах
 Использование поиска для
нахождения контента на
Страницах и в загруженных
документах
Работа над
проектами
находясь вне
офиса
3. Поддержка мобильных устройств
14

15. На планшетном ПК
 Доступны те же функции, что и
на смартфонах
 Пользователи планшетов
могут редактировать
документы с помощью
встроенного текстового
редактора
3. Поддержка мобильных устройств
Работа над
проектами
находясь вне
офиса
15

16. Пространство для хранения
и обмена файлами
 Загрузка файлов путем
перетаскивания мышью
 Редактирование файлов
онлайн с помощью «родного»
редактора
 Проверка файлов/защита от
перезаписи
 Синхронизация файлов с ПК и
смартфонами
 Отслеживание истории
изменений
 Легкий доступ к любой версии
файла
 Предпросмотр файлов онлайн
 Полнотекстовый поиск в теле
файла
Список
функций
4. Богатый функционал
16

17. Совместная работа над
проектами
 Предоставление совместного
доступа к мультимедийным
файлами перетаскивая их
мышью
 Функция отправки
комментариев на e-mail
 Отслеживание активности на
Страницах по видам
активностей или
пользователям
 Встраивание и использование
контента с различных веб-
сайтов
 Редактирование текстов,
используя встроенный
текстовый редактор
Список
функций
4. Богатый функционал
17

18. Поддержка мобильных
устройств
 Интерфейс,
оптимизированный для
смартфонов и планшетов
 Перемещение по Страницам и
Пространствам с помощью
тач-скрина
 Отслеживание ссылок на
Страницы, Пространства и
файлы
 Просмотр Ленты новостей
 Публикация комментариев
 Предпросмотр документов
 Полнотекстовый поиск внутри
Пространств, Страниц и
загруженных файлов
 Возможность редактирования
текста с помощью планшета
Список
функций
4. Богатый функционал
18

19. Безопасность
 Интегрированный антивирус
Sophos
 Контроль доступа
пользователей
 Принудительный HTTPS доступ
 SSL-шифрование
 Интеграция со службами
каталогов Active Directory
Список
функций
4. Богатый функционал
19

20. Администрирование
 Веб-консоль
администрирования
 Режим Администратора
контента – управление
контентом на всем сервере
 Настраиваемое расписание
автоматического резервного
копирования и очистки от
устаревших файлов
 Настройка конфигурации
портов веб-сервера
 Настройка исходящих
сообщений электронной почты
 Возможность установки на
Windows, Mac, Linux или
виртуальную машину VMware
 Удобное отображение журнала
событий и отчетов
Список
функций
4. Богатый функционал
20

21. Пример размещения контента
21

22. Пример размещения контента
22