SW-Benutzerhandbuch und Onlinehilfe aus einer Quelle

SW-Benutzerhandbücher und Onlinehilfe – Single source?
Tekom RG Bodenseeraum, 14.05.2013
Blatt Nr. 1
Dr. Rainer Pflaum, SysKon
Wer sind wir?Wer sind wir?
Ein bunt gemischtes Team ausEin bunt gemischtes Team aus
NaturwissenschaftlernNaturwissenschaftlern
InformatikernInformatikern
IngenieurenIngenieuren
ProjektleiternProjektleitern
Technischen RedakteurenTechnischen Redakteuren
StudentenStudenten

Blatt Nr. 2
Wo arbeiten und leben wir?Wo arbeiten und leben wir?

Blatt Nr. 3
PrPrääziser:ziser:
Wir arbeiten oft bei Siemens (I Mo ILWir arbeiten oft bei Siemens (I Mo IL -- Postautomation)Postautomation)

Blatt Nr. 4
... oder in unseren R... oder in unseren Rääumenumen
... oder bei anderen Kunden... oder bei anderen Kunden
... wie ND... wie ND SatComSatCom (Immenstaad)(Immenstaad)

Blatt Nr. 5
Was tun wir?Was tun wir?
Wir unterstWir unterstüützen unsere Kunden beitzen unsere Kunden bei
Technischer RedaktionTechnischer Redaktion
ProjektleitungProjektleitung
ProzessdesignProzessdesign
Programmieren von Tools, Makros, ...Programmieren von Tools, Makros, ...
Anpassungen des RedaktionssystemsAnpassungen des Redaktionssystems
Sonstigen technischen Fragen rund umsSonstigen technischen Fragen rund ums
InformationsmanagementInformationsmanagement

Blatt Nr. 6
Beispiele Redaktion PostautomationBeispiele Redaktion Postautomation
FlatsFlats SortingSorting System (FSS, 2000System (FSS, 2000--),),
Open Mail Sorter (OMS, 2005Open Mail Sorter (OMS, 2005--))
Modularisierung des GesamtsystemsModularisierung des Gesamtsystems
Wartungskonzept erstellenWartungskonzept erstellen
OEMOEM--Dokumentation integrierenDokumentation integrieren
Sicherheitskonzept integrierenSicherheitskonzept integrieren
Diverse Module und Anlagen (1990Diverse Module und Anlagen (1990--))
InstandhaltungsdokumentationInstandhaltungsdokumentation
SoftwareSoftware--BenutzerhandbBenutzerhandbüüchercher
InstallationsdokumentationInstallationsdokumentation
BedienungsanleitungenBedienungsanleitungen

Blatt Nr. 7
Gliederung des heutigen VortragsGliederung des heutigen Vortrags
AnforderungenAnforderungen
DIN EN 62079DIN EN 62079
SWSW--BenutzerhandbBenutzerhandbüüchercher
OnlinehilfeOnlinehilfe
Unterschiede und GemeinsamkeitenUnterschiede und Gemeinsamkeiten
SingleSingle sourcesource ffüürr PrintPrint und Onlineund Online
Trennung von Inhalt und Seitenlayout,Trennung von Inhalt und Seitenlayout,
RedaktionssystemRedaktionssystem
Medienneutrale RedaktionMedienneutrale Redaktion
AusgewAusgewäählte Beispiele mit Schema ST4hlte Beispiele mit Schema ST4
AusgewAusgewäählte Beispiele mit TIMhlte Beispiele mit TIM--RSRS

