Komunikasi Bisnis - Rapat Bisnis 4EA18

BAB 18
RAPAT
BISNIS
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti
SE., MM
1

KELOMPOK 1
SE., MM
2
Ainun Tasiya T
Aziza Ariyani
Fara Filia S
Kartika Dinanti A
Kiyama Tasya R
Lasta Maria S
Nadia Dwi K
Raihan Wally S

Sub Bab 18 Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen
Pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM
3
1. Pengertian Rapat Bisnis
2. Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Non Bisnis
3. Tujuan Rapat
4. Jenis-Jenis Rapat Bisnis
5. Perencanaan Rapat Bisnis
6. Pelaksanaan Rapat Bisnis
7. Tindak Lanjut Rapat Bisnis

4
Pengertian
Rapat Bisnis
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

Pengertian Rapat Bisnis
SE., MM
5
Apa itu rapat bisnis?
Rapat bisnis (business meeting) dapat didefiniskan sebagai
bentuk pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat,
baik di dalam maupun di luar kantor perusahaan.

6
Perbedaan Rapat Bisnis
Dengan Non Bisnis

Perbedaan Rapat Bisnis Dengan Non
Bisnis
SE., MM
7
Rapat Bisnis
1.Berorientasi bisnis
2.Bersifat resmi atau
formal
3.Cenderung protokoler
seremonial
Rapat Non Bisnis
1.Bukan berorientasi
bisnis
2.Bersifat formal dan
tidak formal

8
Tujuan Rapat

Berbagi Informasi
Penjajakan Ide/Gagasan
Membuat Dokumen
Pengambilan
Keputusan
Evaluasi ide/Gagasan
Memotivasi Peserta
Tujuan Rapat
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/2021 Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM 9

10
Jenis-Jenis Rapat Bisnis

Jenis-Jenis Rapat Bisnis
Pengarahan (Briefing)
Rapat Konsultasi
(Advisory Meeting
Rapat Komite
(Committee Meeting)
Rapat Dewan
(Council Meeting)
Briefing dilakukan untuk menyampaikan informasi dan arahan serta
mengingatkan kembali para karyawan tentang peran dan
tanggungjawabnya untuk mengembangkan perusahaan
Pertemuan yang terdiri atas
sekelompok orang dengan latar
belakang minat berbeda untuk
memutuskan masalah dengan cara
konsensus
Rapat ini untuk membantu peserta rapat dalam
mengatasi masalah yang terjadi di perusahaan.
Suatu bentuk pertemuan sekelompok orang yang
memiliki latar belakang profesi berbeda untuk
memutuskan suatu masalah tertentu dengan
voting
11KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE.,
MM

Negosiasi
Dalam proses negosiasi terdapat
sekelompok orang yang memiliki
kepentingan, maksud dan tujuan yang
berbeda-beda. Proses negosiasi ini
diharapkan dapat diperoleh suatu titik temu
atau kesepakatan dengan cara-cara yang
saling menguntungkan semua pihak.
12KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti
SE., MM

Jenis-Jenis Rapat
Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meetings, rapat dikelompokkan menjadi 3 jenis.
Rapat Informasional
Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan
untuk menyampaikan informasi tertentu kepada para peserta rapat bisnis.
Rapat Motivasional
Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang dimaksudkan
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.
Rapat Partisipasif
Suatu pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk meningkatkan
tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.
SE., MM
13

14
Perencanaan Rapat Bisnis

Perencanaan Rapat Bisnis
15
Cantumkan
tanggal,tempat, waktu
mulai dan waktu
selesai
Cantumkan rumusan
tujuan / maksud rapat
Cantumkan siapa saja
yang hadir dan daftar
topik yang akan
dibahas
Alokasi waktu untuk
setiap topik yang
dibahas
Bahan-bahan bagi
peserta yang harus
diselesaikan sebelum
rapat mulai
Bahan rapat
dibagikan paling
lambat seminggu
sebelum rapat bisnis
SE., MM

