O documento apresenta um guia para definir indicadores de desempenho para um PMO (Project Management Office - Escritório de Gestão de Projetos) em 3 etapas: 1) conceitos sobre serviços de PMOs e tipos de indicadores; 2) workshop para definir indicadores para um serviço específico do PMO; 3) priorização dos indicadores usando o método AHP (Analytic Hierarchy Process).

1. Como definir indicadores de
desempenho para um PMO
8.0 7.5
5.5 10.0

2. Os Autores
Luis Negreiros, PMP
Rodrigo Thahira, PMP
Mestre em Sistemas de Gestão e pós-
Gerente do PMO Corporativo da SABB Coca
graduado em Gerenciamento de Projetos. Já
Cola, sendo responsável pelo
atuou como gerente de projetos e participou
desenvolvimento e implantação da
de implantações e reestruturações de PMOs
metodologia de Gestão de Portfólio e de
em empresas como Siemens e Oi. Hoje é
Projetos. Graduou-se em 2011 no Programa
consultor do PMO e ministra aulas em MBAs
PMO MASTER CLASS. Com 10 anos de
e pós-graduações na UFRJ e FGV, em
experiência em ambientes de Gestão de
diversos cursos e disciplinas relacionadas ao
Portfólio e de Projetos, atuou em empresas
Gerenciamento de Projetos. É autor de vários
como Avanade, Accenture, CPM Braxis e
artigos sobre o tema e palestrante em
Brasilprev.
diversos seminários.

3. O Artigo:
“Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO”
São Paulo, Dez – 2011
Rio de Janeiro, Maio – 2012 Ed. 43 – Fev/Mar – 2012

4. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

5. A Origem
2011
AVALIAR O
DESEMPENHO DE
19
Líderes de
SEUS PMOs
PMOs

6. Uma nova proposta de tipificação de PMOs
Escopo de influência
Abordagem de atuação
Abordagem de atuação
Abordagem de atuação
Abordagem de atuação
Estratégica
Tática
Operacional
Programa
Corporativo Departamental
Projeto
Fonte: Pinto, A., et al. (2011) In: Letavec, C., and Bolles, D., eds., The PMOSIG Program Management Office Handbook: Strategic and Tactical Insights for Improving
Results. Fort Lauderdale, FL: J. Ross Publishing.

7. Grupos de Serviços prestados pelo PMO
Monitoramento e
controle da 4 4 Gestão
performance dos estratégica
projetos
Desenvolvimento
Grupos de
5 6
de competências serviços mais Aprendizagem
em GP e organizacional
metodologias
comuns em
PMOs
27
Gestão de 5 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

8. Serviços
Monitoramento e
controle da 4 4 Gestão
performance dos • Informar o status dos estratégica
projetos projetos para a alta gerência
• Monitorar e controlar o
desempenho de projetos
Desenvolvimento 5 6
de competências • Implementar e operar Aprendizagem
em GP e sistemas de informação dos organizacional
metodologias projetos
• Desenvolver e manter um
project scoreboard
Gestão de 5 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

9. Serviços
Monitoramento e • Desenvolver e implementar a
controle da 4 metodologia padrão 4 Gestão
performance dos estratégica
projetos • Desenvolver as competências
dos profissionais, incluindo
treinamento
Desenvolvimento 5 • Promover o gerenciamento de 6
de competências projetos dentro da organização Aprendizagem
em GP e organizacional
metodologias • Prover mentoring para os
Gerentes de Projetos
• Prover um conjunto de
ferramentas sem o esforço de
Gestão de 5 padronização 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the
Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management
Institute.

10. Serviços
Monitoramento e
controle da 4 • Coordenar e integrar projetos 4 Gestão
performance dos de um portfólio estratégica
projetos
• Gerenciar um ou mais
portfólios
Desenvolvimento • Identificar, selecionar e
5 priorizar novos projetos
6 Aprendizagem
de competências
em GP e organizacional
metodologias • Gerenciar um ou mais
programas
• Alocar recursos entre os
projetos
Gestão de 5 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the
Current tate of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management
Institute.