Blatt Nr. 8
DIN EN 62079DIN EN 62079 (aktueller g(aktueller güültiger Stand: 11/2001)ltiger Stand: 11/2001)
Erstellen von Anleitungen: Gliederung, Inhalt und DarstellungErstellen von Anleitungen: Gliederung, Inhalt und Darstellung
Funktionen der NormFunktionen der Norm
detailliert die Anforderungen der EUdetailliert die Anforderungen der EU--Maschinenrichtlinie 98/37/EU undMaschinenrichtlinie 98/37/EU und
weitet gleichzeitig den Stand der Technik des Anlagenweitet gleichzeitig den Stand der Technik des Anlagen-- undund
Maschinenbaus auf alle Produkte und Dienstleistungen ausMaschinenbaus auf alle Produkte und Dienstleistungen aus
setzt qualitative und quantitative Mindeststandards fsetzt qualitative und quantitative Mindeststandards füür technischer technische
Informationsmedien (auch elektronische)Informationsmedien (auch elektronische)
ChecklistenChecklisten (Zentraler Punkt: Vollst(Zentraler Punkt: Vollstäändigkeit)ndigkeit)
Technische Richtigkeit (Anhang B)Technische Richtigkeit (Anhang B)
DarstellungsDarstellungsüüberprberprüüfung (Anhang C)fung (Anhang C)
BeispielBeispiel--Inhaltsverzeichnis (Anhang D)Inhaltsverzeichnis (Anhang D)
sind kostenlos im Internet herunterladbar und frei verwendbarsind kostenlos im Internet herunterladbar und frei verwendbar
ersetzen nicht den gut ausgebildeten und fachlich versiertenersetzen nicht den gut ausgebildeten und fachlich versierten
Technischen RedakteurTechnischen Redakteur
Nationale FuNationale Fußßnote:note:
Diese Checkliste darf zur technischenDiese Checkliste darf zur technischen ÜÜberprberprüüfung von Anleitungenfung von Anleitungen
gebgebüührenfrei vervielfhrenfrei vervielfäältigt werden bzw. kann kostenfrei heruntergeladenltigt werden bzw. kann kostenfrei heruntergeladen
werden von:werden von:
http://www.dke.de/de/facharbeit/mitteilungen/62079check.htmhttp://www.dke.de/de/facharbeit/mitteilungen/62079check.htm

Blatt Nr. 9
DIN EN 62079DIN EN 62079 –– GrundsGrundsäätze (Abs. 4)tze (Abs. 4)
4.1 Anleitung ist Teil des Produkts4.1 Anleitung ist Teil des Produkts
Anleitungen sind ein integraler Bestandteil derAnleitungen sind ein integraler Bestandteil der
Produktlieferung. Sie mProduktlieferung. Sie müüssen den korrekten Gebrauch einesssen den korrekten Gebrauch eines
Produkts erlauben und fProdukts erlauben und föördern.rdern.
Der Informationsgehalt der Anleitung muss alle erwartetenDer Informationsgehalt der Anleitung muss alle erwarteten
Pflichten des Benutzers abdecken. Daher hPflichten des Benutzers abdecken. Daher häängt der Inhaltngt der Inhalt
von der Art der Lieferung ab. Falls z. B. die Errichtung undvon der Art der Lieferung ab. Falls z. B. die Errichtung und
Inbetriebnahme Bestandteil der Lieferung sind, erhInbetriebnahme Bestandteil der Lieferung sind, erhäält derlt der
Benutzer in den Anleitungen lediglich InformationenBenutzer in den Anleitungen lediglich Informationen üüberber
den Betrieb und die Instandhaltung.den Betrieb und die Instandhaltung.

Blatt Nr. 10
Anforderungen an SWAnforderungen an SW--BenutzerhandbBenutzerhandbüüchercher
DarstellungsDarstellungsüüberprberprüüfung nach DIN EN 62079fung nach DIN EN 62079 (Kap. 6, eine Auswahl)(Kap. 6, eine Auswahl)
Erst lesen, dann handelnErst lesen, dann handeln
Wahrscheinliche Reihenfolge der Ereignisse beim Gebrauch des ProWahrscheinliche Reihenfolge der Ereignisse beim Gebrauch des Produktsdukts
definiert Reihenfolge des Textes.definiert Reihenfolge des Textes.
Stetig verbessertes VerstehenStetig verbessertes Verstehen
Wenn fWenn füür einen sicheren und korrekten Gebrauch des Produktsr einen sicheren und korrekten Gebrauch des Produkts
sequentiellen Ablsequentiellen Ablääufen gefolgt werden muss, mufen gefolgt werden muss, müüssen die Anleitungen denssen die Anleitungen den
Benutzer befBenutzer befäähigen und ermutigen, einem stetigen Lernhigen und ermutigen, einem stetigen Lern-- undund
Verstehensprozess zu folgen (Hilfreich: Abbildungen, Tabellen,Verstehensprozess zu folgen (Hilfreich: Abbildungen, Tabellen,
Diagramme).Diagramme).
Einfach und kurzEinfach und kurz
so einfach und kurz wie möglich, in konsistenten Fachbegriffen und
Einheiten formuliert, mit einer klaren Erklärung unüblicher technischer
Fachbegriffe.
Benutzerfragen vorwegnehmenBenutzerfragen vorwegnehmen
Anleitungen mAnleitungen müüssen die Benutzerfragen Wo? Wer? Was? Wann? Wie?ssen die Benutzerfragen Wo? Wer? Was? Wann? Wie?
Warum? vorwegnehmen und Antworten darauf liefern.Warum? vorwegnehmen und Antworten darauf liefern.
Ein Satz, eine HandlungsanweisungEin Satz, eine Handlungsanweisung
Ein Satz darf nur eine Handlungsanweisung enthalten oder hEin Satz darf nur eine Handlungsanweisung enthalten oder hööchstens einechstens eine
kleine Anzahl eng verbundener Handlungsanweisungen.kleine Anzahl eng verbundener Handlungsanweisungen.
...... uvmuvm..

