Workshop over time management, gebaseerd op het artikel Who's got the Monkey. Wie werkt er voor wie? Leer uw problemen te onderscheiden en daar te laten waar ze horen. Konden we problemen maar ruilen....... Iedereen weet altijd precies hoe die van een ander op te lossen.......

1. Workshop time management
Communicatie
Gebaseerd op “who’s got the Monkey”

2. Ook een workshop boeken?
 Neem contact op met 4D-Interim
 Discover, Develop, Deploy, Deliver!!
 info@4d-interim.com
 +31 (0) 6 1107 9508
Business Rebuilders

3. Waarom?
 Hebben managers te weinig tijd,
en medewerkers te weinig werk.
 Wil je baas altijd net dat
waar jij geen tijd voor hebt.
 Komt het niet goed
als je het zelf niet doet

4. Time
management
=
Management
time
Over het verzorgen van
apen.

5. Wat is tijd?
 Tijd is geld ?
Of
 Is Tijd kostbaar ?
 Tijd vliegt ?
Of
 Hebben we Tijd tekort ?
Tijd is een kwestie van prioriteit!

6. Management time:
 Boss imposed time (door de baas bepaald)
 Opgelegd van bovenaf, hiervan afwijken heeft
direct consequenties.
 System imposed time (door het systeem bepaald)
 Gevraagd door actieve ondersteuning van taken door het systeem.
Negeren hiervan heeft gevolgen, maar niet (altijd) direct.
 Self imposed time (eigen bepaalde tijd)
 Wordt gebruikt doordat de manager taken zelf begint of toezegt
te doen. Deze wordt onderverdeeld in;
 Door ondergeschikten bepaalde tijd.
 Discretionaire tijd. (vrij in te delen tijd)

7. Heb je even?
Op weg naar een staf meeting
• houdt een medewerker je aan
• vertelt je net genoeg om je te betrekken
• vertelt net niet genoeg om direct te beslissen
Wat doe je?
• Bedankt dat je me dit verteld, het is heel belangrijk, ik heb nu
geen tijd, maar ik kom erop terug.

8. Herkenbaar?
 Laten we het probleem vervangen
door een (nu nog) onschuldig aapje.

9. Ondergeschikte opgelegde tijd
Waar was de aap?
- Voor de ontmoeting?
- Na de ontmoeting?

10. Ondergeschikte opgelegde tijd
Later die dag….
De werknemer komt langs bij de manager om te
vragen hoe het met zijn/haar probleem staat.
(supervisie)
De manager antwoord: stuur me er even een
mailtje over
Waar is de aap nu?

11. Ondergeschikte opgelegde tijd
De werknemer stelt snel een mailtje op en verstuurt
deze.
De manager opent deze en leest hem vluchtig
door.
Waar is de aap?

12. Ondergeschikte opgelegde tijd
 Wat als er niet gelijk actie wordt ondernomen
door de manager na de mail?
 De aap wordt hongerig

13. Ondergeschikte opgelegde tijd
Hoe wordt tijd opgelegd:
 Ik kom er later op terug
 Stuur me even een mailtje
 Laat me weten als ik kan helpen
 Ik zal je een opzetje sturen

14. Wie werkt er voor wie?
4 werknemers
3 overspringende apen per dag
5 dagen in de week
=
60 schreeuwende apen per week
Ondergeschikte opgelegde tijd
neemt bijna alle beschikbare eigen
tijd in.

15. Wie werkt er voor wie?
Vrijdagmiddag:
- Manager druk bezig op kantoor met dichte deur
- Medewerkers staan buiten op de gang te
wachten
Stel eens voor wat er allemaal over de manager
gezegd wordt onder het wachten
Uiteindelijk geeft de manager aan niet voor
maandag met antwoorden te kunnen komen

16. Wie werkt er voor wie?
Wat is er gebeurd?
14
12
10
8
6
4
2
0
Ondergeschikte
Systeem
Baas

17. Wie werkt er voor wie?
Zaterdag morgen:
Manager komt terug op kantoor
Ziet op de tegenovergelegen
golfbaan nog net zijn werknemers
starten
Wie werkt er voor wie?