11. Serviços
Monitoramento e
controle da 4 • Prover aconselhamento à alta 4 Gestão
performance dos gerência estratégica
projetos
• Participar do planejamento
estratégico
Desenvolvimento • Gerenciar os benefícios de
5 programas
6 Aprendizagem
de competências
em GP e organizacional
metodologias • Mapear o relacionamento e o
ambiente de projetos
Gestão de 5 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

12. Serviços
Monitoramento e • Monitorar e controlar o
controle da 4 desempenho do próprio PMO 4 Gestão
performance dos estratégica
• Gerenciar arquivos/acervos de
projetos
documentação de projetos
• Conduzir auditorias de projetos
Desenvolvimento 5 6
• Conduzir revisões pós- Aprendizagem
de competências
gerenciamento do projeto (lições organizacional
em GP e
aprendidas)
metodologias
• Implementar e gerenciar banco
de dados de lições aprendidas -
Gestão de 5 • Implementar e gerenciar banco 3 Serviço não
multiprojetos de dados de riscos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

13. Serviços
Monitoramento e
controle da 4 4 Gestão
performance dos estratégica
projetos
• Gerenciar interfaces de clientes
• Executar tarefas especializadas
Desenvolvimento para os Gerentes de projeto
5 6 Aprendizagem
de competências
em GP e • Recrutar, selecionar, avaliar e organizacional
determinar salários dos Gerentes
metodologias
de Projetos
Gestão de 5 3 Serviço não
multiprojetos agrupados
Fonte: Hobbs, B. (2007) The Multi-Project PMO: A Global Analysis of the Current State of Practice. Newtownsquare, PA: Project Management Institute.

14. DESEMPENHO
DOS PROJETOS
DESEMPENHO
DOS SERVIÇOS
DESEMPENHO
DO NEGÓCIO

15. DNA do Indicador
Serviço: Desenvolver e implantar a
metodologia padrão
29,3%
51,4%
15,8%
3,5%
Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM, Edição 43.

16. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

17. Dinâmica
• Cada grupo receberá o
material necessário para
realizar o workshop, por
atividade;
• Explicação da Atividade com
exemplo fictício;
• Execução da Atividade
pelos grupos;

18. Dinâmica
• Tempo previsto para cada
atividade deve ser
respeitado;
• Ao final de cada atividade
todos os grupos devem estar
no mesmo ponto, não inicie
para a próxima atividade
antes da explicação.

19. O que esperamos?
• Trabalho em Equipe;
• Respeito a diversidade de
opiniões;
• Entendimento do processo;
• Compartilhar os resultados
de cada grupo ao final do
workshop.

20. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

21. Atividade 1
• Discutir o Serviço do PMO no grupo;
• Definir 4 indicadores de desempenho para o serviço:
• Nome do Indicador;
• Descrição do Indicador;
• Periodicidade de Medição do Indicador;
• Meta esperada do Indicador.

22. SERVIÇO: Informar o status dos
projetos para a alta gerência

23. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad
Descrição do indicador Meta Esperada
INDICADOR de Medição e do Indicador
Medir regularidade de
1.Regularidade Entregar
reports a alta gerencia
no fornecimento MENSAL 100% do
de reports conforme
planejado
planejamento.
10% dos
Medir a qtd de ações
2. Ações projetos do
demandadas a partir
demandadas pela MENSAL report com
alta gerência de informações
ações
relevantes dos reports
demandadas
Medir a qtd de Acima de
3. % de Projetos
projetos com reports 80% de
com informações MENSAL
nos reports vs total de projetos projetos nos
ativos reports
4. Pesquisa de Acima de
Medição da satisfação
satisfação com a ANUAL 90% de
alta direção do serviço prestado
favorabilidade

24. 25 minutos

25. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

26. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS
• É um modelo matemático para apoio a tomada de
decisão;
• SAATY, T. L (1980). The Analytic Hierarchy Process.
New York: McGraw-Hill International.
• Existem softwares que automatizam esse modelo
como o Expert Choice e o Microsoft EPM 2010.

27. AHP - ANALYTIC HIERARCHY PROCESS
• Une a análise qualitativa e quantitativa na escolha;
• Avaliação comparativa entre todas opções, duas a
duas;
• Base matemática mas sem ser proibitiva;
• Muito utilizado para definição de critérios de seleção
de projetos e a própria seleção de projetos.