Lanjutan
16
Berapa
Lama
Waktu
Rapat
Bisnis
Waktu dan
Tempat
Ketua Panitia
Penyelengga
ra
Undangan
Pembawa
Acara
Peserta Yang
Diundang
Jumlah
Peserta
Hal yang harus dipersiapkan dan diperhatikan oleh panitia
penyelenggara rapat bisnis
SE., MM

Hal-Hal Yang Perlu Dipersiapkan Saat
Rapat Bisnis
Penunjukan siapa yang akan diminta menjadi
narasumber (presenter) dalam rapat bisnis
sangat tergantung pada keputusan pihak
manajemen internal perusahaan, apakah
narasumbernya berasal dari dalam atau luar
perusahaan.
Pemimpin tertinggi suatu perusahaan, departemen
atau divisi fungsional diberi kesempatan untuk
membuka dan menutup secara resmi agenda rapat
bisnis.
Dalam praktiknya para pejabat yang diundang
membuka & menutup suatu rapat bisnis dapat
dilakukan olej pejabat yang berbeda. Tergantung
pada situasi & kondisi yang terjadi saat itu.
Narasumber
Orang yang Membuka dan
Menutup Rapat Bisnis
SE., MM

Rapat Bisnis
18
Waktu istirahat sangat diperlukan bagi para
peserta untuk penyegaran kembali energi yang
terkuras selama berjam-jam di dalam ruang
rapat bisnis.
Dalam rancangan agenda rapat bisnis sudah
dicantumkan dengan jelas berapa waktu untuk
masing-masing narasumber yang akan
menyampaikan materinya dan tanya jawab
dalam rapat bisnis tersebut.
Waktu Istirahat
Alokasi Waktu untuk
Narasumber
SE., MM

Rapat Bisnis
19
Bidang akomodasi mencakup kesiapan
penginapan dan konsumsi bagi para peserta
rapat.
Bagian konsumsi juga perlu koordinasi dengan
panitia pelaksana untuk memastikan bahwa
konsumsi tepat dan sesuaai dengan yang
dibutuhkan.
Petugas yang diberi tugas mengecek presensi
(kehadiran) peserta sudah selayaknya datang
lebih awal dan mempersiapkan semua daftar
peserta dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan namanya.
Akomodasi
Presensi Peserta
SE., MM

Rapat Bisnis
20
Ketersediaan media presentasi pada forum rapat
bisnis tersebut tentunya akan mempermudah
para narasumber dalam mempresentasikan
materi yang telah mereka persiapkan.
Sebelum kegiatan rapat bisnis berlangaung,
pastikasn semua komponen sound system
berfungsi dengan baik dan tidak ada masalah.
Pastikan juga mikrofon dan tata suara dalam
ruangan berfungsi dengan sangat baik.
Komponen Portable, LCD
Projctor dan Flip Charts
Sound System
SE., MM

Rapat Bisnis
Fasilitas pendukung yang sebaiknya perlu
disiapkan oleh panitia penyelenggara rapat bisnis
adalah ketersediaan kamar kecil (toilet) dan
musholla. Hal ini karena kegiatan rapat bisnis
bisa berlangsung cukup lama, maka ketersediaan
fasilitas kamar kecil dan musholla akan sangat
membantu kebutuhan para peserta rapat bisnis
tersebut.
Fasilitas Pendukung Lainnya
SE., MM

22
Pelaksanaan Rapat
Bisnis

1
2
3
4
5
6
Panitia
Penyelenggara
(organizer)
Ruangan, dekorasi, dan sound system siap
digunakan untuk rapat bisnis
Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan
Semua panitia siap melakukan tugasnya dan
hadir lebih awal
Melakukan registrasi peserta
Penyambutan peserta dengan ramah, sopan,
dan santun
Pembawa acara dapat memulai rapat tepat
waktu dan selesai tepat waktu
SE., MM

1
2
3
4
5
6
Narasumber
(presenter)
Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan
Penampilannya menarik dan menyenangkan
Perkenalan identitas diri
Siap melakukan presentasi
Manfaatkan media audio-visual
Terbuka atas masukan dan kritik dari peserta
SE., MM