Blatt Nr. 11
Anforderungen an SWAnforderungen an SW--BenutzerhandbBenutzerhandbüüchercher
DarstellungsDarstellungsüüberprberprüüfung nach DIN EN 62079fung nach DIN EN 62079 (Kap. 6, auszugsweise)(Kap. 6, auszugsweise)
Leserlichkeit / Schriftart und GrLeserlichkeit / Schriftart und Größößee
... gr... größößtmtmöögliche Leserlichkeit sicherstellen,gliche Leserlichkeit sicherstellen,
... Flie... Fließßtext nicht kleiner als 9text nicht kleiner als 9 PicaPica Punkte.Punkte.
AbbildungenAbbildungen
auf Qualitauf Qualitäät und Klarheit achten, medienunabht und Klarheit achten, medienunabhäängigngig
... Text und Abbildung zusammen anwenden... Text und Abbildung zusammen anwenden
... eine Abbildung = eine Informationseinheit... eine Abbildung = eine Informationseinheit
Grafische SymboleGrafische Symbole
...... müssen anerkannten Normen folgen
...... müssen in den Anleitungen erklärt sein ...
TabellenTabellen
... wo diese das Verst... wo diese das Verstäändnis fndnis föördernrdern
... angrenzend an den zugeh... angrenzend an den zugehöörigen Textrigen Text
... Wiederholen wo n... Wiederholen wo nöötig.tig.
WarnhinweiseWarnhinweise
... Hervorheben,... Hervorheben, zum richtigen Zeitpunkt sichtbarzum richtigen Zeitpunkt sichtbar
... gib klare Anweisungen, was zu tun ist... gib klare Anweisungen, was zu tun ist
... gib klare Anweisungen, was zu vermeiden ist. ...... gib klare Anweisungen, was zu vermeiden ist. ...
...... uvmuvm..

Blatt Nr. 12
In welchen Situationen wird die Hilfe geIn welchen Situationen wird die Hilfe geööffnet?ffnet?
Start einer AufgabeStart einer Aufgabe
Fehlen erwarteter FunktionenFehlen erwarteter Funktionen
Ganz allgemeinGanz allgemein ……
Online und HilfeOnline und Hilfe

Blatt Nr. 13
Anforderungen OnlinehilfeAnforderungen Onlinehilfe
Der Nutzer sucht beim Aufruf der OnlinehilfeDer Nutzer sucht beim Aufruf der Onlinehilfe
Antwort auf die FrageAntwort auf die Frage „„Wie geht es nun weiter?Wie geht es nun weiter?““
Daraus ergeben sich Anforderungen wieDaraus ergeben sich Anforderungen wie
Kontextsensitive HilfeKontextsensitive Hilfe
Separates HilfefensterSeparates Hilfefenster
Kompakte Hilfethemen, Scrollen mKompakte Hilfethemen, Scrollen mööglichst vermeidenglichst vermeiden
VerstVerstäändnis der aktuellen Funktionndnis der aktuellen Funktion
AnwendungsfAnwendungsfäällelle
VerstVerstäändnis der Prozessendnis der Prozesse

Blatt Nr. 14
Unterschiede, GemeinsamkeitenUnterschiede, Gemeinsamkeiten
Was aus dem Handbuch ist onlineWas aus dem Handbuch ist online üüberflberflüüssig?ssig?
Anweisungen zum Installieren der SoftwareAnweisungen zum Installieren der Software
Was wird online zusWas wird online zusäätzlich bentzlich benöötigt?tigt?
Anweisungen zum Bedienen der OnlineAnweisungen zum Bedienen der Online--HilfeHilfe
--> SW> SW--InstallationshandbInstallationshandbüüchercher
Der Rest wird fDer Rest wird füür beide Medien benr beide Medien benöötigt!tigt!
... sofern er redaktionell optimiert ist... sofern er redaktionell optimiert ist
Unterschiede: Seitenlayout, ReferenzenUnterschiede: Seitenlayout, Referenzen