18. Wie werkt er voor wie?
Wat gebeurt er als de manager al zijn door
ondergeschikten opgelegde tijd naar het weekend verplaatst?
De medewerkers gaan gebruik maken van de situatie en laten
meer apen achter bij de manager
Hij werkt toch door op zaterdag en zondag en heeft de keus
tussen een bureau vol apen en een boze partner.
Vastbesloten gaat de manager terug naar huis voor welverdiende
eigen tijd met zijn familie

19. Wat kunnen we eraan doen?
 Discretionaire (vrije) tijd vergroten
 Ondergeschikte opgelegde tijd verkleinen
Betere controle over:
 Baas opgelegde tijd
 Systeem opgelegde tijd

20. Wie werkt er voor wie?
1 2 3 4 5 6 7
8 9
0
Leerproces
Ondergeschikte
Systeem
Baas
0 1 2
3 4 5 6 7 8 9
Vrije Tijd
Leerproces
Ondergeschikte
Systeem
Baas
Door de ondergeschikte
opgelegde tijd niet te
verbruiken krijgt de manager
een even groot aandeel eigen
tijd terug
Deze terug gekregen tijd kan
hij vervolgens spenderen om
de ondergeschikten te leren
eigen apen te verzorgen

21. Resultaat
 Door de ondergeschikten te leren zorgen voor
de eigen apen heeft de manager meer tijd voor
zijn eigen baas opgelegde en systeem
opgelegde tijd.
 Uiteindelijk zal de manager zelfs vrije tijd creëren
voor nieuwe ideeën, educatie enz. enz.

22. Apen leren verzorgen
 Maandag ochtend
 De medewerkers hebben zich verzameld voor zijn kantoor
 Deze worden één voor één binnen geroepen
 De aap tussen hen ingezet
 Samen wordt er gekeken naar de volgende stap voor de
medewerker, evt een afspraak met vervolg.

23. Overbrengen van initiatief
De drijfveer achter het apen verzorgen is dat de
manager het initiatief teruglegt bij de medewerker en het daar
weet te houden
5. Handelen uit eigen initiatief en
rapporteren
4. Actie ondernemen en adviseren
tegelijkertijd
3. Adviseren en overgaan tot actie
2. Vragen wat te doen
1. Wachten tot opdracht

24. Overbrengen van initiatief
 Managers worden geacht niveau 1 en 2 nooit
tegen hun leidinggevende te doen.
 1. Als de manager wacht tot de opdracht zal hij/zij nooit
controle hebben over baas of systeem opgelegde tijd.
 2. Als de manager vraagt wat te doen heeft deze wel
controle over de tijd maar niet over de taken welke
moeten worden uitgevoerd in deze tijd.

25. Overbrengen van initiatief
 Neem controle over zowel tijd als de
inhoud van de taken.
 3. Adviseren en overgaan tot actie.
 (re-actief), wachten op bevestiging.
 4. Actie ondernemen en tegelijkertijd adviseren.
 (pro-actief), vragen om bevestiging.
 5. Handelen uit eigen initiatief en rapporteren.
 Acteren en evalueren

26. Overbrengen van initiatief
 In relatie tot de medewerker is de taak van de
manager tweeledig.
 Verbannen van initiatief niveau 1 en 2.
 Daarmee dwing je de ondergeschikte om te
leren en beheersen.
 Zorg voor een overeengekomen initiatief niveau en een
gepland nieuw contactmoment. (niveau 3 en 4)
 Leren delegeren.
 Plan regulier overleg en evalueer. (niveau 5)
 Laat aan je rapporteren.

27. 5 gouden regels voor het
verzorgen van apen.
 1. Either feed the monkey or kill it.
 2. Neem nooit meer apen aan dan je tijd hebt.
 Voedertijd max 5 – 15 min.
 3. Stel vaste voedertijden in en ga niet achter
verwaarloosde apen aan.
 4. Apen voeder je altijd één op één, nooit per mail.
 Mail of documentatie is altijd ondersteunend.
 5. Spreek samen een volgende voedertijd af.
 Spreek ook een volgend initiatief niveau af.
 Een afspraak maak of wijzig je samen.

29. Mail Sucks!!

30. Ook een workshop boeken?
 Neem contact op met 4D-Interim
 Discover, Develop, Deploy, Deliver!!
 info@4d-interim.com
 +31 (0) 6 1107 9508
Business Rebuilders