1
2
3
4
5
6
Peserta
(participant)
Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan
registrasi peserta
Menjaga kelancaran, ketenangan dan ketertiban
selama rapat berlangsung
Berpakaian rapi dan sopan
Memakai kartu identitas peserta
Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk
rapat
Menjadi peserta yang aktif dan inisiatif
SE., MM

Layout Tempat Duduk Menurut Dobson
26
Gaya Persegi Empat (Boardroom
Style)
Bentuk Huruf “U”
(“U” Shape Style)
Gaya Ruang Kelas
(Classroom Style)
Gaya Melingkar
(Circular Style)
SE., MM

Gaya Persegi Empat (Boardroom Style)
Dapat digunakan untuk
rapat bisnis dengan
jumlah peserta rapat
bisnis yang relatif
terbatas.
SE., MM

Bentuk Huruf “U”
(“U” Shape Style)
Lebih sesuai digunakan untuk
jumlah peserta yang lebih banyak
daripada bentuk persegi empat.
SE., MM

29
Gaya Ruang Kelas
(Classroom Style)
Dapat digunakan untuk
rapat bisnis yang dihadiri
oleh para peserta rapat
bisnis dalam jumlah yang
bisa mencapai ratusan
orang.
SE., MM

Gaya Melingkar
(Circular Style)
Memberikan peluang interaksi
antarpeserta menjadi lebih baik
dan dalam jumlah yang relatif
lebih sedikit.
SE., MM

Layout Tempat Duduk
Chevron Style
(Gaya Chevron)
Modified Style
(Gaya Modifikasi)
Semi-Sircular Style
(Gaya Setengah
Melingkar)
Cluster Style
(Gaya Kelompok)
SE., MM

Chevron Style
SE., MM
32
Memberikan keleluasaan
bagi audiens untuk dapat
lebih memusatkan
perhatian atau focus pada
pembicara yang berada di
depan

Modified Style
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE.,
MM
Memiliki layout tempat duduk yang hampir sama
dengan Layout Chevron. Layout ini
menempatkan baris tempat duduk di sisi tengah
antara sisi sebelah kiri dan sisi sebelah kanan.
33

Semi-Circular Style
SE., MM
Memberikan keleluasaan bagi pembicara
untuk dapat berinteraksi dengan audiens
yang lebih dekat.
34

35
Cluster Style
Pengelompokkan tempat duduk
dengan melingkar digunakan
pada kegiatan-kegiatan pelatihan
/training yang memungkinkan
untuk belajar mengenai
kekompakkan Kelompok atau tim
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE.,
MM

3
6
Tindak Lanjut
Rapat Bisnis

Tindak Lanjut
Rapat Bisnis
Apa yang dihasilkan dalam rapat bisnis hendaknya
didokumentasikan dengan baik, terutama hasil
kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai
dengan agenda rapat yang telah disetujui bersama.
Semua bentuk dokumentasi selama rapat bisnis
berlangsung perlu ditinjau ulang, baik pidato
pengarahan pimpinan perusahaan, pandangan para
narasumber, catatan hasil diskusi tanya-jawab selama
rapat bisnis berlangsung, serta dokumen lainnya yang
berbentuk rekaman audio-visual.
37KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen
Pengampu : Ririn Yuliyanti SE., MM

Referensi
KOMUNIKASI BISNIS. PTA 2020/20Dosen Pengampu : Ririn Yuliyanti SE., M
Djoko Purwanto. 2011. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga

Komunikasi Bisnis - Rapat Bisnis 4EA18

Recommandé

Recommandé

Contenu connexe

Tendances

Tendances (20)

Similaire à Komunikasi Bisnis - Rapat Bisnis 4EA18

Similaire à Komunikasi Bisnis - Rapat Bisnis 4EA18 (20)

Dernier

Dernier (20)

Komunikasi Bisnis - Rapat Bisnis 4EA18