Blatt Nr. 15
GemeinsamkeitenGemeinsamkeiten –– Redaktion / RechercheRedaktion / Recherche
Alle Informationen zusammentragenAlle Informationen zusammentragen
SpezifikationenSpezifikationen
Software in AktionSoftware in Aktion
Entwickler oder andere Experten befragenEntwickler oder andere Experten befragen
per Eper E--MailMail
telefonischtelefonisch
perspersöönliches Gesprnliches Gespräächch
Wichtig: Fragen Sie so lange,Wichtig: Fragen Sie so lange,
bis Sie esbis Sie es wirklichwirklich verstanden haben.verstanden haben.

Blatt Nr. 16
GemeinsamkeitenGemeinsamkeiten –– Text erstellenText erstellen
Ich habe keine ZeitIch habe keine Zeit
Ihnen einen kurzen Brief zu schreiben,Ihnen einen kurzen Brief zu schreiben,
deshalb schreibe ich einen langen.deshalb schreibe ich einen langen.
Erstellen guter Texte:Erstellen guter Texte:
aus vielen korrekten Waus vielen korrekten Wöörtern das genau treffendertern das genau treffende
Wort auswWort auswäählenhlen
von den syntaktisch korrekten Varianten die einevon den syntaktisch korrekten Varianten die eine
nutzen, die den Leser besonders ansprichtnutzen, die den Leser besonders anspricht
die Botschaft des Auftraggebersdie Botschaft des Auftraggebers üübermitteln und diebermitteln und die
Regeln der CorporateRegeln der Corporate IdentityIdentity (CI) beachten !(CI) beachten !

Blatt Nr. 17
WertschWertschööpfung durch gute Texte:pfung durch gute Texte:
wirkt auf das Imagewirkt auf das Image
Image spricht sich herumImage spricht sich herum
EntscheidungskritieriumEntscheidungskritierium bei gleicher Qualitbei gleicher Qualitäätt
KundenzufriedenheitKundenzufriedenheit
weniger Nachfragen und Beschwerdenweniger Nachfragen und Beschwerden
weniger Gewweniger Gewäährleistungsansprhrleistungsansprüücheche
Also:Also:
Professionelles DeutschProfessionelles Deutsch
Kontrolliertes DeutschKontrolliertes Deutsch

Blatt Nr. 18
Zu den Kompetenzen des technischen Redakteurs gehZu den Kompetenzen des technischen Redakteurs gehöört:rt:
Informationen verstInformationen verstäändlich aufbereitenndlich aufbereiten
VerstVerstäändlichkeit von Texten beurteilenndlichkeit von Texten beurteilen
TextschwTextschwäächen erkennen und behebenchen erkennen und beheben
Eine leicht verstEine leicht verstäändliche Sprache anzuwendenndliche Sprache anzuwenden
bedeutet nicht mangelnde Bildung!bedeutet nicht mangelnde Bildung!
Gut, kurz und vollstGut, kurz und vollstäändig zu (ndig zu (bebe--)schreiben)schreiben
ist ein Handwerk, das vor allem geist ein Handwerk, das vor allem geüübt sein will.bt sein will.

Blatt Nr. 19
Es gibt zwei Sorten Menschen:Es gibt zwei Sorten Menschen:
die einen schreiben gut unddie einen schreiben gut und
trauen sich aber nicht an Technik herantrauen sich aber nicht an Technik heran
die anderen verstehen die Technik,die anderen verstehen die Technik,
kköönnen es aber nicht verstnnen es aber nicht verstäändlich beschreibenndlich beschreiben
„„Papa, wozu gehPapa, wozu gehöören dann die technischen Redakteure?ren dann die technischen Redakteure?““::
dreidrei
Fazit:Fazit:
DurchDurch SingleSingle sourcesource Zeit gewinnen fZeit gewinnen füürr
die Kernaufgaben der Redaktion!die Kernaufgaben der Redaktion!