28. ESCALA VALOR RECÍPROCO
É extremamente mais importante 9,000 0,111
É muito mais importante que 6,000 0,167
É mais importante 3,000 0,333
Igualmente importante 1,000 1,000
É menos importante que 0,333 3,000
É muito menos importante que 0,167 6,000
É extremamente menos importante 0,111 9,000

29. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA

30. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000 3,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 0,333 1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA

31. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 0,333 1,000
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA

32. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos 4. Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 0,333 6,000 1,000 0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA

33. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 0,333 6,000 1,000 0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111

34. 25 minutos

35. UTILIZANDO AHP PARA IDENTIFICAR O PESO DE CADA INDICADOR NO SERVIÇO:
1.Regularidade 2. Ações 3. % de Projetos . Pesquisa de
2.AVALIAÇÃO no fornecimento demandadas pela com informações satisfação com a
de reports alta gerencia nos reports alta direção
1.Regularidade
no fornecimento 1,000 9,000 3,000 1,000
de reports
2. Ações
demandadas pela 0,111 1,000 0,167 1,000
alta gerencia
3. % de Projetos
com informações 0,333 6,000 1,000 0,111
nos reports
4. Pesquisa de
satisfação com a 1,000 1,000 9,000 1,000
alta direção
TOTAL DE CADA
COLUNA 2,444 17,000 13,167 3,111

36. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
e no demandadas Projetos com satisfação
fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100
de reports gerencia nos reports direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
1/2,444
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
0,111/2,444
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
0,333/2,444
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
1/2,444
direção

37. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
e no demandadas Projetos com satisfação
fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100
de reports gerencia nos reports direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
1/2,444 0,529 0,228 0,321
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
0,111/2,444 0,059 0,013 0,321
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
0,333/2,444 0,353 0,076 0,036
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
1/2,444 0,059 0,684 0,321
direção

38. 10 minutos

39. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
e no demandadas Projetos com satisfação
fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100
de reports gerencia nos reports direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
0,409 0,529 0,228 0,321
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
0,045 0,059 0,013 0,321
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
0,136 0,353 0,076 0,036
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
0,409 0,059 0,684 0,321
direção

40. NORMALIZAR DIVIDIR CADA CÉLULA PELA TOTAL SOMADO DA COLUNA
1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
e no demandadas Projetos com satisfação
fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100
de reports gerencia nos reports direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 %
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 %
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 %
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 %
direção

41. 5 minutos

42. 1.Regularidad 2. Ações 3. % de . Pesquisa de
3. NORMALIZAÇÃO
e no demandadas Projetos com satisfação
fornecimento pela alta informações com a alta 4. MÉDIA * 100
de reports gerencia nos reports direção
1.Regularidad
e no
fornecimento
0,409 0,529 0,228 0,321 37,20 %
de reports
2. Ações
demandadas
pela alta
0,045 0,059 0,013 0,321 10,96 %
gerencia
3. % de
Projetos com
informações
0,136 0,353 0,076 0,036 15,02 %
nos reports
4. Pesquisa
de satisfação
com a alta
0,409 0,059 0,684 0,321 36,82 %
direção

43. 1. NOME DO Periodicidade Representatividad
Descrição do indicador Meta Esperada
INDICADOR de Medição e do Indicador
Medir regularidade de
1.Regularidade Entregar
reports a alta gerencia 37,20 %
no fornecimento MENSAL 100% do
de reports conforme (1º)
planejado
planejamento.
10% dos
Medir a qtd de ações
2. Ações projetos do
demandadas a partir 10,96 %
demandadas pela MENSAL report com
alta gerencia de informações (4º)
ações
relevantes dos reports
demandadas
Medir a Qtd de Acima de
3. % de Projetos
projetos com reports 80% de 15,02 %
com informações MENSAL
nos reports vs total de projetos projetos nos (3º)
ativos reports
4. Pesquisa de Acima de
Medição da satisfação 36,82 %
satisfação com a ANUAL 90% de
alta direção do serviço prestado (2º)
favorabilidade
Para fins didáticos neste exemplo foi descartado o cálculo de inconsistência previsto no modelo matemático.

44. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

45. Indicadores
Representatividade
Apresentar o sugeridos pelo Comentários -
dos Indicadores
Serviço grupo para o Todos os grupos
após AHP
Serviço

46. AGENDA
1. Conceitos
2. Workshop
• Dinâmica
• Indicadores
• Priorizar (AHP)
• Compartilhar
3. Encerramento

47. O QUE LEVAMOS DESTE WORKSHOP?
Seleção dos
Identificação dos
Entendimento da Identificação dos Indicadores mais
Serviços que Definição dos Definição do DNA
Missão e Visão Clientes e suas representativos
gerem benefícios Indicadores dos Indicadores
do PMO necessidades para o serviço
aos clientes
(priorização)
Monitoramento e Controle
Melhoria Contínua
Fonte: Pinto, Negreiros e Thahira (2012). Como estabelecer e gerenciar indicadores de desempenho para um PMO. Revista Mundo PM. Edição 43.