Blatt Nr. 20
UnterschiedeUnterschiede –– Grafiken erstellenGrafiken erstellen
Grafiken in Anleitungen:Grafiken in Anleitungen:
erherhööhen die Versthen die Verstäändlichkeit, wenn siendlichkeit, wenn sie
eng beim zugeheng beim zugehöörigen Text stehenrigen Text stehen
die wesentlichen Zusammenhdie wesentlichen Zusammenhäänge sofort deutlichnge sofort deutlich
erkennen lassenerkennen lassen
PrintPrint:: ScreenshotsScreenshots 1:1, Fotos 3001:1, Fotos 300 dpidpi
Online: Max. ca. 700 Pixel breit, Exporte 120Online: Max. ca. 700 Pixel breit, Exporte 120 dpidpi,, AntialiasAntialias
BspBsp: PNG, 256 Farben, verlustfrei,: PNG, 256 Farben, verlustfrei,
1827x1074, 189KB1827x1074, 189KB

Blatt Nr. 21
GemeinsamkeitenGemeinsamkeiten –– Grafiken erstellenGrafiken erstellen
Grafiken in Anleitungen: DerGrafiken in Anleitungen: Der JPGJPG--EffektEffekt
JPG ist ein prima Kompressionsalgorithmus fJPG ist ein prima Kompressionsalgorithmus füürr
Fotos, aber erzeugt zwangsweiseFotos, aber erzeugt zwangsweise schmutzigeschmutzige
Wolken bei allen vollfarbigen ObjektenWolken bei allen vollfarbigen Objekten wiewie
ScreenshotsScreenshots (au(außßer sie zeigen Fotos/Videos)er sie zeigen Fotos/Videos)
Nummern in FotosNummern in Fotos
ZeichnungenZeichnungen

Blatt Nr. 22
GemeinsamkeitenGemeinsamkeiten –– SicherheitshinweiseSicherheitshinweise
ANSI Z 535.6ANSI Z 535.6 (U.S.(U.S.--Standard)Standard) -- eben noch exotisch, jetzt auch bei dereben noch exotisch, jetzt auch bei der TekomTekom ::
Keine separate Auszeichnung vonKeine separate Auszeichnung von
MaschinenschMaschinenschääden, Datenverlust etcden, Datenverlust etc
mehr!mehr!

Blatt Nr. 23
GemeinsamkeitenGemeinsamkeiten –– SicherheitshinweiseSicherheitshinweise
Wie kann man auf das gute alteWie kann man auf das gute alte „„AchtungAchtung““ verzichten?verzichten?
Gefahr der
Zerstörung der
Anlage
Gefahr des
Daten-
verlusts
Missachtung von
Hinweisen kostet unnötige
Techniker-Zeit
All dies sind mögliche
pekuniäre Schäden, also
Unwichtige Informationen gibt
es nicht in unserer Anleitung!

Blatt Nr. 24
RedaktionssystemRedaktionssystem –– Inhalt und LayoutInhalt und Layout
mediengerecht trennenmediengerecht trennen
Produktionen einer Information/DokumentationProduktionen einer Information/Dokumentation
EinsparpotenzialEinsparpotenzial
nutzen!nutzen!
Variante
A
B
C
Sprache
EnglischDeutschSpanisch
Format
Print Help Internet
©SCHEMAGmbH

Blatt Nr. 25
UnterschiedeUnterschiede –– SeitenlayoutSeitenlayout
Thema:Thema:
PrintPrint::
Online:Online:

Blatt Nr. 26
UnterschiedeUnterschiede –– QuerverweiseQuerverweise
Konfiguration:Konfiguration:
PrintPrint::
Online:Online:

Blatt Nr. 27
OnlinehilfeOnlinehilfe –– kontextsensitiv, Bsp. ST4kontextsensitiv, Bsp. ST4
Konfiguration:Konfiguration:
Dateien:Dateien:
Einsprung:Einsprung:

Blatt Nr. 28
OnlinehilfeOnlinehilfe –– kontextsensitiv, Bsp. TIMkontextsensitiv, Bsp. TIM--RSRS
EinsprungEinsprung
KonfigurationKonfiguration

Blatt Nr. 29
OnlinehilfeOnlinehilfe –– kontextsensitiv, Bsp. PDFkontextsensitiv, Bsp. PDF
Anleitung zur Konfiguration bei Adobe:Anleitung zur Konfiguration bei Adobe:
www.adobe.com/devnet/acrobat/pdfs/www.adobe.com/devnet/acrobat/pdfs/
pdf_open_parameters.pdfpdf_open_parameters.pdf
Beispielaufruf mit Seite 7:Beispielaufruf mit Seite 7:
AcroRD32.exe /A "page=7"AcroRD32.exe /A "page=7" c:c:temptemptest.pdftest.pdf

Blatt Nr. 30
Vielen DankVielen Dank
ffüür Ihre Aufmerksamkeit!r Ihre Aufmerksamkeit!

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